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A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano Agenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario.

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1 A.A. 2006/2007 Risultati delle attività di controllo Clara Italiano Agenzia Nazionale LLP Italia- Ufficio Finanziario

2 TIPOLOGIA DEI CONTROLLI 1. CONTROLLO FINANZIARIO 1. AUDIT IN SITU (CONTROLLO FINANZIARIO E MONITORAGGIO) 1. MONITORAGGIO

3 Controllo Finanziario ISTITUTI CONTROLLATI: n° 23, PER COMPLESSIVI ,75 N° 18 Istititi per la Mobilità Studenti e la Mobilità Docenti N° 2 Istituti per la sola Mobilità Studenti N° 3 Istituti per la sola Mobilità Docenti

4 Controllo Finanziario – Istituti controllati 1.CONSERVATORIO DI MUSICA - ADRIA 2.CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA DOMENICO CIMAROSA - AVELLINO 3.UNIVERSITA DEGLI STUDI DEL MOLISE 4.CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA "AGOSTINO STEFFANI" - TREVISO 5.CONSERVATORIO "G.F.GHEDINI" - CUNEO 6. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA LUIGI CHERUBINI - FIRENZE 7.ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FOGGIA 8.ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI FROSINONE 9.UNIVERSITA DEGLI STUDI DI GENOVA 10.CONSERVATORIO DI MUSICA "ALFREDO CASELLA – LAQUILA 11.CONSERVATORIO DI MUSICA 'NINO ROTA – MONOPOLI 12.SECONDA UNIVERSITA DEGLI STUDI DI NAPOLI 13. UNIVERSITA DEGLI STUDI DI PERUGIA 14. FONDAZIONE ACCADEMIA DI BELLE ARTI PIETRO VANNUCCI - PERUGIA 15. SCUOLA NORMALE SUPERIORE DI PISA 16. ISTITUTO SUPERIORE DI STUDI MUSICALI "ACHILLE PERI – REGGIO EMILIA 17. UNIVERSITA DEGLI STUDI ROMA TRE 18. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – TRENTO 19. CONSERVATORIO DI MUSICA - TRIESTE 20. UNIVERSITA DEGLI STUDI DI UDINE 21. CONSERVATORIO STATALE DI MUSICA – UDINE 22. CONSERVATORIO DI MUSICA DI VENEZIA 23. ACCADEMIA DI BELLE ARTI DI VERONA

5 Controllo Finanziario MOBILITA IN USCITA Verifica dei documenti finanziari in copia conforme alloriginale STUDENTI - SM –Accordo Istituto/studente –Documenti inerenti eventuali prolungamenti –Emendamento bonus 135 –Attestato di partecipazione –Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso –Rapporto Narrativo studente –Piano di studio (learning agreement) degli studenti –Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dagli studenti –Accordo Istituto/studente per lerogazione del contributo EILC (se del caso)

6 –Prova del versamento del contributo EILC (se del caso) –Attestato di partecipazione al corso EILC (se del caso) DOCENTI - TS –Accordo Istituto/docente –Attestato di partecipazione –Mandati di pagamento/quietanza della banca/ documenti di rimborso –Rapporto Narrativo docente –Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti

7 Controllo Finanziario Rimborsi a seguito del Controllo (dati provvisori) Mobilità Studenti (54 mensilità) 945 (Bonus Revocati) (13 borse Eilc Revocate) 7 Istituti Mobilità Docenti 2.710,60 (costi non ammissibili) 9 Istituti Organizzazione della Mobilità 350,00 1 Istituto

8 RISULTATI DEI CONTROLLI FINANZIARI SM E TS A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05; 2005/06;2006/ / / / /042004/ /062006/07 dato provvis orio N° Istituti controlla ti Rimborsi SM richiesti 5.330, , , , , ,0 0+ (3.470 OM) ,0 0 + (350,00 OM) Rimborsi TS richiesti 2.850, ,05960,28828,20837,40666, ,60

9 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Istituti visitati: n. 5, per complessivi ,26 LAN ha effettuato un controllo - a campione - delle pratiche relative agli studenti ed ai docenti in mobilità ERASMUS nella.a. 2006/ Conservatorio di Musica G. Verdi di Como 2.Università degli Studi di Modena e Reggio Emilia 3.Università degli Studi di Padova 4.Scuola Superiore per Mediatori Linguistici - Roma 5.Libera Università degli Studi "S. Pio V - Roma

10 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Fasi principali: 1.Gestione delle attività ERASMUS 2.Verifica delle procedure e della documentazione gestionale 3.Verifica delle procedure e della documentazione finanziaria 4.Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

11 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 1.Gestione delle attività ERASMUS -Politica Internazionale dellIstituto per la mobilità e prospettive per il futuro; -Organizzazione amministrativa dellIstituto nellambito ERASMUS; -Accordo ed eventuali Emendamenti stipulati tra lAgenzia Nazionale e lIstituto per lerogazione dei fondi relativi alla.a. 2006/2007; -Modalità di accredito dei fondi comunitari sul c/c dellIstituto (conto corrente separato o conto corrente unico); -Prova che i fondi ERASMUS confluiscano univocamente su tale conto; -Eventuali Capitoli di bilancio destinati alle attività ERASMUS;

12 - Modalità di registrazione delle transazioni nei confronti degli studenti/docenti ERASMUS; - Tempi e procedure di pagamento agli studenti/docenti ERASMUS; - Modalità di verifica della procedura ai fini di evitare il doppio finanziamento per una stessa voce di spesa; - Co finanziamenti previsti per ERASMUS dallIstituto e/o da altri Enti - Attività di valutazione e/o monitoraggio svolta dallIstituto; - Informazione e accoglienza degli studenti e/o docenti che partecipano agli scambi ERASMUS in entrata.

