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Esempio di inserimento di un preventivo di una vetreria di fantasia, Vetreria di Prova, da un fax arrivato dal cliente. Successiva conversione del preventivo.

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Presentazione sul tema: "Esempio di inserimento di un preventivo di una vetreria di fantasia, Vetreria di Prova, da un fax arrivato dal cliente. Successiva conversione del preventivo."— Transcript della presentazione:

1 Esempio di inserimento di un preventivo di una vetreria di fantasia, Vetreria di Prova, da un fax arrivato dal cliente. Successiva conversione del preventivo in ordine come da mail del cliente e generazione del D.D.T. di vendita e relativa fattura.

2 Struttura di Vertigo Enterprise

3 La procedura per creare un nuovo preventivo è praticamente la stessa di quella per creare un ordine tranne piccole differenze. Per la ricerca dei dati anagrafici del cliente si utilizza un potentissimo strumento chiamato SQLExpress: permette la ricerca dei dati con più di 15 operatori in quasi tutti i formati di dato. Nell’esempio si sta cercando il nome del cliente con la parola “pROVa”. Il risultato dell’interrogazione viene visualizzato in una griglia dove è possibile selezionare il nome del cliente. Dall’anagrafica del cliente vengono importati la modalità di pagamento, la modalità di consegna e l’aliquota I.V.A. diversa da quella usuale (22%) perché magari è un cliente estero oppure perché gode di un regime di esenzione. E’ possibile inserire dei collegamenti a files esterni in modo da avere a portata di click la richiesta di preventivo; Infatti selezionando il collegamento e facendo doppio click su di esso viene visualizzato il file nel programma predefinito di windows (nell’esempio il file è aperto con il blocco note essendo un file.txt) Elenco delle numerose condizioni disponibili.

4 L’inserimento di una vetrata isolante è semplice e veloce. Si può aggiungere, inserire (sopra un articolo già esistente) oppure selezionare l’articolo da inserire dal Repository. Repository è una collezione di articoli già inserti negli ordini del cliente i quali vengono salvati in questa specie di contenitore con tutte caratteristiche e prezzi per un inserimento immediato anche di tipologie complesse. La selezione del codice dell’isolante avviene tramite lo strumento “Ricerca grafica”: si selezionano i componenti dell’isolante singolarmente (lastra interna intercapedine e lastra esterna) e lo strumento trova il codice da inserire. Se la tipologia non esiste viene creato il codice dell’isolante in automatico. La selezione dei vetri è molto facilitata in quanto è possibile selezionare diverse caratteristiche per individuare velocemente il vetro. Dalla ricerca grafica e comunque già visibile la disponibilità dei vetri tramite un codice di colori (a lato la legenda) che ne identifica la disponibilità per una veloce consultazione. E anche disponibile un menù visualizzabile selezionando il vetro che mostra la quantità delle lastre disponibili, la quantità impegnata dagli ordini inseriti e non ancora tagliati e gli eventuali arrivi. Strumento “Ricerca grafica” dei vetri. Legenda dei colori della disponibilità dei vetri.

5 Dopo aver selezionato il vetro dalla ricerca grafica il programma cerca il prezzo dell’isolante nei prezzi speciali del cliente, poi nei listini degli isolanti, se al cliente ne è stato assegnato uno, e se non lo trova si chiede l’inserimento del prezzo. Dalla scheda delle proprietà si può inserire e memorizzare il prezzo oppure inserire lo sconto. Il programma informa anche sulla provenienza del prezzo. E’ possibile impostare vari metodi di calcolo della lastra e assegnare dei minimi e multipli diversi da quelli di default. E’ possibile visualizzare l’immagine dell’isolante e invertire la posizione dei vetri (se la configurazione della vetrata lo permette) oppure la posizione dei coatings E’ possibile espandere i componenti della vetrata per selezionare individualmente i vari componenti per visualizzare le singole proprietà. Si possono aggiungere così lavorazioni pertinenti ai singoli componenti. L’inserimento delle lavorazioni è veloce perché i valori delle proprietà sono già pre-impostati (ma comunque modificabili) secondo la tipologia del vetro. Tutte le lavorazione permettono vari tipi di calcolo sia per le quantità che per il prezzo: nell’esempio è stata inserita una molatura VEC con 2 mm per lato di spessore in più (i lati della vetro sono selezionabili anche singolarmente), la quantità della molatura è conteggiata sul perimetro e si sta assegnando il metodo di calcolo del prezzo “già compreso”. Il modulo che gestisce le lavorazione è molto flessibile perché permette la creazione di nuove lavorazioni con le proprietà necessarie da parte dell’utente finale. Scheda inserimento o modifica lavorazione accessoria

