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Relatore: Rita Bonucchi 1 Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti potrebbero non essere correttamente interpretati in assenza.

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1 Relatore: Rita Bonucchi 1 Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti potrebbero non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit TIME MANAGEMENT a cura di Rita Bonucchi Bonucchi & Associati srl

2 Relatore: Rita Bonucchi 2 Il seminario di oggi Introduzione alla gestione del tempo e allevoluzione del concetto Presupposti e percorso per la gestione del tempo Tecniche/strumenti Piccoli consigli

3 Relatore: Rita Bonucchi 3 Introduzione avvertenze limitazioni defficacia

4 Relatore: Rita Bonucchi 4 Il genio del tempo

5 Relatore: Rita Bonucchi 5 Le competenze a disposizione del manager Si distinguono competenze: TECNICHE GESTIONALI

6 Relatore: Rita Bonucchi 6 Risorse Chi dirige una struttura o gestisce progetti, amministra risorse, (ovviamente, limitate e vincolate nelluso) di tipo: monetario umano tempo

7 Relatore: Rita Bonucchi 7 Imparare la gestione del tempo In generale, non cè un momento del nostro percorso formativo nel quale ci vengono insegnate semplici tecniche di gestione del tempo, così come non ci sono molte occasioni di imparare tecniche di management. Usciamo da corsi di studio complessi, magari prendiamo anche una laurea, ma è probabile che nessuno ci abbia mai insegnato a gestire il tempo.

8 Relatore: Rita Bonucchi 8 La risorsa Tempo Il tempo è the Great Equalizer, ne abbiamo tutti la stessa quantità Non sappiamo quanto ce ne rimane Tendiamo a considerare questa risorsa come inesauribile: non è così.

9 Relatore: Rita Bonucchi 9 Cosa significa time management Di gestione del tempo, se si preferisce, di "time management" si è parlato molto negli ultimi 30 anni: su libri e riviste, durante corsi e convegni. L'argomento, è stato impostato, solitamente, ad uso e consumo di dirigenti e impiegati, applicato strettamente all'ambito di lavoro e contestualizzato in grandi strutture

10 Relatore: Rita Bonucchi 10 La risorsa tempo La cultura europea, e in particolare quella mediterranea, non è molto familiare con il concetto di gestione del tempo. Questa risorsa, infatti, viene considerata un qualcosa di ineluttabile e incontrollabile. In più, dalla famiglia arrivano messaggi come presto e bene non vanno daccordo, per riuscire bisogna lavorare di più

11 Relatore: Rita Bonucchi 11 Cosa significa time management L'obiettivo del time management è stato per molto tempo "fare di più". La gestione del tempo, invece, può essere finalizzata allottimizzazione delle proprie attività non solamente lavorative, ma anche personali e domestiche, alla ricerca di maggiore qualità della vita, per sé e per la famiglia. Work smart!

12 Relatore: Rita Bonucchi 12 Imparare la gestione del tempo Una delle principali cause dinsuccesso dei corsi di gestione del tempo risiede nella eccessiva standardizzazione. Per gestire meglio il proprio tempo non si può semplicemente applicare un metodo, occorre prima conoscersi e poi adattare tecniche esistenti alle proprie esigenze. Non porta buoni risultati voler per forza assumere un modello. Anche il nostro corpo potrebbe ribellarsi, poiché è pericoloso forzare i ritmi circadiani.

13 Relatore: Rita Bonucchi 13 Le tecniche di gestione del tempo Alla base del time management non stanno concetti scientifici irraggiungibili o difficili, quanto piuttosto semplici tecniche e molta perseveranza nellapplicarle.

14 Relatore: Rita Bonucchi 14 I principali passi: conoscersi fissare obiettivi e priorità scegliere uno stile e un metodo dotarsi di attrezzature provarci riprovarci cambiare metodo ogni tanto

15 Relatore: Rita Bonucchi 15 Conoscersi Tutto il concetto di time management si basa oggi sullaccettazione del proprio profilo e della propria personalità nei confronti del tempo. Per gestire meglio il tempo, dunque, è necessario conoscersi bene, evitando però le tentazioni di deresponsabilizzazione. In questo modo, le tecniche di gestione del tempo non risultano imposte, sono piuttosto scelte e si adattano alle esigenze di ognuno.

16 Relatore: Rita Bonucchi 16 Prima di tutto occorre conoscere: Quali sono i nostri ritmi e i momenti di maggior rendimento durante la giornata. Come si utilizza attualmente il proprio tempo (pochi di noi lo sanno!)

