DIVISIONE RETE TERRITORIALE “PROGETTO SERVIZIO RISORSE UMANE DI FILIALE” Roma, 18 ottobre 2005

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa ed obiettivi, approccio, metodo di lavoro, rilevazione attività AS IS Principali azioni di intervento ed aspetti caratterizzanti la nuova organizzazione del servizio Nuovo modello organizzativo, dimensionamento complessivo; figure professionali

PREMESSA Il presente documento contiene il modello organizzativo relativo al Servizio Risorse Umane di Filiale sviluppato attraverso l’attività di analisi svolta su 18 realtà campione ed attraverso la rilevazione effettuata sui 140 Servizi RU di Filiale.

PRINCIPALI OBIETTIVI: Creare un servizio di maggiore valenza professionale e più in linea con le esigenze del business; Sviluppare, in coerenza con le altre iniziative avviate sulle strutture di staff e coordinamento, efficienza operativa a supporto della produzione.

APPROCCIO E METODO DI LAVORO 1/5 PRINCIPALI STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP Costituzione GDL DRT – DCRUO Definizione piano interviste ai Responsabili del Servizio RU di 18 realtà campione individuate all’interno dei diversi CLUSTER e delle Aree Country Avvio interviste finalizzate alla rilevazione delle attività svolte dal Servizio RU, delle problematiche, dei principali volumi di riferimento. Analisi, elaborazione dei risultati e primo riscontro sui principali processi; Interviste di dettaglio ed approfondimento a tutti gli operativi di due realtà tra le 18 oggetto del campione (Roma Nord e Venezia).

APPROCCIO E METODO DI LAVORO 2/5 PRINCIPALI STEP Gennaio 05 Marzo 05 Aprile 05 4 STEP 5 STEP 6 STEP Approfondimenti puntuali sulle attività con rilevazione delle fasi di lavorazione, tempi, volumi e frequenze all’interno di ogni singola micro attività. Confronto e consolidamento dei dati e delle informazioni rilevate. Individuazione delle attività “CORE” del Servizio FOCUS delle criticità derivanti dagli strumenti tecnici utilizzati Rilevazione e mappatura delle attività sulle 140 Filiali, analisi dei dati e definizione di: dimensionamento; assetto organizzativo TO BE; figure professionali e pesatura del livello professionale; panel con alcuni Responsabili delle Strutture RUR e Country.

18 Filiali Campione appartenenti ad otto Aree Country APPROCCIO E METODO DI LAVORO 3/5 Il Piano di campionamento è stato definito con un insieme di semplici regole al fine di selezionare una parte della popolazione oggetto dell’analisi. Un piano di campionamento corretto, consente di ridurre il numero di unità da osservare senza perdita di informazioni. 18 Filiali Campione appartenenti ad otto Aree Country

AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE APPROCCIO E METODO DI LAVORO 4/5 Rilevazione delle attività AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE GESTIONE DEL PERSONALE PUNTO AMMINISTRATIVO: Elaborazione e liquidazione delle retribuzioni, Adempimenti amministrativi per assunzioni e cessazioni del personale Ricostruzione dati contabili e retributivi del dipendente in caso di vertenza Assistenza fiscal e Riferimento IPOST Inserimento/analisi indicatori assenteismo/straordinari FOCAL POINT: Inserimento causali presenze/assenze nel sistema informatico aziendale Controllo dei giustificativi richiesti ai dipendenti (certificati medici – permessi – autorizzazioni straordinari) Ricezione/controllo modelli per assistenza fiscale e Fondo Poste Gestione trasferimenti, distacchi ed applicazioni temporanee Gestione risorse umane (colloqui gestionali - politica retributiva – valutazione prestazioni) Gestione del processo di incentivazione personale commerciale Gestione assunzioni (T. I .-T. D .-Somministrazioni - Reintegre). Gestione cessazioni (dimissioni – scadenza T.D. – decesso - esodabili- licenziamenti) Gestione del part-time Valutazione aspettativa (ex art. 34 CCNL – L. 1204 – L. 104), permessi con/senza diritto alla retribuzione e malattie professionali Gestione inabilità e riposizionamento inidonei

DISCIPLINA E CONTENZIOSO APPROCCIO E METODO DI LAVORO 5/5 Rilevazione delle attività RELAZIONI SINDACALI DISCIPLINA E CONTENZIOSO FORMAZ. ED ADESTRAMENTO Attività previste in coerenza con le previsioni del CCNL di cui e solo a titolo di esempio: Consultazione; Informativa; Procedure di raffreddamento; Assemblee – Riunioni Sindacali; Gestione agenda cariche sindacali; Sciopero; Attività di verifica su istanze sindacali. Acquisizione segnalazione e verifica estremi di rilevanza disciplinare Predisposizione della bozza di contestazione e inoltro alla funzione RUR Raccolta giustificazioni e predisposizione del verbale di audizione Acquisizione informazione del ricorso disciplinare e predisposizione documentazione per invio alle funzioni di DCRUO/DAL Acquisizione informazione di contenzioso e ricerca della documentazione necessaria Predisposizione elementi “parte in fatto” e relazione per invio alla funzione RUR Acquisizione del piano formativo Convocazione partecipanti Predisposizione e invio materiale didattico Organizzazione logistica (ricerca/prenotazione aule, supporti formativi..) Gestione operativa dell’aula (gestione fogli presenze, introduzione del corso) SERVIZI GENERALI Attività di archivio e Protocollo Attività di gestione nei servizi di Guardiania ed Accessi ai varchi delle sedi direzionali.

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa ed obiettivi, approccio, metodo di lavoro, rilevazione attività AS IS Principali azioni di intervento ed aspetti caratterizzanti la nuova organizzazione del servizio Nuovo modello organizzativo, dimensionamento complessivo; figure professionali

PRINCIPALI AZIONI DEFINITE Per la definizione delle linee di intervento sono state effettuate tre principali analisi: Focus su due realtà del campione Mappatura “gestionale” sulle 140 realtà Panel con Responsabili Area Country e Risorse Umane

PRINCIPALI AZIONI DEFINITE Evoluzione del Servizio RU e definizione del nuovo assetto organizzativo e del dimensionamento Diversa organizzazione delle attività di Amministrazione del Personale Informatizzazione dell’attività relativa al modello 70P e creazione di un modulo “web” attraverso la definizione di una specifica procedura informatica TM Light

ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE LA NUOVA ORGANIZZAZIONE DEL SERVIZIO Nel nuovo modello di funzionamento l’attività di “amministrazione del personale”, esce dalla Filiale per essere organizzata su un minore numero di punti fisici (circa 100) dipendenti gerarchicamente dalla DCRUO. Il Nuovo Servizio RU di Filiale da una connotazione tipicamente legata all’amministrazione evolve verso una “DIVERSA FOCALIZZAZIONE” su alcuni principali filoni di tematiche di cui e solo a titoli di esempio: gestione e sviluppo, addestramento e formazione; sistemi di incentivazione del personale; disciplina del rapporto di lavoro, relazioni sindacali; analisi e monitoraggio indicatori gestionali (es. ferie, malattia, straordinario).

PUNTO AMMIN. PERS. PROVINCIALE ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE PUNTO AMMIN. PERS. PROVINCIALE PUNTO AMMINISTRATIVO La definizione rispetta una semplice regola in base ad un criterio unico ed omogeneo individuato: organizzazione su base provinciale delle attività relative al punto amministrativo (circa 100 punti). dipendenza gerarchica dalla funzione di DCRUO – RUR.

ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE PUNTO AMMIN. PERS. PROVINCIALE PUNTO AMMINISTRATIVO Alcuni esempi delle principali attività del modello TO BE

ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI: ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI:

ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI: ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI:

ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI: ASPETTI CARATTERIZZANTI LA NUOVA ORGANIZZAZIONE ELENCO PUNTI AMMINISTRATIVI:

