POR FESR 2007/2013 Poli d’Innovazione

Attività di Finpiemonte 2

Attività di Finpiemonte Le verifiche documentali effettuate da Finpiemonte riguardano tutte le domande di rimborso presentate dai beneficiari e consistono nell’accertamento della: correttezza formale e sostanziale dell’intera documentazione esibita conformità/regolarità della spesa - effettività dei pagamenti eseguiti 3

Attività di Finpiemonte Il beneficiario invia a Finpiemonte la documentazione provante le spese sostenute ed indicate già puntualmente nella piattaforma telematica. Tale documentazione è costituita da: dichiarazione di spesa prodotta dalla piattaforma telematica - dichiarazione dei “cinque punti” prevista dai Criteri per la Rendicontazione (...) - copia di tutte le fatture o dei documenti contabili equivalenti inseriti nella dichiarazione di spesa. - copia di tutte le contabili bancarie riferite al pagamento delle voci di spesa di cui al punto precedente. 4

Spese per il personale 5

Lavoratori dipendenti I documenti a cui far riferimento per valutare questa tipologia di spesa sono: i criteri per la rendicontazione; la determina dirigenziale n. 131 del 12/05/2010 (apporto dei soci nell’attività delle microimprese); la determina dirigenziale n. 128 del 25/03/2011 (tabella per il calcolo del costo orario); la determina dirigenziale n. 149 del 12/04/2011 (condizioni ammissibilià IRAP); 6

Lavoratori dipendenti La documentazione utile per la validazione di questo tipo di spesa è: - copia della lettera d’incarico o ordine di servizio contenente l’indicazione dell’attività da svolgersi, del periodo in cui la stessa deve essere svolta, dell’impegno max previsto sul progetto (espresso in ore-giorni/uomo) (...); - copia del curriculum vitae firmato dal dipendente (in alternativa job description); 7

Lavoratori dipendenti - copia dei time sheets a cadenza mensile firmati dal dipendente e dal responsabile della rispettiva unità operativa coinvolta; descrizione della metodologia di calcolo seguita per la determinazione del costo del lavoro su base annuale ai sensi della DD n. 128 del 25/03/2011. Per il calcolo è necessario sempre utilizzare il foglio di calcolo presente sul sito www.finpiemonte.it (percorso: finanza agevolata – agevolazione di riferimento) (...); esempio di cedolino e calcolo costo orario (...). 8

Lavoratori dipendenti per cedolino non elettronico: copia del cedolino con l’indicazione del numero di ore imputate al progetto riportante il timbro recante la dicitura del bando di riferimento, se il lavoratore è impegnato su più progetti è necessario che il cedolino sia annullato con tutti i timbri di tutti i progetti (in quest’ultimo caso, a campione, è consigliabile fare una verifica che la sommatoria del numero di ore riportate sul cedolino non superi il totale delle ore lavorabili nel mese); - per cedolino elettronico: copia del cedolino (senza timbro) e dichiarazione sostitutiva di atto notorio per tale tipologia di spesa (...) 9

Spese per il personale - Contratti di Collaborazione a Progetto La documentazione utile per la validazione della spesa è: - copia del contratto contenente l’indicazione dell’oggetto, della durata del rapporto, della remunerazione prevista e delle attività da svolgere; - copia del curriculum vitae firmato dal lavoratore; - copia del cedolino riportante in copia originale il timbro recante la dicitura del bando di riferimento XXX (se cedolino elettronico vedere punto relativo al personale dipendente); copia del modello F24 ad evidenza del pagamento dei contributi; esempio di calcolo (...). 10

Spese per il personale - Contratti di Collaborazione a Progetto La Determina Dirigenziale n. 324 del 24/07/2012 prevede che … i beneficiari dei bandi possono ottemperare all’obbligo di giustificazione delle attività svolte nell’ambito dei progetti oggetto di finanziamento da parte dei lavoratori di cui al D. Lgs. 276/2003 e s.m.i. (es. contratto di lavoro a progetto) o di altre forme di inquadramento assimilabili (es. assegni di ricerca, borse di addestramento alla ricerca ecc.) mediante alternativamente: la presentazione dei time sheets mensili; la presentazione di altra documentazione (es. resoconto dell’attività svolta, elenco degli obiettivi raggiunti, ecc.) atta a dimostrare l’attività svolta nel periodo di riferimento. (...) 11

