Allineamento risorse area Amministrazione e Controllo

Presentazione sul tema: "Allineamento risorse area Amministrazione e Controllo"— Transcript della presentazione:

1 Allineamento risorse area Amministrazione e Controllo
Roma, settembre 2001

2 Modulo FI-Contabilità
Corso SAP R/3 Modulo FI-Contabilità

3 Processo Amministrativo
Strutture Organizzative della Contabilità Record Anagrafico conti Co.Ge; Clienti, Fornitori e Cespiti - elementi fondamentali Registrazioni contabili - caratteristiche fondamentali Gestione conti e documenti Integrazione con la gestione materiali 1° giornata mattina 1° giornata pomeriggio

4 Processo Amministrativo
Reporting e Chiusure Operazioni contabili di chiusura Struttura di bilancio Gestione dei Cespiti - concetti introduttivi Anagrafica Cespiti; Capitalizzazioni 2° giornata mattina 2° giornata pomeriggio

5 STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’ IN SAP

6 SAP R/3 LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA - Brevi cenni sulle funzionalità
Il sistema Sap R/3 è integrato per cui garantisce l’elaborazione completa di tutti i processi di business dell’azienda. Il modulo FI è composto dai 5 sottomoduli FI-GL Contabilità Generale FI-AP Contabilità Fornitori FI-AR Contabilità Clienti FI-AA Contabilità Cespiti SAP R/3 FI Amministrazione CO Controlling AA Gestione Cespiti PS Progetti WF Workflow IS Soluzioni settoriali MM Materiali HR Risorse Umane SD Vendite e distribuz. PP Pianificaz. Produzione QM Controllo Qualità PM Manutenz. impianti

7 STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’
MANDANTE PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO xxx SE.CO yyy SE.CO zzz

8 MANDANTE STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’ - Il Mandante
PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO xxx SE.CO yyy SE.CO zzz MANDANTE Il mandante è l’entità che rappresenta il livello gerarchico più elevato nell’ambiente Sap. A livello di mandante si definiscono categorie, elementi (esempio Tipi Documento, Chiavi Contabili, Codici Iva, Codici Ritenuta d’Acconto, Condizioni di pagamento ecc.), anagrafiche condivisi tra tutte le società appartenenti allo stesso mandante. Le principali anagrafiche del sistema contabile (Fornitori, Clienti, Co.Ge.) sono definite, in generale, a livello di mandante per poi, essere definite nel dettaglio a livello di società.

9 PIANO DEI CONTI STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’
Il Piano dei Conti MANDANTE PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO xxx SE.CO yyy SE.CO zzz PIANO DEI CONTI Il piano dei conti è la struttura logica (identificata da un codice a quattro caratteri) che consente di creare il legame tra conto e società. Il piano dei conti in SAP viene definito a livello di mandante e associato alla società. Il piano dei conti raccoglie conti civilistico/fiscali e gestionali. La creazione dei conti civilistici e gestionali avviene con l’utilizzo di appositi Gruppi Conti.

10 CONTROLLING AREA STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’
La Controlling Area MANDANTE PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO xxx SE.CO yyy SE.CO zzz CONTROLLING AREA E’ l’unità organizzativa di base del controllo di gestione all’interno della quale può essere effettuata una contabilità per natura (cioè per voce di costo in quanto esiste un legame di uno a uno tra conti economici del piano dei conti e le voci di costo) e per destinazione (cioè per oggetto di contabilizzazione secondaria come i centri di costi, ordini ecc.). La controlling area è gerarchicamente superiore alla società; ad essa possono essere associate una o o più società. Ad una controlling area può essere associato un unico piano dei conti.

11 SOCIETA’ STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’ - La Società
MANDANTE PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO XXX SE.CO yyy SE.CO zzz SOCIETA’ La società in SAP identifica un’unità indipendente per la redazione del Bilancio di esercizio. La società è l’entità contabile di base gestita dal modulo FI; tutte le registrazioni contabili si rilevano a livello societario. A livello di società si definiscono le informazioni specifiche relative alle anagrafiche definite a livello di mandante (Fornitori, Clienti, Piano dei Conti).

12 SETTORE CONTABILE STRUTTURE ORGANIZZATIVE DELLA CONTABILITA’
Il settore contabile MANDANTE PIANO DEI CONTI CONTROLLING AREA Operativa solo per CO SOCIETA’ SE.CO xxx SE.CO yyy SE.CO zzz SETTORE CONTABILE Il settore contabile offre un livello supplementare di valutazione. I settori contabili sono indipendenti dalla società, cosicché vi si possono imputare registrazioni da qualsiasi società.

