PROGETTO SIMULIMPRESA SIMULIMPRESA è un progetto formativo che ha come finalità la qualificazione delle persone nel campo amministrativo, nel turismo e nell’area industria utilizzando la metodologia della simulazione. Il programma SIMULIMPRESA è destinato a promuovere la formazione attraverso l’esperienza , in una situazione simulata di lavoro in tutte le sue relazioni (orario di lavoro, disciplina, situazioni di lavoro, sviluppo delle mansioni).

In ognuna delle aziende simulate si riproduce la struttura di un ufficio di un’impresa di un determinato settore o ramo di attività. Gli allievi vengono collocati in una realtà produttiva nella quale possono apprendere e realizzare i diversi compiti richiesti, in questo modo l’allievo termina il periodo del corso con una concezione globale dell’attività d’ufficio, con una pratica equiparabile all’esperienza lavorativa e con capacità di adattamento al posto di lavoro, polivalenza e cultura d’impresa.

ORGANIGRAMMA ATTIVITA’ DI SIMULIMPRESA Ufficio Acquisti n. 1o2 Studenti Ufficio Magazzino n. 1o2 Studenti Ufficio Vendite n. 1o2 Studenti A R C H I V O Contenitore FATTURE DI ACQUISTO ATTI LEGALI FATTURE DI VENDITA BANCHE C/C UTENZE CLIENTI-FORNITORI ESTERI LISTINI E CATALOGHI PERSONALE Ufficio Tesoreria n. 1o2 Studenti Coordinatori gli Insegnati del Consiglio di classe Ufficio Contabilità n. 2 Studenti Ufficio Estero n. 1o2 Studenti Ufficio Segreteria n. 1o2 Studenti Ufficio Personale n. 1o2 Studenti Ufficio Marketing n. 1o2 Studenti ORGANIGRAMMA ATTIVITA’ DI SIMULIMPRESA

S - SEGRETERIA Funzioni operative: a) centralino b) fax e posta ricevuti c) fax e posta in partenza d) valori bollati e postali e) abbonamenti a riviste e rassegna stampa f)  rapporti con i dipartimenti aziendali

Centralino rispondere in modo professionale al telefono smistando le chiamate ricevute a seconda dell’ufficio richiesto; nel caso in cui l’utente sia impegnato o assente, prendere nota della telefonata ricevuta, annotando: chiamante, motivo della chiamata, ufficio richiesto. solo su richiesta provvedere ad effettuare chiamate verso l’esterno e a passarle all’ufficio competente. predisporre e aggiornare la rubrica telefonica.

Fax , posta ricevuta e E-mail ricevere, aprire la corrispondenza e individuarne l’oggetto: protocollare con timbro sull’originale e annotare i dati sul registro di protocollo; archiviare l’originale dei documenti nei raccoglitori di competenza; le buste gialle ricevute per posta ed indirizzate al coordinatore/direttore dell’impresa, non devono essere aperte né protocollate, ma consegnate al destinatario.

Fax, posta in partenza ricevere buste indirizzate dai vari uffici; protocollare tutti i documenti con apposito timbro; annotarne gli estremi sul registro di protocollo; pesare con l’apposita bilancia la posta da inviare: la posta indirizzata alle altre imprese simulate italiane deve essere pesata, affrancata correttamente e spedita alle imprese destinatarie; la posta indirizzata alla Centrale e quindi: banche, utenze gas, acqua, luce, telefono, servizi, imprese italiane clienti e fornitori la cui ragione sociale è preceduta dal prefisso “Sim”, al termine della giornata deve essere inserita in un bustone unico, che è pesato, affrancato e spedito all’indirizzo della Centrale di Simulazione. la posta indirizzata alle imprese simulate estere al termine della giornata deve essere inserita in un unico bustone che è pesato, affrancato e spedito all’indirizzo della Centrale di Simulazione.

Valori bollati tenere il registro di carico e scarico dei valori bollati; affrancare la posta con valori bollati veri; compilare in duplice copia la ricevuta d’acquisto dei valori bollati acquistati; ricevere da T2 il foglio di cassa per il pagamento; inviare alla Tabaccheria Centrale Simulata la ricevuta d’acquisto e il foglio di cassa; mettere nel raccoglitore fatture di acquistg la seconda copia della ricevuta di acquisto dei valori bollati.

