Excel avanzato

La riorganizzazione di cartelle e fogli Modifica del numero di fogli standard per le nuove cartelle di lavoro Inserimento e rimozione dei fogli dalle cartelle di lavoro Copia e spostamento dei fogli di lavoro Rinomina dei fogli di lavoro Raggruppamento dei fogli di lavoro per la modifica, la formattazione e la riorganizzazione Gestione dei problemi dati dai riferimenti tridimensionali in seguito alla riorganizzazione dei fogli

Brevi note sulle cartelle In fase di organizzazione di una cartella di lavoro, si tenga presente che tutti i fogli contenuti in essa si aprono con la cartella e ciascuno occupa memoria. Quindi, se in una cartella che si usa quotidianamente è contenuto un foglio di lavoro molto esteso usato solo raramente, è preferibile inserirlo in una cartella a parte, da aprire solo all'occorrenza.

CARTELLE DI LAVORO E FOGLI La cartella di lavoro è il file di Excel e costituisce l'ambito in cui l'utente lavora ed immette le informazioni. Ogni cartella può contenere più fogli e si può trattare di fogli di lavoro, grafici, diapositive, macro, ecc. La cartella di lavoro standard si apre con tre fogli, ma questo numero può essere variato liberamente, l' unico limite è nella memoria disponibile.

Posibili variazioni su i fogli di lavoro In fondo alla finestra della cartella di lavoro compaiono i nomi sulle schede dei fogli Il foglio attivo visualizza sulla scheda il nome in grassetto Le variazioni possibili sono: Scelta del numero di fogli per le nuove cartelle Inserimento e rimozione dei fogli Copia e spostamento dei fogli Rinomina di un foglio Raggruppamento dei fogli per la modifica, la formattazione e la riorganizzazione

Scelta del numero di fogli per le nuove cartelle Strumenti->Opzioni Scheda generale Selezionare l'opzione fogli

Inserimento di un nuovo foglio di lavoro Inserisci->Foglio di lavoro Scelta rapida per l'inserimento di un nuovo foglio di lavoro Fare click con il tasto destro sulla scheda che sarà successiva a quella che andremo ad inserire e selezionare inserisci

Rimozione di un foglio Selezionare il foglio da rimuovere. Modifica->Elimina foglio É possibile eliminare un foglio dal menù di scelta rapida come visto prima

COPIA E SPOSTAMENTO DEI FOGLI È possibile copiare e spostare i fogli, sia nella stessa cartella di lavoro, sia da una cartella di lavoro all'altra. Selezionare il foglio da copiare. Per copiare il foglio nella stessa cartella di lavoro, tenere premuto il tasto della tastiera Ctrl e trascinare nella nuova posizione la scheda del foglio. Per copiare il foglio in un'altra cartella di lavoro, disporre la visualizzazione in modo da vedere entrambe le cartella di lavoro, utilizzando il comando Finestra->Disponi e seguire il procedimento prima menzionato.

Ulteriori note sulla copia È possibile copiare più fogli contemporaneamente, selezionando e copiando un gruppo, con la procedura detta prima. Utilizzando il tasto Alt dalla tastiera al posto del tasto Ctrl i fogli verranno spostati È anche possibile creare nuoveve cartelle attraverso la copia o lo spostamento dei fogli Trascinando in una parte vuota di excel la selezione dei fogli Dopo la copia o lo spostamento i fogli saranno adiacenti e nello stesso ordine di origine

Rinomina di un foglio Selezionare il foglio da rinominare. Fare doppio clic sulla scheda del foglio Oppure scegliere il comando Formato->Foglio, Rinomina.

Raggruppamento dei fogli per la modifica, la formattazione e la riorganizzazione È possibile agire contemporaneamente su più fogli, effettuando una selezione di gruppo, utile ad esempio per modificare o formattare vari fogli in modo identico. Selezionare la scheda del primo foglio. Tenere premuto tasto Maiusc e selezionare la scheda dell'ultimo foglio del gruppo. Per deselezionare il gruppo, scegliere Separa fogli dal menu di scelta rapida delle schede, o cliccare su qualsiasi scheda non selezionata.