Responsabili Operativi CRITICITÀ DEL PROCESSO ATTUALE: TM LIGHT 1/4 Responsabili Operativi Focal Point SAP GUI Richieste TM Fax / Mail Ricezione delle richieste dal territorio ed inserimento da parte dei Focal Point delle relative informazioni su SAP/HR – Time Management. In caso di errori in fase di “quadratura dei tempi” i Focal Point ricontattano i Responsabili Operativi per una puntuale verifica. Invio, tramite fax e/o posta elettronica, da parte dei Responsabili (Direttori Uffici Postali, etc.) delle richieste di inserimento in SAP TM di cui a titolo di esempio: assenze, presenze non pianificate, giustificativi e permessi CRITICITÀ DEL PROCESSO ATTUALE: Scarsa efficacia (numerosi errori di inserimento ed “interpretazione” delle richieste) ed efficienza (tempistiche di inserimento delle informazioni) del processo legata all’utilizzo di strumenti “manuali” (fax e mail) Elevato carico di lavoro per l’inserimento centralizzato presso il Servizio RU di Filiale (in particolare nei periodi di chiusura mensile in cui si concentrano le richieste di variazioni delle informazioni e le necessità di “quadratura” mensile) Impossibilità di accesso in tempo reale ai dati di Time Management per i Responsabili Operativi con conseguenti inefficienze sul processo di gestione delle risorse

ALCUNE PRINCIPALI EVIDENZE DELL’INTERVENTO: Responsabili Operativi TM LIGHT 2/4 ALCUNE PRINCIPALI EVIDENZE DELL’INTERVENTO: Creazione di una procedura informatica dedicata per l’Ufficio Postale per l’allineamento delle causali. Creazione di alcune principali tipologie di viste: ad esempio amministrativa e gestionale. Possibilità di inserire “direttamente” informazioni utili per la gestione delle attività quotidiane e delle risorse, quali: sostituzioni orarie applicazioni temporanee indennità di cassa ferie WEB GUI SAP GUI Richieste TM Responsabili Operativi Focal Point Inserimento diretto in SAP/HR-TM (tramite Web Gui) da parte dei Responsabili e possibilità di accesso diretto a funzionalità di reportistica, limitatamente alle risorse di propria competenze. I Focal Point restano responsabili delle attività di “quadratura” e della “verifica” dei giustificativi di assenza (certificati medici, permessi L.104, etc.).

Sono presenti squadrature TM LIGHT 3/4 I Responsabili hanno la possibilità di visualizzare la situazione presenze / assenze “pianificate” ed “inserite” della loro Struttura e di modificare la pianificazione Ciascun Responsabile “vede” solo i suoi collaboratori In un’unica schermata è visibile la pianificazione presenze / assenze mensile. E’ possibile scegliere il mese da visualizzare e passare da un mese all’altro ATTENZIONE Sono presenti squadrature Anche nella schermata di outlook viene segnalata la presenza di “squadrature” e cliccando sul messaggio si accede alla funzionalità di Gestione Squadrature Causali di presenza / assenza (esempio) Scegliendo un nominativo si accede alla successiva vista in cui può essere modificata la pianificazione della presenza / assenza o la pianificazione oraria (turno)

TM LIGHT 4/4 Accedendo alla funzionalità di Gestione Squadrature, il Responsabile ha la possibilità di vedere ed allineare eventuali squadrature Le informazioni sono aggiornate ad ogni esecuzione della transazione di quadratura Causali di errore squadratura (esempio) Scegliendo un nominativo si può procedere alla vista giornaliera del singolo dipendente per la rimozione delle squadrature, inserendo se necessario i relativi giustificativi di assenza

CONTENUTI DEL DOCUMENTO Premessa ed obiettivi, approccio, metodo di lavoro, rilevazione attività AS IS Principali azioni di intervento ed aspetti caratterizzanti la nuova organizzazione del servizio Nuovo modello organizzativo, dimensionamento complessivo; figure professionali

IL MODELLO ORGANIZZATIVO – SERVIZIO RISORSE UMANE NUOVO MODELLO DI FUNZIONAMENTO DIRETTORE FILIALE RESPONSABILE SERVIZIO PUNTO AMMIN. PERS. PROVINCIALE SPECIALISTA RU OPERATORE GESTIONE RU OPERATORE FOCAL POINT ADDETTO STAFF SENIOR * In alcune sedi direzionali sono previsti Addetti alla Guardiania ed Accessi ed Addetti al Centralino