Riviste e rassegna stampa compilare moduli d’abbonamento a riviste e quotidiani; leggere quotidianamente le pubblicazioni disponibili, individuare gli articoli utili all’attività aziendale; fotocopiare gli articoli, distribuirli al personale interessato e archiviarli

P - PERSONALE Reclutamento personale dipendenti predisporre documenti per l’assunzione Definire il contratto da applicare ad ogni dipendente Aggiornare i libri obbligatori tenuti per il personale dipendente ogni richiesta o altro documento prodotto è da effettuarsi in duplice copia: o     una copia imbustata e indirizzata è da inoltrare alla segreteria per la spedizione; o     la seconda copia è da protocollare e da mettere nel classificatore;

MK - MARKETING Definire gli obiettivi e gli strumenti di marketing Far conoscere l’azienda sul mercato delle imprese simulate Promuovere il prodotto dell’azienda da commercializzare Effettuare ricerche di mercato ogni richiesta o altro documento prodotto è da effettuarsi in duplice copia: o     una copia imbustata e indirizzata è da inoltrare alla segreteria per la spedizione; o     la seconda copia è da protocollare e da mettere nel classificatore;

E - ESTERO esaminare il materiale promozionale delle IS Intracomunitarie; prendere visione delle offerte delle IS Intracomunitarie e passarle all’ufficio acquisti; compilare in lingua eventuali ordini d’acquisto su indicazione dell’ufficio acquisti; passare l’ordine compilato all’Ufficio acquisti; sbrigare ogni altra mansione sollecitata dall’Ufficio Acquisti preparare materiale promozionale in lingua Inglese;

inviare il materiale promozionale alle IS Intracomunitarie;   rispondere ad eventuali enquiries prendere visione dell’ordine ricevuto, tradurlo e passarlo all’Ufficio V1 compilare in lingua la conferma d’ordine su indicazione di V1 sbrigare ogni altra mansione sollecitata dall’Ufficio Vendite ogni richiesta o altro documento prodotto è da effettuarsi in duplice copia: o     una copia imbustata e indirizzata è da inoltrare alla segreteria per la spedizione; o     la seconda copia è da protocollare e da mettere nel classificatore

C1 – CONTABILITA’ GENERALE Prelevare i documenti giustificativi (fatture, versamenti, pagamenti, riscossioni ) dai rispettivi raccoglitori ( acquisti- vendite -altri); registrare le operazioni in contabilità generale: o        effettuare la prima nota a timbratura; o        compilare libro giornale e libro mastro utilizzando il sofware applicativo specifico; o        mettere nel classificatore di appartenenza in ordine cronologico tutti i documenti giustificativi delle operazioni effettuate. ogni richiesta o altro documento prodotto è da effettuarsi in duplice copia: o        una copia imbustata e indirizzata è da inoltrare alla segreteria per la spedizione; o        la seconda copia è da protocollare e da mettere nel classificatore

C2 – CONTABILITA’ IVA registrare le fatture ricevute e note di variazione nel registro acquisti; registrare le fatture emesse e note di variazione nel registro vendite; effettuare la liquidazione periodica IVA; comunicare alla Tesoreria l’eventuale IVA da versare ai fini della compilazione del Mod.F24 da parte della Tesoreria ogni richiesta o altro documento prodotto è da effettuarsi in duplice copia: o        una copia imbustata e indirizzata è da inoltrare alla segreteria per la spedizione; o        la seconda copia è da protocollare e da mettere nel classificatore

T1 - TESORERIA (Scadenzari e incassi) Funzioni operative: a)        Scadenzario Clienti; b)       Scadenzario Fornitori e mandati di pagamento.

Scadenzario Clienti Prendere dal raccoglitore le fatture di vendita; predisporre lo scadenzario degli incassi annotando gli estremi delle fatture emesse in corrispondenza del giorno previsto per l’incasso; archiviare fatture di vendita; predisporre in duplice copia solleciti per gli incassi non riscossi e scaduti da oltre dieci giorni; imbustare una copia del sollecito e trasmetterla alla segreteria per la spedizione; allegare alla fattura e mettere nel raccoglitore la seconda copia protocollata del sollecito; verificare gli incassi da riscuotere tramite Ri.Ba; compilare le ricevute bancarie; fare copia delle RI.BA e allegarla alla fattura; compilare la modulistica per qualunque tipo d’incasso su supporto cartaceo; allegare la modulistica compilata alla fattura; aggiornare lo scadenzario per gli incassi pervenuti nella giornata

Scadenzario Fornitori e mandati di pagamento prendere dal racoglitore le fatture d’acquisto; predisporre lo scadenzario dei pagamenti annotando gli estremi delle fatture d’acquisto e d’altri documenti in corrispondenza del giorno previsto per il pagamento; predisporre l’elenco dei mandati di pagamento; (l’elenco deve contenere: fornitore; data e numero della fattura; importo; modalità di pagamento); trasmettere l’elenco dei mandati di pagamento a T2; aggiornare lo scadenzario per tutti i pagamenti effettuati in giornata prendendo visione anche delle note cartacee compilate da T2;

T2 - TESORERIA (Rapporti con le banche e pagamenti Funzioni operative: a)        Pagamenti ed incassi b)       Estratti conto c)        Rapporti con le banche

tenere ogni tipo di relazione con le banche; Pagamenti ed incassi ricevere da T1 le Ri.Ba. compilate; predisporre in duplice copia la distinta degli effetti e decidere le modalità di presentazione e la banca d’appoggio; firmare la distinta; imbustare e trasmettere la distinta degli effetti alla segreteria per spedizione; mettere nel classificatore banche la seconda copia protocollata della distinta; ricevere da T1 l’elenco dei mandati di pagamento; verificare la disponibilità finanziaria; compilare i mandati di pagamento (foglio cassa in duplice copia, assegni bancari, ordine di bonifico in duplice copia ed altri); firmare i mandati; mettere una copia protocollata dei mandati di pagamento nel classificatore; ·       Estratti conto Utilizzare preferibilmente un foglio di calcolo per gestire ed aggiornare in tempo reale gli estratti conto relativi a: conti correnti bancari; conti di castelletto per lo sconto, e /o accredito delle Ri.Ba.; cassa contanti; cassa assegni. Rapporti con le Banche tenere ogni tipo di relazione con le banche; verificare la modulistica presente nell’impresa; inoltrare le richieste di finanziamento in tempo utile.

imbustare e trasmettere l’originale del mandato alla segreteria per spedizione; rispettare le modalità concordate con il fornitore; richiedere alla banca l’emissione d’assegni circolari o internazionali; richiedere via internet la modulistica alla banca; mettere nel classificatore copia protocollata delle varie richieste inoltrate alla banca; compilare gli assegni relativi alle retribuzioni dei dipendenti sulla base dell’elenco ricevuto dall’ufficio personale; comunicare via fax alla banca l’importo complessivo delle retribuzioni liquidate;

controllare e firmare la modulistica fiscale predisposta dall’ufficio contabilità per la liquidazione periodica d’IVA e delle ritenute d’acconto; completare la modulistica per il versamento degli oneri sociali dei dipendenti sulla base dei dati comunicati dall’ufficio personale; predisporre in duplice copia le distinte di versamento per gli assegni e il denaro in contante incassato, decidendo quale conto corrente movimentare; mettere nel classificatore una copia protocollata delle distinte di versamento; firmare tutta la documentazione

V1 - VENDITE (Accettazione e conferma d’ordine) negoziare le condizioni contrattuali; verificare la conformità dell’ordine alle condizioni contrattuali predeterminate; in caso di conformità: o        compilare in duplice copia CdO; o        firmare; o        imbustare la prima copia e inviarla alla segreteria per spedizione; o        protocollare e inviare l’altra copia a V2 per l’evasione dell’ordine ricevere la copia dell’elenco merce mancante da V2 per comunicare al cliente l’impossibilità di evadere l’ordine nei tempi previsti; prendere accordi con il cliente per stabilire i nuovi termini del rapporto di compravendita; in caso di difformità, rinegoziare le condizioni contrattuali telefonicamente o posta o fax

V2 - VENDITE (Evasione Ordine) prendere la C.d.o. da V1 per gli ordini da evadere; consultare il tabulato giacenze merci in magazzino e spuntare le quantità evadibili dell’ordine; firmare la C.d.o e trasmetterla all’ufficio magazzino;   nel caso in cui tutte le quantità non sono evadibili annotare sul prospetto, compilato in duplice copia, “ elenco merce mancante” con codice art. e quantità in difetto rispetto alla richiesta del cliente; aggiornare il C.d.o. per le quantità che saranno evase; firmare C.d.o; allegare alla copia della conferma d’ordine aggiornata una copia dell’elenco merce mancante trasmettere la copia della conferma d’ordine all’ufficio magazzino; trasmettere la seconda copia dell’elenco merce mancante a V1 per comunicazioni al cliente;

compilare DDT (anche in caso di fattura immediata) in duplice copia quando il trasporto è a cura del mittente o del destinatario; compilare DDT (anche in caso di fattura immediata) in triplice copia quando il trasporto è a cura del vettore; nel caso di trasporto a cura del vettore compilare in triplice copia il modulo “Richiesta servizio corriere” riportare il numero e la data del DDT sul C.d.o;   imbustare e consegnare alla segreteria la copia o le copie del DDT che accompagna o non la merce; protocollare l’altra copia del DDT; allegare DDT al CdO; trasmettere CdO e DDT a V3 per fatturazione; per gli ordini non evadibili per il 100% delle quantità lasciare in sospeso il C.d.o. per la giornata successiva; comunicare a V1 la non evadibilità dell’ordine gestire eventuali reclami  

