XIV CONVEGNO ANNUALE CODAU Focus Group Programmazione strategica e Performance Organizzativa

Agenda Percorso CODAU sulla programmazione e controllo Risultati Spunti di riflessione

Il percorso codau (1) Obiettivo Confronto sul tema della programmazione nella sua completezza. Dall’integrazione con la strategia fino alla performance organizzativa Il tema della programmazione è sempre più centrale: Le risorse sono in diminuzione La competizione aumenta La gestione diventa sempre più complessa (esempio Valorizzazione dell’autonomia responsabile (articolo5, Decreto 635)) Rilevanza Mappare esperienze a livello nazionale Far emergere elementi innovativi e difficoltà riscontrate Mettere in evidenza buone pratiche e punti di attenzione Output Atteso

Il percorso CODAU (2) Il lavoro sulla programmazione ha utilizzato la metodologia del Focus Group: Confronto tra i direttori Favorire tematiche emergenti Sintesi cooperativa Ulteriore momento di confronto ieri (7 ottobre 2016) durante in convegno Team integrato Accademici (Arnaboldi e Peraboni – MIP) Manager (Schiavone e Pepino - CODAU)

Uno schema di riferimento: ciclo di programmazione Punto di ingresso Misura dei risultati Analisi degli scostamenti Azioni correttive Obiettivi Risorse Budgeting Reporting Sistema di indicatori Rischi Azioni Università Strategia 5

Risultati: Il sistema di indicatori Il percorso è avviato, considerazioni su 2 fronti: Progettazione Implementazione

Risultati: Il sistema di indicatori (2) Progettazione sistema di indicatori, attenzione a: Numerosità degli obiettivi/indicatori di risultato Uso degli indicatori nella valutazione individuale, considerare: Peso tra comportamento e risultati/obiettivi Peso di attività ordinarie e progetti Peso dei diversi indicatori rispetto alle responsabilità specifiche Esigenza di obiettivi comuni (pochi obiettivi) - CATALIZZANTE Implementazione del sistema, attenzione a: Non tutto è misurabile Necessita di obiettivi/indicatori pluriennali, ma il ciclo è annuale L’indicatore guida le decisioni, ma le decisioni richiedono anche la capacità di negoziare Il sistema di programmazione deve passare delle fasi «obbligate»

Risultati: Le fasi di maturità Ateneo A Ateneo B Ateneo C Ateneo D PRO Poco impatto sulla struttura Cultura del risultato Entusiasmo del «controllo» Maggiore selettività Riconosci i «talenti» FASE 0. Adempimento 1. Shock 2. Assorbimento e istituzionalizzazione 3. Revisione CONTRO Conoscenza dello strumento Troppi indicatori Clima negativo Carenza di strumenti per gestione operativa Revisione infrastruttura

La spirale del cambiamento: difficile tornare indietro 3 2 1

La spirale del cambiamento: difficile tornare indietro 3’ 3 2 2’ 1 1’

La spirale del cambiamento: difficile tornare indietro Apprendimento e cambiamento 3’ 3 2 2’ 2’’ 1 1’ 1’’

I risultati raggiunti e quelli desiderati Misura dei risultati Analisi degli scostamenti Azioni correttive Obiettivi Risorse Budgeting Reporting Sistema di indicatori Rischi Azioni Università Strategia 12

Condizione necessaria e non sufficiente Sintesi Obiettivi Condizione necessaria e non sufficiente Raggiunti Desiderati Warning Legame con la strategia Cosa vogliamo fare? Commitment del Rettore Interazione maggiore tra DG e Rettore Comunicazione a tutti i livelli Integrazione strategia- piani finanziari Coerenza tra strategia e commitment OOGG Budgeting Quali risorse e per cosa? Sistema informativo Focalizzazione investimenti Maggiore coinvolgimento dipartimenti Aree grigie politica e amministrazione Indicatori Cosa monitoro? Capacità selettiva Esperienza Catalogo di indicatori Benchmark Eccessiva Numerosità Reporting Interno Cosa serve a chi? Mappa delle responsabilità e processi Elaborazione richieste ad hoc Test di cruscotti Architettura completa Non delegare la progettazione esterno Cosa voglio comunicare? Capire interessi degli stakeholder Buon livello di trasparenza Maggiore capacità di valutare le conseguenze di una comunicazione aperta Nuovi canali di comunicazione

Cosa non rientra nello schema «tecnico»? Per gestire bene il ciclo di programmazione e controllo abbiamo anche bisogno di: Esplicitazione e consapevolezza del sistema valoriale Maggiore comunicazione Leadership e capacità di negoziazione Coerenza dell’organizzazione con i piani strategici

Allarghiamo: 4 leve della programmazione e controllo Strategia Diagnostica Vincoli Valori Interazione Fonte: Simons R., (1995). Control in an age of empowerment. Harvard Business Review.