Lezione n.5 Due strumenti per semplificare il lavoro con excel: la navigazione e le formule 3d.

Premessa Spesso lavorando con excel capita di dover creare fogli di lavoro pi ù grandi di quanto si possa visualizzare su una schermata sola. Può essere necessario usare gli stessi dati su fogli diversi o avere bisogno di controllare solo una parte di un intero foglio. Se poi il nostro documento si arricchisce di nuovi dati, allora diventa indispensabile aggiungere un foglio nuovo e poterne cancellare uno vecchio all occorrenza.

Alla fine di questa lezione, sarete in grado di: Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo; nascondere e visualizzare righe e colonne; bloccare e sbloccare righe e colonne; spostarvi tra i fogli all interno di una cartella di lavoro; aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro; creare formule 3d; collegare le cartelle di lavoro. File per questa lezione cartella: esercizi > 5 redditi.xls cibo.xls budget.xls

Lo zoom: ingrandimento e riduzione della visualizzazione di un foglio di lavoro. Excel apre i documenti in una dimensione standard che definisce il 100%. Possiamo modificare la dimensione visualizzata cambiando questa percentuale. Aprite il file di esempio redditi.xls nella cartella esercizi. Fate clic sulla cella P18. Nel menu visualizza cliccate su zoom

Spuntando una casella corrispondente a una percentuale inferiore a 100 il foglio si ridurr à. Spuntiamo la casella 50% e facciamo clic su ok o diamo invio dalla tastiera. Per tornare alla visualizzazione precedente ripetiamo la procedura selezionando la casella 100% oppure, pi ù rapidamente, usiamo la scorciatoia da tastiera e premiamo contemporaneamente i tasti Ctrl e Z (che ci consente di annullare l operazione appena compiuta) Adesso sul foglio che abbiamo aperto clicchiamo su una cella e dal menu visualizza nella finestra zoom selezioniamo adatta alla selezione.

Excel ci ha ingrandito la cella selezionata. Questo tipo di zoom è particolarmente utile quando il foglio che abbiamo davanti è piuttosto esteso in quanto cos ì possiamo ingrandire certi che nella schermata troveremo quella parte di foglio che ci interessa. Torniamo sul foglio e dal menu visualizza nella finestra zoom spuntiamo la casella personalizzata e inseriamo al posto del numero indicato il numero 150.

Nascondere e scoprire righe e colonne. Ora che abbiamo imparato lo zoom, torniamo al nostro documento redditi.xls. In qualit à di gestori del noleggio attrezzature sportive vogliamo controllare cosa è stato noleggiato nei mesi primaverili, diciamo da marzo a giugno. Possiamo lavorare pi ù comodamente nascondendo le colonne dei mesi che non ci interessano. Selezioniamo le colonne C e D, poi portiamo il mouse sul selettore di colonna I e tenendo premuto il tasto Ctrl sulla tastiera trasciniamo il mouse dalla I alla N. Excel somma le selezioni non contigue.

Dal menu Formato > colonna selezioniamo > nascondi Una linea un po pi ù spessa ci indica la posizione delle colonne nascoste. Volendo possiamo nascondere anche le righe, con la stessa procedura. Facciamo clic sul selettore della riga 7

Dal menu Formato > riga selezioniamo > nascondi Una linea un po pi ù spessa ci indica la posizione della riga nascosta. Il nostro foglio ora è snello e di semplice consultazione, ma come si fa a ripristinare la visualizzazione normale? Selezioniamo le colonne che stanno prima e dopo le colonne nascoste, facciamolo con il metodo della selezione non contigua.

Dal menu Formato > colonna selezioniamo > scopri Ecco che le nostre colonne sono di nuovo al loro posto. Per scoprire le righe basta selezionare la riga precedente e quella successiva alla riga nascosta Dal menu Formato > riga selezioniamo > scopri Anche la nostra riga è tornata al suo posto.

Bloccare e sbloccare righe e colonne. Quando i dati sul nostro foglio sono tanti per poter leggere scorriamo il nostro documento a destra e a sinistra o sopra e sotto ma accade che le intestazioni si spostino con tutto il documento sottraendosi alla nostra vista e rendendoci difficile capire a quale intestazione facciano riferimento i dati che stiamo guardando. Per risolvere questo inconveniente possiamo bloccare sullo schermo la riga e le colonne con l intestazione e far scorrere soltanto la parte restante del nostro foglio.