Ulteriori note sul raggruppamento dei fogli Qualora si volesse selezionare un gruppo di fogli non consecutivi si procede nel seguente modo: Selezionare la scheda del primo foglio. Tenere premuto Ctrl e selezionare le schede degli altri fogli che si desidera raggruppare. Per selezionare tutti i fogli di una cartella utilizzare il menù di scelta rapida selezionando la voce seleziona tutti i fogli

Nominare gli intervalli Per riferirsi a celle che si trovano su un altro foglio si usano formule del tipo: =Foglio1!$F$1 o, nel caso di intervallisi si scrive =Foglio1!$A$1:$A$7 Esiste però una maniera più semplice per riferirsi agli intervalli: si dà loro un nome. invece di scrivere: =SOMMA(Foglio1!$A$1:$A$7) possiamo scrivere: =SOMMA(spese) se prima abbiamo dato all’intervallo A1:A7 del Foglio1 il nome “spese”.

Dare un nome agli intervalli Per assegnare un nome ad un intervallo: Selezionare l'intervallo Inserisci->Nome->Definisci

Formule e formattazione dei fogli Funzione di autocomposizione Excel possiede circa 274 funzioni predefinite suddivise per categoria Per vederle si seleziona dal menù Inserisci->Funzione L'autocomposizione di suddivide in due passaggi: Selezione della funzione Guida al passaggio degli argomenti Una volta terminato il processo, viene inserita automaticamente la formula nella cella selezionata.

Selezione della funzione Nella finestra di selezione della funzione è possibile filtrare per descrizione la funzione che desideriamo trovare Oppure possiamo raggrupparle per categoria In basso nella finestra è visibile la sintassi e il numero degli argomenti che la funzione richiede

Selezione degli argomenti Il passaggio degli argomenti avviene in apposite caselle per l'inserimento dei dati É possibile inserire gli argomenti della funzione anche spostandoci nelle relative celle di interesse. Inoltre è possibile nel passaggio degli argomenti della funzione indicare anche un nome di un intervallo

Formattazione di un foglio di lavoro Una volta creato un foglio di lavoro è possibile formattarlo mettendo in evidenza alcune informazioni rispetto ad altre e creare così dei rapporti più efficaci.

Formattazione con bordi e ombreggiature Le celle possono essere racchiuse in una cornice e ombreggiate. È possibile disegnare una qualsiasi combinazione di linee orizzontali e verticali. È anche possibile creare sottolineature doppie e linee di colonna. Per agire sulla formattzazione delle celle: Formato->Celle

Bordi e ombreggiature Creazione dei Bordi: Selezionare la cella o le celle da Formattare. Scegliere il comando Celle dal menu Formato. Selezionare la scheda Bordi. Selezionare le opzioni desiderate. Creazione delle obreggiature: Selezionare la scheda Motivo.

Cambiare la formattazione del carattere Indovinate un po' come si fa? Selezionare la cella o le celle da Formattare. Scegliere il comando Celle dal menu Formato. Selezionare la scheda Carattere. Selezionare le opzioni desiderate.

Applicare il formato numerico, data o ora Come per i procedimenti menzionati in precedenza selezionate la scheda Numero Alcune categorie su cui vale la pena spendere alcune parole sono: Numeri Valuta Data Ora Speciale Personalizzato

Categoria Numeri In questa categoria sono utili le seguenti opzioni: La visualizzazione del numero dei decimali dopo la virgola L'uso del separatore delle migliaia Eventualmente la rappresentazione delle cifre negative

Categoria Valuta É equivalenti alla categoria Numeri con la differenza del simbolo di valuta che conviene impostare adeguatamente

Categoria Date e Ora Conviene indicare la lingua usata per la stesura del documento al fine di visualizzare una serie di corretti formati per la rappresentazione delle date. Selezionare il formato più appropriato Anche per la categoria Ora selezionare il formato più appropriato

Categoria Speciale In questa categoria vengono impostati alcuni formati specifici a seconda del paese selezionato. Da utilizzare nei casi opportuni

Categoria personalizzato Alcune osservazioni su i formati personalizzati Possibilita di creare un proprio formato personalizzato

Allineare il testo o numeri Selezionare la scheda Allineamento Allineamento del testo Orizzontale Verticale Controllo del testo Direzione del testo Orientamento del testo

