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Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzati Il pre-audit come metodologia.

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Presentazione sul tema: "Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzati Il pre-audit come metodologia."— Transcript della presentazione:

1 Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzati Il pre-audit come metodologia di controllo per il rilascio delle certificazioni e dello status agli operatori autorizzati Genova, 19 febbraio 2008 Presentazione Dott.ssa Manuela Tealdo

2 2 Il pre-audit: attività necessaria Per ottenere le informazioni relative al grado di rischio doganale e di sicurezza delloperatore ai fini della concessione delle semplificazioni o agevolazioni doganali: A) nella fase preventiva al rilascio dello status (pre-audit) B) dopo il rilascio status (post- audit)

3 3 Valutazione degli operatori economici metodo COMPACT AEO (TAXUD 2006/1452) metodo COMPACT AEO (TAXUD 2006/1452) 1. approccio globale di valutazione del rischio delloperatore 2. metodo della mappatura dei rischi doganali 3. rischi potenziali e rischi effettivi

4 4 Mappatura dei Rischi Fase 1: capire lattività delloperatore Fase 2: chiarire gli obiettivi Fase 3: identificare i rischi (potenziali ed effettivi) Fase 4: valutare i rischi (probabilità e impatto) Fase 5: rispondere ai rischi (accettare, trattare, trasferire, eliminare)

5 5 Il pre-audit i basa su check list riguardanti i seguenti settori Si basa su check list riguardanti i seguenti settori: informazioni azienda informazioni azienda precedenti e rispetto normativa precedenti e rispetto normativa sistema contabile e logistico aziendale sistema contabile e logistico aziendale solvibilità finanziaria solvibilità finanziaria requisiti di sicurezza requisiti di sicurezza

6 6 I criteri

7 7 Adeguata e comprovata osservanza degli obblighi doganali Nel corso degli ultimi 3 anni non è stata commessa uninfrazione grave o infrazioni ripetute alla regolamentazione doganale da parte di: Nel corso degli ultimi 3 anni non è stata commessa uninfrazione grave o infrazioni ripetute alla regolamentazione doganale da parte di: il richiedente il richiedente le persone responsabili della società del richiedente o che ne esercitano il controllo della gestione le persone responsabili della società del richiedente o che ne esercitano il controllo della gestione il rappresentante legale in materia doganale il rappresentante legale in materia doganale La persona responsabile delle questioni doganali della società del richiedente La persona responsabile delle questioni doganali della società del richiedente

8 8 Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta adeguati controlli doganali a) sistema contabile compatibile con i principi contabili e che faciliti i controlli doganali mediante audit b) Permettere laccesso fisico ed elettronico alla scritture doganali e dei trasporti c) sistema logistico che permetta di distinguere le merci comunitarie dalle merci non comunitarie d) organizzazione amministrativa adeguata al tipo, alla dimensione dellimpresa e al flusso di merci trattato e un sistema di controllo interno che permetta di individuare le transazioni illegali o fraudolente

9 9 Soddisfacente sistema delle scritture commerciali e dei trasporti che consenta adeguati controlli doganali e) Procedure che permettano di gestire le licenze e le autorizzazioni relative alle misure di politica commerciale o agli scambi di prodotti agricoli f) Procedure soddisfacenti di archiviazione delle scritture e delle informazioni dellimpresa e di protezione contro la perdita dei dati g) Assicurare che i dipendenti siano consapevoli della necessità di informare le autorità doganali in caso di difficoltà nellottemperare alle norme doganali h) Protezione del sistema informatico contro qualsiasi manipolazione non autorizzata (compresa la perdita dei dati)

10 10 Comprovata solvibilità finanziaria Per solvibilità finanziaria si intende una situazione sana, sufficiente per permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, tendendo conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale. Per solvibilità finanziaria si intende una situazione sana, sufficiente per permettere al richiedente di adempiere alle proprie obbligazioni, tendendo conto delle caratteristiche del tipo di attività commerciale.

