La comunicazione scritta Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

La forma scritta è in grado di assicurare chiarezza, trasparenza ed esattezza dei contenuti di un messaggio. L’operatore ai servizi di accoglienza deve saper comporre testi corretti e chiari, anche in diverse lingue straniere. Le comunicazioni scritte sono interne o esterne. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

La forma più comune di comunicazione scritta è rappresentata dalla lettera inviata per corrispondenza. Altre forme di comunicazione scritta che utilizzano mezzi telematici di trasmissione dati sono: fax, posta elettronica (e-mail) Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

La macchina da scrivere meccanica è stata sostituita da moderni computer con programmi di gestione testi come “Word” - “Pages” - “OpenOffice Writer” Con funzioni di: impaginazione, modifica, controllo degli errori ortografici e memorizzazione dei testi. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Il Fax è una forma di comunicazione mista poiché combina i vantaggi in termine di tempo del mezzo telefonico alla chiarezza della forma scritta. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Grazie ad internet, la Posta elettronica (e-mail) ha letteralmente travolto e modificato la rete di comunicazione ed i rapporti fra individui ed aziende. È possibile inoltre utilizzare la posta elettronica certificata (PEC) che identifica in modo univoco e certifica il mittente e/o il ricevente. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

La comunicazione scritta (lettera, fax, e-mail) ha, in tutti i casi, regole ben precise e codici condivisi. È bene rispettare le seguenti caratteristiche: CHIAREZZA CONCISIONE CORTESIA Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Come scrivere una lettera ? Una lettera trasmette a chi la riceve “l’immagine dell’albergo”, deve quindi essere formale, raffinata, efficace. Importante curare il layout della lettera cioè la disposizione degli elementi indispensabili che sono: Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Elementi lettera - Intestazione del mittente - Data di riferimento - Indirizzo destinatario - Oggetto della lettera - Testo o corpo della lettera - Firma - Allegati - Sigle Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Vediamo alcuni suggerimenti Seguire una corretta impostazione del layout e base grafica Utilizzare correttamente i titoli e le abbreviazioni; Utilizzare frasi chiare e brevi con lessico coinciso; Mantenere un linguaggio formale e cortese; Evitare di commettere imprecisioni oppure errori grammaticali; Rileggere con attenzione la lettera prima di spedirla. - Leggiamo attentamente il contenuto che ha sempre: * prima parte introduttiva, di apertura o premessa; * seconda parte con tema centrale; * terza parte con conclusione, frasi di chiusura e saluti. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Vediamo come disporre gli elementi (layout). Come da esempio Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

IL FAX è un sistema semplice da usare molto diffuso nel settore alberghiero. Predisporre il documento da inviare completo dei dati necessari Digitare sulla tastiera dell’apparecchio fax il numero a cui inviare la comunicazione e premere invio Dopo l’invio occorre controllare il “report di trasmissione”. Ripetere l’ operazione se l’esito non è positivo. - Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

LA POSTA ELETTRONICA Nel settore alberghiero la posta elettronica sta sostituendo la corrispondenza cartacea. Per poter spedire e ricevere e-mail dobbiamo essere in possesso di un account di posta elettronica. È possibile ottenere un account e relativo indirizzo e-mail attraverso la registrazione presso uno dei principali provider Italiani. Alcuni esempi: www.alice.it, www.libero.it, www.gmail.com, www.yahoo.it, www.hotmail.it, www.msn.it, www.tiscali.it. L’indirizzo di posta elettronica rappresenta il luogo virtuale presso il quale arriveranno e dal quale partiranno tutti i nostri messaggi ed ha una precisa struttura: nomeutente@provider.dominio. Ad esempio: riccardorossi@alice.it. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Uno dei principali software di gestione della posta elettronica è Outlook di microsoft. - Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA