ACQUISTI CENTRALIZZATI ABRUZZO E MOLISE EXPOSANITA’ 2012 L’ACQUISTO DEL FARMACO DOMANDA AGGREGATA ACQUISTI CENTRALIZZATI ABRUZZO E MOLISE Relatore Dr.ssa Lorena Lattanzi Bologna 17 Maggio 2012 1

Modello organizzativo e di funzionamento per la razionalizzazione e la centralizzazione degli acquisti del SSR della Regione Abruzzo

UFFICIO UNICO ACQUISTI vs UNIONE DI ACQUISTO

Unioni di acquisto regionali

Ufficio Unico degli Acquisti La Regione Abruzzo sin dall’anno 2004 (L.R. n. 15) aveva manifestato la volontà di costituire una struttura centralizzata denominata “Ufficio unico degli acquisti” per la stipulazione di contratti di fornitura e per la promozione e lo sviluppo di convenzioni regionali che aggregassero la domanda di beni e servizi da parte di aziende sanitarie, oltre che per la consulenza in materia contrattuale in favore delle aziende stesse.

Proposta di nuovo modello organizzativo Da una proposta redatta da un gruppo di lavoro composto dai Provveditori delle 4 Aziende Sanitarie con il supporto di Consip, di modifica della Legge Regionale n. 146 del 1996 e s.m.i. si è pervenuti alla costituzione di Organi di Governo e affidamento delle relative competenze, in tema di acquisizione di beni e servizi, così come proposto.

Modello organizzativo per la centralizzazione degli acquisti Il processo di razionalizzazione e la centralizzazione degli acquisti di beni e servizi per la Sanità nella Regione Abruzzo può essere strutturato attraverso un modello che vede il coinvolgimento dei diversi attori nelle varie fasi del processo analisi dei fabbisogni programmazione e realizzazione degli acquisti monitoraggio dei contratti e delle forniture utilizzando diverse modalità in funzione delle specifiche merceologie, dalla gestione degli acquisti da parte delle singole Aziende Sanitarie, alla formula delle Unioni di Acquisto (con Azienda Capofila), al ricorso a gare aggregate espletate da Consip, previa delega regionale.

Quadro normativo Ciò si è tradotto nella L.R. n. 1 del 10/01/2011 recante “Disposizioni finanziarie per la redazione del bilancio annuale 2011 e pluriennale 2011-2013 della Regione Abruzzo (Legge finanziaria 2011)” che ha ridisciplinato ex novo il sistema degli acquisti di beni e servizi del Servizio Sanitario Regionale d’Abruzzo.

Modello organizzativo ATTORI Assessorato alla Salute della Regione Abruzzo ruolo di indirizzo, monitoraggio, sorveglianza e autorizzazione Ufficio Unico degli Acquisti ruolo di supporto all’Assessorato e al Comitato Direttivo nelle attività di indirizzo, monitoraggio, sorveglianza ed autorizzazione. In particolare l’Ufficio Unico comunica le determinazioni e gli atti amministrativi assunti dal Comitato Direttivo

Aziende Sanitarie Consip attraverso le Direzioni Generali concorrono alla definizione delle linee guida sugli acquisti e attraverso le U.O.C. Provveditorato rivestono un ruolo operativo e gestionale delle procedure di gara, sia in Unione di Acquisto sia in qualità di autonome stazioni appaltanti Consip riveste un ruolo di supporto tecnico del Comitato Direttivo e del Comitato Esecutivo,nell’analisi dei fabbisogni, nella programmazione delle procedure di gara, nonché nella definizione delle strategie di acquisto.

Comitato Direttivo ORGANI DI GOVERNO composto dall’Assessorato alla Salute e dalle Direzioni Generali delle Aziende Sanitarie (nella figura dei Direttori Generali, Direttori Amministrativi e Direttori Sanitari o loro delegati, secondo le rispettive competenze) e da Consip, nella sua funzione di supporto tecnico, è l’organo che definisce le linee di indirizzo per la programmazione degli acquisti e approva il Piano Operativo proposto dal Comitato Esecutivo, designa l’Azienda Capofila per le Unioni di Acquisto, delega eventuale a Consip per l’esecuzione di specifiche gare aggregate, avvalendosi del supporto dell’Ufficio Unico degli Acquisti per il rilascio delle autorizzazioni all’espletamento delle procedure di gara.

