LA GESTIONE DELLE RISORSE FINANZIARIE NEL PIC INTERREG III A TRANSFRONTALIERO ADRIATICO Dr. Giovanni Colucci Certificatore Indipendente PIC Interreg IIIA Adriatico – Venezia 13 aprile 2007 –

Circuito Finanziario del Programma Le risorse finanziarie messe a disposizione dal Programma INTERREG IIIA Transfrontaliero Adriatico riferita alle operazioni interne al territorio eleggibile delle RAI, sono costituite da tre differenti aliquote: La Quota Comunitaria (FESR), corrispondente al 50% delle risorse complessive messe a disposizione dal Programma; La Quota Nazionale (FDR), corrispondente al 35% delle risorse complessive messe a disposizione dal Programma; La Quota Regionale (Fondi RAI), corrispondente al 15% delle risorse complessive messe a disposizione dal Programma

Circuito Finanziario del Programma Il Lead Partner Interno presenta unica domanda di rimborso all’Autorità di Gestione, la quale, previa certificazione delle spese, effettuata da un certificatore indipendente pagato con i fondi dell’Assistenza Tecnica (non deve, cioè, essere pagato dal Lead Partner), e approvazione delle relazioni tecniche e finanziarie, autorizza l’Autorità di Pagamento ad erogare i rimborsi direttamente al LPI. Il LPI procede, quindi, al pagamento dei Partners Interni (PI).

Circuito Finanziario del Programma

PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE Fase I – Domanda di Certificazione Da presentarsi a cura del LPI previa raccolta debitamente compilati degli Annex I,II,III (per ogni PI) all’AUG e alle UPL (indirizzi riportati nel manuale di rendicontazione) entro le seguenti scadenze: 30/01; 31/03; 30/06; 30/09 e 30/11

PROCEDURA DI CERTIFICAZIONE Fase II – Domanda di Rimborso Il Lead Partner Interno invia all’Autorità di Gestione ed all’Autorità di Pagamento Centrale la domanda di rimborso delle spese sostenute con il modello predisposto allegato al Manuale, a cui si dovranno allegare copia delle certificazioni di spesa rilasciate per ogni partner dal certificatore indipendente.

La Certificazione delle Spese La certificazione delle spese sostenute rappresenta la procedura, di competenza dell’AUP ( mediante un Auditor indipendente ), attraverso la quale viene espresso un giudizio sulla eleggibilità e ammissibilità delle spese sostenute nell’ambito della gestione dei progetti ammessi al finanziamento. Tale procedura di controllo è prevista ex art. 9 Reg.CE 438/2001 Il controllo di II° livello, svolto sempre da un Auditor indipendente scelto in questo caso a livello regionale, ha il compito di verificare l’efficacia dei sistemi di controllo e di gestione istituiti dal programma (Piste di Controllo) e il controllo delle domande di rimborso presentate all’AG. Tale controllo avviene a campione con criteri selettivi.

Regole generali sull’ammissibilità delle spese I criteri d’ammissibilità delle spese sostenute, nell’ambito dei progetti ammessi a finanziamento nel Programma d’Iniziativa Comunitaria Interreg III A Transfrontaliero, si basano sia su elementi normativi di carattere generale relativi alla gestione ed al controllo dei fondi strutturali, sia su elementi normativi e regolamentari specifici del programma in questione.

Normativa di Riferimento  I principali regolamenti comunitari che riguardano in generale la gestione dei fondi strutturali sono:      il 1260/1999 del Consiglio che in particolare all’art. 38 detta le “Disposizioni generali” per il controllo finanziario dei fondi strutturali;      il 1447/2001 del Consiglio che modifica il regolamento CE n. 1260/1999 recante disposizioni generali sui Fondi Strutturali;      il 438/2001 della Commissione “Recante modalità d’applicazione del regolamento CE 1260/99 del Consiglio per quanto riguarda i sistemi di gestione e controllo dei contributi concessi nell’ambito dei fondi strutturali”;      il 2355/2002 della Commissione che modifica il regolamento 438/2001;      il 448/2001 recante disposizioni sulle rettifiche finanziarie nell'ambito dei Fondi Strutturali;      il Regolamento 1685/2000 della Commissione “Recante disposizioni d’applicazione del regolamento (CE) 1260/1999 del Consiglio per quanto riguarda l’ammissibilità delle spese concernenti le operazioni cofinanziate con Fondi Strutturali”. l’448/2004 che ha modificato il 1685/2000 del Consiglio per quanto riguarda l’ammissibilità delle spese concernenti le operazioni cofinanziate con Fondi Strutturali”.

