PROGETTO LA GESTIONE DEL PROGETTO Aspetti finanziari Relatore: Pierfranco Pizzala Centro Congressi Marengo – 26 novembre 2010

2 Rapporti: la modalità di presentazione Durata progetto Rapporto intermedio Rapporto finale 24 mesiEntro il 14° mese dalla data di avvio del progetto (30/11/2011) Entro due mesi dalla data di chiusura del progetto (30/11/2012)

3 Rapporti: le fasi della valutazione Le fasi della valutazione per RAPPORTO INTERMEDIO E FINALE sono: Controllo dei requisiti formali del Rapporto e della documentazione allegata Valutazione del Rapporto rispetto alle attività/risultati nonché ai costi sostenuti nel periodo considerato, in termini di qualità e quantità, inclusa la verifica della veridicità ed ammissibilità dellazione svolta Per il solo RAPPORTO FINALE è prevista: Validazione del rendiconto finanziario e del materiale di supporto richiesto, al fine di verificare la veridicità ed ammissibilità delle spese nonché la legalità e regolarità gestionale

4 Rapporto intermedio: obiettivi Gli obiettivi principali del Rapporto intermedio sono riassumibili in due punti: monitorare lo stato di avanzamento del progetto controllare lutilizzo dei fondi comunitari

5 Rapporto intermedio e finale: tempi della valutazione lAgenzia dispone di 90 gg. di calendario per approvare o respingere il rapporto ricevuto, oppure per richiedere ulteriori documenti giustificativi o informazioni supplementari. Tale termine si sospende qualora vengano richieste integrazioni necessarie alla valutazione e prosegue alla ricezione delle stesse. il Beneficiario dispone di 30 gg. di calendario per la trasmissione delle informazioni/dei documenti supplementari o di un nuovo rapporto

6 Rapporto finale: obiettivi Gli obiettivi principali del rapporto finale sono riassumibili in tre punti: verificare le azioni di trasferimento attuate e i risultati conseguiti controllare lutilizzo dei fondi comunitari stabilire limporto definitivo della sovvenzione comunitaria ai fini del pagamento corrispondente o del recupero dei fondi

7 Rapporto finale: punteggi e ricadute

8 Modalità di pagamento (art.IV Convenzione) Durata progetto I Pre- finanziamento Ulteriori quote di Pre- finanziamento Saldo finale 24 mesi 40% entro 45 gg. dalla data in cui entra in vigore la Convenzione Fino al 40% entro 90 gg. dalla ricezione del rapporto sullo stato di avanzamento delle attività e delle spese Entro 90 gg. dalla ricezione del Rapporto finale N.B. Il secondo pre-finanziamento è frazionabile in un numero variabile di versamenti. Il pagamento integrale della II quota verrà effettuato solo se si dimostra di aver utilizzato almeno il 70% del pre-finanziamento percepito. Se si utilizza meno del 70% limporto del II pre-finanziamento viene ridotto della quota non impiegata del primo versamento (art.IV.2 Convenzione) Il termine dei 45 gg. per lerogazione del pre-finanziamento inizia a decorrere dal giorno dellacquisizione dellultimo documento correttamente predisposto

9 Le voci di costo del piano finanziario Costi diretti: A. Costi del personale B. Costi operativi 1.Viaggi e soggiorno 2. Dotazioni informatiche (10% del totale dei costi diretti) 3. Altro C.Subappalti (30% del totale dei costi diretti) Costi indiretti (massimo il 7% dellimporto totale dei costi diretti ammissibili)

10 Tipologia di costi: costi diretti Sono costi che possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto Costi diretti: costi del personale costi di viaggio e soggiorno costi per dotazioni informatiche altro costi di subappalto

11 Tipologia di costi: costi indiretti Sono costi che non possono essere identificati come costi specifici direttamente connessi alla realizzazione del progetto Limporto stabilito allatto dellapprovazione non può essere modificato Non devono essere giustificati da documenti contabili Sono costituiti da un importo forfetario fisso non superiore al 7% dellimporto totale dei costi diretti ammissibili Esempi di costi indiretti: costi per comunicazione costi per infrastrutture dei locali dove si svolge il progetto fotocopie forniture dufficio costi per attrezzature relative allamministrazione del progetto