6 Per l’inserimento delle misura si utilizza una griglia e l’utente non deve far altro che digitare le dimensione e premere invio e la griglia provvede a spostarsi sul campo successivo automaticamente. Alla destra della griglia c’è la miniatura delle sagoma scelta con evidenziati i lati da inserire e dopo l’inserimento delle dimensioni necessarie il programma visualizza una rappresentazione in scala della lastra per un controllo visivo (anche quando il vetro è sagomato). Se sono state assegnate delle molature che richiedono asportazione di materiale il programma calcola in automatico la nuova dimensione della lastra con l’aggiunta della molatura e questi nuovi valori saranno utilizzati per creare i files di dati da importare nei vari ottimizzatori di taglio. Vengono anche creati dei files in dxf (data exchange format: un formato leggibile da tutti gli ottimizzatori di taglio) di vetri esterno ed interno se al vetro è stata assegnata un tipo particolare di sagoma. Inserimento misure e miniature sagoma e isolante Alcune delle sagome da scegliere (ce ne sono ca. 60) Dettaglio disponibilità delle lastre inserite. Se il tipo di ordine inserito prevede l’aggiornamento della disponibilità dei materiali (nel caso specifico il preventivo non prevede l’aggiornamento dei materiali ma essi vengono aggiornati nel momento in cui si converte il preventivo in ordine), dopo ogni inserimento di misura dei vetri il programma aggiorna automaticamente la disponibilità del materiale a magazzino e la visualizza per ogni vetro di cui è composto l’isolante. Se la vetrata isolante è compatibile con il marchio UNI delle vetrate isolanti il programma visualizza i vari marchi assegnati alla vetrata isolante per ogni linea di assemblaggio. Vengono visualizzate le dimensione dei vetri finiti che compongono la vetrata e ci sono i dettagli dell’area, del perimetro e del peso sia del vetro tagliato che quello finito. Dettaglio delle dimensioni di una lastra inserita Dettaglio delle dimensioni di un’intercapedine Si possono anche visualizzare i dettagli di ogni singolo componente con i relativi dimensioni e peso. Le lavorazioni vengono inserite automaticamente come da coda di lavoro assegnata ad ogni singolo articolo.

7 Dopo aver terminato l’inserimento dell’ordine si passa alla visualizzazione del report di stampa. Viene generato automaticamente e si possono scegliere i testi di apertura, le condizioni di vendita e il testo di chiusura. Il nostro cliente ci informa tramite una mail che conferma il nostro preventivo. La cosa da fare è convertire il preventivo in ordine e inserire nei collegamenti all’ordine la mail del nostro cliente salvata. Si può poi convertire il preventivo in ordine con un semplice click. Ed ecco il nostro preventivo convertito in ordine. Il programma aggiorna le quantità a magazzino dei vetri e delle parti metalliche presenti nell’ordine e l’ordine è già pronto per essere inviato alla produzione. Report di stampa del preventivo a video. Le tipologie dei vetri sono espandibili e ogni componente ha una icona propria. A livello isolante l’icona comprende anche una raffigurazione visiva della posizione del coatings dei vetri riflettenti, bassi emissivi e selettivi. Ogni articolo ha già assegnato una sua coda di lavoro che viene inserita automaticamente dal programma e che può essere ulteriormente modificata: per esempio la lastra esterna del vetro selezionato viene inserita con le lavorazioni del taglio, della sfilettatura (poi modificata in molatura VEC) e delle tempera.

