L’ARRIVO DEL CLIENTE E LE REGISTRAZIONI CHECK-IN L’ARRIVO DEL CLIENTE E LE REGISTRAZIONI Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

LE REGISTRAZIONI DI CHECK-IN OBBLIGATORIE PER LEGGE Le operazioni da svolgere durante la fase di check-in obbligatorie per legge sono: schedina alloggiati on line modulo di consenso al trattamento dei dati personali modello istat C/59 Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

TUTTE LE OPERAZIONI DEL CHECK-IN Le operazioni, in ordine cronologico, da effettuare all’arrivo del cliente sono: accogliere il cliente con cortesia, attenzione e disponibilità chiedere se il cliente ha prenotato; se ha prenotato controllare i dati relativi alla prenotazione sul planning e sulla lista arrivi; se non ha prenotato, attendere le richieste del cliente (walk-in) e verificare la disponibilità; verificare i dati identificativi del cliente tramite un documento e procedere alla registrazione dei dati da trasmettere, per legge, on line direttamente alla Questura; Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

TUTTE LE OPERAZIONI DEL CHECK-IN far compilare o compilare il modulo di consenso per il trattamento dei dati personali (con firma del cliente); consegnare la carta di arrivo (welcome card) e le chiavi al cliente; accompagnare o far accompagnare il cliente in camera ed augurare un felice soggiorno; aggiornare il quadro camere, la lista arrivi, e registrare il cliente sul registro arrivi e partenze; completare, eventualmente, le operazioni di legge; registrare la scheda cliente ed intestare il conto d’albergo; aggiornare il modello Istat C/59; informare i reparti dell’avvenuto arrivo del cliente. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

CHECK-IN - LA REGISTRAZIONE DEI CLIENTI E LA LEGGE La legge obbliga gli albergatori alla registrazione dei clienti alloggiati. I gestori di esercizi alberghieri e di altre strutture ricettive possono offrire il servizio di alloggio solo ed esclusivamente ad ospiti muniti di valido documento di riconoscimento come la carta d’identità o altro documento idoneo ai sensi della norme vigenti. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

I DOCUMENTI DI RICONOSCIMENTO Il D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000 definisce documento di riconoscimento qualsiasi dimostrazione (cartaceo, magnetico o informatico) con fotografia e dati anagrafici del titolare rilasciato da una pubblica amministrazione italiana o straniera, in corso di validità (non scaduto). I documenti riconosciuti sono: carta d’identità Passaporto patente di guida patente nautica porto d’armi libretto di pensione tessere di riconoscimento rilasciate da un’amministrazione dello Stato Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEGLI OSPITI Le generalità delle persone alloggiate presso le strutture ricettive di cui all'art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza (T.U.L.P.S.) e successive modificazioni, vengono trasmesse a cura degli albergatori, entro 24 ore successive all'arrivo delle persone alloggiate, e comunque all'arrivo stesso per soggiorni inferiori alle 24 ore. Al momento del check-in l’operatore al front office, prima di assegnare la camera e le relative chiavi, chiederà i documenti d’identità per poter procedere con le registrazioni obbligatorie. Le generalità delle persone alloggiate vengono trasmesse direttamente alla Questura grazie a mezzi informatici e telematici con specifici software oppure tramite il portale “servizio alloggiati” della polizia di stato. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

PROCEDURA PER LA REGISTRAZIONE DEGLI OSPITI Il servizio schedine alloggiati è disponibile dall'indirizzo Internet: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it oppure tramite apposito link presente sul sito della Polizia di Stato, www.poliziadistato.it. I dati da trasmettere sono: Data di arrivo Numero giorni di permanenza Cognome Nome Sesso Data di nascita Luogo di nascita Tipo documento di identità Numero documento di identità Luogo rilascio documento Cittadinanza. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