17 Relatore: Rita Bonucchi 17 Quando e come rendiamo di più? gufi vs allodole focalizzati vs dispersi procrastinatori e paniac

18 Relatore: Rita Bonucchi 18 Dove va il tempo? Analizzando lagenda (oppure lapposito schema per registrare le attività della giornata) ci accorgiamo che molto del nostro tempo viene consumato in attività che non abbiamo scelto, oppure che non abbiamo previsto.

19 Relatore: Rita Bonucchi 19 Aree di miglioramento Dopo lanalisi dellattuale utilizzo del tempo, si cerca di capire dove sono le principali aree di miglioramento Ad esempio: I ladri di tempo: si identificano le attività o le abitudini che tendono a consumare tempo senza portare risultati.

20 Relatore: Rita Bonucchi 20 Il disordine Perdiamo tempo nel cercare cose, perdiamo tempo a ricreare documenti che non riusciamo a rintracciare, ci distraiamo mentre ci interrompiamo per cercare qualcosa.+ Mettere ordine sulla propria scrivania, in macchina, nella propria mente è un passo necessario non solo per gestire meglio il tempo, ma anche per sentirsi meno stressati.

21 Relatore: Rita Bonucchi 21 La legge di Parkinson: Tendiamo a utilizzare per una attività non il tempo necessario, bensì quello a disposizione

22 Relatore: Rita Bonucchi 22 La storia del barattolo di vetro…….

23 Relatore: Rita Bonucchi 23 Priorità e urgenze Attorno al concetto di priorità ruota gran parte del concetto di time management. Si definisce prioritaria una attività quando il non effettuarla potrebbe bloccare il raggiungimento degli obiettivi, quando, cioè è indispensabile allefficacia dellazione.

24 Relatore: Rita Bonucchi 24 Priorità e urgenze Sono prioritarie quelle azioni che sono necessarie per effettuarne altre. Normalmente si tende a confonderle con le urgenze: niente di più fuorviante. Le urgenze sono semplicemente quelle attività che urlano più forte per venire eseguite, oppure che vengono sollecitate da qualcun altro.

25 IMPORTANTE Urgente e Importante: Urgente ma non importante: Né urgente né importante: Importante ma non urgente: URGENTE Eseguo immediatamente Pianifico, riservo tempo dellagenda NO Delegare

26 DEVO Devo e voglio Non devo ma voglio: Non devo e non voglio: Devo ma non voglio: VOGLIO A rischio procrastinazione. B eliminare. D il rischio è che lo facciamo a spese delle priorità: come premio C

27 Relatore: Rita Bonucchi 27 Consigli precisare mezzi e risorse stabilire i responsabili delegare e lavorare in squadra suddividere le attività in varie fasi programmare le singole fasi in dettaglio attribuire date dinizio e di fine per le attività attuare revisione e controllo

28 Relatore: Rita Bonucchi 28 Per utilizzare al meglio il nostro tempo occorre programmare, cioè stabilire: chi fa che cosa entro quando con quali risorse

29 Relatore: Rita Bonucchi 29 I più comuni strumenti di programmazione: Liste, mastro Agenda Fogli di programmazione (piani giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali, annuali) Gantt Diagrammi di flusso

30 Relatore: Rita Bonucchi 30 Gestione del tempo: dove migliorare riunioni scrittura professionale gestione delle informazioni tempo e internet

31 Relatore: Rita Bonucchi 31 Qualche astuzia: –lettura rapida –semplificare e sistematizzare –formalizzare, esplicitare, procedurizzare –comunicazione efficace –utilizzo dei tempi morti –delega –motivazione –visualizzazione –farsi aiutare: coaching e servizi on line

32 Relatore: Rita Bonucchi 32 Gli atteggiamenti vincenti nella gestione del tempo E importante, per attivare qualunque sistema di gestione del tempo (e mantenerlo attivo): –operare entro due orizzonti temporali: non perdere mai il contatto con il presente, ma essere sempre capaci di contestualizzare le singole azioni nel piano a lungo termine –anticipare gli eventi e vincere la tendenza a procrastinare

33 Relatore: Rita Bonucchi 33 Consigli per pianificare il proprio tempo Delegare il delegabile ai propri collaboratori. Come sosteneva Confucio, se qualcuno ha fame, non dategli un pesce, ma insegnategli a pescare. Il tempo perso a istruire e a delegare i propri collaboratori è un investimento a lungo termine;

34 Relatore: Rita Bonucchi 34 Consigli per pianificare il proprio tempo Cercare di comprendere come mai si ha cos ì tanto lavoro da svolgere. E una situazione particolare o capita spesso? Nel caso della seconda ipotesi, occorre cercare di comprenderne le cause

35 Relatore: Rita Bonucchi 35 Conclusioni Parlare di gestione del tempo, non significa parlare dellesasperazione del suo utilizzo, bensì della sua ottimizzazione. Siamo workaholic?

