Innovazioni Organizzative e Regolazione del Lavoro nella Pubblica Amministrazione Le organizzazioni burocratiche per Simon: razionalità limitata e processi decisionali Prof. Adolfo Braga UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI TERAMO Facoltà Scienze Politiche Corso di Laurea in “Scienze delle Amministrazioni” A.A. 2017-2018

Herbert Alexander Simon Economista e teorico dell'automazione Premio Nobel per le scienze economiche nel 1978 I suoi interessi spaziarono dalla sociologia dell'organizzazione industriale alla teoria delle decisioni, dalle problematiche dell'intelligenza artificiale all'informatica, dalla psicologia all'economia d'impresa Uno dei fondatori della psicologia cognitiva e dell'analisi dei processi decisionali

Simon rivoluziona i fondamenti della psicologia cognitiva (1) Padre dell’approccio psicologico “Human Information Processing” Modellizza artificialmente quello che avviene nella mente umana Studio della ricerca e della simulazione di diversi fenomeni cognitivi Riflessione sulle logiche di azione all’interno delle organizzazioni Pone in evidenza il criterio di razionalità limitata alla base dei processi decisionali interni alle organizzazioni

Simon rivoluziona i fondamenti della psicologia cognitiva (2) I soggetti e soprattutto le decisioni che assumono rappresentano un importante oggetto di studio organizzativo Riferimento fondamentale a informazioni, vincoli, procedure e motivazioni La razionalità acquista un carattere di limitatezza derivante proprio dai confini della razionalità umana non volta alla massima efficienza ma regolata da un criterio di sufficienza

Il continuum mezzi-fini per Simon Un fine, ottenuto in base a scelte di valore, diviene mezzo per il raggiungimento di un fine successivo Continuità teorica in chiave metodologica al pensiero di John Dewey mezzi e fini rappresentano due termini per indicare la stessa cosa entrambi costituiscono il medesimo strumento di regolazione dell’agire in momenti temporali differenti Lo scopo è il mezzo attraverso cui un’attività presente acquista un significato è la traccia che rende chiara e perseguibile la strada da percorrere Il fine costituisce un fattore di organizzazione delle attività solo in relazione a una data situazione si riferisce alle modalità più adatte per rimuovere gli ostacoli presenti in essa

Crozier e Simon Nel pensiero di Crozier la razionalità non appartiene solo all’organizzazione appartiene alle persone e alla loro capacità di muoversi in modo strategico all’interno dell’organizzazione stessa tale razionalità può divergere sostanzialmente o non essere coerente con quanto previsto dall’organizzazione Il modello teorico di Simon suggerisce l’importanza che negli studi organizzativi si rappresenti la razionalità dei soggetti che ne fanno parte come un qualcosa di limitato e connesso a una catena mezzi-fini imperfetta e non massimamente efficiente implica l’impossibilità di disgiungere i mezzi dai fini nell’analisi come se entrambi fossero entità indipendenti nella catena dell’azione umana in seno all’organizzazione

Due categorie di giudizi (1) I giudizi di fatto e i giudizi di valore I giudizi di fatto riguardano eventi avvenuti o previsti nel mondo sensibile è sempre possibile verificare se sono veri o falsi le decisioni sono quelle riguardanti i mezzi per raggiungere un determinato fine I giudizi di valore esprimono la preferenza per un certo stato di cose può essere di natura etica, estetica, ideologica, emotiva non è possibile verificare empiricamente se sono veri o falsi tali giudizi le decisioni sono quelle riguardanti i mezzi per raggiungere il fine

Due categorie di giudizi (2) Nei concreti processi decisionali la distinzione tra questi due giudizi non è facile Non si può valutare la bontà di uno scopo disgiungendolo dai mezzi necessari per raggiungerlo Se il fine non giustifica i mezzi la desiderabilità degli scopi può essere stabilita prescindendo dai mezzi che si sceglie di usare per raggiungerli

Per Simon la razionalità Selezione di alternative di comportamenti preferiti in rapporto a un sistema di valori in base al quale sia possibile valutare le conseguenze del comportamento La coerenza tra mezzi e fini non è solo espressione di razionalità in essa si forma la stessa identità sociale di un soggetto, il suo carattere e la sua immagine Ciò che la persona ama e vuole influenza Ciò che la persona vede e ciò che vede influenza ciò che vuole e ama La razionalità umana è limitata La catena mezzi fini è sempre vaga e incompleta può essere precisa su un arco di tempo breve se il fine è remoto il concatenamento tra azioni diventa debole e sfuggente

Visione delle organizzazioni come strumenti cooperativi Le organizzazioni necessitano di un equilibrio tra i contributi e gli incentivi Oggetto di analisi a un livello più astratto processi decisionali che avvengono all'interno delle organizzazioni le decisioni sono prese in base a criteri di razionalità limitata Concetto che sancisce la continuità della condizione umana dalle organizzazioni più complesse e formali alla sfera più intima e privata A seconda delle situazioni cambiano gli strumenti di supporto e le procedure per prendere decisioni Non cambia il fatto che qualunque decisione sia pubblica che privata è presa scontando l'impossibilità di una razionalità assoluta Si accetta un margine minimo di rischio, congettura e soggettività

Esame di ciò che avviene all'interno delle organizzazioni Partire dall'azione dei soggetti Non basta vedere i moventi dei soggetti a partecipare ad un'organizzazione Bisogna considerare che sono i soggetti a costruire le organizzazioni per quanto grandi e complesse sono sempre frutto dell'iniziativa umana e a questa bisogna risalire per comprendere successi, difetti e fallimenti delle organizzazioni stesse

