Quattro parole su come viaggiare in aereo Consigli utili per assistere i clienti Tea Vergani Settembre 2012

Quando vuole partire? QUESTA E’ LA DOMANDA.. GIUSTA! E’ anche una questione di risparmio Esistono tariffe “base” e “speciali” Scadenze e regole da conoscere e rispettare

E’ una questione di praticità Evitare i giorni e le ore convenzionalmente sacri a chi viaggia per diporto e a chi si muove per affari

E’ una questione di opportunità Decidere in anticipo, per poter prenotare in anticipo

E finalmente: “Abbiamo deciso la data!” E’ meglio essere sicuri di quel che si vuole, prima di chiedere se c’è posto Esporre i propri desideri e necessità in modo chiaro e conciso Essere sicuri di aver ben compreso le risposte che vi sono state date Non infastidirsi per domande o richieste di precisazioni che saranno fatte Non giudicare Chiedere sempre il recapito quando si registra una prenotazione

Si può prenotare attraverso Agenzia viaggi, collegata telefonicamente con la Compagnia Aerea Agenzia viaggi, collegata via modem e/ internet con un CRS Compagnia Aerea, telefonicamente e direttamente Telefono mobile di tipo WAP – smart phone Internet on line (per molte compagnie aeree o su portali)

Una prenotazione è un impegno Non fate doppie prenotazioni Avvisate subito se c’è un cambiamento o un annullamento

La misteriosa “lista d’attesa” E’ cronologica Richiede l’ESATTO recapito di chi ha prenotato Perché è necessario poter rintracciare 24 ore su 24 la persona interessata

Procedura Chiedere sempre il recapito de cliente quando si registra una prenotazione, soprattutto se il vettore lo ha accettato solo in una WAITING LIST

“Ma nessuno mi ha chiamato!” (Di solito, il vettore chiama, ma talvolta… vuoi per fusi orari, vuoi per turni di chiusura agenzia.. non chiamerà) Capita, inutile fingere il contrario, malgrado ogni precauzione presa. Non disperandosi, talvolta vale la pena suggerire al cliente di recarsi lo stesso all’aeroporto, per una nuova lista d’attesa.

ATTENZIONE! La WL dell’aeroporto non è la stessa, ma riparte cronologicamente con i cognomi di coloro che “effettivamente” si trovano sul posto! Primo arrivato = primo accontentato!

Non basta comprare un biglietto, per partire! Si deve prenotare. La sigla del CRS (computer reservation system) indica lo “status” della prenotazione: OK = posto confermato RQ = posto in richiesta, non ancora confermato WL = posto soltanto in lista d’attesa La prenotazione è valida quando è riportata nel biglietto.

Il biglietto va acquistato prima della partenza Le tariffe intere: anche poco tempo prima alcune tariffe speciali in genere hanno un anticipo specificato caso per caso (TTL= Ticketing Time Limit) le tariffe stand-by, anche poche ore prima della partenza alcune tariffe speciali parecchio tempo prima

Al momento dell’acquisto, assicuratevi che tutti i dati siano corretti COGNOME e NOME date dei voli stato della prenotazione Nome degli aeroporti

Sul biglietto e nei terminali dei CRS la pratica di prenotazione è archiviata con un PNR P.N.R. = Property Name Record ..... cioè un codice alfanumerico di 6 caratteri, per individuarla nei record della prenotazione, nel sistema informatico, con il software dedicato (ad esempio: ARCO, GALILEO, ecc.

Se si è già in possesso di un biglietto e si desidera procedere a una nuova prenotazione o a una modifica.... basta cercare nel terminale il P.N.R. e procedere all’operazione ..... ricordandosi di riportarla anche sul biglietto, naturalmente! O di stampare la conferma via email

Se si è già effettuato il viaggio di Andata e si è già prenotato il viaggio di Ritorno..... basta cercare nel terminale il P.N.R. per procedere all’operazione di RICONFERMA (RR sostituirà OK) ..... spesso questo è necessario per poter mantenere il posto prenotato!

