IIAS Autumn Archival School 2007 Post Graduate Training Course on Archival Science and Electronic Data Management

European and National Legislation Trieste 18 ottobre 2007 Monica Martignon Università Iuav di Venezia

Monica Martignon Il contesto archivistico di riferimento Lunione Europea e i singoli stati che la compongono Scuole e tradizioni diverse (es. scuola tedesca vs scuola italiana)

Monica Martignon Il contesto normativo di riferimento Unione Europea e i singoli stati che la compongono La normativa italiana La normativa Inglese La normativa Francese La normativa Spagnola …

Monica Martignon Alcune date significative 1/5 In Europa: 1999 Direttiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio del 13 dicembre 1999 relativa ad un quadro comunitario per le firme elettroniche 2007/320/CE : Decisione della Commissione, del 22 marzo 2007, che istituisce un gruppo di esperti degli Stati membri sulla digitalizzazione e la conservazione digitale

Monica Martignon Alcune date significative 2/5 In Italia: 1993 riforma della pa 1997 leggi Bassanini 1997 DPR n. 513 Regolamento recante criteri e modalità per la formazione e la trasmissione con strumenti informatici e telematici, a norma dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n protocollo informatico 2000 TUDA 2003 codice in materia di protezione dei dati personali 196/ Codice dei beni culturali 42/ Codice dellamministrazione digitale 82/2005

Monica Martignon Alcune date significative 3/5 In Gran Bretagna: 2000 Freedom of Information ACT (GB) 2003 Proposed National records and archives Legislation (entro 21 novembre 2003 suggerimenti, ma ad oggi si sta ancora valutando implicazioni e costi; ancora in vigore il Public records Act del 1958 sostanzialmente immodificato) Dalla pagina web dei National Archives There is no official archival legislation that formalises arrangements for the provision of archive services at local and regional levels for records that have been created by an administrative body or for records which it has in its custody

Monica Martignon Alcune date significative 4/5 In Spagna 2002 Ley 34 de servicios de la sociedad de la informacion y de comercio electronico Real decreto 1164/2002 … regula la conservacion del patrimonio documental con valor historico, el control de la eliminacion… Numerose leggi di autonomia delle regioni di adozione di provvedimenti in materia di archivi ( )

Monica Martignon Alcune date significative 5/5 In Francia: Code du patrimoine che include la legge del 1979 sugli archivi Normativa generale sugli archivi me/index.html Circolari e note %20electroniques/index.htm

Monica Martignon Quali strumenti a disposizione dellarchivista? Oltre alla normativa, complessa e articolata, che generalmente non tiene conto dei risultati raggiunti dai gruppi archivistici in merito alla documentazione digitale è necessaria una solida preparazione archivistica e la conoscenza aggiornata dei risultati ottenuti nei gruppi di lavoro allavanguardia in campo nazionale, europeo mondiale

Monica Martignon La norma ISO Norma ISO Information and documentation - Records management (1. General e 2. Guidelines) Si tratta della prima norma internazionale sulla gestione dei documenti, scritta da archivisti e, appunto, da informatici. Mutuata in larga misura dalla analoga norma degli Archivi Nazionali dAustralia; cfr. National Archives of Australia, Australian Standard for Records Management - AS ISO

Monica Martignon Norma ISO 15489

Monica Martignon Le pietre miliari INTERPARES 1 e 2 MOREQ

GRUPO DE TRABAJO DE EXPERTOS EN DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS | Madrid, 15 de abril de 2005 Documentos de archivo en la Administración Electrónica: necesidad de un modelo de gestión integrada FESABID as Jornadas Españolas de Documentación Infogestión

Monica Martignon Progetto ReMANO Software specificaties voor Records Management Applicaties voor de Nederlandse Overheid

Monica Martignon Electronic records: a workbook for archivist ICA Study n

Monica Martignon Diritto civile e diritto comune Le scelte di paesi come la Gran Bretagna sono necessariamente diverse da quelle dellItalia in virtù del diverso regime giuridico

Monica Martignon Il documento La diplomatica del documento è fortemente influenzata dal diverso regime giuridico, va indagata la rilevanza giuridica e lefficacia probatoria

Monica Martignon Il documento Vanno identificati e garantiti i caratteri di primarietà e originalità del documeto indipendentemente dal supporto

Monica Martignon Il documento I risultati di Interpares 1 e 2 Devono essere garantiti, per la conservazione a lungo termine del documento prodotto in un sistema di gestione documentale a fini amministrativi i caratteri di autenticità, affidabilità e integrità (Interpares 1); anche di documenti prodotti in ambienti digitali complessi: artistici, scientifici e di e-government (Interpares 2)

Monica Martignon Moreq MOdel REQuirements for the management of electronic records Requisiti per la registrazione, classificazione, fascicolazione. Requisiti per il governo dei flussi Requisiti il versamento per la selezione (scarto e conservazione) Requisiti per la ricerca (information retrieval) Controlli e sicurezza: accesso, audit trail, backup, autenticità

Monica Martignon Il documento Cartaceo / digitale / … Pregiudizi archivistici e obblighi normativi impraticabili