13 ANAGRAFICHE

14 Creazione, modifica, visualizzazione
ANAGRAFICHE - Concetti Generali Anagrafiche Creazione, modifica, visualizzazione Clienti Fornitori Cespiti Conti Co.Ge. Nel piano dei conti Nel mandante Nella società Nella società Modifiche cancellazioni Modifiche cancellazioni Anagrafiche Anagrafiche Il conto Co.Ge. può essere definito a livello di Piano dei Conti oppure essere creato direttamente nella società Il conto fornitore/cliente può essere definito per tutte le società a livello di mandante o essere creato direttamente nella società

15 ANAGRAFICHE - Concetti Generali (segue)
MANDANTE CONTI CO.GE. CLIENTI FORNITORI CESPITI PIANO DEI CONTI CLASSE CESPITI Dati di Piano dei Conti Dati Indirizzo Dati Controllo Dati Pagamenti Dati Indirizzo Dati controllo Dati pagamenti Dati Generali Dati Temporali Attribuzioni Dati d’Origine Dati Valutazione Gestione conto Pagamenti Rit. d’acconto SOCIETA’ Gestione conti Pagamenti Dati di Società

16 ANAGRAFICHE CONTI Co. Ge. – Tabelle SAP
Anagrafica conti Co.Ge. (piano dei conti) KTOPL (Piano dei conti) SAKNR (Numero del conto Co.Ge.) SKA1 Nel piano dei conti Anagrafica conti Co.Ge. (società) BUKRS (Società) SAKNR (Numero del conto Co.Ge.) SKB1 Nella società Altre Tabelle: SKAT (Anagrafico conti Co.Ge. (piano dei conti: definizione))

17 CONTABILITA’ GENERALE – Transazioni SAP
FB50 - Acquisire documento conti Co. Ge. Registrazione FV50 - Preacquisire o elaborare documento conti Co. Ge. F-02 – Registrazione generale FB02 - Modificare FB03 - Visualizzare Documento FB08 - Singolo storno F.80 - Storno di massa Stornare FBV0 - Reg./Cancellare FBV2 - Modificare FBV3 - Visualizzare Doc. preacquisiti

18 CONTABILITA’ GENERALE – Transazioni SAP (segue)
FS10N - Vis. Saldi FBL3N - Vis./modificare partite F-03 - Pareggiare Conto FS00 - Centrale Dati Anagrafici Elaborazione singola FSP0 - Nel piano dei conti FSS0 - Nella società Piano dei conti S_ALR_ Piano dei conti Indice conti Co. Ge. S_ALR_ – Indice conti Co. Ge.

19 CONTABILITA’ GENERALE – Report Standard RFSSLD00 (Saldi conti Co. Ge.)
La lista dei saldi conti Co.Ge. mostra i seguenti importi mensili: Riporto del saldo all'inizio dell'esercizio Totale del periodo di riporto Totale in dare dell'intervallo PRC Totale in avere dell'intervallo PRC Saldi in dare o saldi in avere alla fine dell'intervallo PRC Alla fine della lista viene visualizzato il seguente elenco per ciascuna divisa interna: Totali per ciascuna società Totale finale di tutte le società

20 CONTABILITA’ GENERALE – Report Standard (segue)
RFBELJ10 (Libro giornale) Il libro giornale viene creato mensilmente e contiene tutte le registrazioni del periodo contabile fornendo una panoramica complessiva dei documenti. Viene stampato su carta vidimata dal notaio. Il giornale documenti indica in modo contestuale i dati più importanti della testata documento. Selezionando il codice di classificazione "2", si effettua anche l'output di un totale parziale per ogni data di registrazione. È possibile escludere determinati conti Co.Ge. dal giornale. L'approccio contrario, cioè creare il giornale solo per determinati conti, non è consigliabile per motivi di performance.

21 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Co.Ge.
Dati Generali a livello di Piano dei Conti DEFINIZIONE Testo breve Testo esteso CONTROLLO Conto di Bil. Patr. Tipo conto economico Gruppo Conti

22 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Co.Ge. (segue)
Dati di Società CONTROLLO CONTO Divisa conto Categoria fiscale Codice iva non obblig. GESTIONE CONTO Gestione partite aperte Visual.partite singole Chiave di classificazione CONTROLLO ACQ. DOCUMENTO Gruppo stato campo ...

23 ANAGRAFICHE FORNITORI – Tabelle SAP
LFA1 Anagrafica fornitore (parte generale) LIFNR (Numero conto del fornitore) Nel mandante Anagrafica fornitore (società) LIFNR (Numero conto del fornitore) BUKRS (Società) LFB1 Nella società Altre Tabelle: LFBK (Anagr. fornitori (banche d'appoggio)) LFB5 (Anagrafica fornitori (dati sollecito))

24 FORNITORI – Transazioni SAP
FB60 - Fattura FB65 - Accredito F-52 - Incasso Registrazione FB02 - Modificare FB03 - Visualizzare Documento FB08 - Singolo storno F.80 - Storno di massa Stornare FBV0 - Reg./Cancellare FBV2 - Modificare FBV3 - Visualizzare Doc. preacquisiti

25 FORNITORI – Transazioni SAP (segue)
FK10N - Vis. Saldi FBL1N - Vis./modificare partite F-44 - Pareggiare Conto FK01 - Creare Dati Anagrafici FK02 - Modificare FK03 - Visualizzare FK05 - Bloccare/Sbloccare FI01 - Creare Banca FI02 - Modificare FI03 - Visualizzare