8 Report di stampa generale. Le dimensioni vengono stampate secondo l’ordine di inseriemento. Report di stampa del vetro 33.1; solo il vetro 33.1 è evidenziato e le dimensioni sono stampate secondo l’ordine di grandezza. Vengono stampate anche le lavorazioni che il vetro deve seguire. Report di stampa del vetro 33.1 ClimaxOne D. Segue le regole della stampa del report del vetro 33.1Report di stampa del 4 sat. b.co temperato. Segue le regole della stampa del report del vetro 33.1 Qui sotto ci sono i report di stampa dell’ordine.

9 I documenti di vendita si possono generare importando gli ordini già inseriti dei clienti oppure selezionando manualmente i vari articoli. La selezione, anche parziale, degli ordini è sicuramente la cosa più veloce: infatti selezionando l’inserimento degli ordini vengono visualizzati gli ordini disponibili del cliente e l’ordine desiderato viene importato. Il nostro ordine è stato importato. Ora è sufficiente assegnare altri pochi campi del D.D.T., numerarlo con il numeratore e mandare in stampa il documento. Quando si inserisce un ordine di un cliente, quest’ultimo viene messo automaticamente allo stato di consegnato mettendo le tipologie inserite nel documento di vendita a pronto. Se è stato fatto un errore è possibile selezionare le righe dell’ordine e cancellarlo; lo stato dell’ordine viene impostato a come era prima dell’inserimento. Si può visualizzare l’ordine selezionandolo dal documento di vendita. Gli ordini possono essere anche inseriti sopra una riga selezionata. Si possono inserire commenti multiriga oppure testi predefiniti in modo molto veloce. Il nostro documento di vendita è pronto per essere numerato e stampato. Scheda per l’inserimento degli ordini del cliente nel D.D.T. Dettaglio dell’ordine da inserire nel D.D.T. E’ possibile anche una evasione parziale dell’ordine.

10 Il programma precede due tipi di fatture: differite (quelle generate da un documento di vendita) e quelle dirette. La generazione di una fattura differita prevede una convalida di controllo: il programma intercetta e segnala eventuali errori nel documento di vendita, quali una riga che prevede il prezzo e non è stato assegnato oppure una riga con importo alla quale non è stata assegnata un’aliquota I.V.A., ecc... Dopo che al documento di vendita è stato modificato lo stato a “controllato” può essere fatturato con la generazione manuale oppure con quella automatica; la prima prevede la selezione manuale dei D.D.T. controllati da inserire in fattura, la generazione della pre-fattura. La seconda genera le pre-fatture dei clienti dai D.D.T. controllati dividendo le fatture di uno stesso cliente secondo la modalità di pagamento, l’assegnazione di un riferimento commessa oppure la presenza del campo CIG e CUP. Generate le pre-fatture nei due metodi si possono visualizzare e stampare per un veloce controllo. La generazione della fattura definitiva è immediata in quanto dopo aver selezionato le pre- fatture desiderate dall’elenco si lancia la procedura di assegnazione del numero che in pochissimi secondi genera le fatture definitive che possono essere stampate, esportate in pdf oppure inserite in un file di esportazione per essere importate come prima nota nel vostro programma di contabilità. Le fatture si possono archiviare e gli ordini contenuti nei D.D.T. presenti nelle fatture vengono anch’essi archiviati in modo tale da avere solo ordini attivi presenti nelle ricerche degli ordini. Selezione del D.D.T. controllato della Vetreria di prova per la generazione della pre-fattura. La pre-fattura è stata generata. Con un semplice click si genera la fattura definitiva.

11 Il ciclo è stato completato. Questa semplice presentazione è stata creata da me in modo artigianale e non è sicuramente un prodotto professionale, ma l’intenzione è quella di mostrarvi le potenzialità del programma. Per motivi di dimensione della presente presentazione ho inserito solo alcune delle molteplici possibilità offerte dal programma ma vi posso assicurare che ce ne sono tante, semplici ma innovative e pratiche. Per quanto riguarda il prezzo (molto conveniente) ho pensato ad una soluzione a moduli in modo tale da accontentare anche chi non avesse bisogno di tutti i moduli del programma. Se siete interessati o solamente curiosi non esitate a contattarmi per una presentazione più approfondita presso la vostra sede.


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