Comitato Esecutivo composto dalle UOC Provveditorato delle Aziende Sanitarie e da Consip, nella sua funzione di supporto tecnico, è l’organo che redige e propone al Comitato Direttivo il Piano Operativo degli Acquisti. Il suddetto piano individua le merceologie da approvvigionare: con procedura di gara espletata dalle singole Aziende Sanitarie, in Unione di Acquisto con indicazione dell’Azienda Capofila o con Gara aggregata su delega realizzata da Consip, oppure tramite Convenzione Consip o Mercato Elettronico della P.A.

Acquisti sopra soglia comunitaria Per gli acquisti sopra la soglia comunitaria, si possono delineare diverse soluzioni procedurali in ragione delle scelte effettuate in sede di programmazione regionale (Piano Operativo degli Acquisti), tenendo conto delle caratteristiche delle merceologie di interesse: Procedura in Unione di Acquisto “tradizionale”: l’Azienda Sanitaria che esercita il ruolo di “capofila”, individuata con decisione del Comitato Direttivo, procederà all’espletamento della procedura di gara fino all’aggiudicazione definitiva, nonché la gestione di eventuali contestazioni relativamente alla procedura di gara. La stipula dei contratti sarà a carico delle singole Aziende Sanitarie.

Gara aggregata con delega a Consip: Procedura in Unione di Acquisto con gara telematica in ASP su piattaforma MEF/Consip: l’Azienda Sanitaria “capofila”, individuata con decisione del Comitato Direttivo, procederà all’espletamento della procedura di gara telematica con il supporto della Consip. Gara aggregata con delega a Consip: su proposta del Comitato Direttivo, Consip procederà all’espletamento dell’intera procedura di gara, come stazione appaltante, fino all’individuazione dei Fornitori aggiudicatari e alla stipula dei relativi contratti. In tal caso le singole Aziende Sanitarie interessate sono coinvolte sia per ciò concerne la definizione dei fabbisogni sia nella definizione delle caratteristiche tecniche del capitolato di gara. Le Aziende Sanitarie sono altresì responsabili della successiva gestione dei contratti.

Adesione alle Convenzioni Consip da parte delle singole Aziende Sanitarie. Procedura individuale ad evidenza pubblica: procedura di gara espletata direttamente dalla singola Azienda per le merceologie per le quali non si ritiene opportuno il ricorso alle ipotesi di cui ai punti precedenti.

Programmazione e strategia di acquisto Descrizione attività e Funzioni coinvolte AA.SS.LL Comitato Esecutivo Comitato Direttivo ASL Capofila/Consip Sviluppo iniziativa individuale (Gara singola Aziendale) Relazione analisi dei fabbisogni PREDISPOSIZIONE PIANO OPERATIVO Sulla base dei fabbisogni espressi dalle Aziende Sanitarie e delle evidenze del Mercato di Fornitura Locale, si predispone il Piano Operativo. In questa sede vengono individuate le categorie di beni e servizi per le quali lo strumento della gara aggregata consente di conseguire economie di scala, prestando attenzione alle peculiarità dei mercati di fornitura e ai potenziali effetti distorsivi sulla concorrenza. Viene inoltre stilato l’elenco delle iniziative che restano in carico alle singole Aziende. PIANO ATTIVITA’ GARE AGGREGATE Sulla base dei fabbisogni espressi e delle scadenze contrattuali viene predisposto il Piano delle attività - contenente l’indicazione dei tempi di inizio e di fine delle singole iniziative di acquisto, previste per l’anno di riferimento, nonché l’elenco delle Aziende capofila e delle deleghe a Consip - che viene sottoposto all’approvazione del Comitato Direttivo. Mercato Fornitura locale Adesione CONVENZIONI CONSIP e MEPA Predisposizione Piano Operativo Elenco iniziative individuali No Gara aggregata Disponibilità competenze Si Sviluppo iniziativa aggregata (Gara unificata) Bozza Piano attività gare aggregate Approvazione Piano attività gare aggregate Piano attività gare aggregate Proposta di elenco di Aziende Sanitarie Capofila Designazione A.S.L Capofila Ipotesi Elenco ASL Capofila Proposta di delega Consip Ipotesi stazione appaltante Consip Designazione di Consip come stazione appaltante 16 16