26 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Fornitori
Dati Generali a livello di mandante INDIRIZZO Nome (Rag. Sociale) Via n. civico Chiave di ricerca Paese Lingua CONTROLLO Cod. Cliente Cod. Fiscale P.Iva P.Iva CEE Dati per RA PAGAMENTI Coord. bancarie Beneficiario pagamento ammesso

27 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Fornitori (segue)
Dati di Società GESTIONE CONTI Conto Riconc. Chiave classificazione PAGAMENTI Condiz. pagamento Metodi di pagamento Doppia fattura Blocco al pagamento Tipo ritenuta d’acc. Descrizione Codice RA RIT. D’ACCONTO

28 ANAGRAFICHE CLIENTI – Tabelle SAP
KNA1 Anagrafica clienti (parte gen.) KUNNR (Codice cliente) Nel mandante Anagrafica clienti (società) KUNNR (Codice cliente) BUKRS (Società) KNB1 Nella società Altre Tabelle: KNBK (Anagrafico clienti (appoggi bancari)) KNB5 (Anagrafica clienti (dati sollecito))

29 CLIENTI – Transazioni SAP
FB70 - Fattura FB75 - Accredito F-28 - Incasso Registrazione FBE1 - Creare FBE2 - Modificare FBE3 - Visualizzare FBE6 - Cancellare Avviso di pagamento

30 CLIENTI – Transazioni SAP (segue)
FB02 - Modificare FB03 - Visualizzare Documento FB08 - Singolo storno F.80 - Storno di massa Stornare FBV0 - Reg./Cancellare FBV2 - Modificare FBV3 - Visualizzare Doc. preacquisiti

31 CLIENTI – Transazioni SAP (segue)
FD10N - Vis. Saldi FBL5N - Vis./modificare partite F-32 - Pareggiare Conto FD01 - Creare FD02 - Modificare FD03 - Visualizzare Dati Anagrafici FI01 - Creare Banca FI02 - Modificare FI03 - Visualizzare

32 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Clienti
Dati Generali a livello di mandante INDIRIZZO Nome (Rag. Sociale) Via n. civico Chiave di ricerca Paese Lingua CONTROLLO Cod. Fornitore Cod. Fiscale P.Iva P.Iva CEE IINCASSI Coord. bancarie

33 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Clienti (segue)
Dati di Società GESTIONE CONTO Conto Riconc. Chiave classif. PAGAMENTI Condiz. pagamento Modalità di pagamento CORRISPONDENZA Proc. sollecito ...

34 ANAGRAFICHE CESPITI – Tabelle SAP
Numero principale cespite BUKRS (Società) ANLN1 (Numero principale cespite) ANLH Altre Tabelle: ANKA (Classi cespiti: dati generali) ANEK (Testata documento registrazione cespiti) ANLA (Segmento record anagrafico cespite)

35 ANAGRAFICHE - Le Anagrafiche Cespiti
Dati a livello di Classe Cespiti DATI GENERALI Determinazione Conti Data capitalizzaz. DATI TEMPORALI Centro di Costo ATTRIBUZIONI Tipologia Parte Sezione Area funzionale Impianto Dati Fornitore Dati Produttore DATI D’ORIGINE VALUTAZIONE Chiave Ammortamento Vita utile Data inizio ammortam.

36 CHIAVE DI CLASSIFICAZIONE TIPOLOGIA DEI CONTI
ANAGRAFICHE - Elementi fondamentali GRUPPO CONTO GRUPPO STATO CAMPO CHIAVE DI CLASSIFICAZIONE TIPOLOGIA DEI CONTI CONTI CIVILISTICI E GESTIONALI CONTI MASTRO CATEGORIA FISCALE

37 Gruppo Conto ANAGRAFICHE
Il Gruppo Conti classifica per categorie omogenee le anagrafiche dei clienti, dei fornitori e dei conti di contabilità generale di ogni società. La classificazione delle anagrafiche in gruppi conto permette: di differenziare l'informazione in fase di creazione e modifica dell'anagrafica in funzione delle tipologie del cliente/fornitore/conto Co.Ge. inserito; il sistema propone in anagrafica campi diversi in relazione al gruppo conti scelto; di associare il range di numerazione al cliente/fornitore o conto Co.Ge. Inserito; di gestire in modo agevole la reportistica L’attribuzione del gruppo conto in fase di creazione dell’anagrafica non può più essere modificata.

38 Gruppo Stato Campo ANAGRAFICHE Nota Bene
Il Gruppo Stato Campo è lo strumento utilizzato per differenziare le informazioni da inserire nei campi del documento al momento della registrazione sul conto cliente/fornitore e Co.Ge. Il gruppo stato campo stabilisce quali informazioni devono essere: - Valorizzate obbligatoriamente - Valorizzate facoltativamente - Non visualizzate in fase di registrazione di un documento. Nota Bene Il gruppo stato campo e’ una informazione per gestire i dati in fase di registrazione mentre il gruppo conto e’ una informazione per gestire i dati in fase di creazione di un conto. 23 17 41 41

39 Chiave di Classificazione
ANAGRAFICHE Chiave di Classificazione La Chiave di classificazione è un codice che viene inserito nell’anagrafica del fornitore/cliente/conto Co.Ge. Esso definisce il criterio con cui viene alimentato il campo ”Attribuzione” nella posizione del documento. Durante l’acquisizione di una posizione del documento il sistema valorizza automaticamente il contenuto del campo ‘Attribuzione’. L’Attribuzione permette l’ordinamento dei documenti all’interno della scheda conto.

