COMUNE DI PAVIA Progetto Viacarta: la dematerializzazione della documentazione amministrativa Marcello Adduci Servizio Innovazione Tecnologica Pierangelo Sacchi Servizio Archivio Protocollo Novembre 2006

Pavia, città dei saperi e dell’innovazione Firma&Clic PaviaPec Epavia Viacarta Egov@Pay E-Democracy Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetto Viacarta Finalità del progetto Eliminazione graduale del flusso di documenti cartacei tra le strutture interne, con progressiva digitalizzazione di tutti gli atti, resi disponibili in rete, e conservati in archivi informatizzati. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Progetto Viacarta I 4 Obiettivi del progetto Integrazione dell’attuale procedura del Protocollo Informatico con le tecnologie di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata (PEC) al fine di creare procedimenti automatizzati per la ricezione, trattamento, inoltro e conservazione di file firmati digitalmente e mail provenienti da domini di posta elettronica certificata; Automazione flusso Delibere e Determine con digitalizzazione finale dell’originale e pubblicazione in Internet; Gestione decentrata del protocollo nei settori/servizi ai fini di una più spedita gestione di posta in entrata/uscita e registrazione dei flussi di carico/scarico interni; Gestione informatica di flussi documentali interni già codificati (workflow dei principali procedimenti amm.vi), con creazione all’origine dei documenti digitali trasferiti con procedure informatiche, in rete, ai diversi assegnatari con conseguente presa in carico; Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Fasi del progetto Maggio 2005 – direttiva dell’Assessore all’I.T. Entro fine legislatura (2009): riduzione o eliminazione delle file agli sportelli, semplificazione nella trasmissione interna di atti cartacei, attivazione di servizi personalizzati nel portale dei servizi Epavia per gli esterni Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Fasi del progetto: obiettivo 1° Inverno 2005 - finanziamento prima tranche di 35.000 euro; Primavera 2006 – Avvio Obiettivo 1°: sviluppo integrazione Firma Digitale e Pec nel Protocollo; Autunno 2006 – consegnato il prototipo integrazione FD e PEC; Gennaio 2007 - Fine Obiettivo 1° con avvio integrazione FD e Pec nel Protocollo. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Fasi del progetto: obiettivo 2° Autunno 2006 – Stesura progetto di fattibilità per automazione delibere e determine, in sinergia servizi interni e I.T.; 1 gennaio 2007: avvio digitalizzazione e registrazione in repertorio unico dell’originale di delibera e determina; Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Contenuti per obiettivo 2° Registrazione della proposta di deliberazione e/o determinazione c/o le diverse strutture, tramite procedura Scriba GD (unico database atti amministrativi), con repertorio di settore/servizio/ufficio (a discrezione del Dirigente) Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Azioni per obiettivo 2° Il settore/servizio/ufficio delegato dal Dirigente repertorizza l’atto nel database Scriba GD e lo riporta nel modello predisposto; Stampa l’atto con numero di repertorio; Flusso cartaceo tradizionale per le susseguenti azioni dei vari uffici per le - delibere -> finanziari, segreteria, g.c., uff. giunta - determinazioni -> finanziari, uff. giunta Ufficio Giunta: 1) registra in due raccolte generali le delibere e le determinazioni; 2) effettua la scansione delle delibere e delle determinazioni (comprensive quindi di firme e dei riferimenti finanziari), aggiungendo il file ottenuto al database Scriba GD che risulta a questo punto completo di bozza e atto finale formale; 3) trasmette in carico al settore di competenza. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Fasi del progetto: obiettivo 3° Primavera 2007 – Dotazione ai settori/servizi/uffici di apparecchiature di digitalizzazione (scanner) ed etichettamento per la protocollazione decentrata; Avvio sperimentale di protocollazione da parte di alcuni settori/servizi (oltre quelli già avviati: Consiglio Comunale, Polizia Locale, Suap); Gestione carico/scarico interno tramite procedura del Protocollo Generale Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Contenuti per obiettivo 3° Protocollazione decentrata degli atti: In entrata: ricevuti tramite posta dal Protocollo e trasmessi da questi direttamente all’intestatario nominale (esclusi quindi posta intestata a Comune o struttura) In uscita: tutti Carico e scarico degli atti inviati o ricevuti Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Azioni per obiettivo 3° Redazione del Manuale di Gestione del Protocollo Informatico; Formazione degli operatori addetti alla protocollazione decentrata; Organizzazione dello smistamento cartaceo degli atti protocollati in modo decentrato. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Fasi del progetto: obiettivo 4° Autunno/Inverno 2007 – Dotazione ai settori/servizi di un software di gestione dei procedimenti amm.vi; Avvio sperimentale, da parte di alcuni settori/servizi, di creazione all’origine dei documenti digitali tramite software gestione procedimenti, per la costruzione del fascicolo digitale; Gestione carico/scarico interno tramite gestore dei procedimenti, con possibilità di non movimentazione cartacea; Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Obiettivi collaterali (1) Sul versante interno: Avviare scambi di posta interna: tramite email, o allegati ad esse, firmate digitalmente (progetto Firma&Clic); definire modalità di conservazione dei documenti firmati digitalmente e pervenuti direttamente alla struttura; Definire modalità di creazione di documenti digitali: tramite software gestionali ad hoc di workflow; definire modalità di carico/scarico e conservazione digitale dei fascicoli. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Obiettivi collaterali (2) Sul versante esterno: Fornire ai cittadini il Kit per l’uso della firma digitale, registrando il certificato a norma CNIPA sulla Carta Regionale dei Servizi della Regione Lombardia (progetto CRS); Assegnare ai cittadini una casella di PEC codicefiscale@postemailcert.it per ogni rapporto formale a valore legale con il Comune di Pavia e per l’autenticazione al portale dei servizi Epavia (progetto Sirac-People-Epavia); Concedere l’accesso, dal portale, ai documenti personali presentati al Protocollo e già marchiati in fase di accettazione e digitalizzazione (Obiettivo 1°). Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Azioni già effettuate Consegna ai Dirigenti, P.O., Capiufficio, Responsabili di procedimento di: lettore di smart card software di gestione firma/cifratura certificati digitali (fd-cifratura) Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Azioni da effettuare Corso di formazione sulla Firma Digitale e sulla Pec; Avvio della sottoscrizione di documenti e mail per la corrispondenza interna a valenza giuridica; Utilizzo del protocollo informatico come repository centralizzato per la conservazione di mail e documenti firmati digitalmente pervenuti direttamente alle strutture. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Partnership Regione Lombardia, per utilizzo della CRS; Trust Italia spa, quale Registration Authority CNIPA (RA) e rilascio Firme Digitali; GCS spa, implementazioni protocollo generale; Ariadne srl, Postecom spa per la integrazione dell’architettura Sirac-People nel portale Epavia; Epolis/BuonVento srl per lo sviluppo grafico ed integrazioni base dati comunali nel portale; Engineering/Maggioli per progetto Egov@pay. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Promozione Creazione di un ambiente elearning sul sito comunale (già attivo): Per promuovere l’uso della firma; Per far conoscere le implicazioni giuridiche; Per fornire istruzioni tecniche all’uso. Uso di altri media (giornale locale, presenza in manifestazioni pubbliche con materiale illustrativo cartaceo). Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Costi Finanziamento di € 35.000,00 per integrazione Firma digitale e Pec nel Protocollo informatico (dicembre 2005); Richiesta di finanziamento di € 80.000,00 per software di gestione procedimenti ed adeguamento hardware per strutture decentrate (scanner, etichettatrici, pc); Ulteriore finanziamento per formazione personale in Bilancio 2007; Rilascio di Kit Firma Digitale e/o casella di PEC, forniti gratuitamente, fino a n. 1000 cittadini, per il 2007; Eventuale recupero dei costi con quota compartecipativa dei cittadini per l’accesso ai servizi in rete, a partire dal 2008. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetti collaterali Uso del dispositivo di firma digitale da parte dei consiglieri comunali e circoscrizionali al fine di eliminare le notifiche con messo comunale; Avvio Progetto Consiglio Comunale OnLine (CConline) con possibilità di accesso a verbali, instant question, documenti dei gruppi consiliari, atti, via rete. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetto PaviaPec Aperte 3 diverse caselle di posta elettronica certificata: protocollo@pec.comune.pavia.it; suap@pec.comune.pavia.it; consigliocomunale@pec.comune.pavia.it Totale integrazione PEC con Protocollo Informatico. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetto Epavia www.epavia.it Cartella personale Modulistica precompilata Scheda anagrafica Scheda ICI (rendite catastali, versamenti effettuati, calcolo, storico denunce, immobili attivi,…) Scheda Tarsu … Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetto E@pay Pagamenti on line ICI e Tarsu (fino 2006/inizio 2007) Preavviso prima delle scadenze Uso della bacheca nel portale ed invio della newsletter alla casella di PEC del cittadino Partnership con Comune di Milano, Ferrara, Lecce Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo Progetto E-democracy attivare forme di comunicazione periodica strutturata: Newsletter tematiche della Giunta/Consiglio, sms, … di monitoraggio, Questionari di customer satisfaction (esperienza questionario del FdS) di ascolto e partecipazione attiva alle scelte amministrative Progetto Agenda21 per lo sviluppo sostenibile Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo “a regime…” la domanda e la risposta per un servizio potrebbero essere gestite totalmente in rete; i diversi uffici coinvolti entrerebbero nella procedura allegando i propri pareri o atti in formato digitale; Il cittadino, a sua volta, dotato della propria password, accederebbe alle informazioni che riguardano la domanda inoltrata verificando lo stato dell’iter, visionando i pareri già espressi e la fine del procedimento. E’ il livello 4°,two way, dello standard europeo. Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo

I 4 livelli di interazione definiti dalla Unione Europea Livello 1°: disponibili on line solo informazioni sulle procedure Livello 2°: interazione one way, download modulistica Livello 3°: interazione two way, possibilità di avviare on line la procedura (richiesta di una prestazione -certificato, documento,…- tramite identificazione certa del richiedente) Livello 4°: esecuzione on line dell’intera procedura, compresi i pagamenti Trovo l’informazione (livello 1°) Scarico dal sito e compilo la modulistica che mi serve (livello 2°) Firmo digitalmente moduli o mail o documenti e ricevo su un mio account eventuali richieste di integrazione documenti da allegare (livello 3°) Avvio e concludo tutto il procedimento online ed invio tutti gli atti occorrenti firmati digitalmente, effettuando anche l’eventuale pagamento dovuto (livello 4°) Progetto Viacarta Servizio Innovazione Tecnologica Servizio Archivio Protocollo