Eleggibilità del Programma La data iniziale per l’eleggibilità della spesa è, a livello di Programma, conformemente a quanto disposto nell’art.30, punto 2, del Regolamento 1260/99, quella corrispondente alla data di ricezione della domanda di intervento da parte della Commissione Europea che, per quanto riguarda in particolare Interreg III A Transfrontaliero, corrisponde al 23 maggio 2002 e fino al 31 dicembre 2008.

Eleggibilità del Progetto A livello di progetto la data iniziale d’ammissibilità della spesa è quella che, come stabilito nelle condizioni generale del contratto stipulato tra la AG e il LP del progetto coincide con la data di inizio del progetto indicata nella proposta approvata ed in ogni caso non antecedente al 23 maggio 2002. Per i Beneficiari Finali la data di eleggibilità va’ dalla data di cui sopra fino alla data di chiusura del progetto e comunque mai oltre il 31 dicembre 2008.

Il Piano Finanziario Accertato Le voci di spesa nelle quali il piano finanziario è suddiviso sono: v     Spese Generali v     Personale v     Spese Materiali v     Spese di Disseminazione v     Spese di Viaggi v     Contributi Figurativi v     Altre Spese v     IVA

Spese Generali Tali spese nell’ambito del programma Interreg IIIA sono ammesse per un importo non superiore al 4% del costo totale del progetto. Tale rendicontazione dovrà essere analitica. Si possono definire spese generali tutti quei beni la cui vita utile ha durata temporale inferiore o al massimo pari ad un anno e le cosiddette spese indirette. Tipici esempi sono: -     le garanzie bancarie (fideiussioni) richieste dagli UR territorialmente competenti o dal bando; - costi notarili, legali, assicurativi e postali sostenuti per l’attuazione del progetto; -  i costi relativi a revisioni contabili; - la concessione, la produzione, l’acquisto di diritti d’autore; - l’imballaggio e l’invio di materiali e tutti i costi di spedizione. - utenze (è ammesso il costo totale in caso di utenze dedicate); -    fotocopie; -    affitto (è ammesso il costo totale in caso di utenze dedicate).

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di spesa a titolo esemplificativo possono essere:      Fattura, bollettino di conto corrente postale/ricevuta, nota di debito attestante l’acquisto/servizio riportante il timbro di “spesa effettuata ai sensi del programma Interreg III A Transfrontaliero progetto “xy”…per €…” e la data rendicontazione. Prospetto di calcolo della quota parte imputabile al progetto. Documenti giustificativi di pagamento a titolo esemplificativo possono essere: v    - Ricevuta attestante l’acquisto effettuato; v  - Assegno bancario non trasferibile intestato al fornitore del bene, con e/c a dimostrazione dell’addebito; v  - Assegno circolare intestato al fornitore del bene con e/c a dimostrazione dell’addebito; v   - Bonifico bancario controfirmato dal cassiere e riportante il timbro della banca; v - Estratto conto bancario riportante bonifico di pagamento con intestatario chiaramente definito; v   - Libro giornale per i pagamenti in contante di importo massimo pari a 250 euro; v   - Mandato di pagamento quietanzato; v   - Ordinativo di pagamento quietanzato.

