CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2 Caratteristiche del lavoro d’ufficio Modellizzazione delle attività d’ufficio Tassonomia di Panko L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

Caratteristiche e modellizzazione ... Argomento 2 Analisi delle caratteristiche del lavoro d'ufficio Identificazione degli aspetti peculiari delle attività da automatizzare Classificazione delle attività d'ufficio Modellizzazione Automazione d'ufficio come supporto al lavoro manageriale Fattori che condizionano la progettazione del sistema informativo automatizzato d'ufficio

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2.1 Caratteristiche del lavoro d’ufficio Modellizzazione delle attività d’ufficio Tassonomia di Panko L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

Bassa strutturazione del sistema Alta interconnessione Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Caratteristiche delle attività e processi propri dell'ufficio che influenzano in modo decisivo il sistema informativo automatizzato d'ufficio, determinando vincoli di tipo tecnologico e di utilizzo Varietà dei processi Bassa strutturazione del sistema Alta interconnessione Diversi livelli di interfaccia Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio Fattore tempo Filtraggio delle informazioni Priorità, scadenze

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Varietà dei processi messaggi non strutturati report standardizzate

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Varietà dei processi messaggi non strutturati annotazioni lettere comunicazioni orali ... report standardizzate stampe periodiche modulistica

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Bassa strutturazione del sistema Il sistema ufficio risente di un minor grado di strutturazione rispetto altri sistemi

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Bassa strutturazione del sistema Il sistema ufficio risente di un minor grado di strutturazione rispetto altri sistemi istruzioni per il lavoro incomplete istruzioni irregolari necessità di dialogo necessità di comunicazione costante messaggi non strutturati …

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Alta interconnessione l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni e interconnesso in molte direzioni con altri elementi di diverse tipologie

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Alta interconnessione l'ufficio consiste in un gruppo complesso di elementi ognuno caratterizzato da una varietà di funzioni e interconnesso in molte direzioni con altri elementi di diverse tipologie risulta quindi difficoltoso modellizzare i flussi di lavoro (work-flow) dell'ufficio, e di conseguenza l'automazione integrata e l'aumento di produttività

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Diversi livelli di interfaccia per la varietà di utenti coinvolti per l’alta interattività richiesta

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Diversi livelli di interfaccia per la varietà di utenti coinvolti nativo sofisticato necessità di essere accessibile ad operatori di basso livello per l’alta interattività richiesta transazioni operative controllo situazioni

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio l'ufficio è anche un gruppo di persone impossibilità di una modellizzazione definitiva

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Organizzazione ed evoluzione dell'ufficio l'ufficio è anche un gruppo di persone soggetto a continue interazioni tra gruppi e persone in costante evoluzione per responsabilità ed autorità impossibilità di una modellizzazione definitiva

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Fattore tempo deve essere modellato per cogliere vari tipi di informazioni

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Fattore tempo deve essere modellato per cogliere vari tipi di informazioni tempo totale di permanenza del documento in un posto lavoro durata delle attività calendari e schedulazioni tempo possibile per la risposta ad un messaggio generazione automatica di risposte, promemoria ...

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Filtraggio delle informazioni sono necessarie operazioni di filtraggio ed aggregazione delle informazioni in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Filtraggio delle informazioni sono necessarie operazioni di filtraggio ed aggregazione delle informazioni in corrispondenza dei livelli gerarchici dell'ufficio sommarizzazione delle transazioni di basso livello per la fornitura di informazioni al management aggregazione automatica a diversi intervalli di tempo specificati e controllati dall'utente omogeneizzazione dei dati aggregati per categorie produzione di statistiche per il monitoraggio

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Priorità, scadenze richiedono un trattamento particolare poiché influenzano costantemente, indirizzano le attività

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Priorità, scadenze richiedono un trattamento particolare poiché influenzano costantemente, indirizzano le attività gestione delle priorità delle attività trattamento dei documenti entro scadenze determinate momenti di verifica per la ripianificazione delle attività gestione delle risorse

Caratteristiche e modellizzazione ... Caratteristiche del lavoro d’ufficio Evidente complessità dell’automazione d’ufficio devono essere soddisfatti tutti i requisiti esaminati A causa di questi fattori normalmente si trovano isole di automazione piuttosto di automazioni integrate che coinvolgano l’intero contesto

