I sistemi di pianificazione e controllo

Fasi dellapproccio razionale alla decisione Monitorare lambiente Implementare lalternativa scelta Definire il problema Specificare gli obiettivi Diagnosticare il problema Sviluppare soluzioni alternative Valutare le alternative Scegliere lalternativa migliore Soluzione del problema Identificazione del problema

Il Ciclo PDCA DO operare in modo efficiente e efficace CHECK Saper misurare i risultati PLAN Saper pianificare ACT Saper individuare le aree di miglioramento Saper agire per migliorare

Cosè un problema Il problema è uno scostamento tra standard definiti ed i risultati ottenuti ( quando non esiste lo standard devo definirlo ) Risultati Standard Scostamento

Esempio di problema I pazienti in ambulatorio aspettano troppo tempo (formulazione basata su sensazione o opinione ) Nellultimo mese si sono riscontrate nel 68% dei casi attese maggiori al tempo definito come standard (formulazione basata su evidenza) Il tempo di attesa prima di effettuare una visita in ambulatorio, in base allo standard preso come riferimento, dovrebbe essere di 20 minuti.

Il problem solving Lapproccio del problem solving viene abitualmente utilizzato nella pratica medica: di fronte ad un problema diagnostico-terapeutico si analizzano i dati clinici, vengono ricercate le cause che danno origine alla patologia, si progettano e si applicano ipotesi di lavoro e approcci terapeutici che consentano unefficace soluzione del problema. Trasferire questo approccio in ambito organizzativo

Problem solving e ciclo PDCA PLAN Saper pianificare 1.Definire il problema/impostare il progetto 2.Documentarsi sulla situazione di partenza 3.Analisi del problema/Ricerca delle cause 4.Progettazione delle azioni correttive tenendo conto dei vincoli e delle risorse

Definizione ed attuazione del piano di miglioramento: Addestrare le persone incaricate della realizzazione delle azioni correttive Applicare le azioni correttive che sono state pianificate Problem solving e ciclo PDCA Verifica dei risultati: 1. Verificare i risultati e confrontarli con gli obiettivi 2. Se si è raggiunto lobiettivo, passare al numero 1 della fase ACT 3. Se non si è raggiunto lobiettivo, passare al numero 2 della fase ACT DO operare in modo efficiente e efficace CHECK Saper misurare i risultati

Standardizzazione della soluzione Riflessione sul problem solving per migliorare lapproccio metodologico: Obiettivo raggiunto: standardizzare, consolidare e addestrare gli operatori; procedere ad un eventuale PDCA per un ulteriore miglioramento sul tema Obiettivo non raggiunto: ripetere un nuovo ciclo PDCA sullo stesso problema, analizzando criticamente le varie fasi del ciclo precedente per individuare le cause del non raggiungimento dellobiettivo Problem solving e ciclo PDCA ACT Saper individuare le aree di miglioramento Saper agire per migliorare

Applicazione del problem solving Fase 1 La corretta identificazione del problema Problema: troppe richieste di analisi sono sbagliate Descrizione corretta: Circa il 70% delle richieste di esami inviati dai reparti al laboratorio centralizzato nellultimo mese contengono molti errori di compilazione

Applicazione del problem solving Fase 2 Lanalisi del problema Misurare il problema e focalizzare lattenzione sulla componente del problema più importante Avere dati a disposizione

Applicazione del problem solving Fase 2 Lanalisi del problema Diagramma di Pareto per tipo di non conformità

Applicazione del problem solving Fase 2 Lanalisi del problema Diagramma di Pareto per grado di importanza delle non conformità Il grado di importanza è stato assegnato tenendo conto degli effetti negativi che provoca un certo tipo di non conformità: perdite di tempo, maggiori costi, ulteriori errori,... 1=poco importante 3=importante 5=molto importante Grado di importanza delle non conformità Mancanza di diagnosi/terapia1 Firma medico mancante o non leggibile3 Etichetta in posizione errata1 Caselle non annerite5 Grado di importanza delle non conformità Mancanza di diagnosi/terapia1 Firma medico mancante o non leggibile3 Etichetta in posizione errata1 Caselle non annerite5 13x3 5x5 18x1 7x1