Critica alla letteratura manageriale (1) Concezione dell’organizzazione come una struttura composta da un insieme di ruoli collegati da canali formali di comunicazione e controllo Per Simon il concetto di ruolo è troppo generico per offrire indicazioni sui comportamenti effettivi dei soggetti L'oggetto dell'analisi organizzativa per eccellenza non è il ruolo ma la decisione unità di analisi molto più piccola e sottile di quella di ruolo dipende da numerose premesse che occorre esaminare bisogna creare un quadro teorico che permetta di studiare in che modo informazioni, vincoli, procedure e motivazioni dei singoli soggetti concorrono a formare le decisioni

Critica alla letteratura manageriale (2) Per Simon un’organizzazione deve ridurre la distribuzione delle informazioni tra i suoi membri Specializzazione delle strutture organizzative Elaborare in maniera semplificata la complessità dei problemi La conoscenza inespressa o tacita è un ostacolo al percorso logico che conduce la mente umana ad elaborare informazioni e decisioni

Simon e la visione scientifica dell’organizzazione Altri autori posero in discussione il modello della visione scientifica dell’organizzazione nel processo decisionale vi è la presenza di ambiguità e irrazionalità nelle organizzazioni i significati siano assegnati solo retrospettivamente esiste una relazione dell’organizzazione con l’ambiente esterno in chiave adattativa “rivoluzione culturale” fondata sull’incontro dei modelli di indeterminatezza e razionalità, laddove lo spazio esterno si definisce e costruisce nel rapporto stesso con l’organizzazione

Decisioni critiche e decisioni routinarie (1) Importanza delle procedure La complessità delle decisioni organizzative coinvolgono più persone sono formali seguono procedure prescritte hanno conseguenze socialmente rilevanti, a differenza delle decisioni inerenti la vita privata

Decisioni critiche e decisioni routinarie (2) L'organizzazione è un sistema cooperativo Non si limita a coordinare i compiti dei membri per raggiungere certi obiettivi Conserva e accumula nel tempo la memoria di quei coordinamenti con le decisioni prese i risultati acquisiti le esperienze fatte gli errori commessi Il tempo è fondamentale per lo sviluppo di un processo di apprendimento Selezionare e codificare la somma dei saperi utili ad affrontare i vari tipi di problemi che l'organizzazione deve affrontare

Espandere la razionalità limitata Trarre giovamento dalle esperienze passate Porsi obiettivi complessi occorre che i soggetti non prendano decisioni nuove per ogni singolo atto che compiono ricorrere il più possibile a delle procedure, a sequenze di decisioni prestabilite in base a esperienze e a calcoli sia per le attività di routine sia per le questioni più critiche

Capire il comportamento umano Decidere cercando una soluzione soddisfacente e non ottimale Decidere man mano che si procede scegliendo fra programmi di azione già disponibili nel repertorio dell'organizzazione Eseguire il programma d'azione prescelto in semi-indipendenza da altri programmi La limitata connessione tra le varie parti di un'organizzazione è un requisito indispensabile per il suo funzionamento

Simon e la congruenza sui fini/valori La congruenza sui fini/valori potrebbe generare qualche fraintendimento non è detto che i decisori agiscano sempre in armonia ci può essere un conflitto tra obiettivi I limiti cognitivi della razionalità umana operano indipendentemente dal livello di consenso o conflitto sui valori I limiti della razionalità portano l’uomo ad essere condannato a vivere in una gabbia cognitiva

Tappe dell’evoluzione intellettuale di Simon Dalla teoria dell’organizzazione esplicitato che il comportamento amministra­tivo un output del comportamento organizzativo influenzato e condizionato dai comportamenti degli individui che vi partecipano dif­fusione di prassi costanti, di routine e di pro­cedure standardizzate specializzazione dei compiti e alla divisione del lavoro flussi di comunicazione distribu­zione dell’autorità

«Meccanismi di influenza organizzativa» Forniscono agli individui le premesse di fatto e di valore per le loro decisioni Costituiscono un formidabile strumento di razionalità (sia pure non assoluta) procedurale quando i decisori seguono una procedura che valuta le conseguenze previste scelte le azioni che mediamente conducono ai risultati desiderati Si ha razionalità sostanziale se l’obiettivo dell’azione è rivolto a conseguire specifici risultati sulla scorta di esperienze passate che hanno dato risultati giudicati buoni

Comportamento quotidiano legato al problem solving Gli individui cercano di semplificare le situazioni decisionali Dare una risposta al problema della razionalità limitata alla stessa stregua di come l’organizzazione consente all’individuo di mirare a scelte dotate di una razionalità limitata (o procedurale) Gli individui, per far fronte a delle decisioni in condizioni di incertezza, ricorrono ad alcuni meccanismi di semplificazione della situazione decisionale in condizioni di incertezza scomporre il problema nelle sue componenti ricorrere a delle regole pratiche che permettono di semplificare le scelte e di fare ricorso ad alcune credenze che permettono di inquadrare il problema acquisire l’informazione da raccogliere scegliere le dimensioni da valutare

Inevitabilità dell’errore Il ricorso a delle scorciatoie del pensiero agevola e alleggerisce il compito decisionale non sempre conduce alla strada migliore aiuta a risolvere a braccio in modo soddisfacente problemi complessi si rischia di andare fuori strada Inevitabilità dell’errore valutazione e capacità di correzione dell’errore stesso come condizione chiave dell’efficacia decisionale e come indispensabili complementi della razionalità