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1 LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Alfea Faion DIREZIONE GENERALE Ufficio scolastico regionale Venezia 339-1561377.

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1 1 LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Alfea Faion DIREZIONE GENERALE Ufficio scolastico regionale Venezia

2 2 PREMESSA La legge 150/2000 pone alle PA il problema del MIGLIORAMENTO DELLA QUALITA DEI RAPPORTI TRA AMMINISTRAZIONI PUBBLICHE E CITTADINI

3 3 NON PIU SUDDITANZA MA CITTADINANZA

4 4 IL CITTADINO ha il diritto: Di essere ascoltato da parte dei soggetti pubblici Di capire ciò che fa la PA Di ricevere risposte rapide e chiare

5 5 La PA deve quindi dotarsi di: STRUTTURE DI SPORTELLO EFFICIENTI FLUSSI DI COMUNICAZIONE INTERNA RAPIDI E CONDIVISI PERSONALE QUALIFICATO E MOTIVATO COMPETENZE SPECIFICHE

6 6 LA COMUNICAZIONE La COMUNICAZIONE ha un ruolo fondamentale in tutte le organizzazioni in quanto è attraverso la COMUNICAZIONE che tutte le attività vengono convogliate al conseguimento degli obiettivi

7 7 MODELLO TAYLORISTICO/governo di pochi tecnici MODELLO DI GESTIONE ATTUALE/partecipazione e motivazione di tutte le componenti

8 8 Nel nuovo modello gestionale assumono grande importanza i PROCESSI COMUNICATIVI Per coinvolgere emotivamente i collaboratori e il personale tutto Per diffondere la mission e le strategie dellorganizzazione Per raccogliere tutti gli stimoli innovativi di tutti i partecipanti allorganizzazione

9 9 LA COMUNICAZIONE e integrazione tra interno ed esterno dellorganizzazione ogni organizzazione comunica oggi anche con molti pubblici esterni (comunità locale, PA, opinion leader, sindacati, media, sistema economico, mercato, movimenti di opinione ecc) e questo provoca impatto sui pubblici interni

10 10 LA COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA è dunque la comunicazione che coinvolge tutti i partecipanti di una organizzazione: i collaboratori interni, quelli esterni e tutti i soggetti esterni in qualche modo partecipanti alla vita dellorganizzazione

11 11 SETTORI COMUNICAZIONE ORGANIZZATIVA Comunicazione funzionale Comunicazione informativa Comunicazione formativa Comunicazione creativa

12 12 La comunicazione funzionale è costituita da informazioni di tipo operativo che servono a) ai diversi processi interni b) alle attività di front office c) ai processi di cooperazione esterna (comunicati interni-tra scuole e altre organizzazioni)

13 13 La comunicazione informativa serve per dare visibilità all organizza- zione: vanno esplicitati e comunicati mission, strategie, politiche e le attività che si debbono rendere note sia allinterno che allesterno (Carta dei servizi-Regolamento-POF)

14 14 La comunicazione formativa è costituita da tutte le modalità di con- divisione delle strategie, della mission, dei valori dellorganizzazione utili per coinvolgere i destinatari e renderli capaci di coinvolgere a loro volta collaboratori e utenti

15 15 La comunicazione creativa serve a vari scopi: -per generare e trasmettere sapere innovativo (dipartimento) -per cooperare e scambiare esperienze o innovazioni (dipartimento-consiglio di classe) -per la soluzione di problemi n.b. è comunicazione professionale, non gerarchica

16 16 Comunicazione e organizzazione Lesigenza di comunicare è dunque strategica per lorganizzazione La comunicazione organizzativa è dunque complessa La struttura comunicativa va pianificata, organizzata e resa operativa gradualmente, ma sistematicamente

17 17 Situazioni complesse LA COMPLESSITA OGGI VA SOSTENUTA CON GLI STRUMENTI CHE ABBIAMO A DISPOSIZIONE: ORGANIZZAZIONE/ TECNOLOGIE