Costo del Personale La voce di spesa del personale può comprendere: personale interno: v  personale assunto a tempo indeterminato (nei limiti di quanto predisposto dal Regolamento 448/2004[1] ); v     personale assunto a tempo determinato; v     personale assunto con contratti di collaborazione coordinata e continuativa. Per individuare il costo del personale occorre fare riferimento alla retribuzione su base annua (diretta, indiretta e differita) di cui il dipendente utilizzato è in godimento entro i limiti contrattuali di riferimento (contratto di collaborazione coordinata e continuativa, CCNL, eventuali accordi aziendali più favorevoli). La retribuzione deve essere rapportata alle giornate o alle ore di impegno nel progetto. Consulenze esterne, collaborazioni occasionali: per tali categorie di spese si dovranno tenere in considerazione le tariffe professionali dei relativi albi professionali o in mancanza la media di mercato per attività similari [1] Regolamento 448/2004 Norma n° 11 "Spese sostenute nella gestione ed esecuzione dei fondi strutturali"

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di spesa a titolo di esempio possono essere: Lista del personale attribuito al progetto. La tabella relativa al personale deve riportare la qualifica, la funzione, la percentuale d’imputazione al progetto e il nominativo del soggetto e menzionare separatamente la remunerazione totale ( comprensiva degli oneri sociali ) e i costi eleggibili a livello di progetto; Ordine di servizio interno o lettera d’incarico da cui risulti il ruolo da svolgere nell’ambito del progetto e il numero di giornate/ore previste; tale documento deve essere anteriore all’inizio della prestazione; Cedolino paga riportante il timbro di “Spesa sostenuta ai sensi del PIC Interre III A progetto x.y n. ….per €….. – data rendicontazione..-;    Documenti attestanti il versamento degli oneri sociali e fiscali; Nota di debito riportante il timbro di “Spesa sostenuta ai sensi del PIC Interre III A progetto x.y. … n…..per €….. – data rendicontazione..-; Time Sheet mensile, attestato dal rappresentante legale o dal responsabile amministrativo, riportante : nome del dipendente, qualifica, giorni e/o ore lavorate sul progetto, codice progetto, mese di riferimento, firma del dipendente.

Documenti giustificativi Documentazione attestante il pagamento a titolo di esempio possono essere: v     Mandato di pagamento quietanzato dalla banca; v     Ordinativo di pagamento ; v    Assegni bancari non trasferibili o circolari dai quali si evinca chiaramente l’importo ed il nominativo del percepente; v   Estratto conto bancario contenente eventuali bonifici (anche cumulativi) attestanti il versamento degli stipendi o salari; v     Modello F 24 attestante il versamento delle ritenute e dei contributi.

Spese Materiali Fanno parte di questa categoria i beni materiali utilizzati nel progetto e le infrastrutture realizzate durante il periodo di attuazione del progetto[1] Infrastrutture N.B. La Comunicazione che ha definito gli orientamenti per INTERREG III al paragrafo 14 precisa che «A causa delle limitate risorse finanziarie, esclusivamente le infrastrutture di piccolo importo economico potranno essere prese in considerazione. Autostrade, costruzioni di vie principali e altre infrastrutture similari sono dunque escluse». Nel caso in cui tali spese fossero capitalizzate si dovrà tener conto per la loro rendicontazione del criterio dell'ammortamento e comunque e sempre si dovranno rispettare le regole del subappalto. [1] Norma n. 1 Spese effettivamente sostenute – Regolamento (CE) n. 448/2004 della Commissione.

Documenti Giustificativi Documenti giustificativi di spesa a titolo di esempio possono essere: v Documentazione probante l’espletamento delle procedure di gara (tre preventivi, capitolato d’oneri…); v   Verbali attestanti l’aggiudicazione della gara di appalto; v  Contratto/convenzione stipulato con l’aggiudicatario con il dettaglio dei costi stabiliti per ogni attività da effettuarsi . Se ad esempio l’aggiudicatario deve far ricorso all’utilizzo di personale interno e/o esterno deve dettagliare il costo di questo personale. Si verrà così a creare una vera e propria rendicontazione dettagliata che l’aggiudicatario farà al soggetto appaltante. Tale rendicontazione sarà quindi riportata nelle fatture emesse dal soggetto aggiudicatario; v Relazione dettagliata controfirmata dal responsabile dell’Ente Società appaltante del lavoro effettuato e della conformità di tale lavoro a quanto richiesto dal contratto/convenzione. v  Fatture riportanti il timbro di “Spesa effettuata ai sensi del programma Interreg III A Transfrontaliero progetto “xy” per €…” e data rendicontazione.

