DIREZIONE GENERALE ORGANIZZAZIONE Servizio I Nuovo sistema di protocollo informatico e gestione documentale Dicembre 2016

LE RAGIONI Il Ministero dei beni e delle attività culturali e del turismo utilizza un prodotto di protocollo informatico risalente alla fine degli anni Novanta adatto allora a gestire i processi di registrazione e classificazione, ma oggi non più adeguato ad assicurare la piena rispondenza con i requisiti nazionali e gli standard europei e internazionali per la gestione di documenti informatici e di procedimenti amministrativi informatizzati. In questi anni la normativa vigente in materia di gestione documentale, protocollo informatico e conservazione digitale è notevolmente evoluta, come si evince dal nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale e relative Regole Tecniche. Inoltre, si ravvisa l’esigenza di aggiornare l’esistente portale unico dei procedimenti amministrativi, punto di accesso unitario per i servizi online erogati dall’Amministrazione, e integrarlo con il sistema documentale.

GLI OBIETTIVI Il Ministero ha ritenuto opportuno dotarsi di uno strumento di protocollo informatico e gestione documentale che, in linea con le evoluzioni normative e tecnologiche dell’ultimo quindicennio, fosse in grado di supportare l’Amministrazione nella transizione sempre più rapida dalla gestione tradizionale di un archivio cartaceo alla gestione informatizzata di un sistema documentario digitale. Di conseguenza, il sistema di protocollo ESPI ad oggi usato sarà progressivamente sostituito dalla soluzione di gestione documentale individuata dall’apposito gruppo di lavoro interdisciplinare all’interno del «Catalogo nazionale programmi riutilizzabili» dell’Agid. (http://www.agid.gov.it/catalogo-nazionale-programmi-riusabili) La soluzione acquisita a riuso è il sistema di «Protocollo Informatico Provincia Autonoma di Trento – PiTre». (http://www.agid.gov.it/node/1591)

I VANTAGGI L’introduzione della gestione digitale del documento consente di conseguire notevoli risparmi in termini di tempo e denaro derivanti dalla riduzione progressiva della documentazione cartacea gestita. La condivisione e scambio di documentazione tra uffici dell’Area Organizzativa Omogenea, essendo gestita a livello informatico, avviene in tempo reale e con rischio di errore ridotto al minimo, consentendo una migliore organizzazione del lavoro con una evidente riduzione dei tempi dell’azione amministrativa. Il sistema documentale consentirà di apporre in maniera immediata ed automatica la completa segnatura di protocollo (n. protocollo, classifica, ecc.) direttamente sul documento digitale. Sarà possibile firmare digitalmente i documenti sia da remoto che direttamente, con la medesima efficacia della forma scritta (art. 21 del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 «Codice dell’Amministrazione Digitale» e ss.mm.ii.). La Posta elettronica certificata e la Posta elettronica ordinaria in entrata e in uscita saranno gestite in tempo reale dal sistema.

IL PORTALE UNICO DEI PROCEDIMENTI L’evoluzione dell’esistente portale unico ha lo scopo di fornire a cittadini, professionisti e imprese una visione unitaria dei sistemi informativi, uniformando in tal modo la loro interazione con l‘Amministrazione pur mantenendo le specificità dei procedimenti di competenza della varie strutture. Gli utenti esterni potranno visualizzare lo stato delle pratiche e avere un riscontro sull’andamento delle istanze di procedimento da loro avviate, i dipendenti dell’Amministrazione, attraverso le funzionalità messe a disposizione dal sistema, potranno gestire l’intero ciclo di vita di una istanza di un procedimento. Gli utenti esterni potranno accedere al portale con le credenziali fornite dal Sistema Pubblico per la gestione dell'Identità Digitale – SPID (istituito ex art. 64, comma 2-sexies, del D.lgs. 7 marzo 2005, n. 82 – «Codice dell’Amministrazione Digitale» e ss.mm.ii, e regolamentato con DPCM del 24 ottobre 2014).

LA CONSERVAZIONE DIGITALE Il nuovo sistema documentale sarà integrato con il sistema di conservazione SACER del Polo Archivistico Regionale dell’Emilia Romagna (PARER) con il quale il Ministero ha già stipulato la convenzione per la fornitura del servizio. L’integrazione tra i due sistemi automatizza l’invio giornaliero del registro di protocollo al sistema di conservazione, garantendo all’Amministrazione di adempiere agli obblighi normativi derivanti dalle «Regole Tecniche per il protocollo informatico» (art. 7, c. 5 del DPCM 3 dicembre 2013) senza oneri da parte degli operatori. È stato costituito un gruppo di lavoro intersettoriale che, parallelamente all’adozione del nuovo sistema documentale, sta provvedendo alla revisione del Piano di classificazione del Ministero da correlarsi al Piano di conservazione di urgente definizione. Le funzionalità offerte dal sistema documentale consentono altresì di definire policy automatiche per il versamento al sistema di conservazione dei documenti informatici una volta terminato il loro ciclo di vita attivo, in relazione al Piano di classificazione e ai tempi stabiliti dal Piano di conservazione.

Conclusioni La Direzione Generale Organizzazione, con il supporto di altri uffici dell’Amministrazione centrale e periferica, e con la collaborazione di NTT DATA Italia, società aggiudicataria della gara per la fornitura del servizio (in RTI con Aruba), costituisce il team centrale che cura il coordinamento del progetto e delle attività correlate. L’adozione del nuovo sistema avrà avvio con una fase sperimentale in cui sarà coinvolto un nucleo ristretto di Aree Organizzative Omogenee dell’Amministrazione centrale e periferica, e sarà progressivamente esteso all’intera Amministrazione. Per supportare l’adozione del nuovo sistema sarà definito uno specifico piano di formazione degli utenti che vedrà coinvolti esperti della NTT DATA e personale selezionato dell’Amministrazione. Il team di progetto ti ringrazia per l’attenzione prestata e ti invita a partecipare al sondaggio per l’individuazione del nome da attribuire al nuovo sistema documentale. VOTA