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BILANCIO DI MANDATO DEL COMUNE DI CREMONA 1999 -2003: VALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATO Paolo Bodini Sindaco di Cremona Dal 1995 al 2004 Padova 15 gennaio.

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1 BILANCIO DI MANDATO DEL COMUNE DI CREMONA : VALORE DI UN PRECORSO PARTECIPATO Paolo Bodini Sindaco di Cremona Dal 1995 al 2004 Padova 15 gennaio 2005

2 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 CITTA’ DI CREMONA

3 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003

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5 PERCHÈ ABBIAMO DECISO DI FARE IL BILANCIO DI MANDATO? Processo di trasformazione, nuovo modello di relazione con i cittadini: accountability Esigenza di rendere conto a fine mandato dell’operato, delle azioni e dei risultati raggiunti per avere il feedback che si ottieni dalla partecipazione e dal dialogo Comunicare ai propri cittadini in modo chiaro, semplice e accessibile la risposta ai bisogni e al miglioramento del benessere, attraverso il raggiungimento degli obiettivi stabiliti per rafforzare il legame fiduciario

6 IL BILANCIO DI MANDATO E L’INTEGRAZIONE TRA LIVELLO STRATEGICO PROGRAMMATICO E GESTIONALE PIANIFICAZIONE STRATEGICA PROGRAMMAZIONE E ATTUAZIONE CONTROLLO RENDICONTAZIONE Programma di mandato Piano strategico Programma di mandato Piano strategico Relaz. Prev. Programatica Bilancio di previsione Piani Esecutivi Gestione Relaz. Prev. Programatica Bilancio di previsione Piani Esecutivi Gestione Controllo strategico Controllo di gestione Controllo strategico Controllo di gestione Relazione al rendiconto Conto consuntivo Bilancio di mandato Relazione al rendiconto Conto consuntivo Bilancio di mandato

7 OBIETTIVI Elaborare un documento chiaro che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato, per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole e corretta dell’operato dell’ente da parte dei cittadini. Miglioramento della comunicazione all’esterno e apertura dei canali con i portatori d’interesse e i cittadini per sviluppare forme di collaborazioni crescenti Raggiungimento di una visione unitaria e completa da parte del dipendente per superare la settorialità e motivare maggiormente i singoli

8 IL BILANCIO DI MANDATO COME? PRODOTTO: documento che rappresenta la complessità dell’azione dell’ente, integrando i dati patrimoniali ed economico finanziari, indicatori quantitativi e descrizioni qualitative PROCESSO: percorso interno (formazione condivisione e formalizzazione) che prevede la ricostruzione della catena di senso, la progressiva integrazione con gli altri strumenti gestionali e comunicativi esistenti e il coinvolgimento dei diversi portatori d’interesse

9 STRUMENTI TRADIZIONALI IN USO INSUFFICIENTI Non rilevano gli aspetti non quantificabili finanziariamente, quindi non consentono di verificare l’efficacia e valutare l’efficienza Non offrono una visione d’insieme e dotata di senso dell’azione e delle politiche dell’ente Non sono facilmente leggibili, fruibili e accessibili per la maggior parte dei cittadini

10 I PRESUPPOSTI Servizio Comunicazione Servizio programmazione e Controllo di Gestione Pubblicazione “La città che cambia”

11 OBIETTIVO Elaborare un documento chiaro e fruibile da parte di tutti i cittadini, che fornisse un quadro completo e dotato di senso dell’attività svolta negli anni di mandato (1999 –2003), per collegare le scelte politiche e la loro attuazione, attraverso obiettivi, strategie, attività realizzate e risultati raggiunti con una valutazione consapevole corretta dell’identità dell’ente da parte dei cittadini.

