Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 1/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 il modello di circolare.

Presentazione sul tema: "Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 1/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 il modello di circolare."— Transcript della presentazione:

1 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 1/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 il modello di circolare USR Lombardia e le modalità di pubblicazione a cura di Alberto Ardizzone e Silvana Massobrio La cura della documentazione

2 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 2/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 La circolare e le sue parti

3 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 3/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Ricorda Il MAIUSCOLO è meno leggibile: meglio non abusarne Chi siamo: la testata da personalizzare con telefono (fax) – email Ufficio: numero romano (senza °) Denominazione ufficio: solo prima lettera Maiuscola (esempio Ufficio X – Affari generali) Telefono: cifre raggruppate 1

4 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 4/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Presentiamoci: protocollo e data Prot. n. MPI AOODRLO R.U. nnnn (esempio: Prot. n. MPI AOODRLO R.U. 2345) data nella forma del gg mese aaaa (esempio del 13 febbraio 2008) a questo proposito salvataggio del file nella forma oprotLOnnnn_07.doc (per la circolare) (esempio protLO2345_08.doc) oprotLOnnnn_07all1.pdf (per lallegato) (esempio protLO2345_08all1.doc)

5 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 5/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 A chi e cosa: destinatari e oggetto Lelenco dei destinatari è allineato a sinistra con rientro destro di 9 cm Luso delle maiuscole sarà limitato alla prima lettera (A) di ogni destinatario, ai nomi propri e dove necessario (esempio: Lombardia) Oggetto: in grassetto ed allineato a sinistra Il titolo delloggetto inizierà con la lettera maiuscola e terminerà senza punto Oggetti chiari, semplici, precisi e concisi Loggetto deve conferire riconoscibilità alla circolare (anche fuori dal contesto)

6 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 6/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Scrivere per farsi capire: il testo della circolare sottolineato solo per i link grassetto (senza abusarne) per dare enfasi corsivo solo per parole straniere e titoli di libri, leggi, ecc. in caso di elenchi outilizzare lelenco (lista) piuttosto che la sequenza di termini separati da virgole oevitare di mettere segni di punteggiatura alla fine della voce limitare luso degli acronimi (sigle) e delle abbreviazioni se possibile, scrivere gli acronimi (sigle) per esteso o indicarne a parte (mail di accompagnamento) la loro descrizione completa Se possibile, usare i link alle fonti web, piuttosto che allegare documenti font: preferibilmente Arial 11 (Verdana per versione web) Direttive sulla semplificazione del linguaggio ammministrativo Regole di leggibilità dei testi scritti per il web Riferimenti

7 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 7/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Ispirarsi al linguaggio web Es: Se devo pubblicizzare un evento delluniversita Bicocca : Marco Polo Programme che comporta allegati come programma, bando, alloggiamento studenti ecc Molto meglio linkare alla pagina dellUniversità: http://www.unimib.it/link/page.jsp? id=615185069

8 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 8/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Il sigillo: la firma e la sigla La firma della circolare apparirà come testo con rientro a sinistra di 9 cm e senza lindicazione dellufficio Maiuscolo solo per le iniziali di Nome e Cognome Sigla: i primi due caratteri in maiuscolo indicano lestensore del testo della circolare; i successivi due (separati dai primi con una barra) il funzionario che ha digitato il testo

9 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 9/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Per saperne di più: gli allegati Gli allegati alla circolare verranno riportati sotto la firma e prima della sigla Se un solo allegato: unico paragrafo Se più allegati: elenco Contenere il peso degli allegati No ad allegati con peso maggiore a 1 Mb No ad allegati con testo (esempio locandine, bandi, …) salvato come immagine o pdf immagine Fornire sempre il nome da attribuire allallegato, evitando di nominarlo col nome delloggetto della circolare o col nome di allegato o allegati oa meno che siano nominati in questo modo nella modulistica: es. modello A, allegato1, allegato2 (riferito al modello A in questione)

10 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 10/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Gli allegati tenere conto delle risorse a disposizione Se volete far riferimento a una circolare dellUfficio Scolastico Regionale per la Lombardia e renderla viva nel vostro testo non inviateci la circolare scaricata dal web! Basta richiedere nella mail di accompagnamento di rendere cliccabile quella circolare dando il riferimento preciso alla risorsa web

