Console del Dipendente

Da questi presupposti nasce Console del Dipendente Obiettivi dell’applicazione Per poter organizzare al meglio la propria impresa ed ottenere rapidamente i risultati voluti in termini di produttività ed efficienza, servono soluzioni e tecnologie innovative. TeamPortal nasce dall'esperienza e dalla conoscenza delle dinamiche e delle esigenze delle imprese, sia di quelle di piccole dimensioni, sia di quelle piu’ strutturate, fino ai gruppi di aziende o Corporate, le quali devono fare affidamento su strumenti e servizi sempre raggiungibili attraverso le specificità, l'organizzazione ed i canali tipici del Web. Integrare le tradizionali attività amministrative e di gestione aziendale con le specificità, l'organizzazione, le strategie tipiche del Web, è una scelta di valore, se si vuole far crescere la propria organizzazione ed il proprio business. L’ Azienda che vuole migliorare i processi ed i metodi di lavoro tra i propri dipendenti e collaboratori e che al tempo stesso vuole far crescere le sinergie di comunicazione interne o verso l’esterno, trova in TeamPortal la risposta alle proprie esigenze. Da questi presupposti nasce Console del Dipendente la nuova applicazione TeamPortal pensata per gestire al meglio ed in modo semplice ed efficace la comunicazione tra azienda e dipendente e collaboratore aziendale.

Obiettivi dell’applicazione Ambiente applicativo

Obiettivi dell’applicazione Il principale obiettivo della Console del Dipendente è quello di fornire all’utente dell’azienda uno strumento web che semplifichi e velocizzi l’accesso e lo scambio di informazioni con gli uffici di gestione del personale (Risorse Umane,Gestione paghe/stipendi). I documenti pubblicati in questa applicazione sono prodotti prevalentemente dall’applicativo Paghe o da applicativi che producono documenti per il dipendente (es.: 730,..) Tutte le voci disponibili nel menu dell’applicazione saranno utilizzabili solamente se l’utente di login ha gli opportuni permessi sulle specifiche funzioni dell’applicazione Le videate riportate nel documento sono a titolo d’esempio e possono essere non aggiornate.

Principali funzionalità

Principali funzionalità Le principali funzionalità dell’applicazione sono: Documenti dipendente Sezione dedicata all’utente. Possibilità di consultare: - Propri documenti - Documenti di utenti gerarchicamente subordinati in base all’organigramma Documenti aziendale Visione globale di tutta l’azienda (senza restrizioni). Tipicamente ad uso di utenti della Direzione o dell’area Risorse Umane e Uffici del Personale Dati anagrafici Possibilità di modificare proprie informazioni anagrafiche da inviare al responsabile o al referente che gestisce l’applicativo Gestione Funzioni di configurazione e gestione dall’applicazione, come inserimento documenti, configurazione dati aziendali, (template per le notifiche, configurazione riferimenti per invio dati anagrafici da variare) Amministrazione Funzioni di amministrazione generale dell’applicazione Console Dipendente (template di default per le notifiche, impostazioni predefinite permessi di consultazione, ecc.) Tutte le funzioni utente avranno a disposizione la selezione organigramma.

Documenti dipendente

Documenti dipendente Tramite le funzionalità disponibili in questa sezione, l’utente puo’ accedere ai propri dati ed eventualmente quelli degli utenti che a livello gerarchico di organigramma dipendono da lui.

Documenti dipendente La consultazione dei documenti è simile a quella dell’applicativo “Documenti da Gestionali” Oltre a consultare i propri documenti, l’utente, in base all’organigramma della propria azienda, puo’ consultare tutti i documenti dei subordinati Gli utenti dello studio possono selezionare l’azienda di cui consultare i documenti.

In Cronologia l’utente accede agli ultimi documenti pubblicati. Documenti dipendente - Cronologia In Cronologia l’utente accede agli ultimi documenti pubblicati. E’ possibile vedere gli ultimi n documenti o i documenti pubblicati negli ultimi gg giorni o mm mesi o scegliere in un range da data a data. Vengono riportate le informazioni sul documento ed è possibile scaricarlo o visualizzarlo immediatamente. Questa funzionalità si apre in automatico all’accesso nell’applicativo e parte di default visualizzando gli ultimi 10 documenti.

Documenti dipendente - Consultazione Questa funzione permette all’utente di navigare per tutti i documenti (i propri ed eventualmente quelli relativi agli utenti subalterni in base all’organigramma aziendale) La composizione del menu ad albero di sinistra è guidata da viste selezionabili dall’utente. Alla selezione del ramo di dettaglio verrà mostrata una grid con l’elenco dei documenti raggruppati sotto la vista selezionata. La grid mostrata alla destra del menu ad albero avrà le stesse caratteristiche della grid gestita nella funzione cronologia. L’utente dispone di viste preconfigurate: Anno/Elaborati/Mese Anno/Tipo Documento Elaborati/Tipo Documento Ha inoltre la possibilità di definire delle proprie viste.

