1 Larchivio di deposito Padova 6 giugno 2007 a cura di Anna Guastalla

2 Concetti generali* Concezione unitaria dellarchivio Compresenza del valore amministrativo e del valore culturale Archivi degli enti pubblici: obblighi per scarto e istituzione delle sezioni separate di archivi storici

3 DPR 445/2000 Disposizione sugli archivi (artt ) Disposizione sugli archivi archivi di deposito presso ciascuna amministrazione periodicità del trasferimento organizzazione dei documenti piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione movimentazione modalità di accesso (riferimento alla 675/1996 ora Dlgs196/2003)

4 Definizione* E linsieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore E il deposito dove i documenti semiattivi sono conservati Nella normativa nazionale la permanenza è di 40 anni dallesaurimento della pratica. In ogni caso si tratta di termini variabili. La fase semi-attiva è una fase critica e cruciale (Limbo negli US, Purgatorio nellUK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto divisa fisico che dal punto di vista intellettuale: è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca storico- scientifica. indica comunque uno stato provvisorio di conservazione dei documenti fino alla eliminazione o allinvio nellarchivio storico

5 Finalità* La documentazione è usata meno frequentemente, ma conserva ancora un sostanziale e prevalente valore amministrativo anche nel caso in cui i documenti siano destinati alla conservazione permanente. Reperimento dei documenti e accesso inversamente proporzionale al ciclo di vita del documento aumenta lambito di visibilità applicazione della 241/90 cultura del precedente valore amministrativo e legale dei documenti

6 Principi* Responsabilità dellufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti) accesso garantito e rapido (procedure, distanza, trasmissione) ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 del dpr 445/2000 e dlgs 490/1999): lordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perciò identificate nel momento stesso in cui entrano nellarchivio (mantenimento del vincolo archivistico) Mantenimento dellordine originario: controllo della movimentazione tempi di conservazione definiti (piano di conservazione)

7 Requisiti* Corretta gestione della fase corrente piano di classificazione definizione delle responsabilità risorse economiche ed umane

8 Attività* Trasferimento Gestione dei depositi Movimentazione Selezione

9 Strumenti* Elenchi di trasferimento Topografico Programma per la movimentazione Piano di conservazione integrato con il sistema di classificazione

10 Condizioni ambientali* Per gli archivi cartacei posizione geografica e infrastrutture di trasporti locali adeguati per spazio e attrezzatura (es. locali blindati, locali depositi temporanei per interventi di ricognizione, riordinamento e scarto, sala di consultazione) previsione circa il ritmo di accumulazione efficienza nellorganizzazione dei locali temperatura (15-18) e umidità (30%-60%) misure di sicurezza, antincendio e antifurto, misure contro i rischi biologici e le calamità naturali considerare che i fattori possono variare in considerazione della tipologia del supporto Sono necessarie le disinfestazioni periodiche

11 Modelli* Si riconoscono modelli diversi per la gestione dei documenti semiattivi, in base al ruolo dellamministrazione archivistica e alla prevalenza della funzione: economica (controllo fisico e risparmio di risorse: conservare i documenti meno utili in luoghi dedicati che rispondono a criteri pratici: spazio a costi minori in zone periferiche) funzionale-archivistica (corretta conservazione del materiale e controllo intellettuale oltre che fisico della documentazione) Archivio di deposito (modello italiano) Record center (modello anglosassone) Archivio intermedio o prearchivio (modello francese e spagnolo)

12 Il modello italiano* I soggetti produttori conservano i documenti semiattivi nella loro responsabilità (per tutto il periodo in cui i documenti non sono più attivi: 40 anni dallesaurimento della pratica secondo la normativa nazionale) Il modello italiano si basa su valutazioni non solo economiche, ma piuttosto di natura giuridica e archivistica E un modello integrato basato sulla responsabilità del soggetto produttore e sul potere di controllo dellamministrazione archivistica nel settore pubblico e per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico

13 Obiettivi dellarchivio di deposito* Sgombrare i locali dei soggetti produttori dai documenti semiattivi Garantire condizioni fisiche adeguate alle operazioni di valutazione Permettere la consultazione dei documenti da parte dei soggetti produttori Consentire un intervento di conservazione più efficace e meno costoso (concentrazione) Il sistema non prevedeva funzioni di gestione documentaria da parte dei missionaires, ma solo controllo dei versamenti Il sistema è entrato in crisi per lassenza di strategie e strumenti, per la conservazione di una produzione documentaria abnorme che richiedeva una doppia movimentazione, per lesaurimento degli spazi fisici; è stata recentemente introdotta una modifica significativa: i soggetti produttori attivano archivi di deposito per i documenti destinati allo scarto e inviano a Fontainebleau solo le serie destinate alla conservazione permanente.

