NetConsulting-InfoCamere Osservatorio sul Documento Digitale Primo Rapporto Roma, 4 aprile 2006

Gestione documentale e documento digitale: il perimetro di riferimento Le attività della gestione documentale Acquisizione documenti e trasformazione in formato elettronico Integrazione con Sistemi Informativi aziendali Condivisione documenti e gestione workflow Archiviazione sostitutiva documenti elettronici Distribuzione documenti a pubblici esterni Eventuale gestione archivio documenti cartacei Documento digitale = Elemento cardine nella gestione documentale

Principali ambiti di gestione di documenti digitali Posta Elettronica Certificata (PEC) Archiviazione e conservazione sostitutiva Fatturazione elettronica Codice dell’Amministrazione Digitale Cedolino stipendi elettronico

La normativa di riferimento per il documento digitale Cosa definisce Impatto su gestione documentale Deliberazione CNIPA n. 11 del 19/02/2004 Regola la conservazione sostitutiva dei documenti informatici. Definisce le regole tecniche da osservare per la riproduzione e conservazione dei documenti necessarie a garantirne la conformità agli originali. Rappresenta l’ultimo passo verso la definitiva de-materializzazione dei documenti D.L. 20 febbraio 2004 n. 52 Istituisce la fatturazione elettronica. Impatto elevato soprattutto nell’Industria e nel Commercio DPR n. 68 del 11/02/2005 Ufficializza la Posta Elettronica Certificata, sancisce la validità legale dei messaggi trasmessi tramite PEC Regole tecniche relative sia alle modalità di realizzazione e funzionamento della PEC per privati e imprese Decreto Legislativo 7 Marzo 2005 n. 82 Istituisce il Codice dell’Amministrazione Digitale, aggiunge alla possibilità di scambiare documenti in formato elettronico con la PA, quella di poter effettuare pagamenti con modalità informatiche Dal 1° gennaio 2006, rappresenta, per l’intera PA, il punto di riferimento normativo in tema di documento digitale. Fonte: NetConsulting, 2006

PA e aziende: tra documento cartaceo e digitale

Aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta PA: aree aziendali più critiche ed opportunità utilizzo documento digitale Valutazione da 1: molto bassa a 5: molto alta Fonte: NetConsulting, 2006

Esigenze di gestione documentale Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Riduzione documenti cartacei Gestione documenti digitali Gestione documenti cartacei e digitali Gestione documenti cartacei Gestione documenti digitali Fonte: NetConsulting, 2006

Analisi per potenziali aree di riduzione dei flussi cartacei Potenziali aree di riduzione flussi cartacei Fonte: NetConsulting, 2006

I progetti di adozione del documento digitale

Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Fonte: NetConsulting, 2006

PA: Progetti di adozione del documento digitale Aree interessate (progetti conclusi) Aree interessate (progetti in corso) Gestione pratiche Automazione servizi demografici (Ministero Interni) Processo civile telematico (Ministero Giustizia) Conservazione cartelle cliniche (Ministero Salute) Fonte: NetConsulting, 2006

Obiettivi progetti Fonte: NetConsulting, 2006

Gli impatti del documento digitale sulle aziende e sul Sistema Paese

Costo: 287 milioni di euro all’anno I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 Acquisizione documenti Stampa/ Produzione Distribuzione documenti Archiviazione documenti 115 miliardi di pagine stampate, di cui 19,5 miliardi inutilizzate Costo: 287 milioni di euro all’anno Ogni documento viene duplicato da 9 a 11 volte => costo: 18 euro per documento 1 documento perduto su 20 3% dei documenti archiviati erroneamente Costo per recuperare un documento non archiviato correttamente: 120 euro 40%: Percentuale media del tempo di ogni impiegato speso in attività di gestione documentale Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti IPSOS Global e Xplor Italia Research, 2006

I costi della gestione documentale tradizionale nella Pubblica Aministrazione PAC 110 Mln di documenti 160 Mln di registrazioni di protocollo 147 Mln di documenti archiviati 50.000 dipendenti coinvolti in 19.000 uffici Costi 3 MLD di Euro 1.5 MLD di Euro PAL 75 Mln di documenti protocollati Gestione cedolini stipendi per 1.5 Mln di dipendenti Fonte: Ministero per l’Innovazione e le tecnologie – Libro Bianco del Gruppo di Lavoro interministeriale per la dematerializzazione della documentazione tramite supporto digitale (Marzo 2006)

Tutte le tipologie di documenti: peso gestione documentale I costi e le inefficienze della gestione documentale tradizionale in Italia nel 2005 70 Mld di Euro Tutte le tipologie di documenti: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 5% Costi gestione documentale tradizionale Personale Archiviazione Ricerca documenti Documenti contabili-amministrativi: peso gestione documentale tradizionale su PIL: 3% 42 Mld di Euro Carta Stampa Copia Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT e fonti varie, 2006

