La Centralizzazione degli acquisti L’esperienza dell’Emilia Romagna Bologna, 17 maggio 2012 Dr.ssa Stefania Gherri

La Centralizzazione degli acquisti L’esperienza in Emilia Romagna Sistema “misto”: Presenza di una Centrale di Committenza Regionale ma anche delle Aree Vaste Sistema e “rete” Programmazione integrata Coordinamento tra i diversi sistemi Tendenziale diversificazione delle tipologie merceologiche

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna CENTRALE DI COMMITTENZA REGIONALE AGENZIA REGIONALE INTERCENT-ER (Agenzia costituita dalla Regione E/R) - Legge Regionale n.11/2004 “Sviluppo Regionale della Società dell’informazione”: le Aziende sanitarie della Regione hanno l’obbligo incondizionato di aderire alle Convenzioni stipulate dall’Agenzia. - Consip e Intercent-ER devono armonizzare le loro programmazioni cercando di evitare sovrapposizioni; qualora vi fossero, le ASL/AO regionali sono comunque obbligate ad aderire alle Convenzioni Intercent-ER. - Legge Regionale n.28/2007, art.3 (“Sistema regionale di acquisto”): si ribadisce l’obbligo di avvalersi delle Convenzioni dell’Agenzia Intercent-ER.

Agenzia Regionale Intercent-ER Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Agenzia Regionale Intercent-ER Modello “forte” di aggregazione Istituita con legge regionale n. 11/2004 svolge attività di acquisto a favore di tutte le P.A. della Regione Emilia Romagna; Privilegia e sviluppa le nuove modalità di acquisto telematiche; Gli enti del Servizio Sanitario Regionale sono obbligati ad aderire alle convenzioni attivate da Intercent-ER.

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Agenzia Regionale Intercent-er Spesa comune Cancelleria, carta, hardware (stampanti, pc, fax), fotocopiatrici, telefonia fissa e mobile, autoveicoli, servizio di vigilanza, e altri… Spesa sanitaria Farmaci, vaccini, dispositivi medici (aghi e siringhe, medicazioni, guanti ecc.), articoli da laboratorio, TNT non sterile, materassi antidecubito, ausili per disabili, smaltimento rifiuti sanitari e altri …

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Agenzia Regionale Intercent-er Raccordo con Aree Vaste Comitato strategico (Direzione Intercent-er/Direttori Generali Aziende/Assessorato Politiche Sociali e Sanitarie) Livello di alta programmazione e strategie di collaborazione Comitato operativo (Direzione Intercent-er/Rappresentanti Aree Vaste) Attuazione concreta della programmazione delle gare regionali che coinvolgono aziende sanitarie

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna C) Sistema delle AREE VASTE (ASL/AO del SSR)

Programmazione regionale anni 2003 e 2004 Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Scelta regionale per le Aree Vaste Programmazione regionale anni 2003 e 2004 Piano delle azioni per le Aziende Sanitarie Costituzione di tre macro-aree Obiettivi: Proseguire nel processo di aggregazione iniziato con le Unioni d’acquisto Realizzare economicità di scala Contenere la spesa per beni e servizi Prevedere modalità innovative per la logistica dei beni sanitari

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Scelta regionale per le Aree Vaste Recente intervento Regionale in materia che ha riorganizzato il sistema : Piano Socio-Sanitario Regionale 2008/2010 DGR 927 del 27/06/2011 Struttura Modello organizzativo “leggero” No a soggetti istituzionali nuovi Attività incardinate nelle aziende Diverse articolazioni organizzative ma interne Valorizzazione professionalità interne Coordinamento Multidisciplinarietà

Il sistema nella Regione Emilia-Romagna Modalità di attuazione Si costituiscono 3 Aree Vaste: Area Vasta Emilia Nord (Pc; Pr; Re; Mo); Area Vasta Centro (Bo; Fe); Area Vasta Romagna (Fc; Ra; Rn) Sono forme associative, non dotate di personalità giuridica, con organizzazioni snelle che si avvalgono prevalentemente delle professionalità già esistenti nelle singole Aziende

La centralizzazione degli acquisti Si confermano le tre Aree Vaste “ Legge Regionale n°50/94 Legge Regionale n°11/2004 (Istituzione di Intercent-ER -Agenzia Regionale Acquisti) Legge Regionale 28/2077 Piano Sanitario Regionale 2008-2010 e successivi Delibera REGIONALE n° 927 del 27.06.2011 11 5 giugno 2009 11 11 11