NON tutte le frontiere sono aperte e NON tutti i Paesi possono garantire la salute dei visitatori Per avere la conferma di avere la documentazione in regola, ci si informa prima di partire

Per andare e per tornare da alcuni Paesi talvolta sono necessari : visto di entrata visto di soggiorno carta d’identità passaporto certificati di vaccinazione (vaiolo, colera, febbre gialla) Patente internazionale Dichiarazione di valuta Dichiarazione di oggetti (merce) importati Dichiarazione di prodotti agricoli o alimentari importati

Alla vigilia della partenza non rimane che fare i bagagli.... .. con alcuni consigli utili!!!

Il bagaglio è senz’altro una cosa personale ma è meglio tener conto... del clima che ci sarà, della forma più o meno compatta del proprio bagaglio, della resistenza agli urti e alle pressioni del bagaglio e.... del peso massimo consentito in franchigia!!!

LUGGAGE Alcuni vettori aerei limitano il peso del bagaglio trasportato in stiva a 15 kg, un solo collo a persona. I vettori aderenti alle IATA permettono 20 kg in classe Y turistica e 30 Kg in classe prima F o business B Altri vettori applicano regole diverse, volo per volo Per i kg in eccedenza si paga un costo extra

Cosa si può portare? Valige resistenti agli urti e alle lacerazioni bagagli solidi e leggeri, poco appariscenti

Cosa mettere in valigia? Quello di cui si potrebbe anche fare a meno nell’immediato futuro! ..... Perché nel caso di furto o smarrimento non si resti senza, ad esempio, di medicinali, chiavi, campionari o importanti documenti d’affari, toilette kit, documenti, soldi e valori, ecc...

Anche se furto e smarrimento sono danni che verranno rimborsati, spesso l’indennizzo non è sufficiente.

E’ meglio avere nel bagaglio a mano tutto quello che potrà servire per le prime 24 ore dopo l’arrivo.

E’ indispensabile dare un’identità al proprio bagaglio! con un’etichetta con i dati personali (nome e indirizzo di recapito per il viaggio e di residenza) ..... perché nel caso di ritrovamento dopo furto o smarrimento o per errato instradamento vi venga restituito subito. (= bagaglio disguidato, disguided luggage)

Raggiungere l’aeroporto non è quasi mai cosa semplice bisogna tener conto del tempo e del traffico bisogna scegliere il mezzo più idoneo tra quelli a disposizione

Per le operazioni di check in è necessario presentarsi con anticipo informandosi prima, perché varia da città a città, da volo a volo, da orario ad orario, da giorno a giorno Ad es. i voli INT richiedono più tempo dei DOM perché non c’è frontiera da passare, quelli INC più tempo degli INT perché le procedure di Polizia lo richiedono, ecc.. Per non parlare dei voli verso gli Usa, Israele, Palestina, Afghanistan, Cina, ecc

Per le operazioni di check in è necessario presentarsi con anticipo cercando i banchi “Partenze/Departure” dedicati alla propria destinazione (e alla propria classe di servizio a bordo) presentandosi col bagaglio in ordine e i documenti di viaggio alla mano

Un Land Assistant procederà alle operazioni di check in: ricerca del PNR e controllo dei dati di prenotazione controllo documenti assegnazione del posto a sedere ritiro del coupon del volo pesatura ed etichettatura del bagaglio registrato rilascio della BOARDING CARD restituzione del biglietto, con TAG dei bagagli

SELF SERVICE e TELETICKETING Alcuni vettori hanno eliminato il Land Assistant in aeroporto. Il passeggero farà da solo il check in, tramite apposita macchinetta, digitando i dati del passaporto (o scannerizzandolo) e i propri anagrafici, poi si recherà al LUGGAGE DROP, per consegnare la valigia da stivare (se ce l’ha) e farsi applicare la TAG bagaglio In alcuni casi, il passeggero avrà già la boarding card (già ottenuta online) e andrà solo al Luggage Drop, se ha bagaglio da stivare

Esistono vari modelli di BOARDING CARD: a bustina. All’interno è stato infilato il FLIGHT COUPON staccato dal biglietto. a cartoncino. Il flight coupon è stato trattenuto al check in. a cartoncino con banda magnetica. I dati del flight coupon sono codificati sulla banda. flight coupon con banda magnetica, a tutti gli effetti già boarding card. Email, con codice a barre

NUOVE REALTA’ Esistono già molte compagnie aeree che fanno a meno del biglietto!