12 FASI DEL PROCESSO DI COSTRUZIONE DEL DOCUMENTO  FASE PREPARATORIA  ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI DI PREBILANCIO  COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI PORTATORI D’INTERESSE  REDAZIONE DEL DOCUMENTO FINALE  STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUME

13 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003  Costituzione del gruppo di lavoro  Definizione dei destinatari del documento  Scelta della società di consulenza  Presentazione e coinvolgimento della struttura interna

14 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003  Sindaco, Vicesindaco  Direttore Generale,  Ragioniere capo, Consulente d’azienda  Direttore Personale, Sviluppo organizzativo, Comunicazione Politiche Giovanili  Posizione Organizzativa Comunicazione,  Posizione Organizzativa Programmazione e Controllo di Gestione,  Operatore comunicazione  Operatore Programmazione e Controllo di Gestione  Addetto Stampa GRUPPO DI LAVORO

15 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003 DESTINATARI DEL DOCUMENTO  Cittadini  Amministratori attuali e futuri  Dirigenti e funzionari

16 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003 SCELTA SOCIETÀ DI CONSULENZA  Esperienze a livello nazionale  Trattativa informale

17 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003 PRESENTAZIONE E COINVOLGIMENTO INTERNO  Presentazione e formazione sul bilancio a Sindaco e Assessori  Presentazione e formazione ai dirigenti e alle Posizioni Organizzative  Comunicazione a tutti i dipendenti (articolo giornale interno e sulla intranet aziendale)

18 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003 FATTORI DI SUCCESSO Coinvolgimento interno  Novità e sfida per l’ente, ed interesse  Coinvolgimento dall’inizio di assessori e dirigenti, che si sono sentiti parte integrante del progetto  Maggiore disponibilità da parte di tutti a fornire le informazioni necessarie per la stesura dei documenti

19 FASE PREPARATORIA Marzo – Maggio 2003 FATTORI DI CRITICITÀ Coinvolgimento interno  Incertezza e preoccupazione per il confronto aperto con la città nel periodo prelettorale (bilancio mostra luci ed ombre dell’attività)  Tempi stretti per l’elaborazione del documento

20 ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003  Sicurezza e rapporti con il cittadino  Politiche sociali  Attività produttive  Politiche culturali  Politiche educative e giovanili  Mobilità, territorio, ambiente e urbanistica LE 6 AREE DI RENDICONTAZIONE

21 ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003  Raccolta dati e documenti di partenza  Incontro con Assessori e Dirigenti  Articolazione di ogni documento  Verifica finale IL PERCORSO DI ELABORAZIONE

22 ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003  Discorso d’insediamento del sindaco  Tabella di sintesi  Situazione ereditata all’inizio mandato  Obiettivi, strategie, interventi realizzati, da completare, non ancora realizzati  Risultati raggiunti L’ARTICOLAZIONE DI OGNI DOCUMENTO

23 ELABORAZIONE DEI 6 DOCUMENTI Settembre – Ottobre 2003 ESEMPIO

24  Individuazione dei cittadini portatori d’interesse  Momenti di coinvolgimento COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004

25 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 INDIVIDUAZIONE DEI CITTADINI  Cittadini scelti in rappresentanza di ogni area (69 scelti – 62 coinvolti)  Raccolta indirizzari del Comune di Cremona  Incontro Gruppo di lavoro con Sindaco e Assessori e Dirigenti

26 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004  Prefetto (rinuncia)  Questore (rinuncia)  Rappresentanti Mercoledì del Cittadino  Presidente Associazione Incontro Donne Antiviolenza  Punto nuova impresa (Camera di Commercio)  Rappresentante dei comitati spontanei dei cittadini  Direttori dei giornali locali (3 quotidiani +1 settimanale) Sicurezza e rapporti con il cittadino

27 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Politiche sociali  Presidente II.PP.A.B Istituzioni pubbliche di assistenza e beneficenza  Direttore Caritas diocesana  Presidente Centro Interprovinciale servizi volontariato  Presidente Forum del III settore  Direttore Confcoperative  Presidente Centro Geriatrico cremonese  Direttore sociale Azienda Sanitaria Locale  Sindacati Pensionati CGIL, CISL, UIL

28 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Attività produttive  Presidenti associazioni artigiani (2 associazioni)  Presidente Associazione Industriali  Presidente Associazione Piccole medie imprese  Presidenti Associazioni Commercianti (2 associazioni)  Presidente coltivatori diretti  Presidente associazione Agricoltori  Segretari provinciali CGIL, CISL, UIL segue