Spese di Disseminazione Rientrano in questa tipologia di spese tutti i costi sostenuti per l’organizzazione e l’attuazione di convegni o seminari nonché i trasporti, il vitto e l’alloggio pagati ai partecipanti o relatori e tutti i costi relativi a alle pubblicazioni e disseminazione dei risultati ottenuti. In dettaglio tali spese possono essere: v     Catering; v     Vitto alloggio e trasporto dei relatori; v     Traduzioni; v     Affitto sala ed equipaggiamenti, Interpretariato. v     Pubblicazioni riguardanti conferenze e seminari; v     Brochure (contenenti informazioni generali sul progetto); v     Video presentazioni sulle attività svolte; Le attività relative all’ Informazione sono ammissibili se espletate in accordo con il Regolamento 1159/2000 e il Piano di informazione e pubblicità.

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di spesa in linea di principio si reputano necessarie: v     Documentazione attestante l’effettiva partecipazione al convegno/seminario (es. attestati di presenza, firme di presenza…); v     Biglietto aereo intestato al partecipante; v     Biglietto ferroviario vidimato riportante data di partenza; v     Fattura attestante la fruizione del vitto e/o alloggio riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…n…..per €…” e data rendicontazione. Fattura attestante l’acquisto e/o il servizio riportante il timbro di “Spesa effettuata ai sensi del programma Interreg III A Transfrontaliero progetto “xy” per €…” e data rendicontazione;  Documenti giustificativi di pagamento v     Mandato di pagamento quietanzato dalla banca; v     Estratto conto bancario attestante eventuale bonifico di pagamento al fornitore; v     Assegno bancario non trasferibile intestato al fornitore o al soggetto autorizzato; v     Assegno circolare intestato al fornitore o al soggetto autorizzato;

Spese di Viaggio Rientrano in questa tipologia tutte le spese sostenute per partecipazione a riunioni, seminari, convegni e ad altre attività similari strettamente attinenti al progetto. Trasporto : andata e ritorno dal luogo dell'evento, visti eventuali, tasse aeroportuali, spese di viaggio, trasferta per riunioni . Alloggio/ vitto: hotel, vitto e/o indennità di vitto. Le spese suddette per il Personale interno possono essere rendicontate conformemente al trattamento previsto dal CCNL o aziendale o da regolamenti/circolari interne alle Amministrazioni Beneficiarie. Documentazione minima per i controlli la documentazione analitica delle spese di viaggio, vitto ed alloggio è indispensabile che sia presentata, ai fini della certificazione di spesa in doppia copia conforme all’originale anche da parte dei professionisti che fatturano tali spese. Infatti il professionista che fattura le spese di trasferta deve allegare alla fattura i documenti giustificativi di tali spese in copia conforme all'originale. Non sono ammissibili spese forfetarie.

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di spesa a titolo di esempio possono essere: v     Documentazione attestante (es. autorizzazione di missione) la missione effettuata dalla quale si evinca chiaramente il nominativo del partecipante, la data della missione, il motivo della missione ed il luogo della stessa; v     Biglietto aereo intestato alla persona autorizzata alla missione; v     Biglietto ferroviario vidimato riportante data di partenza; v     Scontrini autostradali; v     Fattura di Noleggio auto riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…per €…e data rendicontazione; v     Mezzo proprio: prospetto riepilogativo del viaggio effettuato dal quale risulti la percorrenza giornaliera di andata e ritorno, i chilometri totali ed il rimborso spettante, corredato dalla ricevuta di quietanza e dalla autorizzazione all’uso del mezzo proprio. Il rimborso per uso mezzo proprio è ammissibile in ragione di 1/5 del costo medio di un litro di benzina per Km di percorrenza sulla base delle tabelle ACI o Ministeriali. Nel caso di veicolo preso in noleggio (la classe massima permessa è la C o equivalente) o di un taxi la valutazione sarà fatta sulla base del costo reale, paragonando tali spese a quelle di altri mezzi di locomozione; v     Fattura attestante la fruizione del servizio di vitto e/o alloggio riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…per €…e data rendicontazione; v     Cedolino paga con il quale avviene il rimborso della missione riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…per €…e data rendicontazione; v     Richiesta di rimborso della missione da parte del dipendente corredata dalla doppia copia conforme all’originale dei singoli documenti giustificativi di spesa e di pagamento riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…per €…e data rendicontazione; v     Fattura o nota di debito con indicazione delle spese di viaggi e trasferte analitiche e con copia conforme all’originale dei documenti giustificativi (scontrino, biglietti..) riportante il timbro di “Spesa sostenuta con i fondi Interreg III A Transfrontaliero progetto xy…per €…e data rendicontazione.

