AGGIORNAMENTO ORDINI CONSIGLIO DI SEZIONE 8 MAGGIO 2017

Estratto da Circolare Direzione Affari Contrattuali e Patrimoniali disponibile al link http://www.ac.infn.it/circolari/ (ultima in ordine di pubblicazione) Obbligo di ricorso alle convenzioni CONSIP per energia elettrica, gas, carburanti, combustibili per riscaldamento, telefonia fissa e mobile, buoni pasto Beni e servizi informatici: obbligo di acquisto con gli strumenti messi a disposizione da CONSIP: convenzione, RDO mepa, ordine diretto di acquisto. In caso di NON DISPONIBILITA’ del bene / servizio in MEPA questi acquisti vanno comunicati in modo separato ad AGID (vale anche per tutte le licenze e relative manutenzioni acquistate fuori mepa es. Europractice) Sempre ricorso prioritario al MEPA per acquisti a partire da Euro 1000,00 Acquisti di importo inferiore a Euro 1000; possono essere effettuati anche senza ricorrere in modo prioritario al MEPA, nel rispetto del principio del divieto di frazionamento (esclusi beni e servizi informatici); a seguire modalita’ dettagliate

ISTRUZIONI OPERATIVE Gli affidamenti di importo inferiore ai 40000 Euro, per i quali si puo’ procedere ad affidamento diretto adeguatamente motivato, devono essere accompagnati da una concreta ed effettiva motivazione in merito alla scelta dell’affidatario, in relazione all’economicita’ dell’affidamento e al rispetto dei principi di concorrenza e rotazione. Per adeguata motivazione si intende anche un confronto con valutazione comparativa tra piu’ preventivi di spesa (a seguire dettagli) In linea generale: Utilizzo dell’elenco fornitori ufficiale INFN (NON ANCORA ATTIVATO AL MOMENTO), nella misura in cui sara’ man mano attivato; Rispetto del principio di rotazione negli inviti e di economicita’ dell’affidamento; Obbligo di fornire una motivazione rafforzata in caso di invito o affidamento al fornitore uscente o ricorrente; in pratica lo si deve trattare come un fornitore unico indicando la motivazione e deve essere motivata l’unicita’ in modo esplicito. Utilizzo delle RDO MEPA (se bene presente in MEPA) o del’avviso a manifestare interesse, qualora vi sia un numero potenzialmente significativo di fornitori.

ACQUISTI MINORI AI 1000 EURO In presenza di prodotto/servizio da gara nazionale INFN obbligo di acquisto dal fornitore nazionale (RS – ABC a seguire) In assenza di prodotto servizio da gara nazionale INFN, con rispetto principio di rotazione, una delle seguenti modalita’ a scelta OdA MEPA con motivazione circa economicita’ (prezzo piu’ basso con indagine informale con due preventivi via email/telefono); Trattativa Diretta Mepa con confronto tra due preventivi; prima confronto informale poi trattativa diretta solo a ditta scelta Richiesta due preventivi quando prodotto/servizio non esistono su MEPA (quando sara’ disponibile andra’ fatto da elenco fornitori INFN), con motivazione circa economicita’ Se si presenta un solo preventivo bisogna considerare la ditta come un unico fornitore dunque va dichiarata la motivazione rafforzata dell’unicita’ Anche per gli ordini inferiori ai 1000 euro e’ sempre richiesta una breve relazione sull’utilizzo del materiale, sul dettaglio del confronto tra i preventivi ove presente, e/o sull’unicita’ del fornitore.