13 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 2. Verifica delle procedure e della documentazione gestionale o Bando e procedure di selezione generale SM e/o TS o Procedure selezione disabili o Accordi Bilaterali o Procedure relative al riconoscimento del periodo di studio e/o insegnamento ERASMUS o Preparazione linguistica o Materiale informativo eventualmente prodotto

14 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 3. Verifica delle procedure e della documentazione finanziaria in originale o Accordo Istituto/studente/docente ed eventuali documenti per il prolungamento delle attività SM (richieste, autorizzazioni e emendamento di prolungamento delle mensilità studenti). o Emendamento erogazione bonus pari a 135 Euro (ove previsto). o Pagamenti agli studenti/docenti (distinte e mandati di pagamento, quietanza della banca) ed eventuali rimborsi da parte degli studenti/docenti o Piano di studio (learning agreement) dello studente stipulato prima della partenza. o Attestato di partecipazione al termine del periodo di studi/docenza all'estero o Nota con i risultati conseguiti (transcript of records) dallo Studente o Rapporto Narrativo dello studente/docente o Documenti (accordo/attestato) e pagamenti inerenti i contributi EILC agli studenti o Documenti (Emendamento) e pagamenti inerenti i contributi DIS e SEV agli studenti/docenti o Documenti relativi ai costi sostenuti dai docenti e modalità di rimborso adottate (regime forfetario e il regime piè di lista )

15 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) 4. Incontro con i capi di Istituto (Rettori/Direttori) e con un campione di studenti e docenti

16 Audit in situ (controllo finanziario e monitoraggio) Rimborsi a seguito di Audit Mobilità Studenti (14 mensilità) 4 Istituti Mobilità Docenti 451,56 (Costi non ammissibili) 2 Istituti

17 RISULTATI DEGLI AUDIT FINANZIARI A CONFRONTO AA.AA. 2000/01; 2001/02; 2002/03; 2003/04; 2004/05;2005/ / / / /042004/052005/ /07 N° Istituti visitati Rimbors i SM richiesti 1.060, , , , ,0 0 90,00 OM 2.320,00 Rimbors i TS richiesti 650,00115,71201, , ,35 SEV 2.001, ,00 OM 270,14451,56

18 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 1 MOBILITA STUDENTI/DOCENTI Errata interpretazione della durata minima ammissibile della mobilità studenti Si ricorda che è necessario distinguere tra Durata dellattività (minima di almeno tre mesi o un trimestre accademico completo e massima di dodici mesi) e Mensilità (Contributo mensile accordato) Una Durata attività inferiore a 3 mesi (o trimestre accademico) non è ammissibile SOLO per le Mobilità con Durata attività ammissibile si applica il calcolo convenzionale per lattribuzione delle Mensilità ESEMPIO: dal 01/01/2006 all 11/03/2006 (2 mesi e 11 gg.): DURATA NON AMMISSIBILE

19 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 2 Ritardo nellerogazione dei contributi alla data della Rendicontazione Finanziaria Finale allAgenzia (ottobre) tutti i pagamenti devono essere conclusi Eventuali posizioni ancora aperte dopo la Rendicontazione Finale, devono essere comunicate allAgenzia Nazionale i beneficiari devono essere pagati (almeno in parte) prima della partenza

20 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 3 Mancanza della documentazione inerente la richiesta di prolungamenti e relativa autorizzazione Documenti necessari: Richiesta scritta dello studente Autorizzazione dellIstituto ospitante Emendamento allAccordo Istituto/studente, prima della fine del 1° periodo di attività Eventuali mensilità realizzate ma non autorizzate o non coperte con i fondi Erasmus Da rendicontare come Mensilità senza contributo Accordi con gli studenti/docenti, stipulati prima del periodo di Validità. Corsi EILC effettuati durante il periodo di attività Erasmus

21 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 4 Mancanza di indicazione negli Accordi con gli studenti delle modalità di pagamento della borsa o mancanza di un criterio omogeneo di pagamento (es. acconto prima della partenza e saldo al rientro) Mancanza/Incompletezza degli Accordi: mancanza del contributo totale; mancanza delle date di inizio e fine della mobilità; mancanza della data di firma; Mancanza di documentazione scritta relativa allerogazione del Bonus (stipulare emendamento per la.a. 2007/2008) SM: attestati senza lindicazione del periodo della mobilità TS - costi non ammissibili: taxi, francobolli, materiale elettronico; costo delluso del mezzo proprio; costi non coperti da documenti giustificativi; errori di calcolo del contributo forfetario per il soggiorno TS – errore nel calcolo del Contributo: In alcuni casi il contributo è stato assoggettato a tassazione. LImporto del contributo ERASMUS dovrà essere pagato al partecipante per intero, senza deduzione di alcun tipo

22 PROBLEMI FINANZIARI RICORRENTI RISCONTRATI DURANTE I CONTROLLI FINANZIARI E GLI AUDIT IN SITU - 5 Stipula degli Accordi SM/TS: firma dopo linizio dellattività; firme non autentiche; firma prima dellIstituto e successivamente dello studente/docente; Pagamenti: applicazione di deduzioni/commissioni bancarie

23 Grazie per lattenzione!


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