3 3. Conservazione di documenti digitali L’ “altra conservazione” digitale Funzionalità organizzative e archivistiche, responsabilità, profili professionali e modelli conservativi Silvia Trani Roma 25 giugno 2015 Istituto Centrale per gli Archivi

3 2 I. Quante/quali “conservazioni” dei documenti e degli archivi digitali? II. Il modello italiano per la gestione/tenuta/conservazione dei documenti e degli archivi digitali 1. Il quadro normativo 2. I requisiti funzionali e gli strumenti archivistici 3. I requisiti organizzativi: strutture, figure e responsabilità Temi

3 3 I. Quante/quali «conservazioni» dei documenti e degli archivi digitali?

3 4 digitali native digitalizzate con originali analogici per finalità lavorative (necessità ufficio produttore) digitalizzate con originali analogici di “interesse storico” per finalità di comunicazione, valorizzazione (politica dell’istituto di conservazione) digitali nate da procedure di smaterializzazione (conservazione sostitutiva) = valutazione costi/benefici recupero su supporto informatico di doc.ti/atti cartacei per i quali sia obbligatoria / opportuna la conservazione Le varie “memorie” digitali

3 5 “fragili” ma destinate/obbligate (valore giuridico e storico) a durare a lungo nel tempo rischi / costi della conservazione digitale perdita dati su contributi pensionistici per 20 milioni di giapponesi perdita dati su Missione Marte 1975: impossibilità di decifrare (“leggere”) i formati = nuovo inserimento nel sistema dati disponibili su supporto analogico (1 miliardo di dollari) dossier ICCU 2003 (A. Ruggiero): 12 casi (bad practices) alla data del 2009 persi il 10% documenti digitali del governo canadese Le “memorie” digitali: le criticità (1)

3 6 es. da dossier ICCU 2003 file statistici censimento USA 1960 = archiviati su nastri UNIVAC II-A e III-A (o compatibili) = fine anni 70 migrazione su supporti di memorizzazione più moderne = parte dei supporti non più leggibili e deteriorati = esito positivo recupero dati (99,3%) possibile solo grazie all’individuazione strumentazione uguale (analoga) a quella usata al momento della creazione dell’archivio Le “memorie” digitali: le criticità (2)

3 7 banca dati Neapolis 1986 (Giacimenti culturali) = dati risorse ambientali e artistiche dell’area vesuviana = primo progetto it. nel settore BBCC in cui si è realizzato un centro di doc.zione integrato e innovativo dal punto di vista delle tecnologie, data base relazione con informazioni catalografiche (schede, immagini), cartografia e diari di scavo = 1989 progetto ultimato spento elaboratore per mancanza di risorse finanziarie e umane = verifica dell’impossibilità di “riaccendere” il sistema a causa dell’impegno economico insostenibile = recupero possibile solo per disponibilità elaboratore simile a quello originario e per persone che avevano partecipato al progetto Le “memorie” digitali: le criticità (3)

3 8 database centrale file personali membri dello staff agenzie gov.ve ex DDR = realizzato su sistemi simile a mainframe “occidentali” e archiviato su nastri spesso di cattiva qualità = 1990 riunificazione delle due “Germanie” necessario mettere al sicuro e preservare dalla possibile distruzione archivi (anche quelli digitali) = recupero grazie reperimento doc.ti analogici che hanno consentito individuazione struttura file dei dati e quindi di decifrare il loro significato / collaborazione con impiegati dei centri di elaborazione dati DDR (unica possibilità per decifrare algoritmi altrimenti incomprensibili) Le “memorie” digitali: le criticità (4)

3 9 sito web della città di Anversa – Digitale Metropool Antwerpen 1995 = disponibile in 4 versioni, archiviato su nastri di backup memorizzati in formato proprietario e privi di doc.ne di supporto ( ) = 2001 trasferimento nastri agli Antwerp City Archives = recupero – parziale – possibile solo grazie al contributo di persone che ricordavano procedure non scritte e avevano familiarità con vecchia configurazione Le “memorie” digitali: le criticità (5)

3 10 esempi relativi a diversi contesti (giuridico, storico, geografico, tecnologico…anche avanzato) scarsa longevità dei supporti fisici / obsolescenza tecnologica = necessità di migrazione (periodica) verso sistemi e supporti più moderni assenza di documentazione di supporto Le “memorie” digitali: le criticità (6)

3 11 recupero spesso basato su tecnologia “vecchia” uguale o simile a quella utilizzata per il processo di generazione degli archivi (rinvenimenti fortuiti) ritrovamento doc.zione di supporto per la creazione degli archivi supporto persone che erano state protagoniste dei processi creativi e gestionali e che ricordavano le specifiche di generazione file e degli archivi da recuperare archeologia industriale memoria orale Le “memorie” digitali: le criticità (7)