11 11 Appropriate norme di sicurezza Edifici costruiti con materiali che offrano resistenza contro laccesso non autorizzato e forniscano protezione contro le intrusioni illecite Edifici costruiti con materiali che offrano resistenza contro laccesso non autorizzato e forniscano protezione contro le intrusioni illecite Misure di controllo per prevenire un accesso illegale alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di trasporto Misure di controllo per prevenire un accesso illegale alle zone di spedizione, alle banchine di carico e alle zone di trasporto Protezione delle merci contro lintroduzione, la sostituzione o la perdita di materiali e lalterazione di unità di trasporto Protezione delle merci contro lintroduzione, la sostituzione o la perdita di materiali e lalterazione di unità di trasporto

12 12 Appropriate norme di sicurezza Se del caso, applicazione di procedure per garantire la gestione delle licenze di importazione/esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni Se del caso, applicazione di procedure per garantire la gestione delle licenze di importazione/esportazione di merci sottoposte a divieti o restrizioni Applicazione di misure per individuare chiaramente i partners commerciali Applicazione di misure per individuare chiaramente i partners commerciali Indagini di sicurezza presso lavoratori dipendenti che occuperanno posti sensibili sotto laspetto della sicurezza Indagini di sicurezza presso lavoratori dipendenti che occuperanno posti sensibili sotto laspetto della sicurezza partecipazione del personale ai programmi di sensibilizzazione alla sicurezza partecipazione del personale ai programmi di sensibilizzazione alla sicurezza

13 13 Il pre-audit Il numero di ore che occorrono per svolgere un audit OEA dipende da vari fattori: la portata e la complessità delle operazioni del richiedente la portata e la complessità delle operazioni del richiedente la preparazione e la documentazione la preparazione e la documentazione le informazioni e le autorizzazioni esistenti in possesso delle autorità doganali le informazioni e le autorizzazioni esistenti in possesso delle autorità doganali eventuale necessità di consultazioni tra le autorità doganali o altre autorità pubbliche eventuale necessità di consultazioni tra le autorità doganali o altre autorità pubbliche la preventiva compilazione del Questionario di Autovalutazione la preventiva compilazione del Questionario di Autovalutazione

14 14 Il Questionario di Auto-valutazione La compilazione è facoltativa La compilazione è facoltativa Permette agli operatori di valutare lo stato di adeguamento della propria struttura agli standard fissati dalle norme comunitarie Permette agli operatori di valutare lo stato di adeguamento della propria struttura agli standard fissati dalle norme comunitarie Riduce i tempi necessari allAutorità Doganale per effettuare il Pre-Audit Riduce i tempi necessari allAutorità Doganale per effettuare il Pre-Audit Consente una migliore organizzazione dellattività di Audit Consente una migliore organizzazione dellattività di Audit

15 15 Questionario di Auto-Valutazione Sezione 1- Informazioni sulloperatore Caratteristiche organizzative Caratteristiche organizzative Organizzazione interna Organizzazione interna Volume di affari Volume di affari Informazioni sulle materie doganali Informazioni sulle materie doganali

16 16 Questionario di Auto-Valutazione Sezione 2 - Osservanza degli obblighi doganali Osservanza. Precedenti Osservanza. Precedenti Informazioni di intelligence Informazioni di intelligence

17 17 Questionario di Auto-Valutazione Sezione 3 – Sistema logistico e contabile Traccia di audit Traccia di audit Sistema contabile e logistico Sistema contabile e logistico Sistema di controllo interno Sistema di controllo interno Flusso delle merci Flusso delle merci Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso di agenti doganali Effettuazione delle dichiarazioni doganali e uso di agenti doganali Procedure di back up, recupero, riserva e archiviazione Procedure di back up, recupero, riserva e archiviazione Sicurezza informatica – protezione del sistema informatico Sicurezza informatica – protezione del sistema informatico Sicurezza informatica – sicurezza documentale Sicurezza informatica – sicurezza documentale

18 18 Questionario di Auto-Valutazione Sezione 4 – Solvibilità finanziaria Bilanci degli ultimi 3 anni Bilanci degli ultimi 3 anni Bilancio provvisorio dellesercizio in corso Bilancio provvisorio dellesercizio in corso Valutazione dei revisori contabili Valutazione dei revisori contabili Rating delle banche Rating delle banche