ACQUISTI DA EURO 1000 A EURO 40000 Anche in questo caso ove presente gara nazionale obbligo di acquisto presso il fornitore nazionale. Ove non presente gara nazionale PRESTAZIONE PRESENTE IN MEPA Quando possibile utilizzare la RDO MEPA aperta a tutti; se non la si fa aperta a tutti bisogna comunque cambiare e fare ruotare le ditte che si invitano, e invitarne almeno 5 garantendo principi di rotazione ed economicita’. Utilizzare trattativa diretta mepa, dopo avere fatto indagini informali e avere identificato il preventivo piu’ basso; allegare copia dei preventivi. < 20000 euro : almeno tre preventivi Da 20000 a 30000 euro; almeno 4 preventivi Da 30000 a 40000 euro: almeno 5 preventivi OdA MEPA: non essendoci confronto comparativo va giustificato con unicita’ del fornitore; se così non fosse e’ sempre necessario un confronto comparativo informale PRESTAZIONE NON PRESENTE IN MEPA Indagine di mercato documentata, dunque con presentazione dei preventivi richiesti in modo informale, salvo poi protocollare solo la richiesta di offerta e l’offerta della ditta scelta Nel caso in cui non esistano ditte che possono produrre il preventivo secondo queste indicazioni, va indicato nella relazione. Sempre rispetto dell’obbligo di rotazione ed economicita’; in caso di dubbio e’ opportuno utilizzare la pubblicazione dell’avviso a manifestare interesse. Quando ci sara’ l’albo fornitori INFN a cui attingere, si dovra’ attingere allo stesso elenco, seguendo i medesimi criteri.

PRESTAZIONE NON PRESENTE IN MEPA Indagine di mercato documentata, dunque con presentazione delle richieste di offerta via email e dei preventivi ricevuti, salvo poi protocollare solo la richiesta di offerta ufficiale e l’offerta ufficiale della ditta scelta < 20000 euro : almeno tre preventivi Da 20000 a 30000 euro; almeno 4 preventivi Da 30000 a 40000 euro: almeno 5 preventivi Nel caso in cui non esistano ditte che possono produrre il preventivo secondo queste indicazioni, va indicato nella relazione. Sempre rispetto dell’obbligo di rotazione ed economicita’; in caso di dubbio e’ opportuno utilizzare la pubblicazione dell’avviso a manifestare interesse. Quando ci sara’ l’albo fornitori INFN a cui attingere, si dovra’ attingere all’ elenco, seguendo i medesimi criteri.

Come ricercare i soggetti che possono essere invitati a presentare un preventivo? Ricerca in Internet Ricerca su cataloghi Ricerca su listini ufficiali Confronto soggetti presenti sul MEPA Con albo fornitori quando sara’ disponibile Con avviso a manifestare interesse

Gara nazionale RS/ABC Lotto 1: componenti elettronici RS CIG 6811594131 Lotto 2: articoli tecnici di laboratorio e officina RS CIG 6811639652 Lotto 3: materiale elettrico per laboratori RS CIG 6811669F11 Lotto 4: Strumentazione scientifica RS CIG 6811678681 Lotto 5: Utensileria per Laboratori e Officine ABC TOOLS CIG 6811683AA0

Sono stati nominati dei punti istruttori Unico punto ordinante che autorizza l’acquisto e’ il Direttore Non serve determina a contrarre Non serve chiedere Cig derivato Non devono essere inoltrati ordini al di fuori del contratto, con riferimento ai lotti compresi nella gara. Tutto il materiale acquistabile su questi cataloghi non potra’ essere acquistato da altre ditte Istruzioni per i punti istruttori nominati dal Direttore: 1) Aprire una RDA INFN e salvarsela in bozza per avere un numero di riferimento. 2) Loggarsi sul sito RS con lo usernema del lotto N e compilare il carrello. 3) Riportare sulle note del carrello il numero delle RDA INFN. Farsi una copia del carrello in formato PDF. 4) Inviare il carrello a RS che aspetterà a fornire il materiale sino all'approvazione di Chiara. 5) Rifare i passaggi 2,3,4 per ogni lotto. Utilizzando i vari username forniti da RS. 6) Compilare la RDA INFN ponendo come oggetti i carrelli con il loro numero identificativo e magari loro CIG corrispondente. Mettendo come quantità 1 e come prezzo il prezzo cumulativo del carrello senza IVA. Sottometterla. 7) Spedire a voi i pdf della RDA INFN, dei carrelli, delle eventuali schede di sicurezza e quant'altro. 8) La Chiara approva ed il gioco è fatto.

