EXCEL-lere nel business e-Seminar EXCEL-lere nel business Corso Avanzato Lezione 1 A cura di Marco Cardani © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

Sommario 1 La formattazione condizionale 5 Inserimento di una tabella di Excel in PowerPoint 2 Raggruppa e struttura 6 Inserimento di una tabella di Excel in Access 3 Le opzioni di visualizzazione 7 Le tabelle pivot: campi ed elementi calcolati 4 Inserimento di una tabella di Excel in Word 8 I grafici sparkline © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

1 La formattazione condizionale In Excel abbiamo a disposizione numerosissime possibilità di formattare le nostre celle; così facendo possiamo rendere una tabella più gradevole alla vista oppure possiamo evidenziare dati particolarmente rilevanti. Esiste un comando di Excel che compie quest’operazione in maniera completamente automatizzata: si tratta della Formattazione condizionale, il cui pulsante e relativo menù a tendina si trova nella scheda Home, gruppo Stili. Le regole per la creazione di una formattazione condizionale sono decisamente numerose: Le Regole evidenziazione celle permettono di definire un parametro numerico (maggiore, minore, uguale o compreso), ma anche di lavorare con date e testi, ad esempio per formattare una determinata parola. Le Regole primi/ultimi consentono invece di lavorare sui valori più alti o più bassi (Primi 10 o Ultimi 10 elementi) o su quei valori superiori o inferiori al valore medio delle celle selezionate (Sopra la media o Sotto la media). © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

1 La formattazione condizionale Le altre 3 opportunità date dalla formattazione condizionale (Barre dei dati, Scale di colori e Set di icone) invece non prevedono l’inserimento di parametri da parte dell’utente. A seconda dell’intervallo di celle che selezioniamo Excel utilizza una barra, un colore o un’icona a nostra scelta a seconda che il valore presente nella cella sia alto, basso o medio, eseguendo l’analisi dei dati automaticamente.  © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

Il comando in oggetto è contenuto nella scheda Dati, tasto Raggruppa. 2 Raggruppa e struttura Una problematica piuttosto frequente in Excel è quella di avere a che fare con tabelle estremamente larghe, che ci costringono ad usare continuamente la barra di scorrimento orizzontale per spostarci verso destra. Excel ci viene in aiuto grazie ad un comando che permette di aprire e chiudere le colonne della tabella come fosse una fisarmonica. Il comando in oggetto è contenuto nella scheda Dati, tasto Raggruppa. In Excel 97/XP/2003 andiamo sul menù Dati Raggruppa e struttura Gruppo. Prima di utilizzarlo però dobbiamo selezionare le colonne che vogliamo raggruppare. Excel permette fino a sette livelli di raggruppamento ed agisce sia sulle colonne che sulle righe. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

Ecco un esempio di tabella con un raggruppamento a 3 livelli. Cliccando sul + le colonne raggruppate si espandono, mentre sul – si contraggono. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

3 Le opzioni di visualizzazione In Microsoft Excel esistono diverse modalità di visualizzazione: Normale, Layout di pagina e Schermo intero. La prima è quella che utilizziamo più spesso, la visualizzazione di default. La seconda è il Layout di pagina e ci dà un’anteprima di quella che sarà la nostra stampa. La terza è Schermo intero e fa sparire tutte le barre, compresa la multifunzione. Si trovano tutte nella scheda Visualizza. Sempre nella scheda Visualizza (menù Visualizza per le versioni di Excel antecedenti alla 2007), all’interno del gruppo Mostra abbiamo le possibilità di eliminare dalla vista la Barra delle formula, la Griglia e le Intestazioni di riga e colonna. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

