La Nuova Normativa Antiriciclaggio: I Nuovi Obblighi per Operatori NON Finanziari Roberto Petrocchi senior consultant GruppoMIT Padova 15 novembre 2007

Obblighi per gli Operatori a) Antiriciclaggio (Dlgs. 56/2004) b) Analisi Operazioni Sospette (Decalogo Bankit 12/01/2001, Dlgs. 56/2004) La normativa Antiriciclaggio per gli operatori non finanziari e’ completamente diversa dalla normativa per le holding / finanziarie sia da un punto di vista legale che tecnico. NON E’ A NORMA DI LEGGE UN UNICO SOFTWARE CHE GESTISCE GLI ADEMPIMENTI ANTIRICICLAGGIO SIA PER OPERATORI CHE PER HOLDING, POICHE’ GLI STANDARD TECNICI E LE FUNZIONI SONO DIVERSI

Nuove Norme Antiriciclaggio Le norme per operatori si dividono in due fasi Identificazione del cliente Nel caso di società occorre verificare il potere di rappresentanza ed acquisire informazioni per individuare gli amministratori / proprietari effettivi della società b) Nel caso di persone fisiche è necessario registrare gli estremi di un documento in corso di validità Registrazioni operazioni Le operazioni devono essere registrate quando si ha la conclusione di un contratto preliminare – o in mancanza – di quello definitivo per un valore superiore ai 12 500 euro

Controlli base da effettuare Al momento dell’identificazione del cliente occorre verificare che il documento non sia scaduto e non sia contraffatto In caso di prestazione per conto di un altro soggetto farsi rilasciare da parte del cliente tutti i dati necessari per l’ identificazione dei soggetti per conto dei quali operano Ai fini della segnalazione di operazione sospetta analizzare se la prestazione e’ congrua in base alla capacità patrimoniale del cliente

Analisi Operazioni Sospette Per l’ analisi operazioni sospette la MIT ha realizzato un software che effettua un analisi qualitativa e quantitativa sulle registrazioni in modo da evidenziare i caratteri di ripetitività e di frequenza. Naturalmente solo la conoscenza diretta del cliente permette di verificare se l’analisi automatica effettivamente ha valenza per la segnalazione

Le sanzioni Obbligo Violazione Sanzione 1) Trasferire denaro, libretti al portatore di importo > 12.500 € ricorrendo a intermediari abilitati, indicare il nome del beneficiario e la clausola di non trasferibilità su assegni, vaglia >12.500 € (Art. 1 commi 1 e 2 L. 197/91) Trasferire denaro, libretti al portatore di importo > 12.500 € NON ricorrendo a intermediari abilitati, non indicare nome beneficiario / clausola non trasferibilità su assegni, >12.500 € (art. 5 comma 1 L. 197/91) Dall’ 1 al 40% dell’ importo dell’operazione 2) Libretti bancari o postali al portatore con saldo <= 12.500€ (Art. 1 comma 2 bis L.197/91) Infrazione limite (art. 6 comma 6 lett.d) dlgs. 56/2004) Fino al 20% importo per saldo < 250.000 €; dal 20 al 40% se saldo > 250.000 € 3) Riferire entro 30 gg. violazione al punto 1) (Art. 7 comma 1 Dlgs. 56/2004) Omessa comunicaz. (art. 7 comma 2 Dlgs. 56/2004) Dal 3 al 30% dell’ importo dell’operazione 4) Segnalare all’ UIC operazioni sospette (Art. 2 comma 2 Dlgs. 56/2004) Omessa segnalazione (art. 6 comma 6 lett. b) Dlgs 56/2004) Dal 5 al 50% operazione

Obbligo Violazione Sanzione Da 500 a 25.000 € Da 5.000 a 200.000 € 5) Comunicare i dati e fornire le informazioni all’ UIC (Art. 3 commi 4 L. 197/91 e succ.) Inosservanza (art. 7 comma 4 Dlgs. 56/2004) Da 500 a 25.000 € 6) Sospensione Operazione Art. 3 comma 6 L.197/91 Inosservanza (art. 7 comma 5 dlgs. 56/2004) Da 5.000 a 200.000 € 7) Rilascio informativa privacy (Art. 13 Dlgs. 196/2003) Mancato rilascio (art.161 Dlgs. 196/2003) Da 3.000 a 18.000 € 8) Istituzione archivio unico (art. 3 comma 1 Dlgs. 56/2004) Omessa istituzione (art.5 comma 4 L. 197/91) Arresto da 6 mesi ad un anno e ammenda da 5.164 a 25.822 € 9) Registraz./ clienti operazioni (art. 2 comma 3 Dlgs. 56/2004) Tardiva / omessa registraz. (art. 2 comma 7 L.197/91) Sanzione pecuniaria da 2.582 a 12.911 € per operazione. 10) Riservatezza contenuto segnalazioni op. sospette (art. 3 comma 7 L. 197/91) Inosservanza (art.5 comma 6 L. 197/91) Arresto da 6 mesi ad un anno e ammenda da 5.164 a 51.645 €. 11) Fornire generalità soggetto per cui si opera (art. 2 comma 1 L. 197/91) Omettere o fornire false generalità (art. 2 comma 1 n.8 L. 197/91) Arresto da 6 mesi ad un anno e ammenda da 516.4 a 5.164,56 € (Se non costituisce reato più grave)

Novità III direttiva antiriciclaggio Il nuovo organo di controllo è “UIF”: l’unità di informazione finanziaria Obblighi di adeguata verifica della clientela da parte di altri soggetti : - quando instaurano un rapporto continuativo o è conferito dal cliente l’incarico a svolgere una prestazione professionale; - quando eseguono operazioni occasionali che comportino la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che siano effettuate con una operazione unica o con più operazioni che appaiono collegate ; - quando vi è sospetto di riciclaggio o di finanziamento del terrorismo, indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile; - quando vi sono dubbi sulla veridicità o sull’adeguatezza dei dati precedentemente ottenuti ai fini dell’identificazione di un cliente.

Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela Gli obblighi di adeguata verifica della clientela consistono nelle seguenti attività: identificare il cliente e verificarne l’identità sulla base di documenti, dati o informazioni ottenuti da una fonte affidabile e indipendente; identificare l’eventuale titolare effettivo e verificarne l’identità; ottenere informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale; svolgere un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

l’identificazione e la verifica dell’identità del cliente e del titolare effettivo è svolta, in presenza del cliente, anche attraverso propri dipendenti o collaboratori, mediante un documento d’identità non scaduto prima dell’instaurazione del rapporto continuativo o al momento in cui è conferito l’incarico di svolgere una prestazione professionale o dell’esecuzione dell’operazione. Qualora il cliente sia una società o un ente è verificata l’effettiva esistenza del potere di rappresentanza e sono acquisite le informazioni necessarie per individuare e verificare l’identità dei relativi - rappresentanti delegati alla firma per l’operazione da svolgere; - l’identificazione e la verifica dell’identità del titolare effettivo è effettuata contestualmente all’identificazione del cliente e impone, per le persone giuridiche, i trust e soggetti giuridici analoghi, l’adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente

Approccio basato sul rischio con riferimento al cliente: natura giuridica; prevalente attività svolta; condotta tenuta al momento del compimento dell’operazione o dell’instaurazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale; area geografica di residenza del cliente o della controparte; con riferimento all’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale: tipologia dell’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale posti in essere; modalità di svolgimento dell’operazione, rapporto continuativo o prestazione professionale; ammontare; frequenza delle operazioni e durata del rapporto continuativo o della prestazione professionale; ragionevolezza dell’operazione, del rapporto continuativo o della prestazione professionale in rapporto all’attività svolta dal cliente; area geografica di destinazione del prodotto, oggetto dell’operazione o del rapporto continuativo.

Obblighi rafforzati Quando il cliente non è fisicamente presente, gli enti e le persone soggetti al presente decreto adottano misure specifiche e adeguate per compensare il rischio più elevato applicando una o più fra le misure di seguito indicate, a titolo esemplificativo: accertare l’identità del cliente tramite documenti, dati o informazioni supplementari; adottare misure supplementari per la verifica o la certificazione dei documenti forniti o richiedere una certificazione di conferma di un ente creditizio o finanziario soggetto alla direttiva; assicurarsi che il primo pagamento relativo all’operazione sia effettuato tramite un conto intestato al cliente presso un ente creditizio.

Obblighi di CONSERVAZIONE E DI REGISTRAZIONE per quanto riguarda gli obblighi di adeguata verifica del cliente, conservano la copia o i riferimenti dei documenti richiesti, per un periodo di almeno dieci anni dalla fine del rapporto continuativo o della prestazione professionale; per quanto riguarda le operazioni, i rapporti continuativi e le prestazioni professionali, conservano le scritture e le registrazioni, consistenti nei documenti originali o nelle copie aventi analoga efficacia probatoria nei procedimenti giudiziari, per un periodo di almeno dieci anni dall’esecuzione dell’operazione o dalla cessazione del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Obblighi di CONSERVAZIONE E DI REGISTRAZIONE Con riferimento a tutte le operazioni di importo pari o superiore a 15.000 euro, indipendentemente dal fatto che si tratti di un’operazione unica o di più operazioni che appaiono collegate: la data, la causale, l’importo, la tipologia dell’operazione, i mezzi di pagamento e i dati identificativi del soggetto che effettua l’operazione e del soggetto per conto del quale eventualmente opera. Le informazioni di cui sopra sono registrate tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno successivo al compimento dell’operazione

Modalità di registrazione Elaborazione mensile dei dati con strumenti informatici propri corrispondenti ai tracciati pubblicati in GU. I dati son resi disponibili in 3 giorni In alternativa istituzione dell’archivio unico informatico (AUI) L’archivio unico informatico è formato e gestito in modo tale da assicurare la chiarezza, la completezza e l’immediatezza delle informazioni, la loro conservazione secondo criteri uniformi, il mantenimento della storicità delle informazioni, la possibilità di desumere evidenze integrate, la facilità di consultazione. Esso deve essere strutturato in modo tale da contenere gli oneri gravanti sui diversi destinatari, tenere conto delle peculiarità operative dei diversi destinatari e semplificare le registrazioni.

La soluzione Informatica Il Gruppo MIT, specializzato nella gestione degli adempimenti normativi sin dal 1993, data di attivazione dei primi obblighi antiriciclaggio, oltre a fornire assistenza tecnica sul prodotto, fornisce anche assistenza normativa e legale. Per maggiori informazioni potete chiamare al num. 0572/766141 oppure inviare un e-mail a info@gruppomit.com