LIVELLO PROFESSIONALE DIMENSIONAMENTO FIGURE PROFESSIONALI DIMENSIONAMENTO RESPONSABILE SERVIZIO 140 SPECIALISTA RISORSE UMANE 146 OPERATORE GESTIONE RU 249 OPERATORE FOCAL POINT 326 ADDETTO STAFF SENIOR 99 ADDETTO GUARDIANIA E ACCESSI, ADDETTI AL CENTRALINO 72 1032 LIVELLO PROFESSIONALE A1 B C D F / E * In alcune sedi direzionali sono previsti Addetti alla Guardiania ed Accessi ed Addetti al Centralino

Responsabile Servizio R.U. di Filiale Divisione: DRT – FILIALE Famiglia : Risorse Umane Struttura: Servizio Risorse Umane di Filiale Scopo e caratteristiche generali Garantire il presidio professionale per l’attuazione delle politiche di gestione e sviluppo, dei piani di formazione ed addestramento, dei sistemi di incentivazione del personale nel rispetto delle policy e delle linee guida aziendali. Assicurare il rispetto delle previsioni contrattuali e il presidio dei principali indicatori gestionali. Aree di Responsabilità Rappresenta il punto di riferimento per tutte le tematiche relative ai processi di Risorse Umane anche attraverso la piena conoscenza della normativa contrattuale, delle policy aziendali, dei piani di addestramento / formazione e dei sistemi di incentivazione rivolti al personale Garantisce la corretta applicazione delle previsioni contrattuali in coerenza con le procedure aziendali (a titolo di esempio: malattia, istituto della trasferta, disciplina) e la gestione di tutte le attività preliminari per la definizione dell’istruttoria dei casi di contenzioso e degli interventi disciplinari da inviare alle funzioni aziendali dedicate Cura, nel rispetto delle previsioni contrattuali, le relazioni con le OO.SS locali e l’attuazione degli accordi regionali o nazionali Assicura la corretta realizzazione dei programmi di gestione e sviluppo professionale delle risorse umane (trasferimenti, valutazione, mobilità orizzontale e verticale, formazione ed addestramento, elearning) nel rispetto delle linee guida aziendali e in raccordo con le funzioni preposte Effettua attività di analisi e monitoraggio sui principali indicatori di gestione del personale (es. straordinari, ferie, assenteismo) e contribuisce ad individuare le possibili azioni di intervento Garantisce il costante allineamento dei dati contenuti nei Sistemi Informativi del Personale di Filiale fornendo input coerenti ai Punti Amministrativi del Personale per l’inserimento delle variazioni autorizzate (es. trasferimenti, ruolo/figura professionale) Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Specialista R.U. Divisione: DRT – FILIALE Famiglia : Risorse Umane Struttura: Servizio Risorse Umane di Filiale Scopo e caratteristiche generali Assicurare al Responsabile del Servizio il know-how specialistico necessario per le attività di analisi/verifica a supporto dei principali processi di risorse umane, nel rispetto delle linee guida aziendali. Aree di Responsabilità Garantisce le attività di analisi per la valutazione degli interventi gestionali, di sviluppo del personale nel rispetto dei piani previsti dall’Azienda (es. inquadramento professionale, politica meritocratica, sistemi di incentivazione commerciale) Effettua colloqui gestionali con il personale per la valutazione degli interventi previsti (es. trasferimenti, part-time, ri-posizionamento risorse su UP) Fornisce il supporto specialistico al Responsabile nell’individuazione di azioni di miglioramento dei KPI gestionali (es. assenteismo, ferie, straordinari) Contribuisce ad assicurare l’allineamento delle figure professionali alle attività effettivamente svolte dalle risorse attraverso il puntuale input ai Punti Amministrativi del Personale (P.A.) per l’inserimento/aggiornamento dei dati nei sistemi informativi aziendali Fornisce supporto specialistico per l’implementazione delle politiche/procedure aziendali (es. processi di valutazione del personale, policy telefonia mobile) e delle previsioni contrattuali (es. orario di lavoro, disciplina, adempimenti normativi) nel rispetto delle politiche definite dall’Azienda Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Operatore R.U. Divisione: DRT – FILIALE Famiglia : Risorse Umane Struttura: Servizio Risorse Umane di Filiale Scopo e caratteristiche generali Assicurare al Servizio il supporto operativo nelle attività relative ai principali processi di risorse umane. Aree di Responsabilità Fornisce il supporto operativo nella predisposizione dell’istruttoria del contenzioso e degli interventi disciplinari, attraverso la preparazione della