3 12 sviluppo uso documenti digitali (dimensione “naturale”) conservare il digitale un “digitale” affidabile ovvero doc.ti digitali giuridicamente rilevanti per i quali sia garantita (per ragioni legali e storico-scientifiche) la disponibilità nel lungo periodo e la possibilità di verificarne originalità, accuratezza, affidabilità Le “memorie” digitali: le criticità (8)

3 13 nuova consapevolezza della complessità e costi per la conservazione non solo una questione tecnologia centrali le questioni/scelte organizzative e funzionali incertezza ambienti tecnologici (continua evoluzione) incertezza scelte organizzative incertezza profili professionali Le “memorie” digitali: le criticità (9)

3 14 definire con chiarezza gli “oggetti” digitali (ancora prima della creazione/tenuta) doc.ti digitali (natura e funzione) archivio digitale (insieme ordinato e funzionale dei doc.ti) informazioni identificative e gestionali Le “memorie” digitali: i nodi centrali (1)

3 15 tenere conto delle complessità tecnologiche (formati, supporti, obsolescenza sw) tenere conto delle questioni “concettuali” (accuratezza, affidabilità, autenticità) tenere conto delle criticità organizzative (modelli di conservazione sostenibile, responsabilità, regole, strumenti, procedure) Le “memorie” digitali: i nodi centrali (2)

3 16 conservazione digitale si configura in termini di SISTEMA in grado di acquisire / gestire precocemente le informazioni necessarie per individuare / interpretare (comprensibili) i materiali digitali e assicurarne l’utilizzo Le “memorie” digitali: i nodi centrali (3)

3 17 ovvero il SISTEMA deve assicurare che gli utenti futuri possano individuare – ricercare – gestire – interpretare – usare le fonti in ambiente diverso da quello di formazione e siano messi in grado di verificarne l’autenticità Le “memorie” digitali: i nodi centrali (4)

3 18 per questo un SISTEMA affidabile è caratterizzato da schema degli elementi costitutivi e degli attributi descrittivi della singola risorsa e del suo contesto di produzione tipo e qualità delle attività e procedure finalizzate a sostenere/garantire l’integrità delle risorse in tutto il loro ciclo di vita (+ controllo accesso, politiche sicurezza, processi di migrazione, documenti uff.li di approvazione e descrizione) Le “memorie” digitali: i nodi centrali (5)

3 19 funzione “attiva” / “dinamica”: richiede continuo aggiornamento policy, attrezzature, modelli e standard di rappresentazione (in ogni fase) monitoraggio e gestione evoluzione tecnologie La conservazione in ambiente digitale (1)

3 20 mantenimento doc.ti digitali e loro caratteristiche significative completezza / coerenza elementi descrittivi doc.ti e relazioni di contesto corrette e precoci politiche di selezione doc.ne su processi e attività di gestione e tenuta La conservazione in ambiente digitale (2)

3 21 nodi tecnologici e organizzativi requisiti funzionali = memoria affidabile nel tempo definizione tipologie doc.rie (favorire automazione) grado perdita accettabile profili competenze modello costi sostenibili contesto organizzativo (strutture, ruoli, strumenti) ridefinizione tempi di custodia depositi digitali affidabili per la conservazione (valutazione affidabilità, responsabilità, accreditamento) La conservazione in ambiente digitale (3)

3 22 II. Il modello italiano per la gestione/tenuta/conservazione dei documenti e degli archivi digitali

3 23 d.p.r. 445/2000, TU disposizioni legislative e regolamentari in materia di doc.ne amministrativa (Capo IV – Sistema di gestione informatica dei documenti) d.lgs 82/2005 CAD (e successive modifiche) - d.p.c.m. 3 dic. 2013, RRTT sistema di conservazione digitale - d.p.c.m. 3 dic. 2013, RRTT protocollo informatico - d.p.c.m. 13 nov. 2014, RRTT doc.to informatico (formazione, trasmissione, duplicazione, riproduzione, validazione temporale…e formazione e conservazione doc.ti PA) ……..5 allegati…….. Quadro normativo di riferimento (principale) (1)

3 24 allegati: 1.Glossario/Definizioni 2.Formati 3.Standard e specifiche tecniche 4.Specifiche tecniche del pacchetto di archiviazione 5.Metadati (metadati minimi del doc.to informatico, del doc.to amministrativo informatico, del fasc. informatico, dell’aggregazione documentale informatica) Quadro normativo di riferimento (principale) (1/a)