Nel caso in cui si seleziona la vista “Dipendente/Anno/..” Documenti aziendale – Consultazione Nel caso in cui si seleziona la vista “Dipendente/Anno/..” il menu ad albero sarà organizzato per dipendente altrimenti il dipendente viene mostrato nel primo campo della grid dei documenti

Documenti dipendente – Ricerca La funzione di ricerca visualizza una maschera in cui compaiono tutti i campi disponibili. In questo modo è possibile definire i criteri di ricerca che si preferiscono (Data di pubblicazione, Nome documento, Tipo documento, Descrizione ecc..). Una volta eseguita la ricerca il programma mostra una seconda finestra che riporta una tabella con l’elenco dei documenti che rispondono ai criteri di ricerca impostati. Tale visualizzazione mostra le stesse informazioni della Consultazione.

Documenti dipendente – Viste Questa funzione permette all’utente di costruirsi viste specifiche da usare poi in fase di navigazione dei documenti. E’ consentito generare una o più viste selezionando tra i campi disponibili fino a raggiungere un massimo di 6 livelli.

Documenti aziendale

Documenti aziendale – Cronologia In Documenti aziendale sono presenti tutte le funzioni disponibili in “Documenti dipendente” con in più la possibilità di accedere i dati di tutti gli utenti senza limiti gerarchici. Tipicamente accedono alle seguenti funzionalità utenti della Direzione o dell’area Risorse Umane o Uffici del Personale. IMPORTANTE Se non è stato definito l’organigramma, in Documenti dipendente sarà possibile vedere solo i propri documenti, mentre in Documenti aziendale sarà possibile vedere tutti i documenti degli utenti dell’azienda selezionata.

Documenti aziendale – Consultazione globale Funzione analoga alla Consultazione disponibile in Documenti dipendente dove pero’ è possibile accedere a tutti i documenti e a tutti i livelli dell’azienda senza restrizioni

Documenti aziendale – Ricerca Funzione analoga a quella disponibile in Documenti dipendente dove pero’ è possibile effettuare ricerche su tutti i documenti e a tutti i livelli dell’azienda senza restrizioni

Modifica Dati Anagrafici

Dati anagrafici – Modifica anagrafica Questa funzione consente all’utente di comunicare eventuali modifiche dei propri dati anagrafici: indirizzo residenza, banca di appoggio, ecc.. All’inserimento dei dati seguirà la comunicazione automatica ai referenti dell’azienda e all’utente stesso, tramite e-mail (destinatari impostati in Gestione / Configurazione azienda come illustrato nelle slide successive). I dati vengono inviati sia su PDF che in formato XML per importazione automatica da applicativo.

Dati anagrafici – Modifica anagrafica L’utente viene guidato in maniera semplice ed intuitiva per impostare i propri dati da inviare: Doppio accredito - IBAN - Intestatario C/C - IBAN estero Dati anagrafici - Stato civile - Titolo di studio Recapiti - E-mail - Password - Telefono - Cellulare Residenza - Comune - Indirizzo - Frazione/CAP Domicilio - Tipologia Tramite l’opzione specifica (di default abilitata) sarà possibile inviare per conoscenza (Cc) gli stessi dati all’utente che ha inserito le modifiche e se non coincidono anche all’utente a cui le modifiche si riferiscono.

Data inizio validità Dati anagrafici – Modifica anagrafica “Le mie nuove coordinate bancarie dovranno essere effettive a partire dal 01/12/2009..” …

Gestione Indirizzo “Il mio indirizzo è cambiato. Il mio nuovo recapito è …” …

Al termine vengono mostrati tutti i dati impostati ai passi precedenti ed è possibile (tramite il pulsante ‘Invia’) effettuare l’invio degli stessi. IMPORTANTE I dati non vengono modificati (né in TeamPortal, né nell’applicativo Paghe). In una prima fase questi vengono inviati per e-mail, sia su PDF che in formato XML per importazione automatica da applicativo. In futuro, in modalità nativa, verranno resi disponibili direttamente all’applicativo.

Gestione

Gestione Questa sezione permette di effettuare operazioni di configurazione parametri specifici per l’azienda (es. template per le notifiche ai destinatari dell’invio dati anagrafici da variare).

Gestione - Configurazione azienda Questa funzione permette di stabilire delle impostazioni a livello di azienda utili per la gestione dell’applicazione. Ad esempio è possibile inserire i riferimenti all’ufficio Risorse umane dell’azienda, al quale inviare le proprie comunicazioni in maniera automatica oppure abilitare/disabilitare la notifica di invio documenti definendo anche i template per i messaggi di notifica.

Gestione – Tipi Documenti La funzione Tipi Documenti permette di visualizzare e gestire l’elenco dei tipi documenti (è la stessa utilizzata in Documenti da Gestionali)

Gestione – Inserimento Manuale Questa funzione permette di inserire manualmente un nuovo documento, specificandone i riferimenti (utente, azienda, tipo documento, ecc…). In fase di caricamento è anche possibile inviare le notifiche (se è stata abilitata la relativa funzionalità).

Gestione – Inserimento Automatico L’ Inserimento Automatico elabora e pubblica i file inviati dagli applicativi, immediatamente o attraverso attività schedulata.

Amministrazione

Amministrazione - Configurazione In questa finestra è possibile definire dei template per le notifiche (analogamente a quanto succede nella finestra di Gestione / Configurazione Azienda) che verranno utilizzati nel caso la notifica sia richiesta dall’applicativo e per quell’azienda non sia stato impostato un template per le notifiche. Sono inoltre disponibili opzioni di visualizzazione dei documenti e di impostazione automatica dei permessi di consultazione per tutta l’azienda.