CARATTERISTICHE E MODELLIZZAZIONE DEL LAVORO D’UFFICIO Argomento 2.2 Caratteristiche del lavoro d’ufficio Modellizzazione delle attività d’ufficio Tassonomia di Panko L’automazione d’ufficio ed il lavoro manageriale Modellizzazione di Mintzberg Fattori che condizionano la progettazione

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Il sistema d'ufficio compenetra trasversalmente il modello di sistema informativo presentato Possiamo quindi riferirci alla suddivisione delle attività in operative, tattiche, strategiche (Anthony), corrispondenti rispettivamente a: personale esecutivo direzioni funzionali o di divisione alta direzione e staff

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Anthony mette in luce soprattutto le diversità delle attività aziendali in termini di oggetto e contenuto Simon evidenzia le diversità dal punto di vista delle modalità di svolgimento delle attività stesse: programmate e di routine, verso non programmate ed occasionali

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Il Modello dell'impresa di Simon

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Nel modello sintetico dell’impresa di Simon il termine processo è da intendersi come aggregato di attività elementari sequenziali e complementari rispetto ad un obiettivo Può essere così introdotta una definizione in merito alla programmabilità o meno di una decisione

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Le decisioni sono programmate nelle misura in cui sono ripetitive e vengono quindi prese secondo una procedura consolidata per cui non debbono essere affrontate ogni volta ex novo Il motivo ovvio per cui le decisioni programmate sono tendenzialmente ripetitive, e viceversa, va ricercato nel fatto che se un certo problema si pone abbastanza di frequente, di solito si elabora una procedura fissa per risolverlo

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Parliamo invece di decisioni non programmate quando si tratta di decisioni nuove, non strutturate, con conseguenze insolite In questo caso non esiste un metodo preciso di affrontare il problema perché esso non si è mai posto in precedenza, oppure presenta una natura e una struttura complesse o elusive (sfuggente, ambiguo), oppure è così importante da richiedere un trattamento su misura

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Al livello operativo il sistema deve svolgere le attività di routine, deve essere assolutamente stabile Al livello direzionale il sistema segnala le anomalie e gli scostamenti rispetto i programmi previsti, si ammettono approssimazioni Al livello decisionale è difficile porre limiti alle informazioni che l'alta direzione desidera conoscere per prendere una decisione importante: il sistema deve essere molto flessibile

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio L'informazione è destinata agli utenti, devono essere precisate le modalità di presentazione dell'informazione: I modi descrivono le modalità di presentazione dell'informazione il supporto su cui essa viene fornita, l'evento attivatore della sua diffusione (sistematico o per eccezioni), il formato (tabella, relazione, grafico)

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio I luoghi dove l'informazione deve essere fornita rappresentano, assieme alle sorgenti dei dati, l'elemento determinante per la definizione del processo di produzione dell'informazione sui luoghi si riflette l'influenza dell'assetto organizzativo e geografico dell'impresa I tempi di fornitura dell'informazione stabiliscono la tempificazione della produzione dell'informazione

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Aspetti che caratterizzano l'informazione

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Gli aspetti che caratterizzano l'informazione variano poi in funzione del livello dell'attività alla quale sono finalizzate Le caratteristiche in corrispondenza delle attività tattiche assumono valori intermedi in un "continuum" che va dalle attività operative a quelle strategiche

Caratteristiche e modellizzazione Caratteristiche e modellizzazione ... Modellizzazione delle attività d’ufficio Aspetti che caratterizzano l'informazione in funzione del livello dell'attività (nel caso delle attività tattiche vengono assunti valori intermedi) Caratteristiche Attività operative Attività tattiche Attività strategiche Fonti dei dati più interne ------------------ più esterne Grado di dettaglio più analitico più sintetico Grado di esattezza precisione approssimazione Realtà rappresentata ristretta ampia Tipo di informazione prevalentemente quantitativa anche qualitativa Tempestività breve media Orizzonte temporale presente futuro (passato) Frequenza d'uso bassa alta Flessibilità supporti standard elevata