«G IUSTIZIA IN R ETE – F SE E SERVIZI AI CITTADINI, UN CASO DI SUCCESSO : Diffusione delle Best Practices negli Uffici Giudiziari di Regione Lombardia» M ARIA R ITA B ODINI Dirigente Amministrativo della Procura Generale di Brescia «Trasmissione telematica bidirezionale delle sentenze tra Uffici Giudiziari e Procura Generale e gestione informatizzata delle sentenze al visto della Procura Generale» Milano, 18 dicembre 2015

11 Agenda II.Processo di dematerializzazione delle comunicazioni I.Caratteristiche del distretto di Brescia Numeri del distretto Risposta della Procura Generale di Brescia Modello organizzativo ante intervento Mappa delle relazioni Piano di rilascio Modello organizzativo post intervento Vantaggi e benefici III.Processo di dematerializzazione delle sentenze al visto Settori coinvolti

22 Caratteristiche del distretto di Brescia Numeri del distretto La Procura Generale di Brescia ha competenza sul distretto che si estende sulle Province di Brescia, Mantova, Bergamo e Cremona, e comprendente le corrispondenti Procure, per un totale di 635 comuni e abitanti. Fonte: ISTAT BRESCIA MANTOVA CREMONA BERGAMO Bacino d'utenza (dati censimento 2011) ProvinciaComuniAbitanti Distretto di Brescia Brescia Bergamo Mantova Cremona Dati macroeconomici (2011) Distretto di Brescia Attività economiche Industrie Attività commerciali Altro Istituzioni Aziende agricole Addetti Addetti nelle industrie Addetti nel commercio Addetti nelle istituzioni Addetti in altro

33 Processo di dematerializzazione delle comunicazioni (1/3) Risposta della Procura Generale La Procura Generale in risposta alle criticità nello svolgere le proprie attività quotidiane all’interno del distretto di Brescia ha deciso di avviare un processo di dematerializzazione della comunicazione con gli Uffici Giudiziari. Numero di provvedimenti in costante aumento Riduzione del personale amministrativo Elevati costi di gestione Tempi lunghi di gestione Elevata movimentazione dei fascicoli DEMATERIALIZZAZIONE DELLA COMUNICAZIONE

44 Processo di dematerializzazione delle comunicazioni (2/3) Settori coinvolti Attività di dematerializzazione Settore Amministrativo Settore Penale

55 Procura Generale di Brescia Tribunale di Brescia Tribunale di Cremona Tribunale di Bergamo Tribunale di Mantova Procura di Cremona Procura di Brescia Procura di Bergamo Procura di Mantova Tribunale per i Minorenni Brescia Tribunale di Sorveglianza Brescia Procura per i Minorenni Brescia La mappa indica con quali Uffici Giudiziari la Procura Generale di Brescia ha realizzato un processo di dematerializzazione delle comunicazioni. Processo di dematerializzazione delle comunicazioni (3/3) Mappa delle relazioni

66 Processo di dematerializzazione delle sentenze al visto (1/4) Modello organizzativo ante intervento BRESCIA MANTOVA CREMONA BERGAMO La comunicazione e il passaggio di documentazione tra la Procura Generale di Brescia ed altri Uffici Giudiziari avveniva principalmente tramite posta e consegna diretta. UFFICI COINVOLTI Tribunale di Bergamo GIP / GUP Tribunale (dibattimento monocratico e collegiale) Assise Tribunale di Brescia GIP / GUP Tribunale (dibattimento monocratico e collegiale) Assise Tribunale di Cremona GIP / GUP Tribunale (dibattimento monocratico e collegiale) Assise Tribunale di Mantova GIP / GUP Tribunale (dibattimento monocratico e collegiale) Assise Tribunale per i Minorenni di Brescia GIP GUP Tribunale (dibattimento)

77 Processo di dematerializzazione delle sentenze al visto (2/4) Piano di rilascio Richiesta della Firma digitale Firme protocollo di intesa tra la Procura Generale di Brescia, i Tribunali del distretto e il Tribunale e la Procura per i Minorenni di Brescia Piano di rilascio Test dell’invio via PEC e delle prassi di lavoro Avvio a regime ed estensione a nuovi Uffici Giudiziari Revisione della distribuzione delle utenze abilitate alla lettura della PEC 1 01/10/2014

88 Processo di dematerializzazione delle sentenze al visto (3/4) Modello organizzativo post intervento La nuova prassi di lavoro è partita il 1° ottobre 2014 e prevede l’invio alla Procura Generale di Brescia della sentenza scansionata da parte degli Uffici Giudiziari giudicanti del Distretto tramite PEC e la firma digitale dei magistrati dell’elenco delle sentenze. Scansione sentenza depositata Invio tramite PEC della scansione Ricezione della conferma di recapito e avvio calcolo termini Ricezione sentenza e inoltro mediante posta ordinaria ai magistrati assegnatar i per il visto Firma digitale dell’elenco delle sentenze inoltrate Archivio in cartelle condivise delle sentenze e degli elenchi firmati UFFICI GIUDIZIARI PROCURA GENERALE

99 Processo di dematerializzazione delle sentenze al visto (4/4) Vantaggi e Benefici Notevole riduzione dei costi di spedizione Notevole riduzione dei costi di carta Forte riduzione del carico di lavoro delle risorse Notevole riduzione dei costi di gestione Efficienza di processo Efficienza di costi Notevole riduzione dei costi dell’archivio cartaceo Importante riduzione dei tempi della comunicazione di avvenuta ricezione Creazione di un archivio digitale delle sentenze dei Tribunali del distretto Trasmissione ed esame della sentenza completamente digitalizzata Dal 1° ottobre 2014 al 1° dicembre 2015 si sono digitalizzati circa sentenze ottenendo forti efficienze di processo e di costi.

10 Grazie a tutti coloro che hanno collaborato alla realizzazione di questo progetto!