MODULO DI CONSENSO PER IL TRATTAMENTO DATI PERSONALI Il cliente è obbligato a comunicare le sue generalità e non può opporsi altrimenti non potrà essere ospitato. L’albergatore, invece, è obbligato a richiedere l’autorizzazione al trattamento dei dati personali del cliente. Ricevuta, l’informativa adeguata, l’ospite può manifestare consenso o dissenso all’uso dei propri dati per fini commerciali, promozionali e/o al fine esclusivo di consentire la funzione di ricevimento messaggi e telefonate. La legge n. 196/2003 garantisce che l’uso dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone, con particolare riferimento alla riservatezza ed alla identità personale. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

MODELLO ISTAT C/59 È un modello obbligatorio che permette alle aziende ricettive di trasmettere le informazioni relative al movimento turistico all’ente competente per territorio che li utilizzerà per verificare i flussi turistici ai fini statistici. Il modello ISTAT C/59 è in duplice copia (una copia in albergo e una copia per l’ente e contiene le seguenti informazioni: data e numero progressivo; la denominazione della struttura, località e la relativa classificazione; una sezione per indicare i movimenti dei turisti italiani in arrivo ed in partenza con la trascrizione della provincia di residenza; una sezione per indicare i movimenti dei turisti stranieri in arrivo ed in partenza attraverso la trascrizione della nazionalità. In molte provincie è trasmesso in modo telematico. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

MODELLO ISTAT C/59 Esempio modello ISTAT C/59 G Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

CARTA DI BENVENUTO – WELCOME CARD È un cartellino di assegnazione camera (solitamente su carta rigida) che raccoglie informazioni come data di arrivo, data di partenza, camera assegnata e trattamento, numero persone, nome cliente. Una copia è consegnata al cliente al momento dell’arrivo, di solito, con le chiavi della camera. Contiene, anche, informazioni relative ai servizi offerti in albergo e può essere utile al cliente come promemoria. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

ALTRE OPERAZIONI DI CHECK-IN Sempre durante la fase di check-in operiamo con i seguenti registri e moduli che non sono obbligatori per legge ma risultano essere molto utili alla gestione: registro arrivi e partenze lista arrivi quadro camere o room rack scheda cliente tabella alfabetica Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Registro Arrivi e Partenze È un registro ad uso interno e non è imposto dalla legge ma è estremamente utile, poiché, consente un immediato controllo dei movimenti giorno dopo giorno non solo alle aziende di piccole dimensioni. Al termine della giornata con il registro si effettua l’operazione di chiusura e deve essere indicato il riepilogo: contabile, con il relativo movimento economico; presenze clienti, con il numero definitivo dei clienti in casa. I totali del registro arrivi e partenze devono coincidere con le presenze indicate sul modello ISTAT C/59, le presenze del quadro camere, gli importi del rapportino di produzione giornaliero e del giornale d’albergo o main courante. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Esempio Registro Arrivi e Partenze Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Lista Arrivi Consente all’addetto al front office di avere un piano degli arrivi previsti per un determinato giorno. È redatto sulla base del planning e del registro delle prenotazioni. La lista contiene il nome dei clienti previsti in arrivo, il numero di persone, le camere assegnate, la durata del soggiorno, l’ora di arrivo, il tipo di arrangiamento, le tariffe applicate ed eventuali note Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Quadro camere o Room Rack Molto diffuso e utile sia negli alberghi con gestione tradizionale che negli alberghi tecnologicamente più avanzati. Consente all’addetto al ricevimento di controllare, ogni giorno, la situazione occupazione delle camere. Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

Scheda Cliente Con questa scheda è possibile archiviare i dati relativi ai clienti che hanno soggiornato presso il nostro albergo Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA

È un elenco in ordine alfabetico dei clienti presenti in albergo. Tabella Alfabetica È un elenco in ordine alfabetico dei clienti presenti in albergo. È adatto per conoscere subito il numero di camera dei clienti alloggiati Copyright © 2015 Clitt Questo file è una estensione online del corso Conte, Milano, Salemme, LABORATORIO DI ACCOGLIENZA TURISTICA