Convegno di studio e aggiornamento amministrativo Amministrazione delle Comunità, problematiche e indicazioni pratiche casa madre 01-04 luglio 2009

I termini… casa madre 01-04 luglio 2009

Amministrare riferito a enti, funzioni o attività singole o di gruppo … = “curare, regolandone e sorvegliandone l’andamento sì da poter renderne conto…” (Devoto, Diz. Lingua Italiana) Servire, curare, fornire, governare, maneggiare cose, porgere, dispensare… dal lat. administrare – minister (Google, Vocabolario etimologia) casa madre 01-04 luglio 2009

Amministrazione attività diretta ad amministrare, il compito, la responsabilità dell’amministrare complesso di criteri cui si ispirano gli amministratori (Devoto, Diz. Lingua Italiana) casa madre 01-04 luglio 2009

Colui che amministra assume l’impegno a livello legale, burocratico, formale … lo assolve con la cura del buon padre di famiglia rappresenta la realtà, il gruppo che lo ha incaricato, e ne cura gli interessi concretizzandone orientamenti e criteri… risponde del proprio operato … casa madre 01-04 luglio 2009

La comunità è … un insieme di persone con rapporti sociali, culturali, morali e non solo un insieme di persone con vincoli organizzativi, interessi comuni, e non solo un insieme di persone con vincoli affettivi, tipo famiglia ente di diritto pubblico o privato tipo comunità montana, comunità religiosa … casa madre 01-04 luglio 2009

2 segue : La comunità, per noi, è … un insieme di persone in cui tutto è comune: vita, attività, beni, valori, perché rispondono, su chiamata, ad essere e a testimoniare l’appartenenza a Colui che le ha chiamate e convocate. una comunità con dimensione altra: da Dio nella Chiesa per il mondo. casa madre 01-04 luglio 2009

Amministrare allora significa … prendersi a “cuore” vita, beni, opere … prendersi “cura” secondo priorità: persona (sorelle) – cose (beni) … occuparsi della gestione della casa con competenza, attenzione, rispetto, disponibilità, coerenza … Condividere scelte, orientamenti alla luce della “mentalità” evangelica … …… casa madre 01-04 luglio 2009

Problematiche, meglio, Difficoltà . casa madre 01-04 luglio 2009

premessa Inizierei col ricordarci di alcuni atteggiamenti, che ci abitano e che danno senso, motivano ed incoraggiano il nostro “amministrare” (ciascuna di noi, “amministra”!) e sono: lo spirito di servizio, il senso di appartenenza, la buona volontà … Atteggiamenti-valori che danno colore ai criteri con i quali affrontare le difficoltà… casa madre 01-04 luglio 2009

da dove nascono le difficoltà                                                                                                              casa madre 01-04 luglio 2009

Le principali origini delle difficoltà Il sentirsi-sapersi non abbastanza preparate; quindi insicurezza … ansia … blocco della creatività e dello spirito di iniziativa …. Inesperienza, che può indebolire la ricerca di punti di riferimento preziosi … Il moltiplicarsi di norme, disposizioni, novità… Timore di non riuscire ad “accontentare” … Timore o sensazione di incomprensione … Mancanza di tempo …… ecc. casa madre 01-04 luglio 2009

Per cominciare… quello che serve: AUTOSTIMA … “un fiore che va annaffiato ogni giorno" (Willy Pasini) casa madre 01-04 luglio 2009

L’autostima – 1 L'autostima è la valutazione che una persona dà di se stessa; è un fattore dinamico, che evolve nel tempo; va coltivata, curata, alimentata durante il corso dell'esistenza Una sana autostima si manifesta nella capacità di percepirsi e di rapportarsi a se stessi in modo realistico, positivo, rilevando i punti forti e quelli deboli; casa madre 01-04 luglio 2009

L’autostima – 2 Una persona con una sana autostima non è perfetta, ma sa come valorizzare le proprie abilità e capacità e come tenere sotto controllo i difetti e le parti del proprio carattere meno amate. La sana autostima è indipendente dal giudizio degli altri, è caratterizzata da una profonda conoscenza di se stessi, aiuta a mantenere i punti di forza ed a migliorare quelli di debolezza, promuove obiettivi stimolanti ma non eccessivi… (tratto da R.Iannuzzi, L’autostima come esperienza concreta – passim) casa madre 01-04 luglio 2009

una 24 ore da tenere sempre appresso altri bagagli…                                        … una 24 ore da tenere sempre appresso un baule per le “cose” che servono casa madre 01-04 luglio 2009

I contenuti - 1 . primato di dio casa madre 01-04 luglio 2009

I contenuti - 2 Formazione Informazione Esperienza ……… casa madre 01-04 luglio 2009

Indicazioni pratiche - 1 Essere amanti dell’ordine di una buona organizzazione della fedeltà a ricordare, annotare della chiarezza del senso della misura ……… casa madre 01-04 luglio 2009

l’ archivio l’ “archivio” è il luogo dove si conservano i documenti: della comunità in sedi distinte e amministrativi Casa Madre suore francescane elisabettine – 02-07-2009 casa madre 01-04 luglio 2009

Organizzare l’archivio della comunità dell’economato casa madre 01-04 luglio 2009

I documenti raccogliere – analizzare catalogare rispondere / evadere registrare memorizzare conservare casa madre 01-04 luglio 2009

Quali documenti .-A Strettamente della comunità Convenzioni e correlati Pratiche con chiesa locale Corrispondenza varia da conservare Corrispondenza e circolari Consiglio generale e Consiglio provinciale Copia atti Capitoli generali – prov.li segue casa madre 01-04 luglio 2009

