CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2.4

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2.4
Caratteristiche del lavoro d’ufficio Modellizzazione delle attività d’ufficio Tassonomia di Panko L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

Caratteristiche e modellizzazione
Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Si possono far corrispondere le aree di applicazione dell'automazione d'ufficio alle tipologie di lavoro d'ufficio: impiegatizio segretariale manageriale Sinora l'attenzione di fatto è stata concentrata soprattutto su lavoro impiegatizio e segretariale, solo recentemente si è rivolta l'attenzione ai benefici possibili per il lavoro manageriale

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Vi sono almeno due buone ragioni per concentrare l'attenzione sul lavoro manageriale: i benefici di buone decisioni possono essere ben più importanti dei guadagni di efficienza del lavoro impiegatizio e segretariale, questo rappresenta anche una forte giustificazione per i costi da intraprendere l'OA può catturare alcuni importanti flussi informativi che sfuggono all'EDP classico e, nel modello adottato, ai MIS e DSS

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Si tratta quindi di valutare in quali modi l'OA possa contribuire al flusso di informazioni per le decisioni che fanno capo ai manager nei processi decisionali Una buona base di riferimento è la modellizzazione del lavoro manageriale proposta da H.Mintzberg che vedremo nel prossimo Argomento E’ necessario ancora analizzare le tipiche applicazioni dell’OA, rapportandole alle diverse tipologie di attori nell’ufficio

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale L'OA è stata anche definita come l'applicazione di congegni elettronici ed elettromeccanici con lo scopo di incrementare la produttività di chi lavora negli uffici I congegni includono Chi lavora negli uffici include

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale L'OA è stata anche definita come l'applicazione di congegni elettronici ed elettromeccanici con lo scopo di incrementare la produttività di chi lavora negli uffici I congegni includono computer multiuso ("general-purpose") macchine d'ufficio specializzate attrezzature di comunicazione Chi lavora negli uffici include manager professional segretarie impiegati

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Segretarie e impiegati possono incrementare la produttività con la loro abilità di generare, memorizzare, ritrovare, trasmettere informazioni e comunicazioni Manager e professional incrementano la produttività tramite migliori decisioni

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Alcune tipiche applicazioni dell'OA Word processing facilita le comunicazioni incrementando la facilità con la quale produrre documenti Posta Elettronica supporta la memorizzazione e trasmissione dei messaggi Electronic calendaring facilita le comunicazioni incrementando la facilità per generare, variare e mantenere un calendario di appuntamenti

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Voce mail supporta la memorizzazione e trasmissione dei messaggi come l'electronic mail, ma il messaggio passa attraverso il telefono piuttosto che scritto mediante una tastiera; viene memorizzato in un computer finchè le altre persone lo risentono con un telefono Image storage and retrieval facilita la memorizzazione ed il ritrovamento di immagini documentali Trasmissione facsimile una via per trasmettere documenti a grande distanza (long-distance copying)

Teleconferenza, consiste in tre tecnologie:
Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Teleconferenza, consiste in tre tecnologie: Videoconferenza che può essere ad una o doppia via e può utilizzare figure in movimento continuo o parziale Audioconferenza che è a due vie e provvede solo alla comunicazione sonora Computer conferenza che abilita gruppi di persone a interagire usando i propri terminali computer non tutti i membri sono collegati nello stesso momento: le persone possono riprendere la discussione fatta e dare il loro contributo di solito si tratta di una comunicazione asincrona a differenza della video o audio conferenza che sono sincrone poiché tutti i partecipanti partecipano nello stesso tempo anche la computer conferenza può essere usata in modo sincrono

Due considerazioni di base in relazione all'OA ed alla sua tecnologia
Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Due considerazioni di base in relazione all'OA ed alla sua tecnologia L’OA non evolve in risposta ad una chiara necessità, la tecnologia è stata sviluppata prima, poi sono state trovate le applicazioni L'OA è ossessionata da strumenti e prodotti (Keen) L’OA offre poco rispetto ai benefici attesi Se presentata come via per incrementare il lavoro segretariale e impiegatizio, offre poche elaborazioni rispetto alle attività reali Se presentata per incrementare il lavoro manageriale ed il supporto decisionale, offre poco di specifico