19 19 Questionario di Auto-Valutazione Sezione 5 – Requisiti di sicurezza Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente Valutazione della sicurezza effettuata dal richiedente Sicurezza fisica Sicurezza fisica Unità di carico Unità di carico Processi logistici Processi logistici Merci in entrata Merci in entrata Custodia delle merci Custodia delle merci Produzione della merce Produzione della merce Carico della merce Carico della merce Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori Requisiti di sicurezza nei confronti dei fornitori Sicurezza personale Sicurezza personale Servizi esterni Servizi esterni

20 Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) Le linee guida hanno anzitutto lo scopo di aiutare le Amministrazioni doganali nella verifica del rispetto dei criteri e degli standard stabiliti e gli operatori economici a conoscersi ed, eventualmente, ad attrezzarsi al rispetto di tali criteri; Le linee guida hanno anzitutto lo scopo di aiutare le Amministrazioni doganali nella verifica del rispetto dei criteri e degli standard stabiliti e gli operatori economici a conoscersi ed, eventualmente, ad attrezzarsi al rispetto di tali criteri; Le linee guida hanno altresì lo scopo di rendere omogeneo lapproccio allanalisi dei rischi nei vari Stati membri al fine di garantire che lo stesso rischio sia trattato allo stesso modo. Le linee guida hanno altresì lo scopo di rendere omogeneo lapproccio allanalisi dei rischi nei vari Stati membri al fine di garantire che lo stesso rischio sia trattato allo stesso modo.

21 21 Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) Sono utilizzate dagli Auditors dellAgenzia delle Dogane per valutare loperatore; Sono utilizzate dagli Auditors dellAgenzia delle Dogane per valutare loperatore; Sono pubbliche; Sono pubbliche; Riguardano gli stessi aspetti considerati nel Questionario di Auto-valutazione; Riguardano gli stessi aspetti considerati nel Questionario di Auto-valutazione;

22 22 Come usare le linee guida e il Modello Compact (TAXUD 2006/1450) indicatore indicatore descrizione dei rischi descrizione dei rischi punti da esaminare punti da esaminare eventuali riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale: ISO 9001:2001 eventuali riferimenti a norme riconosciute a livello internazionale: ISO 9001:2001

23 23 Importante!! Loperatore non deve rispondere ad ogni singola richiesta se linformazione è già in possesso dellAmministrazione o non è pertinente in relazione alla specifica situazione delloperatore. Loperatore non deve rispondere ad ogni singola richiesta se linformazione è già in possesso dellAmministrazione o non è pertinente in relazione alla specifica situazione delloperatore. Ci sono modi diversi per rispettare i criteri stabiliti nel questionario: lo stesso criterio può essere soddisfatto con mezzi e metodi differenti. Limportante che i mezzi e i metodi adottati siano adeguati allobiettivo fissato. Ci sono modi diversi per rispettare i criteri stabiliti nel questionario: lo stesso criterio può essere soddisfatto con mezzi e metodi differenti. Limportante che i mezzi e i metodi adottati siano adeguati allobiettivo fissato.

24 24 Esito del pre-audit : 3 possibilità operative 1.non ci sono rischi rimanenti o i rischi rimanenti possono essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive. Lo status di AEO può essere concesso

25 25 Esito del pre-audit 2.Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive e l'operatore non può (o non è disposto a) introdurre misure per migliorare l'organizzazione amministrativa e il sistema di controllo interno. Lo status non viene concesso Lo status non viene concesso

26 26 Esito del pre-audit 3.Ci sono troppi rischi rimanenti o i rischi rimanenti sono troppo grandi per essere coperti efficacemente mediante misure di controllo aggiuntive, ma l'operatore è disposto ad avviare azioni di miglioramento dell'organizzazione amministrativa e del sistema di controllo interno. Non è possibile concedere lo status immediatamente, ma soltanto dopo che loperatore ha introdotto azioni di miglioramento. Tali misure devono essere controllate dalle dogane in un (secondo) pre-audit Non è possibile concedere lo status immediatamente, ma soltanto dopo che loperatore ha introdotto azioni di miglioramento. Tali misure devono essere controllate dalle dogane in un (secondo) pre-audit

27 27 GRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONEGRAZIE PER LA VOSTRA ATTENZIONE


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