Corso per i Volontari Civili che prestano servizio nelle Biblioteche del Polo di Cesena Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library (SOL) carla.iaconoisidoro@unibo.it

Link all’ambiente di prova: https://solaps.cib.unibo.it/sebinatest/boz/index.jsp per connettersi utilizzare in entrambi i campi il login e la password inseriti nel campo login dell’ultima maschera di apertura di Sebina si possono attivare più sessioni contemporaneamente, aprendo una nuova sessione internet; attenzione: la sessione dura 30 minuti! cliccare su Help in alto a destra per il Manuale slide su http://www.sba.unibo.it/portale/materiali-didattici 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library D’ora in poi non saranno più disponibili le password collettive: ogni operatore avrà la sua password personale, associata ad un profilo che lo abiliterà all’uso di determinate funzioni. I SC avranno un profilo 2 (Bibliotecario), che li abiliterà alla gestione degli utenti e dei documenti. N.B.: le funzioni di SOL richiedono (vedi schermata iniziale): Internet Explorer 6 o Mozilla Firefox 2 pacchetto Office (Word, Excel) Acrobat reader Abilitazione dei pop up Javascript è inoltre consigliata la disabilitazione dei cookie 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library Comandi N.B.: Adesso si può usare il mouse!!! Basta tasti funzione e freccine!!! E’ possibile usare i tasti Invio e Tab. N.B.: Ricordarsi di usare i tasti del programma: Indietro Home Annulla Esci Conferma, quasi sempre necessaria. Se non succede niente, cliccare sul tasto Enter/Invio NB in alto tasto Reports, per visionarli ed eventualmente stamparli. Usare la freccina dx nella digitazione dell’inventario, per passare dal campo della serie a quello del numero; col tasto Tab ci si sposta nei campi sottostanti. Si possono usare alcuni tasti funzione nella registrazione dei prestiti, ma non ne vale la pena. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Homepage e principali funzioni Spazio personale: modifica password Utenti e servizi: Gestione utenti = vecchia Gestione lettori Circolazione documenti = vecchia Gestione prestiti Acquisizioni: suggerimenti d’acquisto Amministrazione sistema 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Utenti e servizi > Utenti > Gestione utenti (1) Codice utente vecchi codici: xx-n (- al posto degli 0), es. AB-253 = AB000253 nuovi codici SOL: solo numerici Ricerca - per parte iniziale: comodo in caso di accenti o caratteri speciali; - esatta: consigliata se si conoscono con certezza nome e cognome; per parole: comodo per la ricerca delle biblioteche o in caso non si sappia identificare esattamente nome e cognome di un utente; cerca anche all’interno delle parole! Filtro: Utenti di biblioteca, molto utile; N.B.: è impostato di default in Gestione utenti, ma non in Circolazione documenti! 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library N.B.: il sistema non è sensibile a doppie (ma questo sarà corretto), spazi e caratteri speciali: ROSSETTI Rossetti, Rosetti, Roseti DIBIASE Di Biase, Dibiase DADDARIO Daddario, D’Addario DONA Dona, Donà, Dona’ In caso di omonimi, la lista restituirà prima i nominativi senza caratteri speciali, poi quelli con apostrofo, poi quelli con accento. In caso di nuovi inserimenti, usate tranquillamente apostrofo e accento. Se si trova l’utente già inserito, selezionarlo e confermare, altrimenti cliccare su Esci per crearlo. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library N.B.: Recapiti aggiuntivi (per inserire il domicilio) Associa a gruppo (automatico, per abilitazioni ai servizi) Visualizza servizi abilitati (prestito, servizi SOL) Situazione abilitazioni al prestito (nelle varie biblioteche) Situazione utente (attuale) Storica Sospensioni non visibili dai profili base Registra prestito; da qui anche Rientro documento Proroga prestito Fra i campi obbligatori da compilare ci sono anche il recapito preferenziale (per l’invio di solleciti e notifiche: posta, telefono, cellulare, e-mail) e il tipo utente (per le abilitazioni ai servizi; impostato a livello di Polo ma modificabile). 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Abilitazione degli utenti Dalla scheda aperta in Gestione utenti > Dati biblioteca corrente: Visualizza: per modificarli Associa: per associare l’utente alla biblioteca Abilita/sospendi servizi di prestito (anche per ILL, DD, etc.) N.B.: Associa e Abilita sono i due passaggi per abilitare un utente; in caso di nuovo inserimento l’associazione e l’abilitazione sono automatiche. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Circolazione documenti (1) Troviamo qui tutte le funzioni del vecchio gestionale, con in più altre già attivate presso qualche biblioteca, ed altre ancora nuove. Possono essere attivate o disattivate da Configurazioni generali (gestori). Richiesta di prestito, richiesta di consultazione, prenotazione, inoltrate dall’utente o dall’operatore: ora attive per tutte le biblioteche; Pianificazione: per tenere da parte un libro per un utente o per la biblioteca in un tempo futuro; Gestione movimenti: per gestire movimenti parziali dei singoli documenti e movimenti dei documenti a livello cumulativo (ad es. prestiti scaduti; vedi oltre); e per gestire i movimenti di un utente. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Circolazione documenti (2) Controllo prestiti: viene fatto automaticamente ogni notte, e compie alcune operazioni automatiche in base alle configurazioni impostate: - i prestiti scaduti passano allo stato da sollecitare ; - le prenotazioni passano allo stato da notificare ; - le richieste di prestito, le prenotazioni e le pianificazioni scadute passano allo stato scaduto ; Privacy movimenti (riservato ai gestori): per rendere anonimi i movimenti degli utenti; attenzione: l’operazione è irreversibile! Reports prestiti (N.B.: Verifica inventari impossibile perché non implementato il modulo Catalogazione) e Statistiche utenti e servizi. Rinnovo diritti al prestito (gestori): per utenti singoli o gruppi di utenti. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Movimenti e pre-movimenti (1) In Registrazione prestito ci sono tre possibilità: Prestito esterno, Consultazione (= vecchio prestito interno), Prestito notturno, forzabili in caso di necessità (giorni: solo durata inferiore). Oltre che con l’inventario, si può selezionare il documento da prestare partendo dal titolo (browse da Ricerca documento nel menù di sinistra). Se il documento è disponibile, si offre la doppia possibilità: Richiesta di prestito o Registra il prestito. Se il documento non è disponibile si può eseguire la Prenotazione, sull’inventario o sul BID (scelta preimpostata dai gestori in Configurazioni di biblioteca > Configurazioni generali). 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Movimenti e pre-movimenti (2) N.B.: compaiono messaggi in rosso nel caso un utente abbia prestiti scaduti o non sia iscritto alla biblioteca o abilitato al prestito. N.B.: se si stampa il modulo senza dati dell’utente da mettere a scaffale, non vi compare neppure il codice utente (è da impostare). N.B.: attualmente non sono possibili la catalogazione minimale e la gestione dello stato della copia in fase di prestito e rientro, non essendo implementato il modulo di catalogazione. In Rientro documento sono possibili due operazioni, Rientro e Proroga, anche multipli. Sono sempre accessibili, dal menù di sinistra, il Dettaglio utente (scheda anagrafica e abilitazioni), la Situazione utente, anche storica, e le eventuali sospensioni, e la Situazione documento. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Circolazione documenti > Gestione movimenti Per le Consultazioni che durano più giorni: Rientro parziale = il documento viene tenuto da parte per l’utente per il giorno successivo; Riconsegna = il documento viene dato all’utente (dopo il rientro parziale); Rientro consultazione = il documento viene definitivamente riconsegnato dall’utente. Consegna parziale (?) Selezionando Prenotazioni e Richieste di prestito o consultazione, in Gestione movimenti, si può cancellarle; non così per le pianificazioni, che si possono cancellare solo in Pianificazione. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (1) Documenti in prestito scaduto: Controllo prestiti > Controllo prestiti passaggio a stato da sollecitare Controllo prestiti > Stampa solleciti (tutti) passaggio a stato sollecitato eventuale disabilitazione automatica dell’utente Documenti prenotati: Controllo prestiti > Controllo prenotazioni passaggio a stato da notificare Controllo prestiti > Stampa notifiche (tutte) passaggio a stato notificato Operazioni automatiche se così impostato dai gestori. N.B.: Solleciti e notifiche vengono inviati ai recapiti preferenziali. Gli stati da gestire o da non gestire si possono impostare nelle Configurazioni (?). 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Stato dei documenti e comunicazioni agli utenti (2) Dopo aver fatto le relative operazioni in Controllo Prestiti, per avere le liste dei movimenti, in Gestione movimenti scegliere il tipo di movimento che si vuole indagare (ad es. Prestito esterno, Consul-tazione), eventualmente scegliere Prestiti scaduti o Prestiti scaduti e prenotati, e a destra lo stato (ad es. in corso, da sollecitare, etc.), in fondo impostare le date, e quando appare la lista selezionare Stampa elenco movimenti. Per avere invece le stampe di lettere di sollecito o di notifica relative a specifici documenti, fare Controllo prestiti / Controllo prenota-zioni, poi generare la lista in Gestione movimenti, quindi selezionare i documenti che interessano, cliccare su Segna come sollecitato / Segna come notificato, e in seguito su Stampa lettere selezionate. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library

Circolazione documenti > Prestiti e servizi ILL N.B.: d’ora in poi non sarà più possibile gestire ILL e DD come i normali prestiti. Si distinguono: prestiti intersistemici, con biblioteche interne al Polo; prestiti interbibliotecari, con biblioteche esterne al Polo. E’ possibile anche gestirli a livello univoco, nel caso l’altra biblioteca non usi il modulo; è possibile, attualmente a livello sperimentale, l’interazione con il modulo ILL dell’ICCU. Ogni movimento ha vari stati, dall’immissione al rientro, che vanno via via aggiornati dalla biblioteca richiedente e da quella prestante. Per ora non è attiva la possibilità d’inoltro richieste (ILL, DD, riproduzione) da parte degli utenti. 09/01/2009 Gestione utenti e Circolazione documenti in Sebina Open Library