documentazione necessaria alla definizione dei casi. Assicura le attività operative per lo svolgimento delle sessioni di addestramento interne ed in modalità “e-learning” pianificate e l’organizzazione logistica dei corsi fornendo supporto operativo ai partecipanti (es. convocazione dei partecipanti, formazione delle classi, ricerca aule, predisposizione del materiale didattico e verifica strumenti) Cura la consuntivazione delle iniziative di addestramento attraverso la raccolta dei questionari di gradimento e l’inserimento dei dati nella procedura web dedicata predisponendo la relativa reportistica (es. presenze, valorizzazione straordinari e missioni), Fornisce il supporto operativo per la corretta implementazione delle procedure aziendali Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Operatore Focal Point Divisione: DRT – COUNTRY MANAGER - FILIALE Famiglia : Risorse Umane Struttura: Servizio Risorse Umane di Filiale Scopo e caratteristiche generali Assicurare il corretto inserimento, nel sistema informatico aziendale, delle causali di presenza/assenza relative all’orario di lavoro effettuato dal personale di competenza Aree di Responsabilità Assicura la funzione di primo contatto con il cliente interno, relativamente a tematiche fiscali e previdenziali, interfacciandosi con il Punto Amministrativo di riferimento Cura l’inserimento delle causali di presenza/assenza (straordinari, permessi, malattie, ferie, etc.) nel sistema informatico aziendale, nonché le dichiarazioni di infortuni Cura il controllo e la corretta tenuta dei giustificativi richiesti ai dipendenti per le presenze/assenze (certificati medici, autorizzazioni per permessi e straordinari, etc.) Cura la ricezione e il controllo dei modelli previsti per l’assistenza fiscale e per il Fondo Poste Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Addetto Staff Senior Divisione/Direzione: TUTTE Famiglia: TUTTE Struttura: TUTTE Scopo e caratteristiche generali Curare il corretto espletamento delle attività di supporto alle operatività della funzione di appartenenza. Principali attività Cura la corretta esecuzione di adempimenti amministrativi e la gestione di report di monitoraggio Provvede alla raccolta di informazioni/documentazione in relazione a progetti/processi dell’area di competenza Cura, sulla base delle indicazioni ricevute, la trasmissione di atti/documentazione alle funzioni competenti di livello centrale e/o territoriale Cura la gestione dell’archivio cartaceo ed informatico Effettua attività di data entry semplice su procedure informatiche in uso alla funzione di appartenenza Cura lo svolgimento di attività di supporto alla segreteria Provvede, sulla base delle istruzioni ricevute, alla predisposizione materiale di documenti Svolge le operazioni di registrazione, inoltro, ritiro e distribuzione della corrispondenza Effettua attività di supporto operativo per la funzione di appartenenza (ad es. fotocopiatura, movimentazione dotazioni, conduzione automezzi etc.) Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Addetto al Centralino Divisione: DRT – FILIALE Famiglia : Staff e Supporto al Business Struttura: TUTTE Scopo e caratteristiche generali Curare il corretto espletamento delle attività di gestione delle chiamate interne ed esterne e quelle di ricevimento del personale esterno Principali attività Cura la gestione delle chiamate interne/esterne Assicura le attività di ricevimento/accoglienza del personale esterno informando tempestivamente la struttura interna di Filiale coinvolta Cura l’erogazione delle principali informazioni relative al reperimento del personale dipendente Consulta gli archivi di accesso alle informazioni del servizio Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO

Addetto Guardiania e Accessi Divisione: DRT – FILIALE Famiglia : Staff e Supporto al Business Struttura: TUTTE Scopo e caratteristiche generali Curare il corretto espletamento delle attività operative relative alle aperture/chiusure dei luoghi di accesso aziendali del personale dipendente ed esterno, in funzione degli orari stabiliti, e alle operazioni di guardiania e verifica degli accessi. Principali attività Assicura le attività operative di apertura e chiusura dei luoghi di accesso del personale dipendente/esterno , in funzione dell’orario stabilito Verifica le autorizzazioni per l’accesso dei veicoli Cura gli adempimenti e le operazioni previste nel quadro delle attività di guardiania e verifica accessi Il coordinamento è a livello di qualità. 1 AO