Spese per il personale – Soci / amministratori Con cedolino da dipendente - la documentazione utile per la validazione di questa spesa è: - copia della lettera d’incarico del CDA (o dell’Organo dimostrante una volontà imprenditoriale autonoma rispetto a quella dell’amministratore – escluse le società ad amministratore unico ); - eventuale procura in cui si attestino i vari poteri; - descrizione della metodologia di calcolo seguita per la determinazione del costo del lavoro su base annuale ai sensi della DD n. 128 del 25/03/2011 – eventualmente semplificata per gli amministratori; - copia del curriculum vitae firmato dall’amministratore; - copia del cedolino con l’indicazione del numero di ore imputate al progetto e riportante il timbro recante la dicitura del bando di riferimento (vale quanto specificato sopra per i cedolini elettronici); - copia dei time sheets, o dichiarazione sull’impegno temporale dedicato al progetto. 12

Spese per il personale – Amministratore senza cedolino Senza cedolino - la documentazione utile per la validazione di questa spesa è: - dichiarazione sostitutiva di atto notorio attestante che l'azienda è un’impresa con un numero di addetti non superiore a 10 alla data del rendiconto; - copia della lettera d’incarico del CDA (o dell’Organo dimostrante una volontà imprenditoriale autonoma rispetto a quella dell’amministratore – escluse le società ad amministratore unico); - la metodologia di calcolo del costo orario opportunamente certificata da un consulente del lavoro e sulla base della DD 128; l’inquadramento nelle diverse fasce retributive dovrà avvenire, mediante auto-dichiarazione, tenendo conto dei requisiti professionali minimi necessari per l'espletamento della specifica prestazione con riferimento a livelli professionali di tipo equivalente presenti in azienda ovvero alle declaratorie di qualifica previste dal CCNL di appartenenza; - copia del curriculum vitae firmato; - copia dei time sheets, o dichiarazione sull’impegno temporale dedicato al progetto. 13

Spese per servizi di consulenza 14

Spese per servizi di consulenza La documentazione utile per la validazione di questa tipologia di spesa è: - copia della fattura annullata con il timbro di riferimento; - mandati di pagamento e contabili bancarie; - copia del contratto con l’indicazione dell’oggetto e della durata del rapporto, della remunerazione, delle attività svolte e delle eventuali modalità di esecuzione; - copia del curriculum vitae firmato o brochure aziendale; - prova dei risultati ottenuti dalla consulenza (report o altra documentazione dell’attività prodotta). 15

Spese per servizi di consulenza ATTENZIONE alla cointeressenza e alla collusione. Cointeressenza e collusione si intendono superate se il fornitore della consulenza è in grado di dimostrare i costi effettivamente sostenuti e se è possibile scorporare l’utile dalla fattura. 16

Spese per l’acquisto di attrezzature 17

Spese per l’acquisto di attrezzature Se di proprietà: Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato; Eventuali verbali di collaudo/accettazione; Prospetto di calcolo dell’ammortamento imputabile al progetto (...); Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata al progetto. 18

Spese per l’acquisto di attrezzature Se in locazione: Contratto di locazione o leasing con descrizione del bene Eventuali verbali di collaudo Copia fatture dei canoni, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato Dichiarazione del responsabile del progetto circa la percentuale di utilizzo applicata al progetto 19

Spese per l’acquisto di attrezzature Se per manutenzione: Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato Se effettuata con personale interno, dichiarazione per interventi eseguiti e tempi con i documenti per il personale 20

Spese per l’acquisto di materiali di consumo 21

Spese per l’acquisto di materiali di consumo Copia della/e fattura/e, con allegato estratto conto bancario ad evidenza del pagamento effettuato; Eventuali documenti di trasporto (DdT); nel caso di componenti per prototipi: dichiarazione del responsabile del progetto circa la natura prototipale del bene. 22

Spese generali 23

Spese generali Le spese generali fanno riferimento alla funzionalità operativa e alla funzionalità ambientale e al personale amministrativo/contabile. Le spese generali sono considerate ammissibili a condizione che siano basate sui costi effettivi relativi alle attività di funzionamento del beneficiario e che vengano imputate con calcolo pro- rata a tali attività, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato.   Per la rendicontazione di questa tipologia di spese dovrà essere utilizzata la dichiarazione sostitutiva presente sul sito (...). 24