18 18 ESEMPI di strumenti e fonti per la comunicazione organizzativa 1Dichiarazione sulla MISSION dellorganizzazione destinatari: interni ed esterni esigenze: coerenza-responsabilità- motivazione-trasparenza modalità : tradizionali/tecnologiche

19 19 2 FOGLIO GUIDA PER CHI ENTRA Spiegazione della struttura organizzativa, delle regole e dei meccanismi di funzionamento (chi fa-che cosa-come-quando) destinatari: interni ed esterni esigenze: trasparenza-efficienza-efficacia modalità: tradizionali/tecnologiche

20 20 3 OPUSCOLO DI ACCOGLIMENTO Documento di identità dellorganizzazione (storia-servizio offerto-regole per ottenere il servizio-organigramma funzionale- organigramma per processi-identificazione dei responsabili dei processi) destinatari: interni ed esterni esigenze: visibilità-coerenza-trasparenza modalità: tradizionali/tecnologiche

21 21 4 CODICE ETICO dellorganizzazione In cui si esplicitano i principi di riferimento e le regole comportamentali destinatari: interni esigenze: trasparenza-coordinamento modalità: tradizionali/tecnologiche

22 22 5 POSTA ELETTRONICA rapida-simile al telefono nel linguaggio- non interrompe il ritmo dellinterlocutore-rimane come documento-costi inferiori-perdono di significato i riferimenti gerarchici-lavoro è flessibile-linformazione può correre sia allinterno allesterno dellorganizzazione destinatari: interni/esterni esigenze: rapidità-efficienza-efficacia modalità: intranet-internet

23 23 6 DATA BASE ON LINE le informazioni devono essere disponibili velocemente e facilmente per: fare scelte intenzionali come risultato di una comparazione fondata su elementi obiettivi destinatari: interni ed esterni esigenze: efficienza-efficacia modalità: on line/intranet-internet

24 24 7 INFOPOINT Informazioni sulle varie attività dellorganiz- zazione destinatari: interni-esterni esigenze: dare visibilità-sviluppo senso di appartenenza modalità: tradizionali/tecnologico

25 25 8 MANUALE DELLA QUALITA Per informare in modo dettagliato su specifiche aree dellorganizzazione e finalizzato al miglioramento del servizio reso (politiche-regole-direttive-procedure) destinatari: interni-esterni esigenze: soddisfazione degli utenti modalità: tradizionali/tecnologiche

26 26 9 OSSERVATORIO ISTITUZIONALE Importante perché gli attori dellorganizzazione capiscano levoluzione del contesto istituzionale in cui operano (attività parlamentare-esecutivo-processi PA- giurisprudenza significativa) destinatari: interni ed esterni esigenze: compresione della realtà modalità: tradizionali/tecnologiche

27 27 10 SVILUPPO DI UNA INTRANET trasmissione di tutti i tipi di informazione: politiche-procedure operative-dati-news-progetti ecc.) assistenza e supporto tecnico allo sviluppo professionale e alla formazione accesso a data base possibilità di collaborare a gruppi di lavoro (ac- cesso a documenti in modo interattivo) invio di posta elettronica

28 28 11 SVILUPPO DI UNA INTRANEWS Esempi di sezioni: News-strumenti di lavoro (recapiti comunicazioni organizzative-organigrammi- informazioni sulle decisioni della dirigenza ecc.)-biblioteca (rassegne-discorsi-relazioni- Presentazioni ecc)-formazione (corsi di Formazione erogati o a distanza)-attività-forum ……………………………………………………….

29 29 altro Videoconferenza Position paper Kit dellorganizzazione Fact book Advertising book

30 30 Comunicazione in senso lato, ovvero Benchmarking Ogni organizzazione deve confrontarsi con chiunque abbia qualcosa da insegnare e sforzarsi ad adattare le MIGLIORI PRATICHE di altre organizzazioni alla propria. Il Benchmarking può essere anche interno alla organizzazione stessa.


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