40 Tipologia dei Conti ANAGRAFICHE
I Conti possono essere di due tipologie:  Conti Co.Ge.= Conti tipo “S”  Conti Stock = Conti Tipo “M” Alcuni conti co.ge. possono essere Conti Mastro ed appartenere a tre tipologie di sezionali:  Clienti = Conti tipo “D”  Fornitori = Conti tipo “K”  Cespiti = Conti tipo “A”

41 Conti civilistici e gestionali
ANAGRAFICHE Conti civilistici e gestionali I Conti civilistici sono conti di contabilità generale che hanno rilevanza civilistico-fiscale e che alimentano il Libro Giornale. I Conti gestionali sono conti di contabilità generale che, non avendo rilevanza civilistico fiscale, non alimentano il Libro Giornale qualora venissero movimentati. Al fine di differenziare i conti gestionali dai conti civilistici: - vengono individuati gruppi conti ad hoc a cui appartengono tali conti, - viene individuata una codifica ad hoc per tali conti.

42 ANAGRAFICHE - Conti Mastro
I conti mastro sono conti di natura patrimoniale utilizzati per registrare i movimenti contabili relativi a clienti, fornitori e cespiti. Nella creazione dell’anagrafica ogni cliente/fornitore/cespite viene associato ad un mastro. I conti mastro non possono quindi essere movimentati direttamente, ma sono alimentati ogni volta che in contabilità clienti, fornitori e cespiti, vengono registrati dei documenti attivi o passivi. Contabilità clienti/ fornitori/cespiti Codice cliente Codice Cespiti Codice fornitore 11000 20000 11000 Contabilità Generale Crediti vs clienti Conti di registrazione automatica Debiti vs fornitori 11000 11000 Fabbricati industriali 20000 Crediti vs. clienti = mastro ordinario clienti Costo acquisto e prod. = Conto Patrim. per acquisiz. immob. Debiti vs. fornitori = mastro ordinario fornitori

43 Categoria Fiscale ANAGRAFICHE
La Categoria Fiscale identifica la tipologia di imposta ammessa per le registrazioni sul Conto di Co.Ge. L’imputazione di una categoria fiscale attiva una serie di controlli in fase di registrazione per la coerenza fra conto di registrazione e codice iva utilizzato. Vengono generalmente utilizzate le seguenti categorie fiscali: *: ammessi tutti i tipi di imposta; -: ammessa solo IVA acquisti; +: ammessa solo IVA vendite; >: Iva acquisti: utilizzato per il conto Iva Acquisti; <: Iva vendite: utilizzato per il conto Iva Vendite. Esempio Se viene definita nell’anagrafica del conto Co.Ge. la categoria’-‘, ammessa solo Iva acquisti, e in fase di registrazione viene imputato un codice Iva vendite il sistema genera un messaggio di errore bloccante che non permette la registrazione del documento.

44 REGISTRAZIONI

45 CONTABILITA’ - Tabelle SAP
BKPF Testata documento per la contabilità BUKRS (Società) BELNR (Numero del documento contabile) GJAHR (Esercizio) BSEG Segmento documento Contabilità BUKRS (Società) BELNR (Numero del documento contabile) GJAHR (Esercizio) BUZEI (Numero riga di registrazione in un documento contabile)

46 CONTABILITA’ - Tabelle SAP (segue)
Altre tabelle: BSIS (Contabilità: indice secondario per conti Co.Ge.) BSAS (Contabilità: indice secondario per conti Co.Ge. (partite pareggiate)) BSES (Dati di controllo documento) BSET (Segmento documento dati IVA) BSEC (Dati conti occasionali segmento documento) BSID (Contabilità: indice secondario per clienti) BSAD (Contabilità: indice secondario per clienti (partite pareggiate)) BSIK (Contabilità: indice secondario per fornitori) BSAK (Contabilità: indice sec. per fornitori (partite pareggiate))

47 REGISTRAZIONI - Principio del Documento
1 FATTO AMMINISTRATIVO 1 DOCUMENTO SAP Numero documento Società DD00 Esercizio COSTO IMPOSTE FORNITORE FATTURA 23 del 25/08/01 VALORE NETTO IVA 20% TOTALE SOC. XXXX Via Del Pino 23 COD FISC NNN Per ogni fatto amministrativo esiste un documento. A questo documento viene assegnato un “numero documento” che lo identifica e che può corrispondere al numero di protocollo valido ai fini fiscali. Il sistema effettua un controllo di quadratura sulla registrazione contabile: il totale dare deve essere uguale al totale avere

48 REGISTRAZIONI - Struttura del Documento
Ogni documento è costituito da: Dati di Testata Contenente i dati generali validi per l’intero documento: - Data registrazione - Data documento - Numero Documento (protocollo) - Tipo Documento - Divisa - Riferimento Etc. Dati di Posizioni Ogni posizione contiene almeno: - Chiave contabile - Conto - Importo - Eventuale contabilizz. rilevante per il Controlling N.B. al momento dell’imputazione di un conto di costo o di ricavo rilevanti ai fini del controllo di gestione il sistema richiede l’indicazione obbligatoria di un oggetto di contabilizzazione di CO (CdC, WBS,).