Costo fattura tradizionale Costo fattura elettronica I risparmi ottenibili: fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva Fattura attiva @ 9 euro Costi: redazione della fattura invio della fattura archivio gestione degli incassi copie “allegate” dispute e controversie Costo fattura tradizionale Costo fattura elettronica Fattura attiva @ 4 euro Fattura passiva @ 9 euro Risparmio 50-60% costi per l’acquisto di carta, buste e francobolli Costi di archiviazione tempo destinato all’archiviazione ed alle successive ricerche ritardi e disguidi dall’inoltro cartaceo delle fatture costi di distruzione delle fatture Costi: ricevimento della fattura controllo e smistamento archivio gestione dei pagamenti copie “allegate” dispute e controversie Fattura passiva @ 13 euro Fonte: NetConsulting su dati BVA (2002) e Arthur D. Little (2001)

I risparmi ottenibili: cedolino elettronico Gestione tradizionale Stampa su doppio foglio di carta a ricalco chimico Imbustamento Spedizione Gestione elettronica Invio via eMail Risparmio: 90% Fonte: NetConsulting su fonti MIT, 2006

I risparmi ottenibili: Posta Elettronica Certificata (PEC) Raccomandata A/R 3,29 € Affrancatura + Carta Busta Archiviazione PEC 0,35 € Risparmio: 90% Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti varie, 2006

I risparmi potenziali dall’utilizzo del documento digitale nella PA Codice Amministrazione Digitale Trasmissione telematica certificati Posta Elettronica Certificata Cedolino elettronico Risparmio: 472,5 Mln di € 360 Mln di € 882 Mln di € Risparmio complessivo: 1,6 Miliardi di Euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT e CNIPA - 2006

Esempi di risparmi dall’utilizzo della PEC nella PA: il progetto @P@ Avvisi di reato 800.000 comunicazioni Registrazione Atti giudiziari 1,6 milioni comunicazioni 600.000 comunicazioni Gestione Amministrativa interna Processo telematico 240.000 comunicazioni Risparmio: 22,8 Mln di € 53 Mln di € 4,5 Mln di € 4,7 Mln di € Risparmio complessivo: 85 Milioni di Euro (150 includendo le altre iniziative) Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

Valori in % su totali rispondenti PA: indicatori di efficienza dei progetti di adozione di documenti digitali Valori in % su totali rispondenti Fonte: NetConsulting, 2006

Risparmi complessivi dall’uso di documenti digitali Trasmissione telematica certificati 35 milioni di certificati cartacei PA PEC 245 milioni di raccomandate A/R PA + aziende 1,4 miliardi di fatture cartacee e doc. contabili Fatturazione Elettronica e Conservaz. Sost. Aziende Cedolino elettronico 3,5 milioni di cedolini cartacei al mese PA Risparmio: 472,5 Mln di € 720 Mln di € 14 Mld di € 882 Mln di € Risparmio complessivo: 16 Miliardi di Euro Fonte: Elaborazioni NetConsulting su fonti MIT, CNIPA, CNEL, UPU, BVA e Arthur D. Little - 2006

Conclusioni

Considerazioni conclusive Crescente importanza documento digitale: Evoluzione normativa Riconoscimento benefici (risparmi e ottimizzazione processi) Costi ed inefficienze gestione documentale a livello sistema-Paese: 42-70 miliardi di Euro Potenziali risparmi complessivi da adozione forme più diffuse di documenti digitali: 16 miliardi di Euro

La penetrazione attuale delle soluzioni di gestione documentale Universo di riferimento: aziende ed enti con più di 5 dipendenti 521.745 Circa 4.000 aziende Penetrazione per settore Penetrazione per classe dimensionale (numero addetti) Fonte: elaborazioni NetConsulting su fonti ISTAT, Movimprese e survey interne, 2006

Il mercato della gestione documentale (2004-2006) Valori in mln di Euro 789,6 818,3 850,6 1.2% 3.6% 3.9% 0.8% 3.0% 2.9% 3.8% 4.3% 6.8% 7.6% Fonte: NetConsulting, 2006

Il Codice dell’Amministazione Digitale ….riconosce in maniera definitiva la validità giuridica del documento digitale Impone a tutte le Amministrazioni di gestire i documenti con sistemi informatici mediante protocollo elettronico e archiviazione elettronica Dà la possibilità per le PA di effettuare pagamenti con modalità informatiche Codice dell’Amministrazione Digitale Dà diritto ai cittadini di utilizzare le tecnologie informatiche nei rapporti con la PA Definisce i requisiti dei certificatori e dei certificatori qualificati Riconosce la piena validità giuridica a: PEC, firma digitale, documenti informatici, carta d’identità elettronica, carta nazionale dei servizi. Fonte: NetConsulting, 2006

Le evoluzioni: da gestione documentale a Enterprise Content Management Oggi Documenti cartacei Documenti elettronici Archiviazione Processi ? Domani Documenti in diversi formati Doc. cartacei E-mail Pagine Web Record di DB Fax Documenti elettronici Gestione workflow Archiviazione Integrazione con sistemi aziendali Ottimizzazione processi Sicurezza Fonte: NetConsulting, 2006

Importanza del documento digitale nelle aziende e nella PA Stimoli Imprese PA Vincoli Valori da 1: poco importante a 5: molto importante Fonte: NetConsulting, 2006