Organizzazione attuale Principi generali (DGR 927/11) La programmazione regionale ha preso atto della definizione – secondo criteri geografici, storici e culturali – di tre territori di Area Vasta relativi a: Emilia Nord (comprendente le Aziende sanitarie delle province di Piacenza, Parma, Reggio Emilia, Modena); Emilia Centrale (comprendente le Aziende sanitarie delle province di Bologna e di Ferrara); Romagna (comprendente le Aziende sanitarie di Ravenna, Forlì, Cesena e Rimini); Obiettivi integrazione interaziendale per raggiungere ulteriori obiettivi di efficienza nel SSR non solo nel campo delle funzioni amministrative e tecniche di supporto alla funzione sanitaria ma anche nel campo della organizzazione e della gestione dei servizi sanitari.

Il Piano ha individuato in particolare i possibili livelli di integrazione: 1) quello organizzativo – gestionale, concernente l’individuazione delle migliori modalità d’uso delle risorse disponibili e che fa riferimento allo sviluppo dei servizi sanitari, al miglioramento delle condizioni di accessibilità ai servizi e alle tecnologie sanitarie nel rispetto di esplicite garanzie di cura, alla valorizzazione delle risorse immobiliari, tecnologiche e finanziarie a disposizione delle Aziende sanitarie; 2) quello professionale, concernente l’individuazione e la promozione delle migliori pratiche assistenziali e l’individuazione di funzioni/servizi con bacino d’utenza sovraziendale realizzato nell’ambito dei servizi secondo il modello delle reti cliniche integrate e che trova nelle direzioni sanitarie delle aziende di Area Vasta gli interlocutori privilegiati.

Principi guida dell’integrazione - principio della non ridondanza dei servizi per programmare la distribuzione di servizi a medio – alta complessità assistenziale e alta sofisticazione del sistema tecnico evitando una loro immotivata duplicazione; - principio della inclusività dell’organizzazione della produzione di prestazioni e servizi per fare in modo tale da evitare lo spostamento di popolazioni significative ogni qual volta sia possibile erogare le prestazioni in condizioni di maggior prossimità nel rispetto dell’imperativo di qualità tecnica e della doverosa ricerca dell’efficienza d’uso delle risorse; - principio della differenziazione nelle vocazioni distintive o di eccellenza dei servizi sanitari delle Aziende sanitarie per guidare l’allocazione di risorse integrative, specifiche di terzo livello o sperimentali, per realizzare una rete integrata di servizi la più completa possibile.

I nuovi obiettivi di regolamentazione delle relazioni tra le Aziende in ambito di area vasta La Regione intende dare seguito, razionalizzare e sviluppare le esperienze svolte, si propone di definire le direttive per un’adeguata ed omogenea regolamentazione dell’organizzazione e del funzionamento delle aree vaste, nella prospettiva di valorizzarne ulteriormente il funzionamento e di assicurare, mediante l’individuazione di specifici modelli, la sistematizzazione e la stabilità delle relazioni tra le Aziende in tale ambito territoriale; Al contempo le direttive regionali costituiscono lo strumento per chiarire alcuni profili tecnici inerenti le modalità di attribuzione di compiti e funzioni tra aziende in ambito di Area Vasta e soprattutto per definire le forme nelle quali sono definitivamente assunte e recepite le decisioni organizzative ed operative che realizzano gli strumenti di tale integrazione Scelta regionale non istituire – come pure accaduto in altri ordinamenti regionali - un ulteriore livello istituzionale che possa essere dotato di una propria soggettività giuridica o che possa ingenerare ulteriori costi per il funzionamento del sistema.

