Thesis ‘99

Dal progetto alla proposta Una proposta di accordo per la gestione, tenuta e tutela delle tesi di laurea fra gli atenei. Collaborazione tra persone che, nelle Università di Padova, Bologna, Venezia Ca’ Foscari e Venezia IUAV si occupano della gestione delle tesi Questa comunicazione vuole illustrare Una proposta di accordo per la gestione, tenuta e tutela delle tesi di laurea da presentare agli atenei, Risultato della collaborazione informale tra le persone che nelle università di PD, BO, Ca’ Foscari, Iuav si occupano della gestione delle tesi di laurea

Origini 2^ conferenza Organizzativa degli archivi delle università italiane Successivi seminari di studio organizzati a Padova (‘98) e a Pisa (’99) L’ esperienza avviata nel a.a. 94/95 da Ca’ Foscari con il servizio di immagazzinamento delle tesi di laurea su supporto ottico Questa proposta trae origine dai lavori preparatori della 2^ conferenza degli archivi delle università italiane, dei Successivi seminari che si sono tenuti a Padova e Pisa E in questa confluisce l’esperienza avviata a Ca’ Foscari con il Servizio di immagazzinamento delle tesi di laurea su supporto ottico Informazioni su questo servizio sono negli atti della 2^ conferenza.

2 aree Linee di comportamento Linee di funzionamento Acquisire l’ultima versione dell’elaborato di tesi Identificazione della paternità intellettuale Linee di funzionamento Modalità di acquisizione e gestione Accesso alle informazioni relative alla tesi La proposta si articola in due aree che individuano : Le linee di comportamento Relative all’acquisizione dell’ultima versione dell’elaborato di tesi e al riconoscimento della paternità intellettuale Le linee di funzionamento Che si riferiscono alle modalità di acquisizione e gestione, e all’accesso alle informazioni relative alla tesi

Acquisire l’ultima versione La consegna della tesi avviene il giorno stesso della discussione Il Presidente della commissione di laurea vista e inoltra l’elaborato Consegna contestuale dell’abstract (Circa 1000 caratteri) E’ prassi consolidata che la consegna dell’elaborato di tesi avvenga, anche un mese prima della discussione, attraverso il deposito della copia in Segreteria studenti. La consegna anticipata puo’ costituire, e quasi sempre costituisce, una restrizione dei tempi a disposizione dello studente, che puo’ avere la necessità di modificare fino all’ultimo momento il suo elaborato, generando quindi una difformità tra cio’ che viene consegnato in segreteria e il risultato finale effettivo del corso di studi. E’ necessario quindi che la consegna della tesi avvenga il giorno stesso della discussione, nelle mani del Presidente della Commissione, dal quale viene vistata, in quanto elaborato finale. Contestualmente alla consegna dell’elaborato lo studente consegnerà anche un abstract di circa 1000 caratteri, che verrà registrato nel record che descrive la tesi a corredo della notizia bibliografica.

Abstract Modello per la consegna dell’abstract in uso a Ca’ Foscari

Paternità intellettuale Riconoscimento della paternità intellettuale dello studente La tesi viene riconosciuta come elaborato personale dello studente, che quindi è il titolare del diritto d’autore La l.d.a. tutela NON l’idea contenuta nell’elaborato, ma la forma espressiva che in concreto essa assume Rilascio da parte dello studente di una dichiarazione di consultabilità Consultabile, Non consultabile, Consultabile a partire dalla data E’ necessario inoltre accogliere il principio che lo studente detiene la paternità intellettuale dell’opera. Infatti … La tesi è un elaborato personale dello studente, che è titolare del diritto d’autore In quanto … la l.d.a. non tutela l’idea contenuta, ma la forma espressiva che essa assume in concreto A questo proposito sono interessanti le osservazioni fatte da Di Cataldo e Pennisi sulla tutela giuridica delle tesi di laurea, riportate negli atti della 2^ conferenza. Per questo motivo deve essere lo studente che acconsente, o meno, a rendere consultabile la sua tesi di laurea, ed esprime la sua volontà attraverso la “dichiarazione di consultabilità” che va consegnata in segreteria studenti al momento della presentazione della domanda di laurea. Questo per dare modo allo studente di perfezionare l’elaborato e decidere di sfruttarlo per una eventuale pubblicazione. Nel tempo, diversi sono stati i comportamenti rispetto alla consultabilità della tesi: L’autorizzazione del relatore della tesi da consultare La malleveria del relatore dello studente che deve consultare la tesi, questo a tutela di eventuali copiature Negazione della consultazione O, al contrario Consultazione aperta a tutti

Dichiarazione di consultabilità Modello per la dichiarazione di consultabilità in uso a Ca’ Foscari

