Area gestione documentale IL WORKFLOW IN TITULUS 1

Cos’è e cosa fa un workflow Un workflow, o flusso di lavoro, è la rappresentazione di un processo. Attraverso il workflow, più soggetti - condividono le informazioni gestiscono insieme la comunicazione si assegnano compiti collaborano per realizzare un medesimo documento 2

Applicazioni di un workflow Le principali applicazioni di un WF ad un sistema documentale riguardano: - iter approvativi - scambi informativi Titulus, tramite l’integrazione con un motore di workflow, è in grado di - applicare iter approvativi ad un documento - condividere il documento con gli utenti e gli uffici interessati. 3

Quando si utilizza il workflow in Titulus? quando siamo in presenza di un iter amministrativo standard o standardizzabile 4

Le potenzialità del workflow Per ogni iter amministrativo standardizzabile, viene dunque progettato e disegnato un workflow ad hoc che: individua gli attori -cioè gli uffici e le persone coinvolti- e disciplina le azioni che ognuno può eseguire sul documento (p. es. accettazione, rigetto, inoltro ad altro ufficio per richiesta di un parere ecc.) li coinvolge (tramite mail di notifica) 3) detta la sequenza delle azioni disponibili (p. es. il documento può essere firmato dal rettore solo dopo che il responsabile di area ha apposto il suo nulla osta) 5

Le potenzialità del workflow 4) consente l’aggiunta di annotazioni, p. es. della motivazione dell’eventuale rigetto di un documento da parte di un ufficio 5) permette la sostituzione dei file allegati 6) tiene traccia delle modifiche effettuate sui file nel corso del flusso dai diversi attori (versioning) 7) consente di firmare digitalmente i file allegati al documento 6

Dal workflow al documento In che modo il workflow viene impostato sul documento di Titulus? Si apre il documento -sia esso in partenza o in arrivo, ecc.- nella sezione ‘‘registrazione’’, e gli si applica il workflow tramite i comandi presenti sul documento stesso. 7

Come impostare i diritti sul documento Quali sono i diritti di visibilità e di modifica sul documento cui è applicato un wf? Chi ne beneficia? In base a quali comandi? La VISIBILITA’ e l’INTERVENTO sul documento che viaggia tramite workflow sono gestiti sulla scheda acl del singolo utente, come la visibilità e l’intervento di qualsiasi altro documento registrato su Titulus. 8

Come impostare i diritti sul workflow Quali sono i diritti di intervento sul wf? Chi ne beneficia? In base a quali comandi? I diritti di INTERVENTO SUGLI STEP DEL WF, ossia i permessi sulle azioni di avanzamento o rifiuto del documento, vengono definiti nell’archivio dei procedimenti di Titulus sullo schema del workflow, in base all’iter del flusso stabilito dall’ateneo. Titulus procedimenti 9

Ma chi disegna il workflow? E’ facile! Ma chi disegna il workflow? I workflow vengono disegnati dal supporto Titulus, in base alle indicazioni fornite dall’Ateneo. 10