29 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Attività produttive  Presidenti Camera di Commercio  Presidenti Confcooperative e Lega Cooperative  Rappresentante associazioni consumatori  Presidente Azienda energetica municipalizzata  Presidente Banca Popolare Cremona

30 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Politiche culturali  Presidente Fondazione musicale Stauffer  Presidente Associazione Culturale ADAFA  Presidente Amici del Museo  Artista  Direttore Archivio Diocesano e conoscitore storia cremonese  Docente di storia dell’arte  Direttore biblioteca governativa  Direttore archivio di stato  Rappresentante liutai

31 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Politiche educative e giovanili  Presidente Centro Sportivo italiano (CSI)  Presidente Unione Italiana Sport per Tutti (UISP)  Presidente Associazione Culturale ADAFA  Associazioni genitori (Age e CDG)  Presidente Federazione Oratori Cremonesi segue

32 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Politiche educative e giovanili  Presidente consulta giovanile scuole superiori  Dirigente scolastico scuola obbligo  Responsabile corsi economia Università cattolica  Docente scuola edile  Preside istituto scolastico superiore  Presidente Comitato mensa scuole

33 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Mobilità,territorio, ambiente, urbanistica  Coordinatrice Ordini professionali  Presidente Collegio Geometri  Presidente Ordine Ingegneri  Presidente Ordine Architetti  Rappresentante associazioni ambientaliste segue

34 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 Mobilità, territorio, ambiente, urbanistica  Presidente azienda dei porti Cremona- Mantova  Presidente Automobile Club Italiano  Presidente Autostrade Centropadane  Presidente Reindustria  Presidente Associazioni Trasportatori

35 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 FATTORI DI CRITICITA’ – scelta cittadini  Difficoltà a ridurre ad un numero piccolo (8 persone ) i cittadini per ogni area  Difficoltà nella scelta di persone significative e non solo rappresentative per carica istituzionale delle 6 aree  Non sempre i cittadini coinvolti avevano una visione d’insieme sugli obiettivi delle aree

36 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 FASI DI COINVOLGIMENTO  Telefonata ad ognuno da parte dell’assessore di riferimento (luglio)  Conferenza stampa per anticipare ai cittadini le lettere (luglio)  Invio lettera a firma del Sindaco (luglio)  Contatto telefonico per intervista da parte consulente (ottobre)

37 COINVOLGIMENTO DEI CITTADINI P.I. Giugno 2003 – Aprile 2004 FASI DI COINVOLGIMENTO  Consegna del documento di prebilancio (ottobre)  Intervista (ottobre)  Focus 1 (novembre)  Focus 2 (gennaio)  Tavola rotonda convegno (febbraio)

38 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004  Struttura del documento - Indice  Stile e linguaggio del documento  Grafica del documento  Stampa del documento

39 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004  IDENTITA’ DELL’ENTE E RISORSE  RELAZIONE SOCIALE STRUTTURA DEL DOCUMENTO INDICE È articolato in due sezioni, precedute da introduzione del Sindaco e da nota metodologica:

40 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004  La città  Valori e visione politica  Le risorse umane  Le risorse economico finanziarie  Le opere pubbliche  Le risorse di rete IDENTITA’ DELL’ ENTE E RISORSE

41 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004  Sicurezza e Rapporti con il cittadino  Politiche Sociali  Attività Produttive  Politiche Culturali  Politiche Educative e Giovanili  Mobilità, Territorio, Ambiente e Urbanistica RELAZIONE SOCIALE

42 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004 I criteri guida sono stati:  COERENZA  CHIAREZZA E LEGGIBILITA’  OMOGENEITA’  ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI STILE E LINGUAGGIO DEL DOCUMENTO

43 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 Coerenza tra le aspettative dei destinatari e i contenuti del Bilancio di mandato Coerenza tra i linguaggi usati all’interno del documento: contenuto scritto, visivo e numerico (coerenza di prodotto) Coerenza tra Bilancio di mandato e gli altri prodotti di comunicazione realizzati dal Comune di Cremona (coerenza di sistema) COERENZA

44 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 Utilizzo di un linguaggio il più possibile chiaro e diretto Lavoro impegnativo di revisione e semplificazione dei testi pervenuti, senza scadere nell’imprecisione Particolare attenzione nello spiegare i termini tecnici, ogni volta che si sono presentati CHIAREZZA E LEGGIBILITA’