49 REGISTRAZIONI -Contabilizzazione
Testata Data Doc. 25/08/ Tipo Doc.: TF Data Reg. 25/08/ Valuta: ITL N.doc.:XXXX Posizione 1 Chiave contabile Conto (Conto Fornitore) Importo Posizione 2 Chiave contabile 40 Conto (Conto di costo) Importo Ogg. di contabiliz. CdC Posizione 3 Chiave contabile 40 Conto (IVA acquisti) Importo *Il conto dell’iva viene estratto in automatico dal sistema Il sistema accetta solo registrazioni in Dare e Avere con saldo uguale a zero !

50 REGISTRAZIONI - Contabilizzazione Secondaria
Gli oggetti destinatari di registrazioni “contabili” sono: Centri di costo Ordini interni WBS ... In questo modo si ha una imputazione diretta nel controllo di gestione al momento della rilevazione del documento contabile.

51 CODICI DI CO.GE SPECIALI PERIODI CONTABILI
REGISTRAZIONI - Elementi fondamentali TIPO DOCUMENTO RANGE DI NUMERAZIONE CHIAVE CONTABILE CODICI DI CO.GE SPECIALI PERIODI CONTABILI

52 Tipo documento REGISTRAZIONI
Il Tipo Documento viene parametrizzato a livello di mandante e permette di: - distinguere la tipologia della transazione; - controllare quali tipi di conto sono ammessi nella registrazione; - assegnare un protocollo di numerazione. Nel tipo documento vengono definite le seguenti informazioni: tipi di conto movimentabili (Co.Ge., Clienti, Fornitori), indicazioni obbligatorie al momento della registrazione (Riferimento e testo di testata), tipo documento da utilizzare per lo storno e range di numerazione.

53 un codice identificativo un limite inferiore ed un limite superiore
REGISTRAZIONI Range di Numerazione Il range di numerazione dei documenti é un intervallo caratterizzato da: un codice identificativo un limite inferiore ed un limite superiore un esercizio di validità Il range di numerazione è definito a livello societario Più tipi documento possono condividere lo stesso range di numerazione. Un tipo documento punta ad uno ed un solo range di numerazione.

54 Chiavi Contabili REGISTRAZIONI
La chiave contabile e’ un codice numerico di due caratteri definito a livello di mandante che individua: Il tipo di conto movimentato ( Co.Ge.; Clienti; Fornitori;... ) Il segno della registrazione (Dare / Avere) Il significato della registrazione (fattura; pagamento;...) L’eventuale movimentazione di procedimenti Co.Ge. Speciali (es. anticipi). Esempio Chiave Contabile 01 31 Descrizione Fattura Segno Dare Avere Tipologia Conto Cliente Fornitore

55 Codici di Co.Ge. Speciali
REGISTRAZIONI Codici di Co.Ge. Speciali Il Codice di Co.Ge. speciale e’ un codice di un carattere che determina l’utilizzo di un conto alternativo in fase di registrazione sull’anagrafica di un Cliente o Fornitore. La procedura Co.Ge. speciale si utilizza quando devono effettuarsi registrazioni per i clienti/fornitori i cui saldi devono confluire in bilancio su conti diversi rispetto agli ordinari conti mastro definiti in anagrafica. Le procedure Co.Ge. speciale possono essere utilizzate solamente in combinazione con determinate chiavi contabili ( ).

56 REGISTRAZIONI - Conti Mastro Speciali
I codici di Co.Ge. Speciale si utilizzano quando vengono registrati documenti clienti/fornitori i cui saldi devono essere evidenziati in maniera separata rispetto ai conti mastro ordinari. Infatti il Co.Ge. Speciale (codice di un carattere) permette di trasferire su un conto mastro speciale l’importo dell’operazione contabile. Contabilità Generale Crediti vs . Clienti Debiti vs . Fornitori 5.000 3.000 Anticipi Ricevuti Anticipi Versati 2.000 1.000 Codice Cliente Codice Fornitore 5.000 3.000 . . . . 1.000 2.000 Co.Ge. speciale Crediti vs. clienti = mastro ordinario clienti Anticipi ricevuti = mastro speciale clienti Debiti vs. fornitori = mastro ordinario fornitori Anticipi versati = mastro speciale fornitori

57 APERTURA/CHIUSURA DEI PERIODI CONTABILI
Il numero dei Periodi Contabili è definito in una Variante d’esercizio che, in fase di implementazione del Sistema, viene associata alla Società. La variante d’esercizio tipicamente prevista comprende i seguenti periodi: “12” mesi durante i quali eseguire le registrazioni contabili di competenza; “4” mesi (13-16) durante i quali eseguire le chiusure d’esercizio. Esercizio Fiscale 13 : 16 PERIODI SPECIALI 12 PERIODI NORMALI

58 APERTURA/CHIUSURA DEI PERIODI CONTABILI
L’apertura e la chiusura dei periodi contabili può essere effettuata per: tipo di conto (+ valido per tutti i tipi di conto, A=cespiti, M=materiale, D=clienti, S=conti Co.Ge., K=fornitori,); numero di conto (‘Da conto’ ‘Fino a conto’). Attraverso l’utilizzo del tipo conto è possibile gestire separatamente i sezionali e la contabilità generale.

