DIRIGERE L’INNOVAZIONE Raffaele Sibilio

L’APPROCCIO PER PROCESSI

L’approccio per processi TRADIZIONALMENTE LE “GESTIONI” E I “MIGLIORAMENTI” SONO STATI IMPOSTATI “PER FUNZIONI”

L’approccio per processi MA... L’ORGANIZZAZIONE GENERA VALORE ATTRAVERSO I SUOI PROCESSI E NON MEDIANTE LE SUE FUNZIONI UTENTI FORNITORI sono i processi a creare valore sono i processi a incidere sulla soddisfazione dell’utente

La logica dei processi: guida alla creazione del valore per l’utente, in quanto la soddisfazione ha origine direttamente dai processi e solo indirettamente dalle funzioni la gestione per processi consente di identificare più facilmente le responsabilità spinge a ricercare tutte le attività che non aggiungono valore al prodotto e ad eliminarle (sprechi nei processi) orienta ad identificare il valore all’interno della scuola

Il PROCESSO Cambia il modo di essere e di lavorare delle persone Mette in evidenzia le operazioni non necessarie Focalizza l’attenzione verso l’esito del proprio agire È un cambiamento non sempre compreso, anche chi parla di BPR in realtà spesso opera su parti di processo e non su veri processi. Il vero processo è tutto in linea, supera lotti e code, visualizza la creazione di valore, ha un punto unico di presidio Aiuta a operare in logica di prevenzione Fa percepire il doppio ruolo di utente / fornitore interno

Processo: concetti base Tutte le attività fanno parte di processi Il processo è una trasformazione con valore aggiunto Ogni processo coinvolge persone e/o risorse Ogni processo ha input e output (risultati) Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità Occorre misurare input, attività di processo, output

Definizione di processo Attività o serie di attività che trasforma, conferendo valore, determinati input in definiti output. Un processo ha un punto di inizio e di fine, e comprende azioni che sono: definite ripetibili prevedibili misurabili sequenza di attività attività correlate e finalizzate ad uno specifico risultato finale (attività ripetitive, spesso interfunzionali, con valore aggiunto, che utilizzano risorse) input misurabili output misurabili FORNITORI utenti

Rapporto fra funzioni e processi La funzione è composta da attività della stessa natura, mentre il processo è formato da attività che, pur di natura diversa, sono finalizzate al raggiungimento di un obiettivo comune, cioè lo stesso output. Nello stesso processo possono essere coinvolte più funzioni.

Processo e funzioni

Esempio: Le attività svolte per rifornirsi di materiale bibliografico costituiscono un processo di "approvvigionamento", in cui sono coinvolti più attori; l'output è la consegna del materiale bibliografico e gli input sono i fabbisogni espressi dalla biblioteca e dagli utenti. Prima di poter rendere “fruibile” il materiale, si attiva un altro processo …

Processo: concetti base Tutte le attività fanno parte di processi Il processo è una trasformazione con valore aggiunto Ogni processo coinvolge persone e/o risorse Ogni processo ha input e output (risultati) Ogni processo richiede controlli per assicurare stabilità Occorre misurare input, attività di processo, output

Input Informazioni e/o materiali che vengono usati e modificati dalle attività del processo Tutto o parte viene incorporato nell’output trasformato dalle attività consumato dalle attività Output Possono essere dati, informazioni, materiali, servizi o altri prodotti generati dalle attività del processo Se una attività non genera output, significa che non ha valore aggiunto: può essere eliminata

Inquadramento dei processi Processo (mission) Fornitori INPUT utenti OUTPUT Esigenze RESPONSABILE DEL PROCESSO Inizia quando … INDICATORI Finisce quando …

Esempio di modalità per rappresentare i processi PER OGNI PROCESSO: c) ISTRUZIONI OPERATIVE (quando necessario) a) SCHEDA IDENTIFICATIVA b) PROCEDURA Note Strumenti Moduli Esecutore Attività INQUADRAMENTO DEL PROCESSO SCOPO-MISSION RESPONSABILE FORNITORI-INPUT UTENTI-OUTPUT INDICATORI … RIF. LEGISLATIVI DIAGRAMMA DI FLUSSO Note Strumenti Moduli Esecutore Attività d) REGISTRAZIONI ALLEGATI (moduli, modelli, documenti di lavoro)

Esempio Scheda “Descrizione attività/processo”