Monica Martignon Il documento Attenzione alla contrapposizione fra documento cartaceo e digitale e alla cesura fra archivi digitali e archivi cartacei

Monica Martignon Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceo Lo stimolo della riforma della pubblica amministrazione e la spinta delle trasformazioni della società degli anni Novanta ha suscitato un rinnovato interesse verso gli archivi correnti Larchivistica, troppo interessata al fatto storico, non sempre ha ben governato i processi subendo la componente tecnologica senza essere in grado di valutare e gestire levoluzione dei sistemi di produzione dei documenti

Monica Martignon Dove nasce la contrapposizione digitale/cartaceo Peraltro la normativa europea nasce per la gestione del commercio elettronico e si occupa prevalentemente di firma elettronica e non di documento Il recepimento della direttiva in Italia è farraginoso

Monica Martignon Funzione del documento archivistico fornire prova di un atto o di un diritto: accezione giuridica costituire supporto alla fase decisionale del soggetto produttore; momento volitivo fornire testimonianza affidabile di atti e di eventi sia a fini pratici (amministrativo gestionali) che di memoria storica

Monica Martignon Il documento archivistico Ciò che qualifica il documento archivistico, non è tanto laspetto formale o le informazioni in esso contenute ma le interrelazioni tra i documenti anche di diversa natura quindi…

Monica Martignon Il documento archivistico non vi deve essere antitesi o conflittualità tra documento cartaceo (tradizionale) e documento digitale (meglio che informatico) per lungo tempo avremo sistemi ibridi vanno indagate e comprese le caratteristiche delle diverse tipologie di documento per riservare loro il trattamento adeguato a preservarne nel tempo I caratteri di affidabilità, autenticità, veridicità e integrità

Monica Martignon Il caso italiano 1/8 Nel tentativo di modernizzare la pubblica amministrazione il Codice delinea un sistema archivistico diviso a metà: da una parte I documenti cartacei dallaltra i documenti digitali Non indaga la questione della gestione ibrida che per lungo tempo vedrà impegnate le amministrazioni non propone una strategia di sistema integrato

Monica Martignon Il caso italiano2/8 Stimola la partecipazione democratica elettronica (artt. 9, 12 ) promuove la formazione dei dipendenti pubblici per sostenere levoluzione digitale (art.13) stimola le amministrazioni che ne hanno la capacità a creare i documenti digitalmente limitando la redazione di documenti cartacei sottolinea il diritto dei cittadini e delle imprese a ricorrere alle tecnologie telematiche ma…

Monica Martignon Il caso italiano3/8 ….introduce elementi di divisione molto forti: divisione fra amministrazioni capaci di supportare levoluzione tecnologica e amministrazioni che non hanno risorse differenziazione fra i cittadini in grado o meno di usufruire della tecnologia: il cosiddetto digital divide

Monica Martignon Il caso italiano4/8 ….ancora attua una cesura: fra documenti cartacei e digitali archivi informatici e archivi cartacei

Monica Martignon Il caso italiano5/8 Il tema della dematerializzazione Le amministrazioni devono fare una valutazione tra costi e benefici per il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei predisponendo piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici (art. 42) ma…

Monica Martignon Il caso italiano6/8 Il tema della dematerializzazione …. propone soluzioni paradossali come: la doppia conservazione cartacea a fini gestionali e digitale a fini conservativi (art. 43, co. 3)

Monica Martignon Il caso italiano7/8 e tuttavia mantiene i poteri di controllo del Ministero per i beni e le attività culturali che tramite la Direzione generale per gli archivi – Divisione III ha emanato la Circolare n. 8 dell11 febbraio 2004 che impartisce alle competenti soprintendenze lordine di NON autorizzare alcuna distruzione di originali cartacei destinati alla conservazione permanente anche se riprodotti su supporto ottico sostitutivo rispettando le modalità indicate dalle apposite delibere dellautorità competente (CNIPA)

Monica Martignon Il caso italiano 8/8 Altre incongruenze: Non viene affrontato il problema, introdotto dal d. lgsvo 513/97, il problema della efficacia (aspetto giuridico probatorio) e validità dei documenti sottoscritti digitalmente dopo la scadenza del certificato della chiave pubblica dellautore Manca la parte sulla PEC

Monica Martignon La capacità di intervento degli archivisti nella produzione normativa Codici di deontologia (Italiano, Catalano, …) Comunità archivistica Partecipazione ai lavori di proposta legislativa Promozione delle attività best practices

Monica Martignon Il gruppo degli archivisti delle università italiane Lattività degli archivisti delle università italiane Titulus Progetto nazionale per la creazione di un sistema archivistico universitario nazionale Unipd: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa (1997) in GU n. 301 del 29/12/1997 Iuav: Regolamento per la gestione tenuta e tutela della documentazione amministrativa Titolario, Massimario, Manuale di gestione …

Monica Martignon I progetti - dettaglio

Monica Martignon Cartesio - dettaglio PROGETTO CARTESIO

Monica Martignon i miei recapiti Monica Martignon Università Iuav di Venezia tel

Monica Martignon Grazie per lattenzione