Nel gruppo Zoom possiamo regolare la zoomata del nostro foglio attraverso il pulsante omonimo. Se vogliamo vedere contemporaneamente due diversi file, dopo averli aperti clicchiamo sul pulsante Affianca (scheda Visualizza, gruppo Finestra) e le due finestre divideranno lo schermo esattamente a metà; poi con il pulsante Disponi tutto possiamo scegliere se le due finestre devono essere affiancate verticalmente o orizzontalmente. Cliccando una seconda volta su Affianca lo schermo torna a mostrare un solo file. Queste stesse opzioni in Excel 97/XP/2003 si trovano nel menù Finestra. Per le tabelle che si estendono su tante righe: nella scheda Visualizza, gruppo Finestra, troviamo il pulsante Blocca riquadri che ha tre diverse opzioni (Blocca riquadri, Blocca riga superiore e Blocca prima colonna). Cliccando su Blocca riga superiore il problema è risolto. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

Il pulsante Disponi tutto, serve per visualizzare contemporaneamente tutti i file Excel aperti in quel momento. Se il pulsante Affianca mostrava sullo schermo solo due file diversi, Disponi tutto non ci pone limite, permettendoci di vedere sullo schermo tutti i file che vogliamo, sia in orizzontale che in verticale. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

4 Inserimento di una tabella di Excel in Word Selezionare le celle della tabella di Excel, copiarle ed incollarle in un punto a piacere all’interno del documento realizzato con Word non è sbagliato ma è un metodo da non consigliare. Con il «copia-incolla» la tabella di Excel viene infatti trasformata in una tabella di Word, perdendo tutte le funzioni che abbiamo inserito al suo interno. Se all’interno del documento realizzato con Word andiamo nella scheda Inserisci ed all’interno del gruppo Testo clicchiamo sul pulsante Oggetto, inizieremo una semplice procedura di importazione del file. Una volta terminata, la tabella sarà inserita in Word e facendo doppio-click all’interno di essa automaticamente passeremo a lavorare in Excel, potendo così modificare i dati e anche le formule. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

5 Inserimento di una tabella Excel in PowerPoint Andiamo nella scheda Inserisci e nel gruppo Testo clicchiamo su Oggetto. La procedura è assolutamente identica a quella utilizzata per Word. Anche in PowerPoint il problema è legato unicamente alle dimensioni della tabella, che spesso sono molto più grandi della diapositiva stessa e che quindi necessitano un ridimensionamento. Come regola generale si può dire che non conviene inserire tabelle troppo grandi, perché in fase di presentazione a schermo si rischia di non riuscire a leggere i dati della tabella. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

6 Inserimento di una tabella Excel in Access Apriamo Microsoft Office Access, andiamo sulla scheda Dati esterni e nel gruppo Importa e collega troviamo il pulsante Excel. Appare la finestra di dialogo di una procedura guidata che ci permette di scegliere quale file di Excel importare, attraverso il pulsante Sfoglia. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

7 Le tabelle pivot: campi ed elementi calcolati La costruzione delle pivot consente l’inserimento di campi ed elementi calcolati. I campi calcolati sono elementi aggiuntivi che si possono creare nell’elenco dei campi disponibili, generati da una formula matematica di qualsiasi tipo utilizzando almeno uno fra i campi esistenti. Andiamo nella scheda Strumenti tabella pivot Analizza, gruppo Calcoli, menù a tendina del pulsante Campi, elementi e set. Qui troviamo Campo calcolato…; la finestra che appare (vedi immagine) ci permette di dare un nome al campo e di scrivere la Formula. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

L’elemento calcolato invece è un calcolo effettuato utilizzando uno o più voci presenti nei dati di un singolo campo. Per crearlo andiamo in Campi, elementi e set e scegliamo Elemento calcolato. Diamo il nome all’elemento e nella formula facciamo doppio-click su uno degli elementi fra quelli disponibili, scriviamo il simbolo aritmetico e così via… © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy

8 I grafici sparkline Dalla versione 2010 di Excel è stata introdotta un’interessante novità: i grafici sparkline. Si tratta di rappresentazione grafiche dei dati che sono inserite all’interno della cella che quindi possono essere trascinate come se fossero delle funzioni. Danno la possibilità di mostrare rapidamente la variazione di un determinato dato in un arco di tempo, ovvero di poter creare una linea di tendenza. © Tutti i diritti riservati – Aidem srl – Professional Academy