12 Tipologia di costi: costi ammissibili Sono considerati ammissibili i costi che soddisfano i seguenti criteri generali: direttamente connessi con loggetto della Convenzione e presenti nel bilancio preventivo necessari per lattuazione del progetto ragionevoli, giustificati e coerenti con il principio di sana gestione finanziaria generati durante larco di vita del progetto (art.II.2 Convenzione) effettivamente sostenuti dal beneficiario e/o dai membri della partnership identificabili e verificabili coinvolgere i Paesi partecipanti al programma conformi alla normativa fiscale e tributaria

13 Tipologia di costi: costi non ammissibili Sono considerati sempre non ammissibili i seguenti costi: costi inerenti la preparazione della candidatura costi di apertura e gestione conti bancari costi sostenuti da partner silenti costi del capitale investito debiti ed interessi passivi accantonamenti per eventuali perdite o debiti futuri altri interessi dovuti crediti inesigibili perdite di cambio costi dichiarati e sostenuti in relazione ad altri progetti o programmi di lavoro già finanziati da altra fonte, in particolare da altri fondi comunitari spese eccessivamente elevate ed ingiustificate costi di opzione di riscatto al termine di noleggio o leasing IVA, se non rappresenta un onere finale

14 Imposta sul Valore Aggiunto - IVA LIVA è considerata un costo ammissibile solo se lorganismo può dimostrare di non essere in grado di recuperarla N.B. Il contributo Leonardo da Vinci non è soggetto al regime di applicazione dellIVA e, di conseguenza, non è sottoposto ad alcuna imposizione fiscale

15 Costi del personale (1/2) Costi prodotti dal personale del partenariato assegnato al progetto: personale dipendente assunto dal partner con contratto a tempo indeterminato o determinato personale temporaneo assunto attraverso unagenzia esterna specializzata CONTRATTI CON PARTITA IVA SOLO SE PER TUTTA LA DURATA DEL PROGETTO Devono essere basati sugli effettivi costi giornalieri Includono i salari reali, i contributi previdenziali, gli oneri sociali e altri costi previsti dalla normativa nazionale (compresi nella retribuzione ordinaria)

16 Costi del personale (2/2) Sono calcolati moltiplicando il numero di giornate lavorate per leffettivo costo giornaliero Non possono eccedere i massimali per ciascuna categoria ISCO (cfr.Supplement for the electronic Application Form 2010) Il personale degli organismi partner non può operare in veste di subappaltatore del progetto Non sono eleggibili i costi non contrattuali: premi, conti spese, incentivi retributivi, programmi per la ripartizione degli utili, affitto di automobili

17 Costi di viaggio Solo costi sostenuti dal personale della partnership assegnato al progetto Solo viaggi direttamente collegati alle attività specifiche relative al progetto e chiaramente identificabili Includono tutti i costi sostenuti dal punto di origine al punto di destinazione (e viceversa) Applicazione del principio di economicità della spesa nella scelta del mezzo di trasporto Utilizzo dellauto propria – presa a noleggio – taxi N.B. I costi per visti, per assicurazione di viaggio e i costi di cancellazione sono ammissibili

18 Costi di soggiorno Solo costi sostenuti dal personale della partnership di progetto per attività specifiche e chiaramente identificabili Soggiorni in linea con i massimali giornalieri per Paese di destinazione (cfr. Supplement for the electronic Application Form 2010) Comprendono il vitto, lalloggio e il trasporto locale Un giorno intero normalmente prevede di norma un pernottamento Sistema di rimborso adottato dallorganismo spese effettivamente sostenute (rimborso di ricevute) rimborso su base forfetaria (sotto forma di diaria) IN ENTRAMBE I CASI VA ESIBITA DOCUMENTAZIONE ATTESTANTE LA PRESENZA E IL PERNOTTAMENTO