Modalità di acquisizione - possibilità In forma di file fornito dallo studente File da word processor o File .PDF Necessità di software specifici; difficoltà di integrare gli allegati Verifica di conformità Dalla copia cartacea mediante scansione Soluzione impegnativa Garantisce gli obiettivi per quanto riguarda le possibili modalità di acquisizione e digitalizzazione, gli elaborati possono essere: Acquisiti direttamente dallo studente forma di file : Oppure Acquisiti mediante scansione della copia cartacea: Se gli elaborati vengono consegnati come files di word processor l’ateneo deve poter disporre di una grande quantità di programmi di scrittura, una sorta di “museo del software”, per coprire tutti i modelli e versioni di Word processors utilizzati dagli studenti, i relativi ambienti operativi e l’ hardware necessario. Inoltre la presenza di tavole, grafici, fotografie ecc. non integrate nel file di tesi, oppure integrabili con un pesante lavoro di conversione e collage possono comportare un risultato NON uguale all’elaborato effettivamente discusso Se la consegna avviene invece come File .PDF (adobe acrobat) Si avrebbe il vantaggio di avere rappresentato l’elaborato in formato immagine esattamente uguale al formato di stampa Ma anche l’obbligo da parte dell’ateneo di fare una vera e propria COLLAZIONE della tesi, per verificare la conformità dell’elaborato fornito in .pdf con la copia cartacea discussa. I problemi sono diversi ed evidenti, come ad esempio la competenza del personale rispetto ad una materia specifica o ad una lingua straniera (cinese … ) L’acquisizione attraverso la scansione, risulta essere la metodologia che, pur risultando impegnativa per l’istituzione,in termini di tempo e forza lavoro, meglio garantisce gli obiettivi che ci si è prefissi per l’acquisizione. Come vedremo nella prossima slide. In questo caso, Gli Elaborati dovranno essere stampati in modo chiaro, da un solo lato del foglio e rilegati con sistema che consenta una agevole sfascicolatura, come ad esempio quella a spirale.

Modalità di acquisizione - obiettivi Immodificabilità Integrità Composizione della tesi non vincolata a strumenti specifici Gli obiettivi che si intende raggiungere con la digitalizzazione sono: Immodificabilità: è necessario salvaguardare la tesi acquisita in formato elettronico da possibili interventi di modifica successivi alla consegna della tesi rendendola immodificabile Integrità: è necessario che la tesi in forma digitale riproduca integralmente il documento originale oggetto della discussione di laurea, comprese tavole, grafici, fotografie, mappe, siano esse inserite o allegate. (Composizione : ) Infine è necessario garantire allo studente la possibilità di realizzare l’elaborato di tesi con i mezzi che riterrà opportuni, senza vincolarlo all’utilizzo di software o strumenti specifici, garantendogli la possibilità di scrivere la tesi anche con la macchina da scrivere o, al limite, in forma di manoscritto. La scansione e la registrazione della tesi in formato immagine, risultano quindi essere la procedura piu’ adatta al trattamento delle tesi di laurea.

Caratteristiche del software Acquisizione e gestione multiformato degli elaborati di tesi: Da scanner file .pdf Altri tipi di file audio video CAD … Il software Deve garantire l’ acquisizione … e la gestione multiformato delle tesi e questo significa la possibilità di visualizzare ed eseguire i diversi tipi di file, pdf, audio, video, cad e altro la scelta del .pdf come prodotto della scansione deriva dal fatto che si tratta dello standard de facto nella rappresentazione dei documenti in formato immagine, garantisce l’immodificabilità della tesi, la protezione da stampe non autorizzate, e la rappresentazione reale del documento. Gli altri tipi di file potrebbero derivare ad esempio: per architettura da tesi costituite dalla realizzazione di plastici, che possono essere documentati da un video, oppure dalla realizzazione di progetti eseguiti con programmi di grafica come i CAD. oppure per storia dell’arte da tesi con files audio di partiture musicali, (la gestione di questi tipi di file è comunque ancora oggetto di studio e di valutazione)

Caratteristiche del software Notizia bibliografica: Normalizzata secondo gli standard e regole attuali: RICA, per scelta e forma degli accessi formali ISBD, per la descrizione Unimarc, come formato di scambio Collegata alla tesi resa in formato digitale Consueta indicizzazione dei campi per la ricerca bibliografica, estesa al contenuto dell’abstract Gestione dei file di Autorità La notizia bibliografica che descrive la tesi deve essere Normalizzata Rica, ISBD, Unimarc Inoltre deve essere Collegata alla tesi  in modo da consentirne il richiamo e la visualizzazione o esecuzione. I campi devono essere indicizzati per consentire la ricerca su titolo, autore, soggetti, parole chiave dell’abstract, su uno o piu’ indici contemporaneamente. Infine deve essere prevista una gestione dei File di Autorità per il controllo di coerenza rispetto ad accessi formali e semantici, (autori, soggetti, classificazione)