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di pagamento a titolo di esempio possono essere: v     Scontrini fiscali dettagliati con specifica indicazione degli acquisti effettuati; v     Mandato di pagamento quietanzato dalla banca; v     Estratto conto bancario attestante eventuale bonifico di pagamento al fornitore; v     Assegno bancario non trasferibile intestato al fornitore o al soggetto autorizzato; v     Assegno circolare intestato al fornitore o al soggetto autorizzato; v     Libro giornale attestante eventuali pagamenti in contante (max € 250).

Contributi Figurativi Tale voce di spesa consiste nei c.d. Contributi in Natura come definito dalla terminologia comunitaria [1]. I Contributi Figurativi rappresentano un costo ammissibile se: consistano nella fornitura di terreni o immobili, di attrezzature o materiali, attività di ricerca o professionali o prestazioni volontarie non retribuite; non siano collegati a misure di ingegneria finanziaria; Il loro valore possa essere oggetto di revisione contabile e valutazione indipendenti;      in caso di apporto di terreni o immobili, il loro valore venga certificato da un professionista qualificato e indipendente o da un ente ufficiale autorizzato;     in caso di prestazioni volontarie non retribuite, il relativo valore venga determinato tenendo conto del tempo effettivamente prestato e delle normali tariffe orarie e giornaliere in vigore per l’attività eseguita. [1] Vedi Regolamento 448/2004 Norma 1.6. e non superiori al 15% del budget del progetto.

Altre Spese Nella categoria residuale delle altre spese rientrano tutte quelle spese direttamente o indirettamente, imputabili al progetto, a costo pieno o attribuendole al progetto secondo il criterio del pro-rata, che per tipologia non rientrano tra quelle esposte precedentemente. Tali spese saranno valutate caso per caso rispettando il criteri della attinenza alle attività espletate nel progetto e alle norme prestabilite dal Regolamento (CE) 448/2004.

Documenti giustificativi Documenti giustificativi di spesa a titolo esemplificativo possono essere: v     Prospetto di calcolo per ogni importo rendicontato in pro-quota; v     Fattura con il timbro di “Spesa effettuata con i fondi del programma Interreg III A Transfrontaliero per €…..” e la data rendicontazione.   Documenti giustificativi di pagamento a titolo esemplificativo possono essere: v     Assegno bancario non trasferibile intestato al percepente; v     Assegno circolare intestato al percepente; v     Estratto conto bancario attestante l’avvenuto bonifico.

IVA Come specificato nel Regolamento CE 448/2004, “l’Iva può costituire una spesa ammissibile solo se realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario finale”. Di conseguenza l’Iva che può essere in qualche modo recuperata non può essere considerata ammissibile anche se non è effettivamente recuperata dal beneficiario finale o dal singolo destinatario. Ai fini della valutazione di ammissibilità dell’Iva è quindi necessario presentare una dichiarazione, sotto forma di autocertificazione a firma del rappresentante legale, che certifichi il regime Iva a cui è sottoposto l’Ente beneficiario .

Spese non Ammissibili Le seguenti spese sono considerate non ammissibili : a)      Gli interessi debitori b)      Gli aggi ( oneri esattoriali o di riscossione ) c)      Le perdite su cambio d)      Ammende, penali e spese per controversie legali e)      Le grandi infrastrutture (autostrade o vie principali) f)       Le automobili o altri veicoli a motore g)      Spese di marketing o relative alla vendita e/o distribuzione di beni e/o servizi se non strumentali al progetto e specificate nel formulario