59 REGISTRAZIONI AUTOMATICHE

60 PAGAMENTI AUTOMATICI Il programma dei pagamenti automatici prevede una serie di passaggi: Inserimento dei parametri: società, modalità di pagamento, conti e partite che devono essere inclusi nell’esecuzione di pagamento. Creazione della proposta di pagamento. Sulla base dei parametri inseriti, il sistema effettua un controllo sui conti, sulle partite scadute, sui documenti, effettuando una lista delle eccezioni evidenziate. Elaborazione della proposta di pagamento. Il sistema permette di effettuare un ulteriore controllo sulla correttezza delle informazioni inserite. Esecuzione del pagamento. Il sistema effettua il pareggio delle partite, producendo la registrazione contabile. Stampa.

61 ELEMENTI DELLE OPERAZIONI DI PAGAMENTO
Data di esecuzione 03/01/xxx Identificatore PAG01 Documento Stato Partite singole Aggiornare parametri Avvio esec. proposta Elaborare proposta fornitore Avvio esec. pagamento X C/co.ge Avvio Stampa X

62 REGISTRAZIONI - Compensazione cliente/fornitore
Anagrafica fornitore codice fornitore FOR compensazione fornitore X Anagrafica cliente codice cliente CLI compensazione cliente X Partitario cliente Partitario fornitore 1.000 1.500

63 GESTIONE CONTO E DOCUMENTO

64 VISUALIZZAZIONE DI CONTO
GESTIONE CONTO VISUALIZZAZIONE DI CONTO Visualizzazione dei saldi Co.Ge., Clienti e Fornitori Visualizzazione delle partite

65 GESTIONE CONTO - Visualizzazione dei saldi
E’ possibile visualizzare i saldi di un singolo conto oppure di gruppi omogenei di conti. Dal saldo del conto è possibile, cliccandoci sopra, risalire alle singole partite che lo compongono (solo se nell’anagrafica di questo conto è prevista la visualizzazione delle partite singole). Conto: PIRELLI Periodi Dare Avere Saldo Saldo periodo progres. Riporto saldo 1 2 3 . 13 16 4,800 500 1,300 500- 3,500 500- 3,000 Partite Partite 1 Partite n Vista per valuta ITL - - DEM - -

66 GESTIONE CONTO - Visualizzazione dei saldi
RIPORTO SALDO ANNO PRECEDENTE SALDO DELLE REGISTRAZIONI IN DARE SALDO DELLE REGISTRAZIONI IN AVERE SALDO CUMULATO SALDO DEL PERIODO (MESE)

67 GESTIONE CONTO - Visualizzazione delle partite
Le partite singole dei conti possono essere visualizzate utilizzando criteri di selezione diversi (data documento, importo, tipo documento ecc.) e forme di visualizzazione predefinite in base alle esigenze dell’utente; inoltre è possibile richiedere la visualizzazione delle sole partite aperte, pareggiate, di quelle in compensazione, di quelle associate ad un mastro speciale oppure di tutte contemporaneamente. Conto:… Società: DD00 Selezione Partite aperte Partite pareggiate Con procedimenti speciali Visualizza p.fornitore/cliente Opzioni Criteri di selezione Struttura righe Criteri di selezione Struttura righe

68 GESTIONE DOCUMENTO - Modifica del documento
Possono essere modificati solo alcuni campi del documento contabile. Dati di Testata - Riferimento - Testo testata documento Dati di Posizione - Condizioni di pagamento - Metodo di pagamento Nota bene: alcuni campi sono modificabili solo nel caso in cui le partite siano ancora aperte

69 INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE MATERIALI

70 LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA - Organizzazione Acquisti
MANDANTE SOCIETA’ DIVISIONE DIVISIONE DIVISIONE ORG. ACQUISTI L’Organizzazione Acquisti assume la responsabilità legale di tutte le operazioni di acquisto, negozia le condizioni di fornitura, stipula i contratti a livello accentrato per conto delle Divisioni e rappresenta l’entità SAP che gestisce gli approvvigionamenti della Società. La divisione nel sistema SAP, è l’unità organizzativa responsabile del ricevimento dei materiali e della consuntivazione dei servizi.