Il FAXTICKET semplifica le procedure: la conferma della prenotazione è il PNR (telefonico, via fax, via Internet...) Al check in, basta comunicare il PNR al Land Assistant per ricevere la Boarding Card!

NUOVE REALTA’ Esistono anche compagnie aeree che offrono il “TELE check in”! E alcune lo impongono!

Infatti.... Col Tele check in, i Frequent Flyer possono telefonare poco prima della partenza e..... la Compagnia Aerea fa trovare la Boarding Card già pronta da ritirare! Oppure trovano una macchinetta in aeroporto, self service e se la stampano!

In qualche Paese straniero, talvolta viene richiesto il pagamento sul posto di una “tassa di imbarco” o di una “tassa aeroportuale”. In Italia le tasse d’imbarco si pagano già al momento dell’acquisto del biglietto.

A questo punto, si può andare verso l’area “partenze - departure”

Il bagaglio a mano e il viaggiatore passeranno al controllo di un metal detector

Se la destinazione del volo è un Paese estero, ci sarà il controllo dei documenti personali di espatrio, da parte della locale Polizia di Frontiera. ....... tranne in Europa, per i Cittadini Europei. Se volano in Paesi che hanno aderito al Trattato di Shengen, non subiscono controlli (e si vede subito, perchè la fila è veloce...!)

VIETATO Molti oggetti sono vietati: armi, forbici, limette… Molti liquidi : bottigliette bevande, colliri, ecc Liquidi oltre 100 ml Ma con una ricetta, eventualmente tradotta, si possono portare con sé come cabin luggage anche medicinali liquidi, busti ortopedici, stampelle, ecc.

Dopo i controlli, ci si trova in “TRANSIT AREA”. Dove si può attendere la partenza, riposare, fare acquisti o telefonare, lavorare con i tablet ed i netbook (che poi sarà meglio spegnere, prima di salir a bordo).

Se si sta per volare all’estero, la zona è “extraterritoriale”, tanto che.... in alcuni Paesi del mondo in Transit Area si possono fare acquisti nel: “DUTY FREE SHOP”....... risparmiando così le tasse locali (IVA o altre tasse locali)

Bisogna fare attenzione a tutti gli annunci che saranno fatti con altoparlante o con data display!

Alla chiamata del volo, ci si dirige al “GATE”, la porta che si apre verso l’esterno dell’aeroporto. N.b. il numero del GATE è sulla boarding card, ma si prega di fare comunque attenzione ai segnali, perchè talvolta viene cambiata.

Gli aeroporti hanno due tipi di GATE A) semplici porte sulla pista. E’ necessario utilizzare un veicolo per raggiungere la scaletta dell’aereo B) passerelle sopraelevate fisse o telescopiche, dette: “FINGER”, che permettono l’accesso direttamente all’aereo

Sulla porta del GATE, i Land Assistant controlleranno i documenti d’identità, ritireranno la BOARDING CARD dei passeggeri, restituendo loro la ricevuta, che riporta il numero del posto a sedere.

ASSEGNAZIONE POSTI A BORDO I land Assistant assegnano il posto, eventualmente ascoltando le preferenze dei passeggeri (finestrino, corridoio, davanti, dietro, ecc) o i clienti stessi scelgono il posto durante le procedure di teleprenotazione, ma alcuni vettori hanno deciso di NON assegnare più i posti o addirittura di fare pagare un extra per questa opzione. Questo modo di trattare i clienti è nella filosofia dei voli low cost, e dovrebbe abbreviare i tempi degli imbarchi (in realtà, non è così)

A questo punto non rimane che dire...... BUON VIAGGIO!