45 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 ARTICOLAZIONE DEI LINGUAGGI Utilizzo di forme narrative, descrittive per i contenuti Utilizzo di linguaggio visivo nelle diverse forme (immagini, grafici) per rappresentare i contenuti Utilizzo del linguaggio numerico (tabelle di dati) per descrivere i risultati raggiunti

46 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 Omogeneità stilistica del testo (rielaborazione di tutti i testi pervenuti, secondo un unico stile) Omogeneità stilistica tra testo scritto, grafica e contenuti matematici (tabelle di dati e grafici) Omogeneità di strutturazione dei contenuti, pur essendo argomenti tra loro molto diversi OMOGENEITA’

47 REDAZIONE DEL DOCUMENTO Novembre 2003 – Gennaio 2004  Grafica pensata come percorso di lettura  Studio dell’uso del colore, a seconda degli argomenti  Richiami visivi per non perdersi durante la lettura  Ricerca fotografica accurata GRAFICA

48 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003 RICERCA FOTOGRAFICA Selezione fotografie corrispondenti agli argomenti Richiami di campagne di comunicazione per rafforzare il messaggio di coerenza con altri prodotti dell’ente Difficoltà a reperire foto con formato usabile per la stampa (necessità archivio)

49 STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUME Gennaio – Aprile 2004 Stampa di 3000 copie Convegno di presentazione del bilancio alla città (10 febbraio 04) Distribuzione a chi ne fa richiesta presso gli sportelli aperti al pubblico del Comune Invio del documento ai cittadini coinvolti, autorità, sindaci di altri comuni, presenza in siti d’interesse Articolo sul giornale esterno che arriva a tutte le famiglie e categorie economiche Pubblicazione sul sito in formato PDF, per favorire la diffusione e limitare le spese DIFFUSIONE ESTERNA

50 STAMPA E DIFFUSIONE DEL VOLUME Gennaio – Aprile 2004 Distribuzione a Consiglieri, Assessori, Dirigenti e Posizioni Organizzative Incontri con tutti i servizi per illustrare il Bilancio di mandato e impostare la nuova metodologia di lavoro Pubblicazione sul sito Intranet aziendale del documento in formato Pdf Estratti da pubblicare sul giornalino interno DIFFUSIONE INTERNA

51 DURATA E PERSONE COINVOLTE  11 mesi  Gruppo di lavoro: 11 persone  Personale coinvolto: 120 (ufficiali)  Persone coinvolte per la redazione: 5

52 Bilancio sociale di mandato del Comune di Cremona 1999/2003  Tempi stretti, per condivisione del progetto e realizzazione  Informazioni disponibili in parte e non secondo la logica del Bilancio di mandato  Rendicontazione di 4 anni, come prima esperienza  Lungo lavoro di integrazione dei materiali raccolti DIFFICOLTÀ INCONTRATE

53 VANTAGGI  Una nuova riflessione interna sulla propria identità e sul modo di formalizzare politiche, obiettivi e strategie in relazione con i portatori d’interesse esterni  Creazione di momenti sistematizzati di confronto e scambio d’informazioni e metodi di lavoro tra i diversi servizi dell’ente

54 VANTAGGI  Conoscenza approfondita di tutti gli obiettivi, strategie ed interventi dell’ente  Sviluppo di buone relazioni con tutti i servizi, che agevolano il lavoro del servizio comunicazione  Sviluppo di una nuova organizzazione e consolidamento del senso di appartenenza dei dipendenti grazie al Bilancio di mandato, perché dotata di senso l’attività

55 PROCESSO DI PROGRAMMAZIONE  Programma di Governo  Relazione Previsionale e Progr.  Piano Obiettivi  Bilancio Previsionale  Peg SISTEMA DI RENDICONTAZIONE  Controllo Strategico  Controllo di gestione  Bilancio economico  Bilancio finanziario  Bilancio sociale Formulazione di programmi e obiettivi, tenendo conto dei risultati attesi Rendicontazione sociale e analisi degli scostamenti È uno degli elementi del sistema Condiziona e qualifica il sistema Il processo di rendicontazione sociale


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