Cronistoria della Casa Registro anagrafico delle suore della comunità; Fotocopia passaporti – carte identità – patenti – libretti sanitario e della pensione – Codice fiscale; Documenti rapporti lavoro - volontariato – pensione – pratiche sanitarie; Residenze – tessere elettorali - … Contenitori ad hoc per singola suora ….. casa madre 01-04 luglio 2009

Quali documenti .-B Amministrativi o dell’economato # Relativi agli immobili: progetti edilizi – tecnologici – planimetrie – certificati catastali – abitabilità - dichiarazioni di conformità e certificazioni varie – C.P.I. … # Atto di proprietà o contratto di affitto o comodato # Contratti di manutenzione impianti – attrezzature… # Inventario # Altro casa madre 01-04 luglio 2009

Contratti utenze Energia elettrica Acqua Gas Telefono casa madre 01-04 luglio 2009

Contratti manutenzione Impianti: elettrico termoidraulico tecnologici in genere centrale termica ascensori antincendio (estintori ecc.) cancelli elettrici\basculanti opportunità del REGISTRO delle manutenzioni casa madre 01-04 luglio 2009

segue: Contratti manutenzione Attrezzature e altro: fotocopiatrice strumenti informatici dove serve cappe aspiranti …… parco – giardino casa madre 01-04 luglio 2009

Registro dei controlli … … dove si annotano gli interventi e i controlli relativi al buon funzionamento: degli impianti elettrici di illuminazione (luci di emergenza…) di sicurezza dei presidi antincendio (estintori, idranti…) e dei vari dispositivi di sicurezza e di controllo ( antintrusione – pompe sommerse…) delle riunioni di addestramento e le esercitazioni (piano e prove di evacuazione…) casa madre 01-04 luglio 2009

Gestione del personale personale dipendente: fascicolo del personale contratto di lavoro libri paga – matricola - infortuni… appalto servizi: Mensa Pulizie Lavanderia altro casa madre 01-04 luglio 2009

Gestione amministrativo-contabile casa madre 01-04 luglio 2009

I libri e i documenti contabili Prima nota Giornale Bilancio Resoconti Preventivi Consuntivi Fatture Ricevute Altri documenti validi casa madre 01-04 luglio 2009

occhio al … calendario Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni memorandum Annotare scadenza: Bollo auto Revisioni Assicurazioni Impegni particolari ……. casa madre 01-04 luglio 2009

Le banche e le assicurazioni Rapporti di c/corrente e quanto connesso Conti correnti postali Assicurazioni * incendio-furto-rischi diversi * infortuni - responsabilità civile * R.C. auto * Assicurazione malattia casa madre 01-04 luglio 2009

Conservazione dei documenti: quando la “ricevuta” può essere cestinata. ricevute pagamento del canone Rai dieci anni. ricevute pagamenti canoni di affitto cinque anni. fatture di acqua, gas, luce e telefono cinque anni a partire dalla data di scadenza del pagamento. Se l’operazione è stata effettuata tramite banca, si devono conservare anche estratti conto banca, che attestano l’avvenuto pagamento. ICI – la ricevuta del pagamento va conservata per cinque anni a partire dall’anno successivo a quello di pagamento dell’imposta. casa madre 01-04 luglio 2009

2. segue Conservazione documenti… spese condominiali cinque anni. tasse asporto rifiuti si conservano fino al decimo anno successivo a quello di pagamento assicurazioni:Le quietanze vanno conservate per un anno. Quelle utilizzate anche ai fini fiscali –es. le polizze vita – vanno mantenute per cinque anni, fino a quando cade in prescrizione il periodo di imposta in cui sono state sostenute. dichiarazioni redditi: Le ricevute dei pagamenti delle tasse e dell’IVA si conservano fino a 5 anni a partire dall’anno successivo a quello della dichiarazione. casa madre 01-04 luglio 2009

3. segue Conservazione documenti estratti conto bancari: dieci anni. In questo intervallo temporale è infatti possibile impugnare l’estratto conto, qualora fossero presenti errori o omissioni. Scontrini: Lo scontrino fiscale, che vale anche come garanzia, si conserva per tutta la durata della garanzia. Ricevute spedizionieri – 1 anno tassa di circolazione (bollo) va conservato fino alla fine del terzo anno successivo a quello nel corso del quale è avvenuto il pagamento. Termine che va applicato anche in caso di vendita della vettura. casa madre 01-04 luglio 2009

4. segue Conservazione documenti Le ricevute delle contravvenzioni stradali vanno conservate per 5 anni. Tratto da Notiziario CNEC N. 4/2009 Schema di Sintesi In estrema sintesi: nel caso di incertezza o ….. per semplificare, vista la differenziazione delle scadenze, conservare i documenti di cui sopra per DIECI ANNI COMPIUTI. casa madre 01-04 luglio 2009

5. ed infine …. CUD – RED riscontrato – Esenzioni ticket – mod. 730 – altro relativo a pratiche pensionistiche rilevanti – pratiche fiscali … - buste o fogli paga - … - conservare per 10 ANNI. N.B. per le sorelle che lavorano o hanno lavorato presso terzi: il CUD costituisce anche certificazione dei versamenti previdenziali ai fini pensionistici effettuati dai datori di lavoro, quindi attenzione alla conservazione!!! casa madre 01-04 luglio 2009

grazie per l'attenzione! Buon lavoro e … grazie per l'attenzione! casa madre 01-04 luglio 2009