14 Outsourcing* Si tratta di una nozione maturata nella cultura aziendalistica; individua il fenomeno di esternalizzazione di attività di impresa, di enti pubblici, di società che normalmente sono svolte allinterno dellistituzione di riferimento. sviluppato soprattutto nel settore privato e degli enti pubblici in Italia è un fenomeno recente

15 Outsourcing* La normativa 626/94 sulla sicurezza sui posti di lavoro ha contribuito allo sviluppo dellaffidamento dei servizi di gestione della documentazione allesterno soprattutto per masse documentarie la cui conservazione e tenuta diretta comporta costi eccessivi per il soggetto produttore

16 Outsourcing* Sono numerose le problematiche di natura giuridica suscitate dallaffidamento a privati dei servizi archivistici di istituzioni pubbliche i confini della delegabilità il regime di compatibilità con le funzioni attribuite ai soggetti pubblici i documenti come fonte per la certezza del diritto per i cittadini 241/90 675/96, poi 196/2003

17 I confini della delegabilità From: "Luca Milani" Date: Tue, 22 May :25: Buongiorno a tutti! Sono il responsabile del protocollo dell'Agenzia veneta per i pagamenti in agricoltura ( e vorrei sottoporvi un quesito relativo alla detenzione di documenti originali (=registrati) dell'amministrazione da parte di terzi. Una parte dell'attività amministrativa dell'Agenzia è infatti delegata a soggetti privati, i Centri Autorizzati di Assistenza Agricola (CAA), con i quali abbiamo stipulato apposite convenzioni e che agiscono pertanto in qualità di incaricati di pubblico servizio. I CAA gestiscono la fase di ricevibilità delle domande di contributo e gestiscono il fascicolo del produttore nel quale devono essere inseriti tutti i documenti originali relativi a stati, fatti e qualità dell'azienda. I produttori agricoli consegnano i documenti originali ai CAA, i quali provvedono a registrarli (anche se non operando direttamente sul registro di protocollo informatico di AVEPA) e a conservarli nel fascicolo aziendale del produttore. Avrete capito che, di fatto, i CAA detengono una parte dell'archivio di AVEPA... Per quanto io richiami l'attenzione dei miei colleghi sulla necessità di preservare l'integrità del nostro archivio, il sistema creato fin dal momento della nascita dell'agenzia (2002) funziona così e onestamente è pressoché impensabile rivoluzionarlo. E' plausibile sostenere che i documenti "risiedono" presso il terzo incaricato di pubblico servizio ancorché siano di proprietà dell'Agenzia? Vi ringrazio per l'attenzione, buona giornata! Luca Milani

18 La risposta… From: "Rosa Lucia Romano" Date: Wed, 23 May :45: Caro Collega, sono d'accordo con te. Nel momento in cui un ente delega a qualcun altro la gestione di "uno o più procedimenti amministrativi" è necessario che la convenzione preveda anche la restituzione all'ente degli archivi originali prodotti (dopo la chiusura della pratica, a fine anno, ogni cinque anni,e tc.). Ovvero dovrebbero valere le medesime regole fissate già per gli Uffici dell'ente per il trasferimento degli archivi correnti all'archivio di deposito. Se esiste un regolamento sulla gestione degli archivi e tu sei anche il responsabile dell'archivio di deposito, puoi richiederne ufficialmente la restituzione. Rosa Lucia Romano _____________________ dott.ssa Rosa Lucia Romano Seconda Università di Napoli Ufficio per la Gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi Piazza Miraglia Napoli Tel ; Fax

19 Outsourcing* Per valutare lutilità del ricorso alloutsourcing nel campo della gestione documentaria bisogna aver ben chiaro quale è il ruolo svolto dallarchivio allinterno di unorganizzazione e quali sono i rischi: Larchivio è un servizio ad alta centralità organizzativa con utenti esterni ed interni Non si deve sottovalutare la funzione di memoria storica (testo unico tutela beni culturali dlgs 490/1999) E rischioso affidare la gestione di tutto larchivio E ragionevole affidare alcune fasi dellarchiviazione, quale quella di deposito e storico

20 Outsourcing* I parametri che devono guidare la scelta per individuare un contraente privato in grado di assicurare ladempimento di obblighi relativi alla conservazione, tenuta, accesso, sicurezza sono: requisiti di qualità in merito soprattutto alle funzioni archivistiche specializzazione del personale tecnologie applicate