Gestione delle immagini Posizionare il cursore dove si desidera che compaia l’immagine Selezionare dal menù inserisci->Immagine->Da File Scegliere l’immagine Premere su Inserisci Oppure con un classico copia incolla

Ridimensionamento delle immagini Facendo clic sull’immagine apparirà una cornice con dei quadratini Spostando il mouse e tenendone premuto il tasto sx su uno dei quadratini è possibile ingrandire o ridurre l’immagine in quella direzione. Un metodo che consente una maggior precisione consiste nel fare clic con il tasto destro del mouse sull’immagine e selezionare Formato->Immagine dal menu di scelta rapida.

Uso di Excel come Database Che cos'è un Database? una qualsiasi raccolta di dati omogenei, conservati su un supporto di registrazione in una forma strutturata. Si possono considerare Database: Le guide del telefono Le rubriche di indirizzi Le matrici degli assegni bancari ecc. In un database i dati sono organizzati secondo una gerarchia di contenitori che si chiamano campi, record e tabelle.

Ordinare i redord Selezionare l'intestazione di colonna che si desidera ordinare Dati>Ordina Se il campo scelto è di tipo testo, l'ordinamento sarà alfabetico Se il campo scelto è di tipo numerico l'ordinamento sarà numerico

Filtrare i record Quando un database contiene centinaia o migliaia di record, l’ordinamento può far comodo, ma non risolve sempre tutti i problemi di selezione. Per filtrare i dati si procede nel seguente modo: Dati->Filtro Filtro automatico Filtro avanzato

Filtro automatico Opzioni del filtro automatico Tutti (ossia non filtra niente, serve a ripristinare la situazione precedente ad un eventuale filtro). Primi 10... Personalizzata Scelta specifica di un valore del campo

Filtro (primi 10...) L' attivazione di questo filtro richiede quasi una laurea in astroficisa, questo filtro si comporta nel seguente modo: Con questa scelta compare una finestra di dialogo intitolata Filtro automatico primi 10, che presenta tre caselle di selezione. nella prima si può selezionare una fra due voci: Superiore o Inferiore; la seconda propone un numero predefinito (10), che si può aumentare o diminuire; la terza presenta anch’essa due sole opzioni: Elementi o Percentuale.

Filtro (primi 10...) ... il calvario continua. Primi 10… serve in per filtrare non i primi 10 record, ma quanti se ne vuole visualizzando quelli che, se fossero messi in ordine in base al campo selezionato , occuperebbero le prime (n) posizioni o le ultime (n). Il confronto può essere fatto anche in termini percentuali e non soltanto sui valori assoluti del campo selezionato. Se selezionato il criterio percentuale, verrà filtrato un solo record, quello dove il valore del campo selezionato è il più elevato di tutti gli altri in termini percentuali.

Filtro personalizzato Si costruisce attraverso una finestra di dialogo intitolata Personalizza filtro automatico Una utilità particolare viene messa in evidenza in fondo alla finestra di dialogo in cui troviamo due annotazioni: “Usa ? per rappresentare un carattere singolo” e “Usa * per rappresentare una serie di caratteri”.

Gestire i record Un database si arricchisce tutti i giorni di nuovi record; si deve intervenire per modificare il contenuto di qualche campo o per eliminare i record il cui contenuto non rispecchia più la situazione che il database intende documentare. Questa gestione si può fare attraverso il modulo: Dati->Modulo

Analizzare un Database Oltre a questi strumenti per la gestione ne esistono altri, finalizzati all’analisi dei dati contenuti in un database. Qui vediamo i Subtotali Quando si lavora su un database i cui record contengono campi con valori numerici, come un database di fatture, può far comodo calcolare uno o più totali parziali per esempio: per cliente, per data di fatturazione, per aliquota IVA. Avere un totale generale. È esattamente quello che si può ottenere automaticamente con il comando Subtotali, che si trova nel menu Dati.