Spese di viaggio 25

Spese di viaggio Per quanto concerne le spese relative alle missioni, occorre sempre controllare che le rendicontazioni contengano un’evidente corrispondenza tra il numero nella dichiarazione di spesa e il numero sul giustificativo, la data e il soggetto beneficiario della missione stessa. La documentazione utile per la validazione di questa tipologia di spesa è: copia della convocazione del coordinatore, ordini del giorno e/o verbali (per riunioni tra partner); copia delle autorizzazioni dei responsabili di progetto allo svolgimento della missione; copia del programma della manifestazione e di tutto ciò che permetta di dimostrare la relazione tra i costi di partecipazione e gli obiettivi del progetto (per partecipazioni a seminari o convegni); 26

Spese di viaggio per l’utilizzo dell’auto propria/auto Dipartimento, dichiarazione sostitutiva di atto notorio in cui si dichiari l’oggettiva impossibilità di raggiungere i luoghi sede dell’azione con i normali mezzi pubblici e la complessiva maggiore economicità. Inoltre va indicato il metodo di calcolo utilizzato per il calcolo del rimborso chilometrico; copia delle note spese, sottoscritte dal personale che viaggia, contenenti il dettaglio delle singole spese sostenute con allegate le copie dei documenti di viaggio e trasferta; prove in campo: va allegata una dichiarazione con l’indicazione dell’attività svolta; - copia del regolamento aziendale relativo alle trasferte/missioni e relative regole di rimborso. 27

Delucidazioni sulle possibilità di dimostrazione della quietanza di pagamento 28

Modalità di pagamento per i pagamenti effettuati tramite home banking: l’estratto conto (elettronico o cartaceo) dovrà essere sempre allegato ai giustificativi di spesa; per i pagamenti cumulativi effettuati è necessario che la distinta del bonifico contenga sempre il riferimento alla data, all’importo ed al numero di ogni documento giustificativo di spesa contenuto nel bonifico. Se il bonifico non è dettagliato si richiederà copia di tutte le fatture pagate mediante flusso unico di pagamento (...); - per i pagamenti mediante assegni: copia dell’assegno stesso (non sarà sufficiente la matrice) ed estratto conto, attestante l’uscita di cassa in quanto solo con entrambi i documenti è possibile verificare il beneficiario del pagamento e controllare, numero dell’assegno alla mano, il pagamento; 29

- regolamento interno di gestione della tesoreria; Modalità di pagamento in caso di tesoreria centralizzata: è necessario richiedere la seguente documentazione: - regolamento interno di gestione della tesoreria; - contratto stipulato tra il beneficiario e l'ente tesoriere (in genere le funzioni di tesoreria sono detenute dalla società che è proprietaria del beneficiario o da una società interna al gruppo esclusivamente dedicata a tali funzioni) per la gestione centralizzata della tesoreria; - contratto di conto corrente di tesoreria. - Ri.ba (ricevuta bancaria): copia del pagamento con relativa distinta di dettaglio    30

Modalità di pagamento carte di credito aziendali e bancomat: i pagamenti con carte o bancomat personali non sono ammissibili, per i pagamenti con carte e bancomat aziendali richiedere copia dell’estratto conto e dettaglio del pagamento pagamenti in contanti e compensazioni: non sono ammissibili. Nel caso di compensazioni parziali a saldo delle fatture rendicontate, verrà scorporata la quota compensata 31

Modalità di pagamento Cessione del credito ad una società di factoring, in questi casi è necessario presentare la seguente documentazione: - notifica al beneficiario, da parte del soggetto fornitore, della cessione alla società di factoring del credito sorto in forza della fattura trasmessa al beneficiario accettazione da parte del beneficiario ad effettuare il pagamento della fornitura alla società di factoring in luogo del fornitore bonifico del pagamento da parte del beneficiario alla società di factoring e relativa quietanza dalla quale desumere che il pagamento è stato effettuato in riferimento alla fattura emessa dal fornitore nei confronti del beneficiario dichiarazione del fornitore di ritenersi saldato con il pagamento dell’azienda effettuato alla società di factoring e quindi di non avere nulla a pretendere da parte del beneficiario contratto con il quale il soggetto fornitore cede il credito (o più crediti tra cui quello relativo al contributo pubblico) alla società di factoring 32