Sono stati nominati dei punti istruttori PUNTI ISTRUTTORI RS PUNTI ISTRUTTORI ABC Istruzioni per i punti istruttori nominati dal Direttore: 1) Aprire una RDA INFN e salvarsela in bozza per avere un numero di riferimento. 2) Loggarsi sul sito RS con lo usernema del lotto N e compilare il carrello. 3) Riportare sulle note del carrello il numero delle RDA INFN. Farsi una copia del carrello in formato PDF. 4) Inviare il carrello a RS che aspetterà a fornire il materiale sino all'approvazione di Chiara. 5) Rifare i passaggi 2,3,4 per ogni lotto. Utilizzando i vari username forniti da RS. 6) Compilare la RDA INFN ponendo come oggetti i carrelli con il loro numero identificativo e magari loro CIG corrispondente. Mettendo come quantità 1 e come prezzo il prezzo cumulativo del carrello senza IVA. Sottometterla. 7) Spedire a voi i pdf della RDA INFN, dei carrelli, delle eventuali schede di sicurezza e quant'altro. 8) La Chiara approva ed il gioco è fatto. Massimo Fusetti 0250319513 massimo.fusetti@mi.infn.it Mauro Citterio 0250317330 mauro.citterio@mi.infn.it Fabrizio Sabatini 0250317390 fabrizio.sabatini@mi.infn.it Chiara Guazzoni 0223996147 chiara.guazzoni@polimi.it Ciro Boiano 0250317323 ciro.boiano@mi.infn.it Andrea Baldini 0250317301 andrea.baldini@mi.infn.it Domenica Quartarella 0250317302 domenica.quartarella@mi.infn.it Capsoni 0250317731 andrea.capsoni@mi.infn.it Ennio Viscione 0250317680 ennio.viscione@mi.infn.it Augusto Brigatti 0250317384 augusto.brigatti@mi.infn.it Quadrio 0250319550 mauro.quadrio@mi.infn.it nome cognome tel email Massimo Fusetti 0250319513 massimo.fusetti@mi.infn.it Mauro Citterio 0250317330 mauro.citterio@mi.infn.it Fabrizio Sabatini 0250317390 fabrizio.sabatini@mi.infn.it Chiara Guazzoni 0223996147 chiara.guazzoni@polimi.it Simone Coelli 0250317679 simone.coelli@mi.infn.it Andrea Baldini 0250317301 andrea.baldini@mi.infn.it Carlo Uva 0250319507 carlo.uva@mi.infn.it Capsoni 0250317731 andrea.capsoni@mi.infn.it Ennio Viscione 0250317680 ennio.viscione@mi.infn.it Augusto Brigatti 0250317384 augusto.brigatti@mi.infn.it Quadrio 0250319550 mauro.quadrio@mi.infn.it

Istruzioni punti istruttori 1) Aprire una RDA INFN e salvarsela in bozza per avere un numero di riferimento. 2) Loggarsi sul sito RS con user e password dei singoli lotti e compilare il carrello. 3) Riportare sulle note del carrello il numero delle RDA INFN. Farsi una copia del carrello in formato PDF. 4) Inviare il carrello a RS; contestualmente il Direttore riceve notifica e potra’ poi autorizzare RS alla fornitura. 5) Rifare i passaggi 2,3,4 per ogni lotto (se necessario ordinare su piu’ lotti) in quanto non e’ possibile fare un ordine con piu’ cig. 6) Compilare la RDA INFN ponendo come oggetto il carrello con il suo numero identificativo. Mettere come quantità 1 e come prezzo il prezzo cumulativo del carrello senza IVA. Sottomettere la RDA. 7) Fare avere in amministrazione le RDA INFN con copia dei carrelli delle eventuali schede di sicurezza e del materiale inventariabile.

Per gli utenti L’utente che ha necessita’ di fare un acquisto RS/ABC deve compilare il carrello del materiale desiderato utilizzando i cataloghi pubblici delle due ditte e fare avere il carrello al punto istruttore. Deve inoltre fornire al punto istruttore i dettagli relativi all’esperimento e al capitolo su cui imputare la spesa. Si raccomanda, nel limite del possibile, di accorpare gli acquisti al fine di evitare la moltiplicazione di ordini e relative fatture, dal momento che le ditte fatturano anche per importi parziali e molto piccoli ogni volta che consegnano un pezzo.