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Nel caso dell'OA la tecnologia è nata prima di una definizione chiara delle esigenze da soddisfare, tutte le applicazioni su computer prima di OA hanno avuto il beneficio di una pianificazione nel loro ciclo di via L'EDP evolve come applicazione della tecnologia informatica per definiti sistemi per l'amministrazione, eventuali problemi vengono risolti con nuova tecnologia, non ci sono dubbi su cosa il sistema deve ottenere I MIS non si basano sempre su piani complessivi, ma si possono identificare come isole strutturate nel sistema complessivo I DSS partono da una fondazione teorica

Caratteristiche e modellizzazione ... L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Apparentemente le caratteristiche possedute pongono l'OA nei DSS Se si vede l'OA come produzione di informazioni per le decisioni la linea di separazione tra OA e DSS diventa vaga In effetti l'OA si propone di considerare ogni cosa che succede nell'ufficio, compreso il supporto alle decisioni, come possibile applicazione Analizzeremo i risultati di una ricerca finalizzata a costituire una base empirica per definire il contributo dell’OA al lavoro manageriale

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2.5
Caratteristiche del lavoro d’ufficio Modellizzazione delle attività d’ufficio Tassonomia di Panko L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione di Mintzberg
Mintzberg ha proposto una modellizzazione del lavoro manageriale basato su sei caratteristiche: molto lavoro a ritmo elevato e costante lavoro molto spezzettato, frammentazione dell'attività forte preferenza per l'azione: pianificazione ed azione non si distinguono forte preferenza per l'interazione con altre persone preferenza per comunicazioni verbali, informali quota rilevante di lavoro "open ended"

“Open ended” si intende un lavoro per il quale non si può determinare il tempo per fare una cosa (non come per avvitare un bullone) Ad esempio per lo sviluppo di un nuovo prodotto, quanto più tempo si ha a disposizione tanto meglio si fa Il manager non ha mai tempo libero, quando si libera, nel giro di pochi minuti è occupato da qualcosa di nuovo, qualcosa rimasto in sospeso

Gli interventi sul lavoro del manager non devono quindi mai puntare su dare più tempo (questo approccio va bene solo per lavoro operativo) Bisogna puntare sull'aumento in positivo della qualità del risultato (è così per la maggior parte del lavoro manageriale)

Mintzberg modella dieci ruoli del manager, basati su cosa i manager fanno I dieci ruoli sono comuni ai manager di tutti i livelli con varia intensità e si raggruppano in tre categorie interpersonali e di interazione informativi decisionali

Categoria dei ruoli interpersonali e di interazione Rappresentante formale (Figure Head) posizione formale verso l'esterno con basso livello di elaborazione di informazioni e di decisioni Collegamento con l'esterno (Liason) relazioni orizzontali che collegano l'unità organizzativa all'ambiente migliorandone la comprensione ed il posizionamento Capo (Leader) relazioni interpersonali tra capo e subordinati volte a realizzare l'integrazione tra obiettivi individuali ed obiettivi organizzativi

Categoria dei ruoli informativi Collettore di informazioni (Monitor) accessi esclusivi ad informazioni esterne, accesso totale alle informazioni interne, il manager ricerca 5 tipi di informazioni: sulle operazioni in corso sui fenomeni esterni (correnti) rapporti di analisi su problemi specifici idee e tendenze sulla dinamica ambientale pressioni specifiche di vario tipo Il ruolo si basa in piccola parte sui tradizionali sistemi informativi (dati passati aggregati), il manager ricerca informazioni "vive", in tempo reale Di solito il manager si costruisce la propria rete informativa costituita da canali di informazione in gran parte personali e non di routine

Categoria dei ruoli informativi Diffusore di informazioni verso l'interno (Disseminator) trasmissione delle informazioni esterne ai subordinati e di informazioni interne da subordinato ad altri subordinati In questo ruolo è evidente il dilemma della delega: per delegare occorre diffondere, diffondere è costoso, le alternativa sono il sovraccarico da accentramento o la frustrazione da decentramento con scarse informazioni