Applicazione del problem solving Fase 2 Lanalisi del problema Diagramma di Pareto per reparti che inviano richieste non conformi I principali tipi di non conformità sono: Firma del medico mancante/non leggibile Caselle non annerite Le richieste non conformi provengono prevalentemente dai reparti X e Y

Applicazione del problem solving Fase 3 La ricerca delle cause La Mappa dei Disturbi prevede lidentificazione e la registrazione delle possibili origini (cause) del problema nei 4 fattori fondamentali che influenzano il processo: Metodi, Persone, Attrezzature, Input (materiali di consumo, informazioni,…) Lanalisi delle cause deve avvenire mantenendo un approccio positivo, volto ad identificare gli elementi critici per migliorarli. Metodi Persone Attrezzature Input

Applicazione del problem solving Fase 3 La ricerca delle cause Attrezzature Le penne utilizzate per la compilazione non sono adatte per annerire correttamente le caselle. I moduli di richiesta sono poco chiari nellillustrare le modalità di compilazione. I moduli hanno spazi molto ravvicinati tra una casella e laltra che possono facilitare errori di compilazione Input Il laboratorio non ha chiarito come va compilato correttamente il modulo. Il laboratorio non ha organizzato incontri con i reparti dove illustrare con dati i problemi che derivano da una non corretta compilazione dei moduli. Il laboratorio non ha definito sistemi per disincentivare il persistere di compilazioni scorrette. Persone Le persone che compilano i moduli non conoscono le perdite di tempo e gli errori che comporta una non corretta compilazione. Le persone che compilano i moduli non conoscono le modalità corrette di compilazione Metodi Le persone che compilano i moduli usano modi di compilazione diversi

Applicazione del problem solving Fase 4 Lindividuazione delle soluzioni Si identificano una serie di ipotesi di soluzione, si risponde alle domanda: cosa?, come?, chi? E quando?, per capire cosa significhi applicarle Ipotesi A Ipotesi B Ipotesi C Cosa? Lidea Come? Le fasi Le responsabilità Chi? Quando? I tempi

Applicazione del problem solving Fase 4 Lindividuazione delle soluzioni Ipotesi A Ipotesi B Cosa? Come? Chi? Quando? Rivedere il modulo di richiesta Analisi delle criticità del modulo Incontri tra laboratorio e reparti per trovare soluzioni Creazione nuovo modulo Laboratorio Reparto Produzione di tabelle dati idonee per descrivere i disguidi provocati da ciascun reparto Organizzazione di unincontro Incontro per presentare dati e trovare soluzioni Entro ottobre Entro novembre Entro ottobre Entro metà novembre Entro fine novembre

Applicazione del problem solving Fase 4 Lindividuazione delle soluzioni Fatta la tabella delle domande si passa a valutare le ipotesi in termini di fattibilità ed efficacia, attribuendo un valore numerico (1=bassa efficacia e fattibilità, 2=media efficacia e fattibilità, 3=alta efficacia e fattibilità) si procede poi sommando i valori di ogni ipotesi evidenziando così la soluzione migliore. Ipotesi A Ipotesi B Ipotesi C Fattibilità Efficacia Tot

Applicazione del problem solving Fase 4 Lindividuazione delle soluzioni Ipotesi A Ipotesi B Fattibilità Efficacia Tot

Applicazione del problem solving Fase 5 Definizione del piano di miglioramento e di attuazione

Applicazione del problem solving Fase 6 Verifica dei risultati Diagramma di Pareto per reparti che inviano richieste non conformi Prima Dopo

Applicazione del problem solving Fase 7 Standardizzazione della soluzione Se si ottengono buoni risultati si possono standardizzare le soluzioni definendo standard, procedure e compiti che entreranno a far parte dellorganizzazione.

Applicazione del problem solving Fase 8 Riflessione sul percorso di problem solving per migliorare lapproccio metodologico Per valutare se il metodo e gli strumenti sono stati applicati correttamente e come possiamo migliorare in futuro tale metodologia.