Guida introduttiva

Inserire e confermare la nuova password. (Deve contenere almeno 7 caratteri almeno uno dei quali un numero e una lettera.) Inserire Nome utente e Password. Fare clic su Accesso. Aprire il sito : Se si è dimenticata la password, fare clic nella pagina di accesso sul collegamento Password dimenticata. Se necessario, è possibile modificare la password facendo clic su Modifica password nel proprio profilo. Per modificare la password nel proprio profilo: Fare clic su Invia. 2 Accesso a Concur Travel & Expense Recupero o modifica password Accesso a Concur T&E Inserire un suggerimento per la password.

È necessario compilare ciascun campo preceduto da una linea rossa. Il testo sottolineato indica un collegamento o un'azione. Campo obbligatorio Campo data Campo elenco Finestra di avviso Finestra avvertenze Informazioni di avviso Dashboard per spese, approvazioni, ecc. Pulsanti azione. Esplorazione La barra attività rapide fornisce accesso diretto alle funzioni. (ad es. Creazione di una nuova nota spese.) Nota spese. Fare clic su Cronologia nota spese per visualizzare tutte le note spese. 3 Home Page Utilizzo campi comuni Pagina nota spese Barra attività rapide per spese, note spese, richieste e azioni. Campi ricerca viaggio. (Se Concur Travel è abilitato).

Per evitare di immettere nuovamente informazioni personali (numero di telefono, recapiti, informazioni sulla carta di credito ecc.), completare il proprio profilo dopo il primo accesso a Concur Travel & Expense e aggiornarlo ogni volta che vengono modificate le informazioni. Impostazioni viaggio (inserire preferenze di volo, albergo, vettura, inserire programmi per viaggiatori abituali, informazioni del passaporto TSA, aggiungere/rimuovere assistente di viaggio, aggiungere/ rimuovere carta di credito). Aggiornamento profilo Le mie informazioni (convalidare le informazioni personali come nome, indirizzo, telefono, recapito di emergenza, ecc.) 4 Accesso alla pagina del profilo Completare le informazioni del profilo Accesso tramite Profilo > Impostazioni profilo. Impostazioni richiesta (selezionare informazioni sulle richieste, aggiungere/rimuovere delegati, inserire impostazioni di approvatori selezionati, aggiungere/rimuovere partecipanti). Impostazioni di Spesa (inserire preferenze di spesa, aggiungere informazioni bancarie, inserire i delegati e gli approvatori per le spese, aggiungere informazioni sulla carta di credito aziendale, ecc).

Utilizzo di Concur Travel 5 Inserire i criteri di ricerca Prenotazione online disponibile per Voli (solo andata o andata e ritorno), Albergo e Autonoleggio. Inserire le città di partenza e di arrivo. Inserire la data e l'orario di partenza e di ritorno. Fare clic su Cerca per recuperare i risultati della ricerca. Selezionare preventivo del prezzo Selezionare Quotazione per il prezzo. Fare clic sul pulsante Prezzo opzioni per visualizzare le tariffe.

Utilizzo di Concur Travel Convalidare le informazioni di viaggio. È possibile modificare l'itinerario e aggiungere un albergo e/o un autonoleggio. Fare clic su Rivedi volo e continua. Rivedi e prenota volo Selezionare tariffa di viaggio Seleziona la trasferta desiderata. Se necessario, limitare i risultati utilizzando i filtri disponibili. Per i dettagli sulle condizioni di prezzo, fare clic su Mostra dettagli. Verificare e inserire se necessario eventuali informazioni di viaggio, inclusi programmi viaggiatore abituale. Fare clic su Visualizza mappa posti a sedere per selezionare l'assegnazione del posto. Selezionare o aggiungere un metodo di pagamento. Accettare regole e limitazioni sulle tariffe.

Confermare prenotazione Utilizzo di Concur Travel Verificare dettagli viaggio. È possibile aggiungere vettura, taxi, albergo e WiFi al proprio itinerario. Talvolta è possibile selezionare l'opzione per il servizio Internet in volo. Confermare le prenotazioni di viaggio. È possibile aggiungere l'assegnazione del posto a sedere, o aggiungere la vettura, l'albergo e il taxi. Fare clic su Avanti >> per continuare. Fare clic su Cencella tutti i viaggi aerei se le prenotazioni non sono corrette.

Utilizzo di Concur Travel 8 Confermare prenotazione Verificare il nome del viaggio, è possibile aggiornare il nome in base alle necessità. Inviare una copia della conferma di viaggio e aggiungere un indirizzo . Una volta completate le informazioni, fare clic su Avanti>>. Al momento, i biglietti sono solo riservati e non sono stati emessi. È necessaria l'approvazione della prenotazione prima dell'emissione del biglietto (tranne in casi particolari come i biglietti aerei low cost ) Confermare il viaggio sulla pagina Conferma viaggio. Fare clic su Conferma prenotazione per confermare o Annulla per annullare il viaggio.

Come creare una nuova nota spese: Completare una nota spese Inserire il nome della nota spese. Primo, completare l'intestazione della nota spese 9 Creare una nuova nota spese Creazione di una nota spese Dalla Home page, fare clic nella barra attività rapide su Nuovo e in seguito selezionare Avvia nota spese. Sulla pagina Spesa, fare clic su Crea nuova nota spese. Inserire la data della nota spese. È possibile compilare specifici campi a seconda della configurazione.

Selezionare una tipologia di spesa. Ordine di missione (off-line) 10 Dettagli della tipologia di spesa Creazione di una nota spese Fare clic su Nuove spese per creare nuove spese. Inserire campi di spesa richiesti. Fare clic su Salva. È possibile fare clic su Dettaglia, Assegna, Allega Ricevuta e Annulla. Per cancellare una nota spese non inviata, fare clic sulla casella e poi su Elimina.

Creazione di una nota spese 11 Spostare le spese in nota spese corrente o nuova Fare clic su Importa e poi su Addebiti e Spese. Selezionare una o più righe di riscontro da aggiungere alla nota spese. Fare clic su Abbina per spostarla a una nota spese esistente o nuova. Questo simbolo compare automaticamente sotto la data di spese della carta di credito importate Inviare una nota spese per l'approvazione Una volta completata la nota spese, fare clic su Invia nota per inviarla per l'approvazione. Revisionare le note e fare clic su Accetta & Invia.

Fare clic su Stampa/ e poi su Nota spese dettagliate. Ordine di missione (off-line) 12 Stampare una nota spese Creazione di una nota spese Visualizzare dettagli e gestire ricevute Fare clic su Ricevute per visualizzare ricevute richieste, allegare immagini ricevute, visualizzare archivio ricevute, visualizzare affidavit per ricevuta mancante o eliminare immagini ricevute Fare clic su Dettagli per visualizzare l'intestazione della nota spese, totali, sequenza di revisione, flusso di approvazione, assegnazioni e commenti Fare clic su Stampa, facoltativamente è possibile visualizzare la nota spese in formato PDF, o chiudere la nota spese.