36 Relatore: Rita Bonucchi 36 La cassetta degli attrezzi orologi e timer archivi agende/organizer telefono fax telefonino posta elettronica smartphone personal computer palmare e notebook

37 Relatore: Rita Bonucchi 37 I supporti tecnologici: alleati o nemici nella gestione del tempo? Oggi esistono svariate attrezzature intese ad aiutarci nella gestione del tempo. A volte sono sovradimensionate, a volte siamo noi che temiamo di non essere in grado di apprendere il loro corretto utilizzo. I tempi di avvio e addestramento, soprattutto per gli strumenti informatici, sono significativi: per valutare lapporto positivo alla gestione del tempo, infatti, occorre non solo imparare ad utilizzarli, ma anche inserire dati e informazioni nel sistema.

38 Relatore: Rita Bonucchi 38 Informatica? I dubbi E se perdo tutto? Ma io sono in macchina… È più comoda la carta

39 Relatore: Rita Bonucchi 39 Informatica: i vantaggi Full text search, analisi Condivisione Facile duplicazione Facile trasportabilità/ubiquità Molteplici chiavi di lettura Carta come supporto alternativo Scarico: meno stress

40 Relatore: Rita Bonucchi 40 Le applicazioni per la gestione del tempo Sono database, ovvero bidoni intelligenti GIGO: Garbage in, garbage out

41 Relatore: Rita Bonucchi 41 Funzioni delle applicazioni informatiche Posta e messaggistica Rubrica Calendario individuale Calendario condiviso Agenda/tasks Appunti e documenti Progetti

42 Relatore: Rita Bonucchi 42 Software specifici Sidekick Organizer Schedule Outlook Myproject Planview CQproject MS Project Lotus Notes

43 Relatore: Rita Bonucchi 43 Come si imposta? Obiettivi di miglioramento Analisi (conoscersi) Analisi situazione aziendale –Requisiti di condivisione –Modalità di lavoro –Vincoli –Necessità di estrazione Test di imputazione (almeno tre mesi) Finalizzazione Procedurizzazione

44 Relatore: Rita Bonucchi 44 In pratica Vedo il calendario secondo diverse modalità (giornaliero, settimanale, mensile annuale) Lo stampo nelle visualizzazioni e nei formati desiderati Condivido calendari (sale riunioni, riunioni…) Posso estrarre tutti gli appuntamenti con ricerca

45 Relatore: Rita Bonucchi 45 In pratica Inserisco ogni task appena individuato, indicando work necessario e data scadenza Vedo i task per data, priorità, scadenza…. per ogni chiave di lettura desiderata Posso stampare la mia giornata Posso estrarre consuntivi e analisi senza ulteriori imputazioni

46 Relatore: Rita Bonucchi 46 Quindi… Arriva una mail e ne deriva un task Mi chiedono un lavoro al telefono e immetto direttamente il task Analizzo un problema e ne derivo dei task Inizio la giornata con la lista dei task (e la finisco anche) Segno i task conclusi Rischedulo i task scaduti ……..

47 Relatore: Rita Bonucchi 47 Perché funzioni… Occorre immettere tutti i task Utilizzare un solo sistema/contenitore/database

48 Relatore: Rita Bonucchi 48 Lotus Notes per il time management Funzioni Vantaggi/svantaggi Applicazioni

49 Relatore: Rita Bonucchi 49 Lotus Notes È un sistema client-server per la gestione di applicazioni per il lavoro di gruppo Ogni applicazione costituisce un database, che comprende documenti, maschere, rapporti… Ogni documento contiene campi Permette di condividere informazioni indipendentemente dallubicazione dellutente

50 Relatore: Rita Bonucchi 50 Lotus Notes

51 Relatore: Rita Bonucchi 51 Lotus Notes

52 Relatore: Rita Bonucchi 52 Lotus Notes

53 Relatore: Rita Bonucchi 53 Questo documento è di supporto a una presentazione verbale. I contenuti potrebbero non essere correttamente interpretati in assenza dei commenti di chi ne ha curato la stesura. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs License. To view a copy of this license, visit TIME MANAGEMENT a cura di Rita Bonucchi Bonucchi & Associati srl


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