Procedura in Unione di Acquisto Selezione del fornitore - Predisposizione documentazione di gara Descrizione attività e Funzioni coinvolte AA.SS.LL ASL Capofila / Consip ASL Capofila/ Consip/ Gruppo di lavoro Tecnico Comitato Esecutivo ANALISI DELLA DOMANDA E DELL’OFFERTA Il Gruppo di lavoro Tecnico congiunto delle ASL - composto da personale indicato, di volta in volta ed a seconda delle specifiche competenze, da ogni Direzione Generale - effettua un approfondimento del mercato di fornitura relativo alla merceologia oggetto della gara, al fine di raccogliere informazioni di dettaglio per la definizione delle caratteristiche tecniche dei beni e dei servizi oggetto della fornitura, della strategia di gara e delle basi d’asta. Tempo stimato 2 mesi. DEFINIZIONE STRATEGIA DI GARA Il Gruppo di lavoro Tecnico congiunto delle ASL redige il documento di strategia di gara contenente gli elementi sostanziali della struttura di gara prevista (domanda, offerta, caratteristiche della gara, criterio di aggiudicazione, etc.). La strategia di gara viene condivisa con il Comitato Esecutivo. STESURA DOCUMENTAZIONE DI GARA Il Gruppo di lavoro Tecnico congiunto delle ASL procede alla stesura completa della documentazione di gara entro massimo 3 mesi dalla costituzione del gruppo stesso. CONDIVISIONE ATTI DI GARA L’ASL Capofila o Consip sottopone la documentazione, unitamente alla strategia di gara, al Comitato Esecutivo per opportuna condivisione. Contestualmente alla documentazione di gara vengono trasmessi i verbali degli eventuali incontri con i Fornitori che hanno portato alla definizione del capitolato, nonché le modalità ed i risultati delle analisi di mercato. PARERE COMITATO ESECUTIVO Il Comitato Esecutivo esprime parere, eventualmente accompagnato da osservazioni su aspetti specifici, per l’avvio della gara. Nomina ASL Capofila o delega a Consip Nomina Responsabile del procedimento Costituzione Gruppo di lavoro Tecnico congiunto delle ASL Analisi Domanda Offerta Conferma fabbisogno Definizione strategia di gara Stesura specifiche tecniche Stesura documentazione Condivisione atti di gara Parere per l’avvio della gara

POSSIBILI CRITERI DI AGGREGAZIONE Possibili criteri di scelta delle merceologie da presidiare attraverso aggregazione dei fabbisogni (a titolo esemplificativo e non esaustivo): Caratteristiche della specifica merceologia (se fungibile o infungibile, se standardizzabile ecc). Distribuzione del fabbisogno tra le diverse Aziende, in relazione alla specializzazione di ciascuna. Scadenza dei contratti (e conseguente necessità di sincronizzazione degli stessi). Composizione del mercato della Fornitura sul territorio (es. quote di mercato locale, fornitori locali vs nazionali, numero fornitori vs numero Aziende Sanitarie). 18 18

Proposta Piano Operativo degli Acquisti (per l’anno 2010) L’analisi della spesa corrente per il 2009 evidenzia che circa l’80% dei contratti sono scaduti o in proroga. Per normalizzare progressivamente tale situazione, nel breve si possono avviare le seguenti soluzioni, prendendo in considerazione gli ambiti merceologici caratterizzati dai valori di spesa più elevati. Azioni per il 2010 19 19

Proposta Piano Operativo degli Acquisti (per l’anno 2011) Azioni per il 2011 20 20

MODALITA’ DI ESPLETAMENTO ESITI OGGETTO GARA MODALITA’ DI ESPLETAMENTO ESITO 1 RIFIUTI Gara su delega Consip Aggiudicazione prevista per il prossimo mese di giugno 2 SERVIZIO INFORMATICO E TELEFONICO 118 In fase di analisi 3 RIS-PACS 4 MANUTENZIONE IMMOBILI E IMP. TECNOLOGICI Convenzione Consip Aggiudicata (fase del termine dilatorio) 5 LAVANOLO Possibile gara aggregata 6 RISTORAZIONE In fase di espletamento per via autonoma 7 SISTEMA INTEGRATO ENERGIA Area AQ è parzilamente in atto una convenzione con ditta esterna(scad. 2015) per fornitura di energia elettrica. Area Marsica contratto di fornitura Enel o altri fornitori (adesione ad un Consorzio che individua il miglior prezzo sul mercato) 8 DIAGNOSTICI E MAT. DI LABORATORIO Espletamento gara in autonomia 9 ACQUISTO AMBULANZE Convenzione in scadenza – fase di analisi