Apriamo il file cibo.xls nella cartella esercizi > 5. Dal menu visualizza nella finestra zoom selezioniamo la casella 200%. Proviamo a spostarci nel documento. Abbiamo perso l intestazione e ci troviamo proprio nella situazione che abbiamo appena descritto. Per orientarci bene avremmo bisogno di vedere sempre la riga dei mesi (R2) e la colonna delle categorie (A).

Selezioniamo quindi la casella che si trova sotto la riga e a destra della colonna che vogliamo bloccare (B3). Dal menu finestra > blocca riquadri (clic) Proviamo a spostarci nuovamente nel documento, ora l orientamento è perfetto. Andiamo nella casella nome di questo foglio e inseriamo il valore P32 e diamo invio

Ci troviamo nell estremit à inferiore del nostro foglio e vogliamo tornare rapidamente all inizio, nella prima cella non bloccata in alto. Digitiamo contemporaneamente Ctrl e Home. Excel ci ha portato proprio al punto desiderato.

Spostamento tra i fogli di lavoro in una cartella. Il responsabile della cucina del Residence Nova Levante tiene sotto controllo gli acquisti con diversi fogli di lavoro in una sola cartella. Ordina infatti i cibi da fornitori diversi, si tratta di carne, farina, zucchero verdure ecc. che lui ha organizzato in 3 diverse tipologie: prodotti secchi, carne e prodotti agricoli. Come vedete in fondo al vostro documento basta cliccare sul nome della scheda e ci troviamo nel foglio corrispondente. Un altro modo è premere contemporaneamente Ctrl e Pag oppure Ctrl e Pag

Aggiunta ed eliminazione di fogli. Ogni nuova cartella per impostazione standard contiene 3 fogli vuoti. E possibile inserire altri fogli o eliminare semplicemente quelli superflui. Clicchiamo sulla scheda prodotti agricoli. Dal menu inserisci > foglio di lavoro

Adesso c è un nuovo foglio di lavoro a sinistra della scheda dove ci trovavamo. Facciamo doppio clic sul nome Foglio 1 e scriviamo Riepilogo. Posizioniamo il mouse su Riepilogo e quando ha la forma puntatore clicchiamo e teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse. La freccia che compare sulle schede indica dove si posiziona la scheda che stiamo spostando. Trasciniamo continuando a tenere il pulsante premuto fino a che la freccia si sposta alla destra della scheda prodotti agricoli. Lasciamo il pulsante. Ora la scheda è nella posizione giusta.

Ma abbiamo deciso che non ci serve quindi: clic su Riepilogo dal menu modifica > elimina foglio in alternativa clic su Riepilogo clic tasto destro del mouse > elimina

Le formule tridimensionali Abbiamo visto come fare delle formule semplici nelle celle di un foglio. Per esempio il costo totale della carne. Supponiamo invece di voler sapere il costo totale del cibo. Usando solo le formule semplici dovremmo prendere i totali di tutti i fogli e sommarli, a ogni cambiamento ci toccherebbe rifare tutto. E possibile invece creare delle formule che usino dati presenti in fogli diversi. Cambiando i dati nei rispettivi fogli si aggiorner à anche il risultato della formula 3D creata, una funzione che fa risparmiare l inutile ripetizione di formule o dati agevolando molto il lavoro.

Basta ricordare che anche i fogli come le celle hanno una sigla di identificazione. Se voglio dire al programma di andare a prendere il totale di un altro foglio posso indicarla con il suo nome ( per esempio il totale dei costi della scheda carne nella cella P36 sar à : Carne!P36 ) Oppure usare la procedura automatica: inserisco un foglio nuovo dopo prodotti agricoli lo rinomino in riepilogo clic sulla cella A3 e digito Costo totale del cibo poi mi sposto sulla cella A4

nella barra delle formule clic sul simbolo formula > SOMMA > OK.