19 Costi per dotazioni informatiche Sono ammissibili lacquisto, il noleggio o il leasing di attrezzature (nuove o usate) compresi i costi di installazione, manutenzione e assicurazione Attrezzature acquistate prima dellinizio del progetto rientrano nei costi indiretti In caso di acquisto di apparecchiature: imputare al progetto il solo tasso annuo di ammortamento e la percentuale di utilizzo reale applicare le norme comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n.24) Il costo di qualsiasi azione di riscatto al termine del noleggio/leasing è ineleggibile Il costo totale non può eccedere il 10% dei costi diretti totali del progetto

20 Altro Derivano da attività specifiche e necessarie ai fini del raggiungimento degli obiettivi del progetto Sostenuti dai partner di progetto, non riconducibili alle altre categorie di costo e sempre debitamente giustificati Sono ammissibili costi derivanti direttamente da: requisiti imposti dalla convenzione, inclusi i costi di qualsiasi servizio finanziario (garanzia fidejussoria) realizzazione di azioni specifiche o di prodotti e risultati del progetto Per le eventuali attività svolte da soggetti esterni alla partnership di progetto, si raccomanda di seguire le norme comunitarie in materia di appalti (cfr. slide n.24)

21 Altro: alcuni esempi una tantum per comunicati stampa e pubblicità acquisto di diritti dautore e altri diritti di proprietà intellettuale acquisto di materiali informativi quali: libri, studi, dati elettronici, ecc. quote di partecipazione a conferenze garanzie finanziarie noleggio di spazi espositivi diffusione delle informazioni valutazione specifica dellazione revisioni contabili traduzioni organizzazioni di seminari (se considerato prodotto/risultato) stesura degli atti di un seminario produzione di un video acquisto di materiali di consumo collegati ad un prodotto risultato (risme di carta per la stampa di pubblicazioni)

22 Costi di subappalto 1/2 Saranno considerati i costi derivanti da contratti di subappalto conclusi ai fini dellesecuzione di un lavoro per il progetto che sia specifico e limitato, concessi da un partner ad un ente, unorganizzazione o un individuo (solo se non dipendenti da nessuna delle organizzazioni partner del consorzio) (Guida al candidato 2010) Non può essere subappaltata la gestione e lamministrazione generale del progetto Il contratto deve includere tutti i costi, comprese le spese di viaggio e soggiorno

23 Costi di subappalto 2/2 E possibile procedere alla stipula di un contratto di subappalto solo nei seguenti casi: può essere subappaltata solo una parte limitata di azioni il ricorso al subappalto deve essere giustificato Le prestazioni devono essere dichiarate nellallegato I e i costi devono essere esplicitati nellallegato II Se non previsto nella domanda di finanziamento originaria è necessaria la preliminare autorizzazione scritta dellAN Il Beneficiario dovrà inoltre adoperarsi per evitare qualsiasi conflitto di interessi Il costo totale non può eccedere il 30% dei costi diretti totali del progetto

24 Norme comunitarie relative agli appalti Valore contrattiProcedura per lattribuzione di un subappalto Inferiore a Affidamento diretto (possono essere pagati dietro presentazione di fattura) Da a Richiedere almeno tre offerte Da a Richiedere almeno cinque offerte Oltre Applicare le norme nazionali relative agli appalti pubblici.

25 La riformulazione in itinere del budget Le variazioni non possono: modificare il costo complessivo del progetto alterare il rapporto fra fondi propri e contributo LDV coinvolgere la voce di budget Costi indiretti violare il principio di parità di trattamento fra partner pregiudicare la realizzazione del progetto Le modifiche al bilancio preventivo generano emendamento se: gli spostamenti tra le voci di costo ammissibili sono superiori al 10% della voce di costo di destinazione Se inferiori al 10% è necessario informare per iscritto lAgenzia Nazionale (art.III.4 Convenzione)

26 REFERENTI: Per qualsiasi quesito o comunicazione di natura amministrativa e finanziaria contattare via mail: