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Scenari di Collaborazione Intranet Alberto Polzonetti.

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Presentazione sul tema: "Scenari di Collaborazione Intranet Alberto Polzonetti."— Transcript della presentazione:

1 Scenari di Collaborazione Intranet Alberto Polzonetti

2 2 Agenda Scenari di Collaborazione Intranet La soluzione SharePoint Portal Server 2003 Funzionalità di Gestione Documentale Integrazione con Office System 2003

3 Scenari

4 4 LInformation Worker Attore della PA che partecipa attivamente alle procedure di creazione manipolazione gestione fruzione delle informazioni.

5 5 Il Team Work La produttività di un team può essere misurata dalla capacità che hanno i suoi membri di trasformare le informazioni gestite in qualcosa che lazienda può utilizzare. La produttività di un team, quindi, impatta sulla produttività aziendale.

6 6 Problematiche Sovraccarico di informazioni, soprattutto Duplicazione involontaria di informazioni esistenti. Informazioni aziendali conservate in Documenti Informazioni aziendali che vengono perse e non tesaurizzate quando un dipendente lascia lazienda

7 7 Problematiche Difficoltà nella distribuzione degli aggiornamenti di pertinenza del singolo attore Difficoltà nella gestione delle versioni dei documenti Il valore delle informazioni si perde a causa della difficoltà di poter cercare

8 8 Esigenze Non devono esistere troppe possibilità di archiviazione delle informazioni Per i team deve essere facile avere accesso alle informazioni ad alto valore collaborativo Il backup di dati frammentati non deve rappresentare un costo eccessivo a carico dellinfrastruttura IT

9 9 Soluzione: Intranet Aziendale Genericamente semplice da consultare Ma: Tipicamente statica nel tempo Difficile da aggiornare Spesso contiene informazioni obsolete Non sostituisce altri strumenti di collaborazione ( , server di file)

10 La Soluzione SharePoint Portal Server 2003

11 11 Architettura Applicazioni e Componenti Web di Office 2003 Infrastruttura Web Part Microsoft.NET Framework

12 12 Panoramica Prodotto server della famiglia Office System 2003 Obiettivi: Offrire funzionalità di ricerca e di definizione di aree per trovare ed organizzare informazioni Creare portali / bacheche tematiche: sindacale, ricreativa, news… Inviare contenuti personalizzati a particolari utenti

13 13 Cosè un Portale? Servizio che opera da mediatore di informazioni (infomediario) Consente di raggiungere numerose informazioni contestualmente rilevanti tramite un unico punto di accesso Un portale è sostanzialmente un aggregatore di informazioni, che facilita il lavoro di ricerca, filtro ed accesso a dati, servizi ed applicazioni

14 14 Componenti Motore per la creazione di siti SharePoint Parte di Windows Server 2003 Supporta la team collaboration Motore per la creazione di siti SharePoint Parte di Windows Server 2003 Supporta la team collaboration Prodotto server per la creazione di portali Consente di creare siti web direttamente nel portale Consente allazienda di creare e gestire siti web personali e di team Prodotto server per la creazione di portali Consente di creare siti web direttamente nel portale Consente allazienda di creare e gestire siti web personali e di team

15 15 Integrati in Windows Server 2003 Soluzione per lavorare insieme su documenti, task, contatti, eventi Piattaforma scalabile Personalizzabile attraverso linfrastruttura Web Part Gestione del versioning e del check- in/check-out dei documenti

16 16 Gestisce, organizza e aggrega siti SharePoint Offre un punto di accesso unico a: Informazioni, applicazioni, conoscenze Offre funzionalità evolute di indicizzazione e ricerca Consente di personalizzare la fruizione dei contenuti in base ad audience di appartenenza

17 17 Interfaccia

18 18 Web Parts Componenti riutilizzabili che consentono allutente finale di personalizzare lhome page di SharePoint semplificando o aggiungendo il dettaglio richiesto Si possono facilmente costruire soluzioni personalizzate utilizzando Web Parts già esistenti Gli sviluppatori possono creare Web Parts personalizzate

19 19 Caso Studio: Provincia di Ravenna

20 20 Caso Studio: Provincia di Ravenna

21 21 Caso Studio: Provincia di Ravenna

22 Costruzione del Portale

23 23 Raccolte Web Part Proprietà Web Part Proprietà Web Part

24 24 Pagine Web Part Composte di una o più Web Part. Consolidano in ununica interfaccia utente molteplici funzionalità organizzate. Si parte da modelli preconfezionati successivamente personalizzabili.

25 25 Aggiungere una pagina Web part

26 26 Lavori in corso…

27 27 Lavori in corso……

28 28 Pagina Web Part completa!

29 Funzionalità di Gestione Documentale

30 30 Le Raccolte Documenti (Library) Le Library consentono di condividere file con gli utenti del sito Il tipo di Library dipende dal tipo di file (immagini, documenti,…) Presentano gli oggetti con varie viste informative con hyperlink agli oggetti È disponibile anche una vista explorer che consente anche la manipolazione dei documenti

31 31 Creazione di una Raccolta

32 32 Raccolta Documenti Consente: Gestione approvazione documenti Check-in/check-out dei file Gestione delle versioni Upload di file

33 33 Raccolta documenti

34 34 Upload documenti

35 35 Funzionalità attivata a livello di Raccolta documenti I documenti approvati appaiono nelle viste pubbliche I documenti in sospeso o rifiutati non appaiono nelle viste pubbliche Approvazione dei documenti

36 36 Approvazione dei documenti

37 37 Approvazione/Rifiuto Documento

38 38 Approvazione/Rifiuto Documento

39 39 Stato Documenti della Raccolta

40 40 Estrai (Check-out) Quando un autore vuole modificare un documento, lo sottopone ad estrazione (check-out). Una volta effettuate le modifiche, il documento viene salvato nella relativa Raccolta. Mentre un documento è in check- out, nessun altro potrà effettuarvi modifiche.