71 INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE MATERIALI - anagrafica fornitori
In SAP l’anagrafica di un fornitore è organizzata su tre livelli in modo da gestire tipologie diverse di dati: Dati generali (informazioni condivise da tutti gli elementi presenti nel mandante: indirizzo, partita iva, coordinate bancarie…) Dati societari (informazioni della società per la quale attivare il fornitore: conto di riconciliazione, condizioni di pagamento, metodo di pagamento,…) Dati organizzazione acquisti (divisa ordine d’acquisto, valore minimo dell’ordine d’acquisto, …)

72 INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE MATERIALI - descrizione del processo acquisti (verifica a tre fasi)
ODA EM EF Creare un ordine di acquisto - Quest’operazione è svolta in MM, mentre in FI non viene eseguita nessuna registrazione Entrata merci - Per aggiornare l’inventario, viene creato un documento in MM e contemporaneamente nel modulo FI, viene creato un documento contabile che rileva il costo ed il debito, quest’ultimo attraverso il conto transitorio “Fatture da Ricevere” Entrata fattura - L’accertamento ed il controllo della fattura avviene nel modulo MM. Automaticamente viene creata la registrazione contabile in FI. Il documento contabile riporta l’ammontare del debito nei confronti del fornitore e lo storno del conto “Fatture da Ricevere” Le ultime due transazioni si possono invertire, a seconda dell’ordine in cui si ricevono la merce e la fattura.

73 INTEGRAZIONE CON LA GESTIONE MATERIALI - descrizione del processo acquisti (verifica a tre fasi)
Entrata merci Conto stock Doc. materiale Entrata merci C/contropartita stock Documento contabile di entrata merci 1 1 Ordine d’acquisto MM Acquisto materiale MM FI Ordine di acquisto Importo ordine 1 C/fatture da ricevere 2 1 Entrata fattura fornitore Documento di verifica fattura Ammontare fattura 2 Iva c/acquisti 2 MM FI

74 REPORTING E CHIUSURE

75 CHIUSURA CONTABILE - attività propedeutiche
La chiusura/apertura dei conti economici e patrimoniali avviene in SAP automaticamente attraverso il lancio del programma RFSUMB00. Prima di procedere al lancio in effettivo della sessione di batch input è necessario compiere una serie di operazione propedeutiche alla chiusura stessa: Creazione di Anagrafiche fittizie per ogni conto co.ge. mastro cliente/fornitore; Aggiornamento tabella TABKT al fine di abbinare le anagrafiche dummy con i corrispondenti conti mastro co.ge e le chiavi contabili da utilizzare per la registrazione; Apertura dei range di numerazione dei documenti, per effettuare le registrazioni nel nuovo esercizio; Lancio della transazione di riporto saldi Chiusura/Apertura periodi contabili ...

76 OPERAZIONI DI CHIUSURA - aggiornamento tabelle
In fase di chiusura annuale è necessario aggiornare alcune tabelle TABKT

77 OPERAZIONI DI CHIUSURA - aggiornamento tabelle
TRVOR

78 STRUTTURA DI BILANCIO In SAP è possibile predisporre, in customizing tante strutture di bilancio quante sono le esigenze della società e in base alle informazioni che si vogliono ottenere. Una volta definita, la struttura viene lanciata attraverso il programma RFBILA00.

79 OPERAZIONI DI CHIUSURA - esempio di registrazione di chiusura

80 OPERAZIONI DI CHIUSURA - libro giornale
Le registrazioni contabili relative alle operazioni di chiusura e apertura saranno visualizzate nel libro giornale del mese di competenza tramite la valorizzazione dei campi: tipo documento speciale data CPU dei documenti spec.

81 OPERAZIONI DI CHIUSURA - libro giornale (segue)
Data registrazione Data documento Tipo documento di chiusura

82 OPERAZIONI DI CHIUSURA - varianti di report
Una variante di report fornisce una modalità di memorizzazione dei criteri di selezione predefiniti per un report. Un singolo report può avere molteplici varianti di report. Tuttavia, una singola variante si può utilizzare solo per un report. Le varianti dei report sono utili quando si lanciano dei report che richiedono complessi criteri di selezione dei dati

83 LA GESTIONE DEI CESPITI

84 Concetti Introduttivi Anagrafica Capitalizzazioni
AGENDA DEI CONTENUTI Concetti Introduttivi Anagrafica Capitalizzazioni

85 CONCETTI INTRODUTTIVI

86 CONCETTI INTRODUTTIVI - Definizione di cespite
per cespite si intende un insieme di beni raggruppati secondo specifici attributi, atti a soddisfare le esigenze operative, contabili ed informative. vengono gestite: Immobilizzazioni materiali Immobilizzazioni immateriali Immobilizzazioni in corso Pag. 86

87 Classe Cespiti CONCETTI INTRODUTTIVI - Classe Cespiti
In generale, la Classe Cespiti è un raggruppamento di cespiti omogenei aventi le stesse caratteristiche in base a criteri civilistico-fiscali e aziendali Le Classi Cespiti sono create a livello di mandante e successivamente assegnate al Piano di Valutazione Le Classi Cespiti sono individuate da una parte anagrafica e da una parte a cui sono assegnate determinate Aree di valutazione