Categoria dei ruoli informativi Portavoce (Spokesman) trasmissione di informazioni verso l'esterno, le informazioni sono di due tipi: verso la linea gerarchica superiore verso l'esterno Le informazioni devono essere aggiornatissime: il manager deve giocare il ruolo dell'esperto

Categoria dei ruoli decisionali Innovatore (Entrepreneur) azioni decisionali innovative, fasi del processo decisionale descritte come "intelligence" e "design" (Simon) Difensore (Disturbance Handler) azioni decisionali "reattive", stimolate da disturbi improvvisi provenienti dall'esterno, difende i collaboratori dall’esterno Negoziatore il manager partecipa a negoziazioni della sua unità organizzativa con unità esterne, lo fa come Rappresentante, come Portavoce e come Allocatore di risorse

Categoria dei ruoli decisionali Allocatore di risorse (Resources Allocator) ruolo che riguarda la fase di "scelta" dei processi decisionali, sono caratteristiche di questo ruolo la definizione della struttura organizzativa (quali risorse su quali attività), l'autorizzazione di singole allocazioni di risorse e l'ottimizzazione della loro distribuzione tra le varie attività Le scelte di autorizzazione sono sempre complesse con rischi alti (anche di tipo motivazionale, di credibilità) I criteri alternativi alla valutazione economica razionale analitica che si presentano al manager in questo ruolo sono: la valutazione della persona che propone il confronto sintetico della proposta con modelli e piani che sono "nella mente del manager"

Normalmente sono riconosciuti solo i ruoli di Leader e di Portavoce Normalmente si spiegano le necessità dei manager in termini di "imperfezione" delle organizzazioni e di dinamismo: i manager servono per risolvere le eccezioni, la loro attività è tipicamente non programmata Questa spiegazione è valida ma parziale I manager sono coinvolti anche in attività ricorrenti (regular operations) quali negoziazioni, hanno una loro quota di lavoro corrente (rappresentanti e portavoce), prendono molte decisioni assolutamente attese (allocazione risorse)

Modellizzate caratteristiche e ruoli del manager, vanno poi considerate le varianti nel lavoro del manager Il lavoro di ciascun manager in ciascun momento, si differenzia rispetto a quello degli altri in funzione delle seguenti variabili: Ambiente: cultura, settore, dinamismo, caratteristiche dell'impresa Lavoro: livello gerarchico, la funzione Persone: variabili personali Situazione/tempo: valori sociali, esperienza, cicli cambiamento, cadenze periodiche

La considerazione di queste variabili porta all'individuazione di otto tipi di manager Il modello che verrà presentato nell’argomento relativo a “Un modello di sistema informatico generalizzato per l'automazione del lavoro d'ufficio” riguarda in modo particolare il supporto alle attività dei ruoli di manager definiti come Collettore (Monitor), Diffusore (Disseminator), Portavoce (Spokesman), Allocatore (Allocator), Negoziatore

Tipi di manager: obiettivi, ruoli dominanti, esempi Etichetta Obiettivo/Problema Ruoli dominanti Esempi 1. Uomo dei contatti Ottenere ordini, favori, informazioni da terzi Collegamento Rappresentante Direttore vendite Direttore generale 2. Manager politico Conciliare molte spinte contrapposte Portavoce Negoziatore Manager pubblici Product manager 3. Imprenditore Ricercare opportunità, attuare cambiamenti Attivatore D.G. piccole imprese, Manager imprese dinamiche 4. Interno (Insider) Mantenimento flussi interni fluidi Distributore risorse Leader Middler manager di produzione 5. Real-Time Manager giorno per giorno Difensore Capo reparto Piccolo imprenditore 6. Team Manager Creazione di un team coeso di manager Direttore ricerca Allenatore 7. Expert Manager Fornire informazioni/guide specialistiche Collettore (monitor) Direttore staff 8. Manager novizio Costruirsi contatti e base conoscitiva Manager novizio

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