V3 - VENDITE (Fatturazione) prendere visione del CdO e del DDT avuto da V2; emettere fattura in duplice copia entro il 15 del mese successivo alla consegna o alla spedizione; riportare numero e data fattura sul CdO; imbustare una copia della fattura e trasmetterla alla segreteria per la spedizione; protocollare la seconda copia della fattura di vendita; allegare DDT alla seconda copia della fattura; archiviare la fattura nel raccoglitore fattre di vendita

M - MAGAZZINO compilare in duplice copia il tabulato merce giacente in magazzino; archiviare contemporaneamente nei classificatore acquisti e vendite una copia del tabulato della merce giacente in magazzino;   ricevere da V2 conferma d’ordine di vendita compilare la scheda di scarico; archiviare nel classificatore vendite la conferma d’ordine;

controllare la consistenza del magazzino; compilare il tabulato della merce da acquistare, tenuto conto del tempo di riordino; inviare il tabulato merce da acquistare ad A1;   ricevere le fatture immediate d’acquisto da A1 e A2 ricevere DDT o in mancanza fattura differita d’acquisto da A1 e A2; compilare la scheda di carico; archiviare nel classificatore DDT e fattura;

A1- Acquisti funzionali ricevere dal magazzino il tabulato della merce da acquistare; esaminare le offerte dei potenziali fornitori; valutare le condizioni contrattuali d’acquisto (prezzo, condizioni pagamento, clausola consegna); scegliere l’offerta migliore;

compilare l’ordine d’acquisto in due o più esemplari; firmare l’ordine d’acquisto; imbustare una copia e passarla alla segreteria per la spedizione; protocollare e mettere nel classificatore l’altra copia dell’ordine d’acquisto;   prendere la conferma d’ordine; allegare la conferma d’ordine all’ordine d’acquisto;

ricevere fattura immediata dalla segreteria; verificare le condizioni contrattuali con l’ordine d’acquisto; allegare la fattura immediata alla conferma d’ordine e all’ordine d’acquisto inviare fattura immediata al magazzino; ricevere il DDT dalla segreteria, in caso di fatturazione differita; allegare il DDT alla conferma d’ordine e all’ordine d’acquisto inviare DDT al magazzino;

  ricevere fattura differita dalla segreteria; verificare il rispetto delle condizioni contrattuali con l’ordine di acquisto; allegare il DDT, ordine di acquisto e conferma d’ordine alla fattura differita; nel caso in cui non ci sia il DDT inviare fattura differita al magazzino; nel caso in cui ci sia il DDT inviare fattura differita a T1; rinegoziare le condizioni contrattuali telefonicamente o via fax in caso di non conformità della merce con l’ordine d’acquisto;

A2 – (Acquisti non funzionali) valutare le condizioni contrattuali d’acquisto (prezzo, condizioni pagamento, clausola consegna); scegliere l’offerta migliore;   compilare l’ordine d’acquisto in due o più esemplari; firmare l’ordine d’acquisto; imbustare una copia e passarla alla segreteria per la spedizione; protocollare e mettere nel classificatore l’altra copia dell’ordine d’acquisto;

  prendere dalla segreteria la conferma d’ordine; allegare la conferma d’ordine all’ordine d’acquisto; ricevere fattura immediata dalla segreteria; verificare le condizioni contrattuali con l’ordine d’acquisto; allegare la fattura immediata alla conferma d’ordine e all’ordine d’acquisto inviare fattura immediata a T1;

  ricevere il DDT dalla segreteria; verificare le condizioni contrattuali con l’ordine d’acquisto; allegare il DDT alla conferma d’ordine e all’ordine d’acquisto inserire il DDT nel classificatore in attesa di fatturazione differita;

  · ricevere fattura differita dalla segreteria; verificare il rispetto delle condizioni contrattuali con l’ordine di acquisto; allegare il DDT, ordine di acquisto e conferma d’ordine alla fattura differita inviare fattura differita a T1 rinegoziare le condizioni contrattuali telefonicamente o via fax in caso di non conformità della merce con l’ordine d’acquisto;