Tracciato record Tracciato Unimarc NRECORD: 0000001252 LINGUA: ita PAESE: IT LAUREANDO: Bisson, Sebastiano N_MATRIC: 769075 RELATORE: Eleuteri, Paolo CORRELAT: TITOLO_TH: I codici francesi del fondo Recanati nella Biblioteca Nazionale Marciana. ISTUTUZIONE: UCF.VE FACOLTA: LETTERE E FILOSOFIA ANNO_ACC: 1996/97 ANNO DISC:1996 CLAUREA: CONSERVAZIONE DEI BENI CULTURALI SOGGETTO: CLASSIFICAZIONE: ABSTRACT: Nel 1734 la biblioteca di S. Marco a Venezia ricevette un prezioso lascito. Si trattava della collezione di manoscritti appartenuti a Giovanbattista Recanati (1687-1734). Nel proprio testamento il nobile veneziano aveva stabilito che i codici al momento della sua morte, fossero donati alla "Pubblica Libreria". Nella prima parte del presente studio vengono ricostruite le vicende storiche legate alla nascita e al successivo trasferimento del fondo, ponendo particolare attenzione al sottogruppo di codici in lingua francese e soprattutto franco-italiana, singolare forma letteraria trecentesca che ha all'interno di questa collezione alcuni dei testimoni più preziosi. Molti dei manoscritti del fondo appartennero in origine alla famiglia Gonzaga (alcuni ne recano le insegne), nella seconda parte dello studio ci si sofferma su questo aspetto, cercando di delineare la cornice storico-culturale in cui videro la luce e furono conservati i codici. Il corpo centrale della tesi è tuttavia costituito dalla terza parte, ovvero il catalogo dei codici. Diciotto schede, corrispondenti ad altrettanti manoscritti, offrono una descrizione analitica, la storia del codice e una bibliografia ragionata sui contenuti. DISPONIB: SI DISP_DATA: 19981217 N_CD: 100 CODICE: 29893 DATA_RIENT: IN_CONSULT: NOTE: Tracciato Unimarc Titolo 200$a$e Laureando 700 Relatore 702 $4 300 Correlatore 702 Anno (discuss) 210$d Facoltà 328 Corso di Laurea 328 Anno acc. 328 Abstract 330 Soggetti 6xx Classificazione 676 Note 300 Dati locali 852 Questa è la rappresentazione di un possibile tracciato record, tra l’altro in uso a Ca’ Foscari, Come si puo’ vedere, è stata studiata una corrispondenza tra i campi della notizia bibliografica e il formato di scambio di record bibliografici Unimarc I dati bibliografici sono separati da quelli gestionali, e da questi dipende la possibilità di consultare la tesi di laurea; infatti i campi relativi alla disponibilità e alla data di disponibilità rappresentano lo switch che consente di attivare la visualizzazione o l’esecuzione dei file che costituiscono la tesi digitalizzata DISPONIB: SI DISP_DATA: 19981217

Duplice funzione della tesi Documento amministrativo completa il fascicolo studente gestito da Titulus Risorsa informativa rilevanza scientifica gestita da Thesis Le tesi di laurea rispondono alla duplice funzione di Documento amministrativo Che attesta la regolarità della laurea conseguita e che va conservato a completamento del fascicolo dello studente – funzione gestita da Titulus E Di Risorsa informativa in quanto studio con rilevanza scientifica da pubblicizzare, valorizzare e rendere fruibile. Come si puo’ soddisfare la doppia esigenza di gestione di queste due nature?

Record Bibliografico + Intranet Database Thesis Record Bibliografico + Abstract Database Titulus Documento amministrativo Completamento del fascicolo studente La tesi acquisita in forma digitale costituisce “l’oggetto tesi” che viene condiviso e al quale puntano i due software di gestione e i relativi database informativi. Il tutto in un ambiente controllato e non pubblico quale è quello costituito da una rete Intranet Con la digitalizzazione della tesi è possibile far interagire le due discipline, biblioteconomia e archivistica. La copia cartacea potrà quindi essere conservata dall’Archivio di Ateneo. Risorsa informativa di valore scientifico Oggetto Tesi

Interazione con l’OPAC Accesso alla notizia bibliografica Export ISO 2709 verso l’opac Senza l’abstract Aggiornamento differito Consultazione diretta del database Thesis via Z39.50 Consultazione dell’abstract Aggiornamento istantaneo L’accesso alle informazioni relative alla tesi e l’accesso alla tesi stessa sono due cose diverse, E’ necessario proteggere la tesi, ma rendere pubblico l’accesso alle informazioni relative alla tesi, è possibile farlo in due modi: Con un Export della notizia bibliografica secondo lo standard ISO2709 verso l’opac Senza però esportare l’abstract, che costituirebbe un innaturale appesantimento dell’opac stesso Questa operazione andrebbe eseguita Periodicamente, comportando un aggiornamento differito dell’OPAC OPPURE Interrogando direttamente il database di Thesis, dotato di un server Z39.50 che consenta la consultazione dei record bibliografici e dell’abstract senza pero’ consentire il recupero dell’oggetto tesi

Notizia bibliografica Internet OPAC Export ISO 2709 Intranet Questo disegno consente un migliore comprensione dell’interazione tra la zona protetta in Intranet e Il Catalogo di pubblico accesso on line. server Z39.50 Database Thesis Oggetto Tesi Notizia bibliografica Abstract

Per Informazioni Monica Martignon monicam@iuav.unive.it Gianni Penzo Doria penzogi@ux1.unipd.it Michele Toschi mtoschi@ammc.unibo.it Fabio Venuda venuda@unive.it