41 41 Estrazione Documento

42 42 Archivia (Check-In) Gli altri utenti vedranno la nuova versione quando: Lautore effettua il check-in oppure Lautore effettua il check-in delle sole modifiche e mantiene il documento in check-out Gestione da Area di Lavoro Condivisa Gestione da Area di Lavoro Condivisa Gestione in chiusura del documento Gestione in chiusura del documento

43 43 Versioni

44 44 Raccolta Immagini Offre varie viste: Dettaglio Anteprima Pellicola Genera slide-show Consente linvio di immagini ad applicazioni

45 45 Raccolta Immagini

46 46 Elenchi Simili alle Raccolte documenti (versioni, workflow) Possono essere generati da fonti di dati Excel

47 47 Importazione da Excel

48 48 Elenco con Somme

49 49 Modifica nel foglio dati

50 50 Lista Attività È possibile assegnare attività ai membri di un team, definire priorità, visualizzare lo stato di avanzamento.

51 51 Lista Problematiche Per generare report delle problematiche di un progetto.

52 52 Liste Calendario Per gestire sia eventi singoli che ricorrenti. Collegamento con Outlook.

53 53 Connessioni fra Web Part Consentono ad una Web Part di ricevere/inviare dati.

54 54 Avvisi Consentono di ricevere una notifica tramite in caso di modifiche apportate al contenuto del sito. È possibile creare avvisi per Liste e Raccolte, e per singoli elementi. È possibile specificare il tipo di modifiche di cui si desidera tenere traccia (aggiunta, modifica o eliminazione di un elemento o di un file).

55 55 Impostazione Avviso

56 56 Avvisato!

57 57 Elenco Siti Serve a dare accesso, elencare ed indicizzare i siti SharePoint o esterni. Gestisce i link a siti esterni. Offre viste organizzate e personalizzate.

58 58 Funzionalità di Ricerca SharePoint Portal Server 2003 aggrega dati da più fonti: Cartelle Exchange Condivisioni Pagine e siti web Database Lotus Notes Può inviare Avvisi quando vengono aggiunti nuovi elementi

59 59 Filtri per lIndicizzazione SharePoint Portal Server 2003 include nativamente filtri per: Microsoft Office + Publisher + Visio HTML, XML, MIME, MHT TIFF File testo (.txt) Disponibili IFilter aggiuntivi: Visio Adobe Acrobat (.pdf) Autodesk Autocad (.dwg)

60 60 Risultati Ricerca

61 61 Caratteristiche Risultati raggruppabili per origine. Ricerche per ambiti. Salvataggio delle query nei Collegamenti Personali.

62 Gestione dei Contenuti rispetto agli Utenti

63 63 Accesso al Portale Gli utenti possono accedere al sito portale quando vengono inseriti in Gruppi del Sito. Gruppi standard: Lettore Membro Collaboratore Designer Web Amministratore Gestore Contenuto

64 64 Gestione Utenza

65 65 Concetti Base Profili utente Informazioni dettagliate sui singoli individui dellorganizzazione (proprietà) Aree Modalità alternative di navigare fra i contenuti e di effettuare ricerche Gruppi di destinatari (audience) Gruppi dinamici di utenti che condividono una o più proprietà. Con le audience è possibile determinare quale Web Part compare nella pagina e filtrare le informazioni che compaiono nelle web part.

66 66 Profili Utente Utenti: Persone che possono accedere al sito Profili: Metadati sulle persone utili per ricerche e per ottenere informazioni Si possono importare direttamente da Active Directory

67 67 Gruppi di destinatari Creati in base ai profili utente Servono a veicolare le informazioni Alcune Web Part consentono il targeting

68 68 Definizione Gruppo di Destinatari

69 69 Aree Obiettivo: Archiviare ed accedere alle informazioni in modo intuitivo Le aree possono essere organizzate dopo la loro creazione

70 70 Creazione Area

71 71 Targeting di informazioni

72 72 Sito Personale Creato automaticamente la prima volta che si clicca Sito Personale Lutente ne ha pieno controllo È dotato di una visibilità pubblica e di una privata Lutente può aggiungere Web Part e sub- siti Gli elementi della vista pubblica possono essere automaticamente aggiunti allindice del portale

73 73 Vista Personale e Vista Pubblica

74 Integrazione con Office System 2003

75 75 Aree di Lavoro Condivise Utilizzabili da Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Visio Area ospitata da un server SharePoint dove colleghi possono condividere documenti e informazioni Fra le caratteristiche: Raccolte Documenti Liste di link Liste di attività Avvisi via

76 76 Aree di Lavoro Condivise

77 77 Discussioni Web Funzione collaborativa che consente agli utenti di avviare discussioni in thread a proposito di un documento, di una pagina web, di un paragrafo ecc. Sono disponibili per ogni documento salvato in un server SharePoint. Vengono salvate separatamente rispetto al documento nel database SharePoint.

78 78 Discussioni Web da Word e da Browser

79 79

80 80 Meeting Workspace Sito web per centralizzare informazioni e materiali inerenti un certo meeting (o serie di meeting) Una richiesta di meeting in Outlook può essere collegata ad un Meeting Workspace o crearne uno

81 81 Integrazione con FrontPage 2003

82 82 Domande?


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