MODALITA’ DI ESPLETAMENTO ESITI OGGETTO GARA MODALITA’ DI ESPLETAMENTO ESITO 11 BROKERAGGIO Gara su delega Consip In fase di analisi 12 ACQUISTO TAC E ATTREZZATURE TECN. Possibile gara aggregata Espletata gara in autonomia 13 SPECIALITA’ MEDICINALI Aggiudicata febbraio 2012 14 GAS MEDICALI 15 SERVICE DIALISI 16 VACCINI Aggiudicata novembre 2011 17 OSSIGENOTERAPIA DOMICILIARE In fase di espletamento 18 SUTURATRICI Forse espletamento gara in autonomia

Case Study: Farmaci Modello di Centralizzazione: Unione Regionale d’Acquisto (Aziende Sanitarie della Regione Abruzzo) Azienda Capofila: ASL 2 Lanciano-Vasto-Chieti Tipologia di procedura di gara: Telematica (Piattaforma informatica CONSIP S.p.A.) 23

REGIONE ABRUZZO GARA D’APPALTO TELEMATICA “SPECIALITA’ MEDICINALI” DITTE PARTECIPANTI 97 n. LOTTI IN GARA 1.459 n. LOTTI AGGIUDICATI 1.094 74,98%  n. LOTTI DESERTI 365 25,02%  IMPORTO A BASE D'ASTA (36 mesi) € 319.752.745,53 IMPORTO LOTTI DESERTI € 90.195.406,01 IMPORTO AGGIUDICATO (36 mesi) € 229.557.339,52 LOTTO EPOETINA ALFA SOSPESO PER RICORSO AL TAR DA DEFINIRE NEL MESE DI LUGLIO p.v.

ASL UNICA REGIONALE Molise (ASREM)

Nuovo modello organizzativo

Modello organizzativo per la centralizzazione degli acquisti L’attività di approvvigionamento per le strutture sanitarie della regione è suddivisa in due livelli: Regionale, tramite l’ASREM, per quelle categorie di beni e servizi preventivamente approvati dal Direttore Generale nel documento di programmazione annuale; Aziendale (autorizzato dal direttore di zona), lasciato in autonomia alle singole aziende sanitarie, per i beni e servizi in “economia” o “urgenti”, di importo non superiore a 6.000,00 Euro.

La funzione acquisti La funzione approvvigionamentodi beni e servizi è affidata all’U.O.C. Provveditorato che individua modalità operative e percorsi che garantiscono prestazioni tempestive e rispondenti alle esigenze delle UU.OO. Utilizzatrici ed un efficce contributo al contenimento della spesa complessiva per beni e servizi con conseguente riduzione dei costi di processo (obiettivi regionali in materia sanitaria). E’ stata realizzata una piattaforma informatica (AREAS) che mette in rete tutte le UU.OO. Ospedaliere con le Farmacie Ospedaliere e, quest’ultime, con il Provveditorato.

In tale ottica sono state individuate le modalità operative ed i percorsi per realizzare gli obiettivi regionali di cui sopra: Realizzazione di un’Anagrafica Unica di beni e servizi utilizzati in tutti i settori ASREM, con il codice C.N.D. e Repertorio; La costituzione di un Centro Unico degli Acquisti quale coerente superamento della pregressa collocazione logistica e parcellizzazione degli acquisti, degli ordini e della gestione di beni; L’organizzazione del sistema approvvigionamento del materiale sanitario e gestione dello stesso, garantendo la tracciabilità, dalla fornitura al consumo, riducendo i livelli di scorta nei magazzini centrali e periferici.

Gara farmaci A livello regionale è stata avviata la gara per la fornitura di farmaci, vaccini, emoderivati e mezzi di contrasto: è di tipo dinamico (S.D.A). L’importo a base d’asta è di € 148.000.000,00 ed è suddiviso in 1.619 lotti; A breve si espleterà il primo confronto dinamico.

IN CONCLUSIONE…. Queste esperienze hanno dimostrato che un utilizzo appropriato di procedure consorziate può contribuire al miglioramento dell’efficienza aziendale se i modelli utilizzati tengono in debita considerazione le diverse caratteristiche degli ambiti territoriali di riferimento L’individuazione dei beni e servizi da acquistare deve necessariamente passare attraverso una preventiva segmentazione degli acquisti in relazione ai volumi, alla complessità del giudizio clinico ed alla possibilità della standardizzazione. Si rende necessario disporre di un’anagrafica dei prodotti, unica per tutte le aziende sanitarie della regione interessata Il livello di aggregazione della domanda è influenzato principalmente da due variabili: l’assetto istituzionale ed organizzativo adottato e la tipologia del bene acquistato

Grazie per l’attenzione