11 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 11/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Gestione flussi Sezione Comunicazioni Inviare circolare ed allegati da pubblicare a sitoregionale@istruzione.lombardia.it sitoregionale@istruzione.lombardia.it Se si tratta di circolari che richiedono una valutazione da parte del Direttore generale, passare prima a direzione- lombardia@istruzione.itdirezione- lombardia@istruzione.it specificare nelloggetto della mail il numero di protocollo della circolare specificare nel testo del messaggio le sezioni in cui la circolare deve essere pubblicata salvare i file nella forma protLOnnnn_07.doc (per la circolare) o protLOnnnn_07all1.pdf (per lallegato)

12 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 12/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Comunicazioni In evidenza Finora: era discrezione dellufficio che inviava la comunicazione indicare la sezione in cui posizionarla Risultato: la sezione In evidenza è troppo piena e linformazione risulta poco efficace Ora: verranno inserite In evidenza solo avvisi normativi, decreti, bandi di concorso, gare ed appalti, graduatorie, finanziamenti In attesa del nuovo sito per la pubblicazione nella sezione comunicazioni valgono le regole seguite finora

13 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 13/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Pubblicazione da altre fonti Eventi patrocinati oLa pubblicazione sul sito web degli eventi patrocinati è subordinata al consenso dellUfficio X, che si occuperà personalmente di comunicare allUfficio I le modalità di pubblicazione web Altre comunicazioni ed altri eventi oLe comunicazioni e gli eventi (convegni, mostre, seminari, …) provenienti da fonti diverse dallUSR Lombardia verranno pubblicate esclusivamente nella sezione Altre comunicazioni o Altri eventi oLa pubblicazione può essere richiesta unicamente dallo staff del Direttore Generale o dal Dirigente di uno degli Uffici dellUSRL, previa mail indirizzata allUfficio I (sitoregionale@istruzione.lombardia.it) e per conoscenza allUfficio X (direzione-lombardia@istruzione.it)sitoregionale@istruzione.lombardia.itdirezione-lombardia@istruzione.it oNon verranno pubblicati allegati di peso maggiore a 1 Mb o costituiti da testo riprodotto sotto forma di immagine

14 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 14/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Un modello da far circolare riceve il modello di circolare personalizzato compila le parti di propria competenza (numero telefono, fax, email, nome cognome dirigente) e lo salva lo utilizza per scrivere le proprie comunicazioni prestando attenzione alle regole redazionali in caso di comunicazioni su più pagine personalizza lintestazione e il piè di pagina Ogni ufficio – area progettuale - servizio

15 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 15/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Le nostre tabelle Il modello di circolare contiene anche un modello automatico per la gestione delle tabelle Se la tabella contiene una riga (o una colonna) per i totali: oselezionare la tabella oScegliere dal menu Tabella – Formattazione automatica tabella ospuntare le voci che interessano in Applica un formato speciale a

16 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 16/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Due parole su relazioni, resoconti, ecc. Oltre al modello per le circolari, è disponibile un modello per tutti gli altri tipi di documenti (allegati, materiali per convegni, ricerche, …) Un documento prodotto da una pubblica amministrazione è ben fatto se è oscritto con un linguaggio semplice e comprensibile ofacile da leggere oriconoscibile nelle sue parti costitutive ofruibile da tutti, comprese le persone disabili Questo modello è presentato nel fascicolo Indicazioni per la redazione dei documenti dellUfficio scolastico regionale per la Lombardia

17 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 17/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Un modello per documentare Anche i documenti generici hanno il loro modello (da adattare a seconda delle caratteristiche del documento) Ogni documento prodotto dallUSR Lombardia dovrà contenere oil logo dellUfficio scolastico oil titolo del documento ola fonte del documento (Direzione generale, ufficio, …) olintestazione oil piè di pagina con la numerazione delle pagine ola data di pubblicazione

18 Ufficio scolastico per la Lombardia Ufficio Comunicazione 18/18 il modello di circolare e le modalità di pubblicazione. Novembre 2008 Il modello per i documenti indicazioni operative Se usi Word 2003: oapri il file documentousrl.doc ed apporta le modifiche necessarie oppure oscrivi il documento oorganizza il testo utilizzando gli stili (titoli, paragrafi, …) oapplica il modello documenti- usrl.dot: dal menu Strumenti – Modelli e aggiunte – Allega … lasciando spuntata la voce Aggiorna automaticamente gli stili del documento