Sviluppo e Gestione Progetti docente: Prof. Filippo Ghiraldo f.ghiraldo@innovazionesumisura.it

Primo modulo Conoscenza dei principi di base. Introduzione ai metodi ed alle tecniche del Project Management.

Cos’è un progetto ? Comunemente, la parola “progetto” viene utilizzata per indicare innumerevoli compiti o attività assai diversi tra loro: un progetto che uno studente deve svolgere a scuola/Università; l’ampliamento della propria abitazione; l'organizzazione di una festa (di laurea, per un matrimonio, anniversario, etc.); un progetto di consulenza per un nuovo cliente. l’introduzione di un nuovo prodotto o servizio nel mercato; l’implementazione di un nuovo sistema informatico; una ricerca scientifica; una campagna di scavi archeologici; l’ideazione di una campagna elettorale; la produzione di un film o la scrittura di un libro; l’organizzazione di un convegno scientifico o di una spedizione. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Cos’è un progetto ? Che cosa accomuna tutti questi compiti ed attività per poterli chiamare "progetti" ? A partire dagli inizi del 1900 (studi di Taylor e Gantt) sono state elaborate diverse definizioni del termine “progetto”. Vediamo le più recenti. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Alcuni definizioni di progetto “Uno sforzo temporaneo intrapreso per creare un prodotto o un servizio univoco” (PMI - Project Management Institute, 1996) “Sforzo complesso, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti” (Russel D. Archibald, 1994) “Un insieme di sforzi coordinati nel tempo” (Kerzner, 1995) “Un insieme di persone e di altre risorse temporaneamente riunite per raggiungere uno specifico obiettivo, di solito con un budget determinato ed entro un periodo stabilito” (Graham, 1990) Il PM come lo conosciamo oggi, è il frutto della “sedimentazione” e convergenza di conoscenze elaborate a partire dai primi del 1900 negli USA. Molte tecniche di gestione sono state applicate per la prima volta a progetti bellici ed aerospaziali. Questo non deve offendere la ns. sensibilità: anche la tecnologia dell’innocuo forno a microonde è stata inizialmente sviluppata per esigenze militari. A causa di questa evoluzione, nella letteratura del settore nel corso degli anni sono state fornite definizioni diverse al termine “progetto”, che si differenziano per l’accento su uno oppure su un altro aspetto. Vediamone alcune. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Alcuni definizioni di progetto “Un insieme di attività tra loro correlate e interdipendenti, volte al raggiungimento di un obiettivo preciso, con un limite di tempo determinato, un budget di risorse stabilite, che vengono avviate alla ricerca di un aumento di valore per l’organizzazione o per il soddisfacimento delle esigenze del cliente” (SDA Bocconi - Div. Ricerche 1999) “Un progetto può essere definito come un insieme di attività, complesse e interrelate, aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile attraverso sforzi sinergici e coordinati, entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse umane e finanziarie a disposizione” (Tonchia, 2007) 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Elementi distintivi di un progetto Con diversi accenti, tutte le definizioni individuano gli elementi distintivi di ogni progetto indipendentemente dall’organizzazione che lo sviluppa (impresa/Università, etc.) e dal settore di riferimento (cantieristica, biotech): Insieme di attività tra loro coordinate in modo complesso; Uno specifico obiettivo da completare con determinate specifiche; Tempi di inizio e fine ben definiti; Risorse normalmente limitate (umane, strumentali e finanziarie); Carattere pluridisciplinare o multifunzionale rispetto alla struttura organizzativa. Possiamo sintetizzare le definizioni viste nella seguente. Rispetto alle attività “ordinarie” svolte nelle imprese/organizzazioni (chiamate operazioni o attività di funzione), i progetti si caretterizzano per avere una propria specificità: obiettivo, limitazioni (temporali, economico-finanziarie, di personale); l’organizzazione. Commentando i singoli punti, la specificità dell’obiettivo si collega al carattere di “eccezionalità” del progetto, alla novità (non necessariamente all’innovatività) e dunque