3 25 [d.lgs 82/2005 CAD (e successive modifiche)] - d.p.c.m. 22 feb. 2013, firme elettroniche - d.p.c.m. 21 mar. 2013, individuazione particolari tipologie doc.ti per il quale obbligatoria la conservazione originale analogico o particolari procedure in caso di conservazione sostitutiva (notai o pubblico ufficiale) + d. ministro innovazione e tecnologie su PEC 2 nov (note integrative successive) Quadro normativo di riferimento (principale) (2)

3 26 [d.lgs 82/2005 CAD (e successive modifiche)] + collegati - certificatori accreditati qualificati per firma digitale - gestori PEC - conservatori accreditati (circ. AgID 65/ documenti annessi = doc.zione per accreditamento; requisiti di qualità e sicurezza per a.; profili professionali; ecc.) Quadro normativo di riferimento (principale) (3)

3 27 inoltre l. 241/1990 (e successive modifiche), diritto di accesso agli atti e trasparenza amministrativa d.lgs 42/2004, Codice beni culturali e paesaggio (e successive modifiche) d.p.r. 37/2001, semplificazione dei procedimenti di costituzione e rinnovo delle Commissioni di sorveglianza d.lgs 196/2003, Codice in materia di protezione dei dati personali (All. A.2 - Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici) Quadro normativo di riferimento (principale) (4)

3 28 I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido) sistema documentario insieme dei documenti (funzionalmente strutturati e organizzati) che un soggetto produce/acquisisce nell’esercizio delle sue funzioni e il complesso delle regole, delle procedure e degli strumenti per la loro gestione Modello (caratteristiche principali) (1)

3 29 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] gestione documenti insieme delle attività finalizzate alla registrazione di protocollo, alla classificazione, organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni nell’ambito del sistema di classificazione adottato Modello (caratteristiche principali) (2)

3 30 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] sistema di gestione informatica dei documenti insieme di risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti Modello (caratteristiche principali) (3)

3 31 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] sistema di gestione dei flussi documentali include i procedimenti amministrativi include il sistema di gestione informatica dei documenti Modello (caratteristiche principali) (4)

3 32 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] requisiti per la formazione dei documenti e per la tenuta nell’archivio corrente = a) gestione informatica dei documenti: protocollo informatico, classificazione / organizzazione, selezione / conservazione (coordinamento con classificazione); b) firma digitale; c) archiviazione sostitutiva e digitale strumenti per lo scambio e interoperabilità: XML e la rete unitaria; utilizzo di sistemi di posta elettronica procedure per l’organizzazione dei sistemi: AOO; Servizio per la gestione dei flussi; responsabile Servizio con competenza archivistica; manuale di gestione modalità di trasferimento e di conservazione archivi Modello (caratteristiche principali) (5)

3 33 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] accesso ai documenti e alle informazioni del sistema criteri di abilitazione per: consultazione; inserimento e modifica garantire: ricerca in base a diversi criteri; possibilità di elaborazioni statistiche tutela dei dati riservati relativi alla persona Modello (caratteristiche principali) (6)

3 34 [I. GESTIONE DOCUMENTALE mediante sistemi informativi automatizzati (anche ambiente ibrido)] sicurezza/conservazione risorse e informazioni del sistema operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile copie di sicurezza in luoghi differenti e sicuri leggibilità dei dati: informazioni trasferite sempre consultabili conservazione sostitutiva: informazioni su gestione informatica dei doc.ti parte integrante del sistema di indicizzazione e di organizzazione dei doc.ti oggetto procedure di conservazione sostitutiva Modello (caratteristiche principali) (7)

3 35 nota su aspetti di maggiore rilevanza contenute nelle norme sulla gestione informatica dei doc.ti con riflessi sulla conservazione digitale obbligo Manuale di gestione ricorso a profili di competenza e responsabilità tecniche per la guida delle strutture dedicate alla gestione documentale regole per l’interoperabilità (trasmissione telematica dei doc.ti basata su segnatura in XML = elementi informativo predefiniti utili non solo per interscambio automatico dei metadati di registrazione/identificiazione dei doc.ti ma anche a documentare in formato aperto processi di gestione documentaria); coordinamento attività in capo al responsabile per la conservazione, al responsabile per la sicurezza dei dati e al responsabile del servizio per la gestione informatica dei doc.ti e archivi Modello (caratteristiche principali) (8)

3 36 II. CONSERVAZIONE DIGITALE “modello” costruito di concerto con il ministro BACT per la parte relativa alla conservazione dei documenti informatici delle PPAA nel rispetto della disciplina rilevante in materia di tutela dei dati personali (in part., Codice in materia di protezione dei dati personali) Modello (caratteristiche principali) (9)

