IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ON LINE: REQUISITI, METODI E STRUMENTI Università degli Studi di Macerata Laboratorio di Informatica Documentale IL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO ON LINE: REQUISITI, METODI E STRUMENTI Prof. Stefano Pigliapoco DIEF s.pigliapoco@fastnet.it

Codice dell’amministrazione digitale Il codice dell’amministrazione digitale (Co.A.Di.), contenuto nel D. Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, che entrerà in vigore il 1 gennaio 2006, riconosce ai cittadini e alle imprese alcuni diritti fondamentali: [art. 4, c. 2]: il diritto di trasmettere ogni atto e documento alle pubbliche amministrazioni con l'uso delle tecnologie della informazione e della comunicazione [art. 47 del CO.A.DI]: Le comunicazioni di documenti tra le pubbliche amministrazioni avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza

Re-engineering dei procedimenti [art. 12, c. 5 e art. 15, c. 2 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese [art. 41 del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente.

Fasi di un procedimento on line Autenticazione dell’utente e autorizzazione all’accesso Compilazione e sottoscrizione di istanze informatiche Pagamento di eventuali oneri con sistemi elettronici Trasmissione dei documenti/istanze per via telematica Protocollazione, classificazione e fascicolazione dei documenti Gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi Archiviazione e conservazione dei fascicoli informatici

Autenticazione on line degli utenti [art. 64, c. 3 del Co.A.Di.]: a decorrere dal 31 dicembre 2007 non sarà più consentito l'accesso ai servizi erogati in rete dalle pubbliche amministrazioni con strumenti diversi dalla carta d'identità elettronica (CIE) e dalla carta nazionale dei servizi (CNS) Le procedure e le regole tecniche per l’emissione della CNS sono definite nel DPR 2 marzo 2004, n. 117, oltre che nel decreto interministeriale 9 dicembre 2004 e nell’art. 66 del Co.A.Di.; quelle relative alla carta d’identità elettronica e al documento d’identità elettronico, invece, sono contenute nel DPCM 22 ottobre 1999, n. 437.

Autenticazione on line degli utenti Per carta nazionale dei servizi (CNS) si intende il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni L’art. 2, c. 1, del DPR 2 marzo 2004, n. 117, recante il regolamento per la diffusione della carta nazionale dei servizi, specifica che «la carta nazionale dei servizi, in attesa della carta d’identità elettronica, è emessa dalle pubbliche amministrazioni interessate al fine di anticipare le funzioni di accesso ai servizi in rete delle pubbliche amministrazioni». Il c. 3 dello stesso articolo sottolinea che la CNS deve essere rilasciata in alternativa alla CIE e non in aggiunta, proprio perché le funzionalità della prima sono incluse nella seconda.

Presentazione istanze per via telematica [Art. 65, c. 1 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni presentate alle pubbliche amministrazioni per via telematica sono valide se: sono sottoscritte mediante la firma digitale; quando l'autore è identificato dal sistema informatico con l'uso della CIE o della CNS (nei limiti stabiliti da ciascuna amministrazione); [Art. 65, c. 2 del Co.A.Di.]: le istanze e le dichiarazioni inviate con queste modalità sono equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento

Posta elettronica certificata Certezza sulla provenienza dei messaggi Canali di comunicazione sicuri Garanzia dell’integrità dei messaggi Blocco delle comunicazioni che contengono virus informatici Certificazione della spedizione e della consegna Avviso di mancato recapito Log dei messaggi Compatibilità con la posta elettronica ordinaria

Posta elettronica certificata [Art. 6, c. 1 e 2, del Co.A.Di.]: Le pubbliche amministrazioni centrali utilizzano la posta elettronica certificata, di cui al D. Lgs. 11 febbraio 2005, n. 68, per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di posta elettronica certificata. Tali disposizioni si applicano anche alle pubbliche amministrazioni regionali e locali salvo che non sia diversamente stabilito

Posta elettronica certificata [Art. 4 del D. Lgs. n. 68/05]: i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati. (….) [DPCM 31 ottobre 2000] Le Pubbliche amministrazioni dichiarano l’indirizzo di posta elettronica certificata istituzionale all’atto dell’iscrizione all’IPA

Sistemi di pagamento elettronici I sistemi di pagamento elettronici sono indispensabili per la corresponsione degli oneri dovuti all’atto della presentazione di determinate istanze (ad esempio, per il pagamento dell’imposta di bollo o per la fruizione di particolari servizi). Ai sensi dell’art. 5, c. 1, del Co.A.Di., almeno le amministrazioni centrali e periferiche dello Stato dovranno attivare tali sistemi di pagamento a decorrere dal 30 giugno 2007

Il sistema di protocollo informatico deve: integrarsi con il servizio di posta elettronica certificata consentire la verifica delle firme elettroniche; gestire le ricevute di ritorno, collegandole ai messaggi a cui si riferiscono gestire le situazioni anomale consentire la formazione dei fascicoli informatici e la gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

Gestione integrata dei documenti e dei procedimenti amministrativi

Archiviazione ottica e conservazione Il legislatore italiano si è orientato sul metodo della migrazione, emanando la Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004, n. 11, recante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico Per l’archiviazione ottica dei documenti sono utilizzabili qualsiasi tipo di supporto di memorizzazione digitale che consenta la registrazione mediante la tecnologia laser (Worm, CD-R, magneto-ottici, DVD). Tuttavia, è consentito l’impiego di supporti anche non ottici purché siano idonei a garantire la conformità dei documenti agli originali

Formazione del personale E’ necessario prevedere un’intensa attività di formazione rivolta: ai Dirigenti, ai Responsabili dei procedimenti amministrativi e agli Organi di Governo; al personale del Servizio Archivistico; al personale cui compete lo svolgimento dei procedimenti amministrativi; al personale del Servizio Sistemi Informativi.