Nella finestra che si apre ci sono delle righe in ciascuna riga andr à ad inserirsi il valore della cella che evidenziamo -indipendentemente dal foglio in cui si trova-

Clic sulla scheda carne e poi clic sulla cella P36 che contiene il totale (nella nostra riga viene inserito automaticamente Carne!P36) Clic sulla seconda riga – vediamo che excel ne inserisce subito un altra vuota- Clic sulla scheda prodotti secchi e poi clic sulla cella P26 che contiene il totale (nella nostra 2° riga viene inserito automaticamente 'Prodotti secchi'!P26 Le virgolette singole sono usate da excel per i fogli che hanno il nome composto da 2 o pi ù parole)

Clic sulla 3° riga. Clic sulla scheda prodotti agricoli e poi clic sulla cella P28 che contiene il totale (nella nostra riga viene inserito automaticamente 'Prodotti agricoli'!P28) E diamo OK la nostra formula è perfetta. Manca solo il simbolo dell euro. Dal menu formato > cella > numero > valuta Scegliamo 2 cifre decimali ed è fatta.

Collegamento di cartelle Se la funzione che consente di collegare i fogli tra loro è utile quella che consente di collegare dati in cartelle diverse è veramente potente. La cartella che contiene la formula è detta cartella di lavoro dipendente, quella che contiene le informazioni di riferimento è la cartella di lavoro origine. La procedura è simile alla formula per il collegamento dei fogli, i riferimenti devono però cominciare con il nome della cartella di lavoro origine.

Il contabile del residence Nova Levante nel calcolare il budget annuale ha bisogno di avere il totale delle spese di tutti i reparti allora crea una cartella di lavoro dove confluiscono i totali dei singoli reparti, questo collegamento gli consente di avere dati sempre aggiornati e identici a quelli dei reparti. Apriamo la cartella redditi.xls Apriamo anche budget.xls Dal menu finestra > disponi spuntiamo la casella affiancate e diamo OK

Facciamo clic sulla cella A4 della cartella di lavoro budget Digitiamo nella barra della formula =[Cibo.xls]riepilogo!A4 (il programma ci riporta il totale presente nella cartella di lavoro cibo nella casella A4 del foglio riepilogo.) Clic sulla cella A3 della cartella di lavoro budget spostiamoci con il TAB nella cella accanto Digitiamo = (per cominciare la formula) Spostiamoci con il mouse nel riquadro della cartella di lavoro redditi 2 clic sulla cella P18 e diamo invio Excel ha inserito in budget il valore presente nell altra casella di lavoro.

riepilogo Abbiamo quindi imparato a: Ingrandire e ridurre un foglio di lavoro sullo schermo; nascondere e visualizzare righe e colonne; bloccare e sbloccare righe e colonne; spostarvi tra i fogli all interno di una cartella di lavoro; aggiungere ed eliminare in una cartella di lavoro; creare formule 3d; collegare le cartelle di lavoro.

Test e glossario Come ci si sposta tra diversi fogli all interno di una cartella di lavoro? Come si collegano celle in cartelle diverse? Come si visualizza un foglio al 70% della visualizzazione normale? Come si crea una formula 3D in un foglio di lavoro? Come si dovrebbe fare quando scorrendo un foglio non riusciamo a vedere righe e colonne con le etichette? Come facciamo a vedere soltanto le colonne e le righe che ci interessano? Bloccare: fare in modo che righe e colonne restino sullo schermo mentre il resto del documento scorre. Cartella di lavoro dipendente: La cartella che contiene una formula che si riferisce a dati presenti in un altra cartella. Cartella di lavoro origine: La cartella che contiene i dati a cui fa riferimento una formula presente in un altra cartella. Formula tridimensionale: formula che contiene dati appartenenti a fogli diversi. Nascondere: rendere righe e colonne invisibili cos ì da poter affiancare anche righe colonne lontane tra loro. Zoom: opzione che consente di modificare la dimensione di visualizzazione di un documento sullo schermo.

esercizi 1. Aprite la cartella Redditi.xls. Riducete il foglio al 70% e tornate al 100%.Nascondete e visualizzate la colonna B e la riga 3, poi bloccatele e sbloccatele. 2. Aprite la cartella cibo.xls. Nel foglio riepilogo scrivete una formula che sommi il peso totale della carne, del pollame e del pesce ordinati. Aprite la cartella di lavoro budget.xls e create sul primo foglio una formula che sommi il costo di tutti i prodotti agricoli ordinati.