Subtotali Questo comodo strumento, richiede che prima siano ordinare i record in base al campo di riferimento per i totali parziali da calcolare. Se necessario prima di appliare i Subtotali è possibile anche applicare un filtro. Per creare dei Subtotali si fa così: Dati->Subtotali

Ricerca obbiettivo Il comando Ricerca obiettivo permette di trovare il valore che genera il risultato desiderato in una formula. Quando si desidera ottenere un determinato risultato da una formula, basta modificare uno dei valori della formula usando la funzione Ricerca obiettivo. Strumenti->Ricerca obiettivo Un requisito indispensabile per la funzione di ricerca obbiettivo è che il campo denominato “cambiando la cella” non deve essere a sua volta una fotmula.

Trascinamento degli indicatori di un grafico per trovare un risultato. Anche da un grafico è possibile trovare una soluzione con ricerca obbiettivo, a patto che si tratti di un grafico bidimensionale a barre, lineare o istogramma. Si procede in questo modo: Creare un grafico in cui uno dei valori sia il risultato di una formula Premere col tasto sinistro del mouse l'indicatore del grafico su cui variare il valore, in questo modo si seleziona la serie. Ripetere la precedente operazione sull'indicatore per isolarne la selezione Trascinare le maniglie neri per variarne il valore

Personalizzare la barra degli strumenti Excel possiede diverse barre degli strumenti preimpostate che potete personalizzare cancellando i pulsanti meno utilizzati e aggiungendone di nuovi. Le barre degli strumenti Standard e Formattazione vengono visualizzate per impostazione predefinita Alcune cose importanti da sapere sulle barre degli strumenti sono: Muoverle all'interno dello schermo, (fluttuamento e l’ancoramento); Mostrarle e nasconderle; Modificare i tasti che visualizzano Creare una nuova barra degli strumenti

Pulsanti multifunzione Allo scopo di aumentare il numero dei tasti funzione presenti su una barra degli strumenti, sono stati inventati i pulsanti multifunzione. Questi tasti si attivano tenendo premuto il tasto maiuscolo della tastiera e premento il testo sx del mouse. Da notare che il tasto del mouse non deve essere rilasciato se il puntatore è presente sul tasto multifunzionale a meno che non si desideri l'esecuzione della funzione scelta. Per esempio il tasto di ordinamento è un tasto multifunzione, oppure apri/salva, stampa/anteprima, ecc..

Spostare le barre degli strumenti La posizione abituale di una barra degli strumenti è “ancorata”, ossia attaccata alla cima della vostra finestra di Excel sotto la barra del menu. Si può anche ancorare le barre degli strumenti in fondo o ai lati della vostra finestra o anche lasciarle "fluttuare" all'interno di essa. Fare clic sulla tratteggiatura verticale posta sull'estremità a sx della barra degli strumenti. Trascinare la barra degli strumenti in una nuova posizione nella finestra di Excel e rilasciarla. Se trascinate la barra degli strumenti sul fondo o su un lato della finestra, si ancorerà contro quel bordo. Le barre degli strumenti rimangono dove le avete lasciate, anche quando chiudete o riaprite Excel.

Nascondere e mostrare le barre degli strumenti Quando avete imparato a creare le vostre barre degli strumenti personalizzate, postreste desiderare di nascondere quelle preimpostate per sostituirle con le vostre. Oltre a nascondere le barre degli strumenti postreste anche decidere di accorparle al fine di risparmiare spazio sullo schermo. Per nascondere la barra degli strumenti: Premere con il tasto destro su un qualsiasi punto della barra degli strumenti Selezionare la barra che si desidera nascondere o mostrare Se volete crearne una voi potete usare personalizza

Mostare le barre degli strumenti su una o due righe Si può unire la visualizazione delle barre degli strumenti su una o due righe nel seguente modo: Premere il tasto destro del mouse in un punto qualsiasi della barra degli strumenti Selezionare la voce personalizza del menù di scelta rapida Visualizzare il contenuto della scheda opzioni Selezionare o deselezionare la voce barre degli strumenti standard e Formattazione su una stessa riga. Un modo ancora più veloce e semplice consiste nel spostare come fatto in precedenza, le barre degli strumenti una sopra l'altra.

Modificare i tasti e le barre degli strumenti personalizzate Anche se le barre degli strumenti sono abbastanza complete nella loro dotazioni, per varie ragioni potrebbe essere necessario aggiungere o rimuovere alcune funzionalità utilizzate più o meno spesso. Quindi le operazioni che si possono fare sui tasti della barra degli strumenti sono i seguenti: Spostare i tasti per una maggiore comodità Eliminari i tasti non utilizzati Aggiungere i tasti desiderati

Riorganizzare i tasti della barra delle applicazioni Premere il tasto Alt della tastiera e tasto sx del mouse sul un pulsante della barra degli strumenti e trascinarlo nella nuova posizione

Aggiungere o eliminare tasti dalla barra delle applicazioni Selezionare la piccola freccia presente sull'estremità destra delle barre degli strumenti preimpostate. Selezionare Aggiungi o Rimuovi pulsanti Seguendo il percorso relativo alla barra scelta, spuntare i tasti che si desidera inserire o rimuovere dalla barra scelta Un'altro modo per cancellare un tasto dalla barre degli strumenti si realizza così: Premere il tasto Alt e il tasto dx del mouse su un pulsante della barra degli strumenti e trascinarlo in un'area vuota della finestra

Ripristinare la configurazione originale della barra degli strumenti Supponiamo che dopo molte personalizzazioni abbiamo reso irriconoscibili le nostre barre preimpostate, per ripristinre tutto basta fare le seguenti operazioni: Premere con il tasto destro del mouse su un punto qualsiasi della barra degli strumenti Scegliere la voce personalizza Nella scheda “barre degli strumenti” selezionare la barra che desiderate ripristinare Premere il tasto reimposta

Disegno di oggetti grafici Solo alcuni suggerimenti Per disegnare una linea perfettamente verticale o orizzontale, tenete premuto il tasto Maiusc mentre disegnate la linea. Per disegnare qualsiasi oggetto partendo dal centro, tenete premuto il tasto Ctrl mentre disegnate. Per convertire una freccia in una linea (o viceversa) o per modificare la direzione di una freccia, fare doppio click con il tasto sx del mouse e dalla scheda style e fare le modifiche Per allineare un oggetto alla griglia del foglio di lavoro, premete Alt mentre spostate l'oggetto o mentre trascinate un quadratino di ridimensionamento. Il bordo dell'oggetto si sposterà automaticamente per allinearsi alla linea della griglia più vicina. Per copiare una forma, premete Ctrl mentre trascinate e rilasciate l’oggetto. Per formattare più oggetti contemporaneamente tenete premuto il tasto Maiusc mentre fate clic sui singoli oggetti, successivamente con un doppio si apre la finestra per la modifica degli oggetti

Funzioni condizionali Si intende per funzione condizionale una funzione il cui risultato sia dipendente dal verificarsi o meno di una o più condizioni. Le funzioni condizionali che vedremo sono: CONTA.SE SOMMA.SE SE E, O

CONTA.SE La funzione CONTA.SE conta il numero di valori in un intervallo che soddisfano un certo criterio Esempio: Posizionarsi nella cella in cui si desidera il risultato Premere il tasto incolla funzione (fx) sulla barra degli strumenti =COUNTIF(A1:A8;A4) (Conta il numero delle occorrenze che soddisfano il contenuto della cella A4 di una tabella)

SOMMA.SE Somma i valori presenti in una tabella che corrispondono a un dato criterio Posizionarsi nella cella in cui si desidera il risultato Premere il tasto incolla funzione (fx) sulla barra degli strumenti =SOMMASE(A1:A8;A4;B1:B8) (Somma tutte cifre presenti nell'intervallo da B1 a B8 che soddisfano il contenuto della cella A4 presente nell'intervallo A1:A8)

Funzione SE La funzione SE serve a determinare un valore di cella a seconda dei criteri impostati. La funzione SE può essere nidificata fino ad un limite di 7 volte Semplice esempio: =IF(B1>30;"Positivo";"Negativo") (Se il valore presente nella cella B1 è maggiore di 30 il risultato della contizione sarà “Positivo” altrimenti “Negativo”)

Funzioni E O È possibile combinare più criteri in AND e in OR, questo si concretizza attraverso le funzioni E(Condiz1, Condiz2, ...) e O(Condiz1, Condiz2, ...) Esempio: =IF(AND(B3>30;B3<=60);"Positivo";"Negativo") =IF(OR(B3=50;B3=60);"Positivo";"Negativo")