Il nuovo assetto Istituzionale: Strumenti per regolare le relazioni fra le Aziende: da un soggetto ad un accordo Accordo quadro: documento di carattere generale fondante il nuovo assetto istituzionale con cui le aziende individuano: - le finalità della cooperazione in ambito di area vasta; - le modalità organizzative per l’esercizio delle funzioni strategiche e l’assunzione di decisioni comuni da parte delle Aziende coinvolte nelle aree vaste; - i criteri, le modalità e gli strumenti organizzativi finalizzati a garantire efficienza e legittimazione nell’espletamento di attività e procedure integrate a livello di Area Vasta, che attengono sia a compiti e funzioni amministrative che ad attività sanitarie. -

Il nuovo assetto istituzionale Convenzioni attuative Protocolli operativi che disciplinano e formalizzano gli accordi conclusi in Area Vasta decisioni inerenti l’organizzazione dei servizi sanitari, assunte in attuazione della programmazione regionale e territoriale; lo svolgimento di appalti di interesse comune; la realizzazione di progetti nei quali vengono in rilievo rapporti economici e/o costi legati allo svolgimento delle decisioni assunte; la costituzione degli strumenti di supporto lo svolgimento di specifiche attività di interesse comune da parte di una delle Aziende sanitarie ricomprese nell’area vasta.

Tali convenzioni devono in particolare individuare: a) le determinazioni raggiunte dal Comitato di area vasta e le modalità di attuazione dei progetti; b) i modelli organizzativi e gli strumenti operativi di gestione integrata, individuate tra le modalità di cui al successivo punto 8, che consentano l’attuazione delle decisioni assunte dal livello strategico; c) i criteri per la ripartizione delle spese relative alla gestione delle attività e le modalità di regolazione delle partite di dare/avere tra le aziende; d) i soggetti e le modalità di esercizio dei controlli preposti allo svolgimento delle attività ed all’individuazione dei risultati economici e di gestione conseguiti.

Il nuovo assetto istituzionale Gli organi IL COMITATO DEI DIRETTORI IL DIRETTORE OPERATIVO L’UFFICIO DI SUPPORTO I COMITATI SETTORIALI

Il nuovo assetto istituzionale Gli organi IL COMITATO DEI DIRETTORI Direttori generali Programmazione Ripartizione funzioni tra aziende Attività di controllo e verifica

Il nuovo assetto istituzionale Gli organi IL DIRETTORE OPERATIVO Facilitazione Supporto Proposta Rendiconto gestione attività

Il nuovo assetto istituzionale Gli organi UFFICIO DI SUPPORTO Supporto amministrativo alla Direzione Operativa Funzioni amministrative/giuridiche Contabili COMITATI SETTORIALI Comitati tecnici interaziendali di professionisti Funzioni propositive Consultive

LA GESTIONE DELLE ATTIVITA’ LE ATTIVITA’ E LE FUNZIONI AMMINISTRATIVE: L’AZIENDA DELEGATA LA COSTITUZIONE DI UFFICI COMUNI LE ATTIVITA’ SANITARIE ED ASSISTENZIALI: sistema delle reti secondo il modello regionale dell’hub and spoke, sistema delle reti cliniche integrate, adozione di Programmi e istituzione Dipartimenti, costituzione di Servizi unici, stipulazione di accordi di fornitura tra le Aziende sanitarie altre forme consensuali che permettano di individuare i riferimenti operativi del sistema integrato e le strutture delle Aziende nelle quali si sviluppano determinate competenze assistenziali. Individuati con Convenzioni Attuative

La centralizzazione degli acquisti AGGREGAZIONE DELLA DOMANDA Livello Nazionale CONSIP Livello Regionale 4 livelli INTERCENT-ER Livello di Area Vasta AREA VASTA EMILIA NORD Livello aziendale SINGOLE AZIENDE

La Centralizzazione degli acquisti Il sistema di Area Vasta Emilia Nord

Area Vasta Emilia Nord 2.000.000 di abitanti 7 Aziende Sanitarie: AUSL di PC - AUSL di MO - AUSL di PR - AUSL di RE Az Osp-Univ. di MO - Az Osp-Univ. di PR - Az Osp./IRCSS di RE 26

Area Vasta Emilia Nord Comprende 7 Aziende Sanitarie: 4 Aziende USL: Piacenza, Parma, Reggio Emilia, Modena 2 Aziende Ospedaliero-Universitarie: 1 Azienda Ospedaliera/Ircss: Reggio Emilia Posti letto per acuti circa 7.000 Bacino di utenza circa 2 milioni di abitanti Presidi Ospedalieri n.26

Area Vasta Emilia Nord COME? Obiettivi principali in materia di acquisti Perseguire la massima centralizzazione degli acquisti Realizzare la gestione unificata della logistica dei beni sanitari Omogeneizzare e standardizzare percosi amministrativi e prodotti Coordinare la programmazione delle gare con Centrale di Committenza Regionale COME?