all’assenza di esperienze precedenti. Il carattere non ricorrente del progetto, implica la definizione di una data di inizio. Il termine del progetto è stabilito dal conseguimento dell’obiettivo, dall’esaurimento delle risorse, dallo scioglimento del gruppo di progetto, dalla chiusura della “finestra di opportunità” (too late). Particolarmente nelle attività di R&D, la limitazione temporale si manifesta anche nella necessità “intrinseca” di effettuare le attività entro precise “finestre” di tempo, non dettate dalla disponibilità di risorse, ma legate all’oggetto stesso del progetto. Si pensi a progetti nel campo dell’astronomia, etc. Sulla limitazione delle risorse porrei l’accento non tanto sugli aspetti economici (scontati, tranne nei progetti militari/aerospziali), quanto sulle risorse umane: le persone in gamba sono sempre contese nelle organizzazioni. Nei progetti di R&D anche particolari risorse strumentali (es. disponibilità di sincrotrone, calcolatori speciali, etc.), possono essere fonte di ulteriori vincoli. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetti ed Attività Ordinarie I progetti sono dunque profondamente diversi dalle attività od operazioni ordinarie che quotidianamente vengono svolte in organizzazioni come: Imprese, ad es. l’evasione di un ordine; Università, ad es. la registrazione di un esame Pubblica Amministrazione, ad es. l’apertura di una nuova attività presso la CCIAA; il rilascio di un certificato di nascita da parte dell’anagrafe 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetti ed Attività Ordinarie Le operazioni ordinarie sono chiamate più propriamente “attività di funzione” perché sono legate a specifiche funzioni presenti nell’organizzazione: Amministrazione Ufficio Acquisti Ufficio Tecnico / R&S Produzione Commerciale / Marketing Logistica / Distribuzione Ufficio Personale Centro Elaborazione Dati (CED) 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetto vs. Attività Ordinarie - 2 OPERAZIONI ORDINARIE ATTIVITA’ DI FUNZIONE PROGETTI OBIETTIVO impliciti (definiti attraverso i compiti assegnati e procedure) espliciti (specifiche di progetto) QUALITA’ conformità agli standard fissata dagli obiettivi (livello) TEMPO tempi standard tempi di consegna durata attività finestra opportunità COSTO costi standard budget di spesa CARATTERE routinario/ripetitivo legato a singole funzioni temporaneo/esclusivo legato a team trasversale ESEMPI Pagamenti fornitori; evasione ordini; attività didattica, etc. R&D, opere ingegneristiche, campagna marketing, trasloco, matrimonio, un nuovo corso universitario, etc. Le organizzazioni, siano esse imprese, enti pubblici od Università, svolgono due tipologia di attività con caratteristiche distinte: operazioni e progetti. Le operazioni sono chiamate più propriamente “attività di funzione” perché sono legate a specifiche funzioni all’interno dell’organizzazione: Amministrazione, Acquisti, Produzione, Ufficio Tecnico, Commerciale, Distribuzione, Personale, etc. Anche se la maggior parte di voi non sa esattamente come sia organizzata un’azienda, credo non vi sarà difficile immaginare le attività effettivamente svolte da queste funzioni (chiedere – verificare con gli studenti). Ci sono organizzazioni più orientate ai progetti (“Project-oriented”), mentre altre lo sono meno. In tabella, ho sintetizzato le principali differenze tra le attività ordinarie ed i progetti. Ovviamente l’output (o outcome) di un progetto, ad esempio un nuovo prodotto, può successivamente essere gestito come un’attività di funzione, ormai consolidata. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetto vs. Attività Ordinarie - 3 La differenza tra attività di funzione e progetto si manifesta anche nella distribuzione dei costi (commentare). Per il momento soffermiamoci sugli aspetti generali: nelle successive lezioni avremo l’occasione di entrare in maggior dettaglio in questi temi, quando parleremo del cosiddetto “punto di non ritorno”. La differenza tra le attività di funzione ed un progetto si manifesta anche nella distribuzione dei costi. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Le determinanti del progetto Tempo Obiettivo/ Qualità Costo/Risorse Un progetto è caratterizzato da tre variabili fondamentali, tra loro in competizione. Chiarita la distinzione tra attività di funzione e progetto, cerchiamo di riflettere sulle variabili fondamentali che determinano, in ultima analisi, un qualsiasi progetto, indipendentemente dal settore e dall’organizzazione nel quale si radica e sviluppa. (Rivolgere domanda a studenti. Verificare risposte). 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Le determinanti del progetto Un obiettivo più ambizioso (per prestazioni o qualità) può essere raggiunto, a parità di tempo stimata, solo allocando maggiori risorse. In modo simile, la riduzione del tempo di progetto, a parità di budget, può avvenire a scapito della qualità dell’esecuzione. Tempo Costo/Risorse Obiettivo / Qualità Dalle definizioni emergono le tre variabili fondamentali che determinano, in ultima analisi, un qualsiasi progetto. (Rivolgere domanda a studenti. Verificare risposte). 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Qualità nei Progetti In un progetto di successo, non basta raggiungere l’obiettivo (ovviamente entro i tempi previsti). Bisogna raggiungere l’obiettivo previsto in “Qualità”, cioè rispondente alle aspettative espresse o implicite del committente: Espresse - legate alle specifiche tecniche del prodotto, servizio, ricerca, consulenza, etc. Implicite – legate alla sfera “emozionale”, dei desiderata del committente. Le aspettative implicite sono particolarmente importanti nei progetti di tipo “immateriale”, ad esempio nel settore del software. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Qualità nei Progetti Il concetto di Qualità entra nel progetto in due livelli distinti. Esiste una qualità (intrinseca), quando riferita al prodotto/servizio finale obiettivo del progetto. Un progetto infatti può essere visto come un processo, ovvero con una successione di azioni che conduce ad un risultato prefissato. Esiste una qualità riferita al processo di realizzazione e gestione del progetto. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo Un progetto può essere visto come un processo caratterizzato da un suo “ciclo di vita” ben definito. Il ciclo di vita è composto da aspetti strettamente collegati tra loro: L’ “aspetto gestionale” è applicabile a qualunque progetto in qualunque settore. Comprende le seguenti fasi: Concezione / Avvio Pianificazione Esecuzione / Controllo Chiusura L’“aspetto tecnico” è specifico per ogni settore di applicazione, in quanto dipendono strettamente dalla tipologia di prodotto/servizio da realizzare e dalle tecnologie coinvolte. Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo Il Project Management Institute (uno dei riferimenti in materia) individua 5 gruppi di processi per il Project Management: CONCEZIONE/ AVVIO PIANIFICAZIONE CONTROLLO ESECUZIONE CHIUSURA 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Fasi del progetto (Project Life Cycle) TEMPO CHIUSURA Esame critico dei risultati Adeguamento degli standard Storicizzazione Fattibilità Analisi Costi/Benefici Gara /Offerta Definizione obiettivi Lancio CONCEZIONE PIANIFICAZIONE di massima di dettaglio CONTROLLO RILEVAZIONE dei tempi effettivi dei costi effettivi CONSOLIDAMENTO Approvazione dati Inserimento dati VERIFICA Analisi degli scostamenti Analisi delle cause RIPIANIFICAZIONE Attuazione dei correttivi Nuove stime a finire To Tz REALIZZAZIONE IDEAZIONE PROGETTAZIONE CONSEGNA Fasi tecniche “parallele” ESECUZIONE 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo 1) Avvio/strutturazione del progetto. L’elaborazione di idee-progetto nasce dal riconoscimento di un bisogno o di un problema interno od esterno all’organizzazione: Interno: la necessità di rendere più efficace la predisposizione delle offerte nell’Ufficio Commerciale; la necessità di incrementare l’efficienza produttiva. Esterno: una nuova opportunità di mercato, come la domanda crescente di trattamenti estetici da parte della popolazione maschile una nuova normativa di settore che impone vincoli (es Reach - Regolamento per le sostanze chimiche) Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo 2) Pianificazione e scheduling del progetto. In questa fase vengono individuati: I contenuti del progetto ed i parametri principali che lo caratterizzano. Ricerche preliminari (marketing, tecniche, brevettuali, etc.) finalizzate a definire con chiarezza il contenuto e le caratteristiche del lavoro da realizzare. La scomposizione lavoro di progetto in un’insieme di attività semplici da gestire (Work Breakdown Structure o WBS); La definizione dei dettagli quantitativi e qualitativi per ciascun “attività semplice” (Work Package - WP), L’identificazione delle risorse necessarie (carichi delle risorse, matrice delle responsabilità e budget). Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo 3) Esecuzione e 4) Controllo del progetto. Durante questa fase vengono svolte la maggior parte delle attività del progetto. E’ chiaramente dipendente più delle altre dallo settore specifico nel quale si svolge il progetto: Fondamentale è il coordinamento delle persone e delle altre risorse al fine di realizzare il piano di progetto definito nella fase 2). Strettamente collegata alla fase esecutiva, è il monitoraggio degli obiettivi: La verifica degli avanzamenti rispetto alle previsioni; L’analisi degli scostamenti, al fine di definire eventuali azioni correttive “aggiustamenti”. Il confronto tra performance effettive e pianificate; L’analisi degli impatti dei rischi sulle attività in fase di svolgimento; Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un progetto è un processo 5) Chiusura e valutazione: L’ultima fase del ciclo di vita del progetto riveste un ruolo fondamentale in quanto: Avviene la formale accettazione del progetto da parte del” cliente” (il committente) La risoluzione dei rapporti contrattuali (es. progetto di ricerca in “affidamento esterno”) Deve essere svolta un’attenta attività di review con il team, per inglobare le esperienze maturate nel progetto a benefico di progetti futuri. Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Un Progetto è un Processo E’ fondamentale comprendere che un progetto è un processo che, coinvolgendo competenze diverse, attraversa in modo trasversale l’intera struttura organizzativa. Il Progetto può essere visto anche in un altro modo. Questa visione ci porterà alla definizione di Project Management o se preferite alla “Gestione dei Progetti”. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Definizione di Project Management Il PM è una metodologia complessa che consiste nella pianificazione, organizzazione, gestione e controllo delle risorse per lo svolgimento di attività finalizzate al conseguimento di uno specifico obiettivo in un intervallo di tempo definito Il PM efficace richiede la conoscenza di: Strutture organizzative coinvolte nel progetto; Comportamenti e meccanismi organizzativi; Tecniche quantitative. A dimostrazione di quanto complessa possa essere la gestione di un progetto possono essere citati alcuni casi eccellenti di fallimento. Il Tonchia cita il Concorde, l’Opera House di Sidney, l’Eurotunnel ed Eurodisney. Pensiamo al ponte di Calatrava a Venezia....... 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Il Project Management come processo I processi relativi ai progetti si dividono in due categorie: Processi rivolti alla definizione e organizzazione del lavoro dei progetti (sono applicabili in genere a tutti i progetti); Processi rivolti alla definizione e realizzazione del prodotto/servizio del progetto (dipendono dal settore applicativo). Le due tipologie di processi interagiscono e si sovrappongono nel corso del progetto. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Definizione di “Project Management” Il Project Mng è una metodologia complessa che l’APM definisce: "Il Project Management è la pianificazione, l'organizzazione, il monitoraggio e il controllo di tutti gli aspetti di un progetto e di tutte le motivazioni che implicato il raggiungimento degli obiettivi di progetto entro tempi, costi e criteri di performance prestabiliti" Obiettivo (requisiti, qualità) Target Costi (Limiti di Budget) 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione Tempo (Date attese)