88 CONCETTI INTRODUTTIVI - Classe Cespiti (segue)
XXX1 Costi di impianto ed ampliamento XXX2 Ricerca, sviluppo, pubblicità, studi e progetti XXX3 Brevetti XXX4 Concessioni XXX5 Licenze, marchi e diritti simili XXX6 Avviamento XXX7 Software XXX8 Altre spese e perdite da ammortizzare XXX9 Immobilizzazioni Immateriali in corso XX classi immateriali classi materiali YYY1 Terreni YYY2 Fabbricati Industriali YYY3 Fabbricati non Industriali YYY4 Impianti Fotovoltaici YYY5 Linee AT YYY6 Cabine Primarie YYY7 Sezioni MT / Centri Satelliti YYY8 Cabine Secondarie e Trasformatori Cabine Secondarie YYY9 Linee MT YY10 Linee BT YY11 Prese Utenti YY12 Gruppi di Misura YY13 Impianti di Teletrasmissione YY14 Impianti di Teleconduzione YY15 Immobilizzazioni Materiali in corso ...

89 CONCETTI INTRODUTTIVI - Classe Cespiti (segue)
Le caratteristiche principali della Classe Cespiti sono: Range di numerazione (per l’assegnazione del codice anagrafico ai cespiti) Regole di Layout di videata (per la definizione dei campi aperti, modificabili, solo visualizzabili o chiusi nei dati anagrafici del cespite) Determinazione Conti (per il collegamento tra i record anagrafici cespiti e i conti di Contabilità Generale sui quali effettuare le registrazioni) Chiavi di Calcolo e di Ammortamento (per l‘assegnazione delle regole di ammortamento da applicare al cespite nella singola Area di Valutazione) Pag. 89

90 CONCETTI INTRODUTTIVI - Classe Cespiti: Determinazione Conti
L’associazione tra la Gestione Cespiti e la Contabilità Generale è possibile attraverso la Determinazione Conti presente in ciascuna Classe Cespiti. I conti previsti nella Determinazione Conti vengono utilizzati automaticamente dal sistema per la registrazione contabile delle transazioni e sono riferiti a: Immobilizzazioni - Valore di bilancio Fondi di ammortamento ordinario Fondi di ammortamento anticipato Ammortamenti ordinari Minusvalenze ordinarie da alienazione cespiti Plusvalenze ordinarie da alienazione cespiti ...

91 Area di Valutazione CONCETTI INTRODUTTIVI - Area di Valutazione
Le Aree di Valutazione (o di Ammortamento) sono necessarie per effettuare il calcolo dell’ammortamento ai fini giuridico-fiscali e aziendali (ad esempio ammortamento civilistico, fiscale e gestionale) All’interno del sistema sono identificate da un codice numerico a due cifre. L’Area 01 è l’Area di Valutazione principale (civilistico / fiscale): solo gli ammortamenti calcolati in questa Area vengono registrati nella Contabilità Generale ai fini civilistico / fiscali In altre Aree possono essere contenuti: ammortamenti diversi dall’Area 01 (ad es. per motivi gestionali) delta tra aree di valutazione differenti (“Area derivata”).

92 Il Piano di Valutazione
CONCETTI INTRODUTTIVI - Piano di Valutazione Il Piano di Valutazione Il Piano di Valutazione è l’insieme delle Aree di Valutazione specifiche del paese, strutturate in base a vari scopi aziendali (ad esempio per fini civilistici, fiscali, gestionali, etc.) E’ possibile cancellare le aree di valutazione non utilizzate e/o aggiungerne delle nuove anche dopo l’avvio produttivo del sistema.

93 CONCETTI INTRODUTTIVI - P. di Valutazione, P. dei Conti e Società
La società può essere associata ad UN solo Piano di Valutazione ed UN solo Piano dei Conti

94 ANAGRAFICA

95 ANAGRAFICA - Contenuti
L’anagrafica del cespite eredita i criteri impostati per la Classe Cespiti di appartenenza: il range di numerazione (attribuito in fase di creazione) i campi da visualizzare alla creazione di una anagrafica e il loro stato (opzionale, obbligatorio, non visualizzato) i conti di Contabilità Generale (Determinazione conti) le modalità di calcolo degli ammortamenti

96 CAPITALIZZAZIONI

97 CAPITALIZZAZIONI E’ possibile capitalizzare i costi: tramite scarico dei costi da ordine interno dal modulo di CO tramite scarico dei costi da wbs dal modulo di PS tramite scarico dei costi da ordine di manutenzione dal modulo di PM

98 La misura di investimento: un esempio
Progetto per interventi sulla linea MT “xxxx001” della zona di Firenze WBS wbe wbe wbe wbe Scarico a L.i.C. AA AA Scarico a cespite definitivo

99 APPENDICE: DATA BASE LOGICI
SDF (DB CONTI CO.GE.): controlla gli accessi alla banca dati conti Co.Ge. dalla view contabilità BRF (DB DOCUMENTI): controlla gli accessi al data base dei documenti di contabilità BRM (DOCUMENTI CONTABILI)