L’organizzazione Comitato dei Direttori di Area Vasta: Assume le decisioni strategiche Approva il piano annuale delle attività Individua le nuove aree di integrazione Individua le Aziende cui delegare le funzioni aggregate Definisce gli strumenti di controllo Approva budget annuale e rendiconto Comitato tecnico (Direttori Amministrativi e Sanitari): Funzioni consultive e propositive per il Comitato dei Direttori Funzioni di istruttoria e/o di studio su temi o progetti specifici Approva i lavori svolti dai gruppi permanenti

L’organizzazione Direttore Operativo Coordinatore con funzioni di facilitatore, di supporto e proposta “Braccio” operativo del Comitato dei D.G. Dipartimento Interaziendale Acquisti (Servizi acquisti/approvvigionamenti) Programmazione ed espletamento gare Omogeneizzazione procedimenti amministrativi Supporto al progetto di logistica dei beni sanitari Gruppi tecnici permanenti/finalizzati: Farmacisti Ingegnerie Cliniche Informatici Normativa Appalti di beni e servizi Analisi flussi documentali Assicurazioni Clinici/personale sanitario

Gare Centralizzate Situazione gare di Area Vasta Emilia Nord (AVEN)

Anno 2010 32 gare

Resoconto procedure 2011

PROCEDURE DI ACQUISTO 2011 - ANALISI Qualche analisi dei dati

Progetto di logistica integrata Obiettivi del progetto Razionalizzare i flussi logistici Ridurre i costi complessivi di gestione Ridurre le scorte complessive (le scorte centralizzate non saranno mai la sommatoria di tante singole scorte) Aumentare il n° di prodotti gestiti a scorta Adottare tecnologie innovative Liberare risorse a livello locale (centralizzazione attività tecnico-amm.ve) Ridurre i costi dei prodotti

Definizione del modello Progetto di logistica integrata Definizione del modello 1 magazzino centrale gestito da un’Azienda (Az. Usl di Reggio Emilia) per conto delle 7 Aziende Modello: Azienda Delegata + farmacie aziendali/satelliti a bassa scorta c/o gli ospedali per le emergenze/urgenze e erogazione diretta (L.405/2001)

Definizione del modello Progetto di logistica integrata Definizione del modello 1039 reparti ospedalieri 730 servizi territoriali 1800 unità di prelievo 34 farmacie satellite 450 ml € / anno di beni sanitari gestiti (scorta e transiti) Attivazione nella nuova struttura novembre 2012 (ingresso graduale aziende sanitarie) Situazione a regime gennaio 2014

Progetto di logistica integrata Definizione del modello Le Farmacie Aziendali costituiscono l’interfaccia con i reparti (validazioni ordini, informazioni, monitoraggio consumi, ecc) e gestiscono stock di sicurezza, distribuzione diretta Le Farmacie Aziendali costituiranno anche l’interfaccia con il Polo Logistico Il software gestionale sarà unico e si interfaccerà, laddove necessario, con i software già presenti nelle singole Aziende (già in corso progetto tra Aziende di Reggio Emilia e alcuni ospedali di Ausl MO)

Modello organizzativo complessivo AVEN/Dipartimento Acquisti Farmacia Ospedaliera/ Transit point Direzione farmacia Reparti Contratti Polo Logistico Reparti Farmacia Ospedaliera/ Transit point Reparti Fornitori

Gestione farmacie locali Controllo fatturazione e pagamenti Modello organizzativo complessivo Suddivisione funzioni Gestione beni in reparto (dose Unitaria e sw di Prescrizione) Gestione farmacie locali Contratti Controllo fatturazione e pagamenti SISTEMA INTEGRATO Codifica Fatturazione Suddivisione costi Ordini Liquidazione fatture Scorte Distribuzione Gestione decentrata Gestione centralizzata

Stato di attuazione del progetto Dal 2005 La gestione logistica centralizzata attualmente per Azienda Usl di Reggio Emilia Azienda Ospedaliera/Ircss di Reggio Emilia Azienda Usl di Modena (per i Presidi Ospedalieri di Sassuolo e Baggiovara) Posti letto per acuti: 2.350 Posti letto strutture per Anziani: 2.500

Grazie per l’attenzione