Le aree di conoscenza del Project Management Il Project Management Institute individua 9 Aree di Conoscenza per il PM: 1) Gestione dell’AMBITO di progetto 2) Gestione dei TEMPI di progetto 3) Gestione dei COSTI di progetto 4) Gestione della QUALITA’ di progetto 5) Gestione delle RISORSE UMANE 6) Gestione della COMUNICAZIONE 7) Gestione dei RISCHI di progetto 8) Gestione degli APPROVVIGIONAMENTI 9) Gestione dell’INTEGRAZIONE Ruolo fondamentale del Project Manager Abbiamo detto che il PM è un’attività complessa. Il principale fattore di complessità è dato dall’elevato numero di conoscenze/competenze coinvolte in un progetto (non necessariamente innovativo). La diapositiva presenta appunto le 9 aree di conoscenza: 1) Project Scope Mng.: riguarda l’impostazione degli obiettivi e il loro collegamento con le attività/lavoro necessarie e sufficienti al raggiungimento dello scopo (“piano di progetto”); 2) Project Time Mng.: riguarda i processi necessari ad assicurare il completamento del progetto nei temi richiesti; 3) Project Cost Mng.: riguarda la pianificazione/stima, l’allocazione ed il controllo dei costi in modo da raggiungere l’obiettivo entro i vincoli di budget; 4) Project Quality Mng.: riguarda le attività da intraprendere per assicurare che l’obiettivo del progetto soddisfi le esigenze che lo hanno motivato; 5) Project Human Resources Mng.: riguarda l’organizzazione e la gestione del gruppo di progetto, assegnando ruoli e responsabilità, in grado di garantire il buon completamento del progetto; 6) Project Communication Mng.: riguarda la generazione, raccolta, condivisione, archiviazione e recupero delle informazioni di progetto; 7) Project Risk Mng.: riguarda l’identificazione, analisi e monitoraggio delle variabili critiche del progetto, nonché l’elaborazione di strategie di risposta ai rischi; 8) Project Procurement Mng.: riguarda le attività necessarie ad acquisire i prodotti o servizi esterni al gruppo di progetto e necessari allo svolgimento delle attività previste per il raggiungimento dell’obiettivo; 9) Project Integration Mng.: riguarda il coordinamento e l’integrazione di tutte le attività collegate alle aree sopra esposte. Questi sono gli ambiti che esploreremo nelle successive lezioni. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Le aree di conoscenza del Project Management L’Ambito del Progetto (Project Scope), riguarda l’impostazione degli obiettivi e il loro collegamento con le attività/lavoro necessarie e sufficienti al raggiungimento dello scopo; La gestione della Tempistica del progetto riguarda le tecniche e procedure necessari ad assicurare il completamento del progetto nei temi richiesti; Occuparsi dei Costi significa pianificare/stimare, allocare e controllare i costi delle risorse spese nel progetto in modo da raggiungere l’obiettivo entro i vincoli di budget; L’aspetto Qualità riguarda le attività da intraprendere per assicurare che l’obiettivo del progetto soddisfi le esigenze esplicite e, possibilmente implicite, che lo hanno motivato; Le Risorse Umane si riferiscono all’organizzazione e la gestione del team, assegnando ruoli e responsabilità, in grado di garantire il buon completamento del progetto; 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Le aree di conoscenza del Project Management La Comunicazione (Communication) all’interno del progetto riguarda la generazione, raccolta, condivisione, archiviazione e recupero delle informazioni di progetto; L’area di conoscenza sul Rischio si riferisce all’identificazione, analisi e monitoraggio delle variabili critiche del progetto, nonché all’elaborazione di strategie di risposta ai rischi; La gestione degli Approvvigionamenti (Procurement) riguarda le attività necessarie ad acquisire i prodotti o servizi esterni al gruppo di progetto e necessari allo svolgimento delle attività previste per il raggiungimento dell’obiettivo; Infine un’area di conoscenza speciale riguarda l’Integrazione (Integration), a sottolineare l’importanza del coordinamento di tutte le attività collegate alle aree sopra esposte. 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetti e loro ciclo di vita: Struttura generale Introduzione di progetti concreti.

Il processo di R&D industriale Idee e concetti non strutturati Ricerca Concettuale Analisi di fattibilità Sviluppo Pre-commerciale Commerciale 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione

Progetto di R&D finanziato Bandi Regionali, Nazionali, UE Studio modulistica Verifica compatibilità Presentazione Istruttoria Rendicontazione 10/01/2011 Filippo Ghiraldo - Sviluppo e Gestione Progetti per Studenti di Strategie di Comunicazione