AIB – Attivo soci Firenze, 20 novembre 2008 Biblioteca Nazionale Centrale   Biblioteche e rinnovamento organizzativo: lavorare per processi   ing. Luigi Taccone Ingegneria Organizzativa & Tecnologia per l’Impresa http://www.taccone.net

Appunti: le biblioteche come sistemi organizzativi aperti l'interazione con il mercato e la pressione competitiva la visione sistemica e l'organizzazione per processi il caso della BNCF l’analisi di processo esempi di diagrammazione di processo matrici per competenze e responsabilità eventuale riflessione su un caso di “sistema”: l'evoluzione del settore toscano della formazione verso standard qualitativi più elevati

Aspetti introduttivi è la ragione "ecologica" per cui l'impresa esiste: gli scopi preminenti che essa tenta di perseguire e che, quasi sempre, si identificano con il processo di soddisfacimento di determinati bisogni espressi dal mercato MISSIONE l'insieme di tutto ciò che è al di fuori del controllo dell‘organizzazione e che quindi determina o influenza il comportamento AMBIENTE

Organizzazione e contesto di mercato AMBIENTE normative clienti fornitori TOP DOWN BOTTOM UP risorse concorrenza contesto socio-economico

La pressione competitiva MINACCE DI NUOVE ENTRATE barriere all’ entrata POTERE CONTRATTUALE DEI FORNITORI RIVALITA’ TRA IMPRESE CONCORRENTI POTERE CONTRATTUALE DEI CLIENTI MINACCE DI PRODOTTI SOSTITUTIVI

La catena del valore aggiunto Porter - Millar : - punti chiave di miglioramento - assetto organizzativo - logica di retroazione INPUT OUTPUT A P D Ouchi : Il controllo organizzativo - clan - burocrazia - mercato VALORE CREATO organizzazione come catena anche interna cliente - fornitore

Prospettive di analisi organizzativa FUNZIONI OUTPUT COMUNE: - attenzione sulla gestione strategica ed operativa - pertinenza sulle performance PROCESSI spazio delle interfacce funzionali KNOW-HOW COMUNE: - attenzione sulla professionalità - principio di responsabilità

La visione tradizionale ........ DIREZIONE AZIENDALE RICERCA & SVILUPPO PRODUZIONE MARKETING & VENDITE sindrome dei “comportamenti stagni” (effetto “silos”) ottimizzazione funzionale con sub-ottimizzazione del sistema doppie funzioni, bottle-necks: incertezza operativa, difficoltà a definire logiche di miglioramento funzionale ... responsabilità sovrapposte rispetto ai “valori” esterni, clima interno non da team integrato, consapevolezza del proprio ruolo più orientato al presidio della componente procedurale..

come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma ..... e la visione sistemica RICERCA & SVILUPPO MARKETING & VENDITE PRODUZIONE IDEE PER NUOVI PRODOTTI ESIGENZE IMPIANTO 1 MARKETING PROMOZIONE RICERCA SPECIFICHE PRODOTTO IMPIANTO 2 CONTATTI ORDINI VENDITE SVILUPPO SPECIFICHE PRODUZIONE ORDINI IMPIANTO 3 PRODOTTI come riempire gli spazi bianchi dell’ organigramma azienda come sistema interagente con l’ambiente esterno

Il diagramma di contesto INFLUENZE DI CONTESTO: GOVERNO - ECONOMIA - CULTURA SISTEMA DI ACCOGLIMENTO RISORSE SISTEMA DI TRASFORMAZIONE MERCATO CAPITALE MATERIE PRIME PRODOTTI/SERVIZI TECNOLOGIA RISORSE UMANE ORDINI CONCORRENZA PRODOTTI/SERVIZI

Acquisizione e trattamento gestionale e catalografico Conservazione e XVIII Gestire i documenti della qualità XIX Efettuare le verifiche interne XX Gestire le non conformità XXI Monitorare la soddisfazione dei clienti XXII Riesaminare il S.Q. XXIII Gestire la misurazione e l’analisi dei dati per il miglioramento Processi di trasversali al sistema Acquisizione e trattamento gestionale e catalografico I Acquisizione II Trattamento gestionale III Trattamento catalografico per la BNCF IV Trattamento catalografico per la redazione della BNI V Prevenzione e programmazione per la conservazione VI Gestione degli interventi di conservazione VII Accesso ai servizi VIII Informazione e assistenza IX Lettura e consultazione X Prestito e document delivery Processi primari Conservazione e tutela della raccolte Erogazione e fruizione dei servizi XVII Gestire la comunicazione Processi di supporto XVI Gestire il personale e la formazione XII Gestire gli acquisti e appalti XI Pianificare le risorse e monitoraggio finanziario XIII Gestire le manutenzioni XIV Gestire l’automazione XV Gestire la sicurezza