3 37 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] in part. riconoscimento ruolo MiBACT nella definizione delle RRTT su protocollo informatico, doc.to informatico e sistema di conservazione generale) nella definizione del regolamento che individua le categorie di doc.ti amministrativi che possono essere redatti in originale anche su supporto cartaceo in relazione al particolare valore di testimonianza storica e “archivistica” (v. dopo) intervento nel momento della scarto del PdA (v. dopo) in caso di archivi pubblici e archivi privati che rivestono un interesse storico part. importante (autorizzazione) Modello (caratteristiche principali) (10)

3 38 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] d.p.c.m. 21 marz = individuazione tipologie doc.ti analogici originali unici per le quali – in ragione di esigenze di natura pubblicistica – permane l’obbligo della conservazione dell’originale analogico, oppure, in caso di cons. sostitutiva, la loro conformità all’originale deve essere autenticata da notaio o da pub. ufficiale a ciò autorizzato, con dichiarazione firmata digitalmente e allegata al documento informatico (ma per una parte di doc.ti permane cmq l’obbligo della conservazione dell’originale analogico) + poteri di controllo anche per gli archivi privati dichiarati di notevole interesse storico in materia di riproduzione e conservazione su supporto informatico Modello (caratteristiche principali) (10/a)

3 39 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] inoltre si riconferma, nelle linee generali, il modello già esistente del sistema di gestione informatica dei documenti Servizio per la gestione informatica dei documenti (per AOO) responsabile del Servizio + coordinatore della gestione documentale operazioni di registrazione e segnatura di protocollo sistema di classificazione e “conservazione” Manuale di gestione Modello (caratteristiche principali) (11)

3 40 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] sistema di conservazione digitale ambito applicazione amministrazioni pubbliche parte privati soggetti esterni a cui è eventualmente affidata la gestione o la conservazione dei docc. informatici ruoli e responsabilità produttore (persone fisiche o giuridiche interne o esterne al sistema di conservazione); nelle PPAA si identifica con responsabile della gestione documentale utente responsabile della conservazione Modello (caratteristiche principali) (12)

3 41 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] sistema di conservazione digitale deve assicurare (dalla presa in carico dal produttore fino scarto/versamento AS) conservazione “oggetti” conservati, garantendone l’autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità nel tempo doc.ti informatici / doc.ti amministrativi informatici con metadati associati fascicoli informatici / aggregazioni documentali informatiche con metadati associati + registri e repertori informatici fornite indicazioni su set minino di metadati sufficiente per una conservazione a lungo termine (o permanente)? Modello (caratteristiche principali) (13)

3 42 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] sistema di conservazione digitale deve anche assicurare identificazione certa del soggetto che ha formato il doc.to identificazione certa dell’amministrazione o AOO di riferimento rispetto misure di sicurezza Modello (caratteristiche principali) (14)

3 43 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] gli oggetti del sistema di conservazione digitale sono trattati in PI (modello OAIS) PdV / PdA / PdD dettagliate solo le caratteristiche del PdA (riferimento allo standard SInCRO - Supporto all'Interoperabilità nella conservazione e nel recupero degli oggetti digitali -UNI 11386:2010: standard nazionale sulla struttura dell’insieme dei dati a supporto del processo di conservazione; articolazione per mezzo del linguaggio formale XML) sufficienti le informazioni descrittive del PdA per una conservazione a lungo termine (o permanente)? Modello (caratteristiche principali) (15)

3 44 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] il responsabile della conservazione definire le caratteristiche del sistema di conservazione gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità generare rapporti di versamento (ingestion) generare e sottoscrivere i PPdD effettuare monitoraggio sistema di conservazione verificare periodicamente l’integrità e la leggibilità degli archivi digitali (almeno ogni 5 anni) adottare misure tempestive nel caso di degrado del sistema e/o di obsolescenza dei formati Modello (caratteristiche principali) (16)

3 45 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] ed ancora, deve provvedere a generare duplicati e come in base all’evolversi delle tecnologie provvedere al versamento dei documenti “di interesse storico” agli AS predisporre il manuale di conservazione produrre a fini di esibizione, a richiesta degli utenti, i PdD (stessa struttura dei PdA per garantire l’interoperabilità; sottoscritti con firma qualificata se previsto dal manuale di conservazione) Modello (caratteristiche principali) (16/a)