L’ analisi di processo Caratteristiche del processo: - generalmente trasversale all’organizzazione gerarchica ed ai comparti funzionali dell’ impresa - ha un output globale unico - il cliente può essere esterno o interno Tipologie di processo: - Processi di valore o processi cliente, legati alle dinamiche con l’esterno - Processi gestionali che riguardano il supporto ed il coordinamento delle attività aziendali, il posizionamento sul mercato, la gestione del ciclo di vita dei prodotti

La diagrammazione del processo ..... Processo: Presentazione progetti su bando ENTE FINANZIATORE DIREZIONE GENERALE COORDINAMENTO RENDICONTAZIONE PROGETTAZIONE ASSOCIAZIONI SISTEMA CLIENTE AMMINISTRAZIONE PARTNERSHIP FORNITORI Ultima revisione: 30 / 11 / 02 Cod:3.1.2 POLITICHE MARKETING ELABORAZIONE FINALE BANDO FORMULARIO DI PROGETTO PRJ PRESENT. CRITERI E PARAMETRI CRITERI VALUTAZIONE ANALISI OPPORTUNITA’ IDEE LABORATORIO SVILUPPO OFFERTA VINCOLI CONTRIBUTI DICHIARAZIONI INTENT CHIARIMENTI INTEGRAZIONI IDEE DI SVILUPPO VERIFICA E FIRMA PROGETTO PRESENTATO CTS MKT PIANIFICAZIONE RISORSE PREDISPOSIZIONE DOCUMENTAZIONE RICHIESTA DI: CIVILISTICA – FISCALE NOTAIO PER ATS DELIBERA CDA FABBISOGNI ESIGENZE DEFINIZIONE OFFERTA

... l’attribuzione delle responsabilità, Area Processo: Core Process Processo 3.1.2 : Presentazione progetti su bando PO Predisposizione Documentazione A Verifica e Firma PO/R Elaborazione Finale PC Definizione Offerta Pianificazione risorse EC R VC Valutazione sviluppo offerta Analisi opportunità Sistema Associativo Progettazione Progettazione supporto Amministrazione Rendicontazione Coordinamento Direzione Generale Partner Ruoli Organizzativi Attività C Partecipazione Operativa Controlla Approva Partecipazione Collaborativa Va consultato Può essere consultato Responsabilità

....... e la descrizione del processo. NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : CODICE PROCESSO : 3.1.2 NOME PROCESSO ORGANIZZATIVO : Presentazione progetti su bando (tipo POR) FATTORI DI INPUT bando comunitario/nazionale/regionale/provinciale politiche di marketing sulla base delle analisi fabbisogni/esigenze delle associazioni territoriali laboratorio delle idee (strumento interno di ricerca basato su brainstorming relativi ad eventuali esigenze corrispondenti al profilo specifico di riferimento) OUTPUT PRODOTTI offerta formativa (definizione del progetto esecutivo) documentazione (riguarda tutta la modulistica necessaria alla presentazione del progetto formativo – in genere specifica per ciascun bando) RISORSE IMPIEGATE progettazione (figure professionali specifiche che gestiscono l’analisi di dettaglio, la progettazione dell’intervento formativo e la stesura del formulario) coordinamento (gestisce la pianificazione delle risorse interne) area rendicontazione (definisce i criteri e i parametri per una corretta rendicontazione in itinere e finale) area amministrazione (si occupa della parte contabile e della corretta compilazione della documentazione) MODULISTICA DI RIFERIMENTO Progetto esecutivo con schede di rendiconto finanziario elaborazione della modulistica di riferimento (in genere specifica per ciascun bando) RELAZIONI CON ALTRI PROCESSI riceve informazioni strutturate dal processo 2.1.4 – analisi dei fabbisogni fornisce input al processo 3.2.2 – Definizione progetto finanziato ed al processo 3.4.1 – rilevazione qualità erogata INDICATORI DI PERFORMANCE rispetto dei tempi di scadenza previsti dal bandp percentuale di approvazione dei progetti presentati

Il processo di Certificazione degli organismi formativi Fase 1 Conseguito l’ Accreditamento provvisorio della Regione Toscana come Ente di orientamento e formazione professionale (ambiti A, B, C ed O) Agenzia Formativa Fase 2 Per approfondimenti normativi sul tema: www.retetoscana.it/formazione www.saforet.it www.progettotrio.it www.taccone.net Definizione piano di miglioramento Sviluppo piano di adozione della qualità Definizione SGQ Definizione Manuale della Qualità – vers.1 Su quest’ultimo link, attesi ulteriori sviluppi dalla sperimentazione della metodologia ATM - Agorà del Terzo Millennio™ al Lifelong Learning (L.T. in qualità di coordinatore gruppo Formazione Professionale AIF Toscana www.aifonline.it) Fase 3 Implementazione del SGQ Formazione interna Visite ispettive Certificazione normativa ISO 9001:2000