3 46 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] infine, deve produrre, su richiesta degli utenti, duplicati informatici dei documenti conservati, oppure se necessario procedere allo scarto dei PdA all’eventuale scadenza del loro termine di conservazione, dandone informativa al produttore nel caso degli archivi pubblici o privati, che rivestono interesse storico particolarmente importante, lo scarto del PdA avviene previa autorizzazione del MiBACT rilasciata al produttore secondo quanto previsto dalla normativa vigente in materia Modello (caratteristiche principali) (16/b)

3 47 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] manuale di conservazione, illustra, in relazione al sistema di conservazione organizzazione soggetti coinvolti e ruoli svolti dagli stessi modello di funzionamento e processi architetture e infrastrutture usate misure di sicurezza adottate ogni altra informazione utile alla gestione e verifica, nel tempo, del sistema di conservazione Modello (caratteristiche principali) (17)

3 48 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] conservazione può avvenire all’interno del soggetto produttore affidandola, parzialmente/totalmente, ad altri soggetti esterni, pubblici o privati; la PA deve riferirsi ai conservatori accreditati (livello più alto di garanzie) Modello (caratteristiche principali) (18)

3 49 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] conservatori accreditati (circ. AgID 65/2014) procedure per accreditamento da parte AgID di quei conservatori che garantiscono i livelli più alti in termini di qualità e sicurezza devono avere determinati requisiti in relazione a: affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria personale dotato di conoscenze, di esperienze e competenze specifiche soprattutto nel settore gestionale, gestionale documentale, conservazione digitale e procedure di sicurezza utilizzare sistemi sicuri e affidabili di conservazione digitale, realizzati e gestiti in conformità RRTT CAD Modello (caratteristiche principali) (19)

3 50 [II. CONSERVAZIONE DIGITALE] conservatori accreditati figure professionali responsabile del Servizio di conservazione (non specificato tipo di formazione) responsabile della funzione archivistica di conservazione (L.M. in archivistica; collabora con il produttore; rapporti con MiBACT) responsabile del trattamento dati personali responsabile della sicurezza dei sistemi per la conservazione responsabile dei sistemi informativi per la conservazione responsabile dello sviluppo e manutenzione del sistema di conservazione Modello (caratteristiche principali) (19/a)

3 51 dal 2010 (modifica CAD) tra le novità in tema di conservazione digitale anche riconoscimento della necessità di discipline particolari (riconosciute con d.p.c.m. 21 marz. 2013) per la conservazione sostitutiva di particolari tipologie di doc.ti analogici originali = riconoscimento della necessità di intervenire precocemente nel processo di formazione dei doc.ti ancoraggio al prot. informatico delle caselle di PEC = centralità di un sistema unitario e organico di gestione che utilizza strumenti archivistici Concludendo… (1)

3 52 collegamento tra responsabile del servizio di protocollo e archivi e il responsabile della conservazione = garanzia di continuità tecnico-documentaria nella catena responsabilità obbligo di piani di emergenza e disaster recovery (garantire continuità operativa attività essenziali, veloce ripristino attività ordinarie, funzionamento centro elaborazione dati, procedure informatiche) = garanzia tecnico-organizzativa per protezione contenute digitali Concludendo… (2)

3 53 come implementare il modello del sistema di conservazione in un’ottica di conservazione “permanente” scelta della “tipologia” di firma in base alle caratteristiche / finalità / funzioni del doc.to e del PI = conseguenze organizzative e di costi criteri per costituzione PI (interoperabili e “coerenti”) = in relazione ai metadati su firma contenuti pacchetti e relative informazioni gestionali, descrittive e di indicizzazione (limiti dello standard UNI SinCRO); “aggregazioni” omogenee funzionalmente e in relazione ai tempi di conservazione metadati descrittivi risorse digitali precisare le forme organizzative Concludendo… (3)

3 54 precisazione livelli di responsabilità e le modalità di cooperazione tra i vari “responsabili” rapporto tra MdG e MdC (es. verificare i MdC elaborati e depositati dai conservatori accreditati) riflessione sulla conseguenza del concetto di “comunità di riferimento” ruolo dell’Amministrazione archivistica = questione tutela patrimonio culturale documentario digitale nativo = tempistica trasferimenti/ versamenti negli archivi di deposito e storici (ancora “alto” il recente termine dei 30 anni) e ri-definizione delle responsabilità istituzionali Concludendo… (4)

3 55 quali i collegamenti con la conservazione delle risorse digitali “permanente” (fonti digitali di interesse storico) e con la conservazione delle risorse digitali nei sistemi informativi archivistici

3 56 ICAR (Istituto Centrale per gli Archivi) via di Castro Pretorio 105, Roma (+39) (+39) (+39) Contatti