Il modello del “comune digitale” come opportunità per una innovazione tecnologica, organizzativa e culturale (La trasformazione digitale) a cura di Donato A. Limone 1 ottobre 2018

Indice Presentazione La trasformazione digitale: come definire una policy per la trasformazione digitale Una visione unitaria del sistema normativo per la trasformazione digitale Quale policy Linee di indirizzo (il Consiglio Comunale) Contenuti delle linee di indirizzo Impegni della Giunta Impegni della dirigenza e degli apicali La gestione documentale digitale Il documento informatico

Indice Cosa fare per la trasformazione digitale Modifica degli statuti Indirizzi generali per la organizzazione Principi di organizzazione Gestione documentale Il sito web dell’ente Trattamento dei dati personali e protezione dei dati

Presentazione La trasformazione digitale. Il comune digitale come espressione di innovazione istituzionale, organizzativa, amministrativa e gestionale. I processi di semplificazione e digitalizzazione per la trasformazione digitale, per la trasparenza e l’anticorruzione Le specifiche caratteristiche dell’amministrazione digitale. Centralità dei dati/documenti pubblici digitali (Data driven): per le attività di governo, programmazione, gestione, monitoraggio, qualità dei servizi. I dati personali: trattamento e protezione La formazione dei documenti nativamente digitali Centralità del sito web istituzionale Le istanze digitali I servizi in rete

La trasformazione digitale: come definire una policy per la trasformazione digitale Superando la logica dell’adempimento Usando la logica della opportunità (offerta dalle norme) Definendo un quadro generale utile nel quale collocare elementi necessari ed indispensabili per la definizione di una policy per le amministrazioni digitali Operare per “principi” considerando che abbiamo a disposizione un Codice pieno di principi, di diritti e non diritti, di prescrizioni tecniche, di cose da fare che se non si fanno: è un problema per l’applicazione dello stesso codice. Il legislatore ha scelto la strada peggiore: modificare tante volte il codice dimenticandosi che un codice deve contenere principi, rinviando il tutto a regole tecniche per applicare il codice (oggi abbiamo un codice con tanti decreti o linee guida da scrivere) Il problema principale: mettere mano alla riorganizzazione degli enti, ai processi di semplificazione amministrativa e ad un nuovo modello culturale dei dati pubblici

Una visione unitaria del sistema normativo per la trasformazione digitale L’impianto sistemico della normativa a base di una policy per l’amministrazione digitale locale: Legge 241/90 (Semplificazione amministrativa) Dlgs 82/2005 e sm: Codice dell’amministrazione digitale Dlgs 33/2013 ( trasparenza, accesso) Dlgs 106/2018: Accessibilità ai siti web Regolamento UE 910/2014 (norme sulle firme elettroniche e sulle attività di certificazione elettronica) Regolamento UE 679/2016 (protezione dei dati personali) Le regole tecniche attuali (fino a quando non saranno sostituite dalle linee guida) Le norme sulla sicurezza informatica

Quale policy ….. Semplificare, digitalizzare, mettere in comune i dati, rendere accessibili i documenti sui siti: è una questione che può essere affrontata non dai singoli comuni ma da insiemi di comuni Operare nella linea della gestione associata di processi di innovazione e di cambiamento (per nuovi modelli di organizzazione, nella logica di progetto, per servizi da erogare, ecc.) Linee di indirizzo previste dall’art. 12 CAD

Linee di indirizzo Spetta ai sindaci avviare il processo di digitalizzazione attraverso l’adozione da parte dei consigli comunali di linee di indirizzo per avviare il processo di digitalizzazione del comune (unione dei comuni ancora meglio) Perché le linee di indirizzo da parte del Consiglio comunale? Perché si tratta dell’intervento del massimo organo istituzionale per un processo che di “radicale cambiamento” organizzativo e relazionale con la comunità locale ed i cittadini

Contenuti delle linee di indirizzo Cambiamenti nei modelli organizzativi (verso un modello aperto di amministrazione, accessibile, non gerarchico, funzionale, sostenibile, trasparente, creato non per la burocrazia ma per il cittadino e l’impresa) Cambiamento nei modelli di organizzazione del lavoro (operare in modalità digitale; telelavoro) Adozione del modello dei amministrazione digitale (amministrazione nativamente digitale, che opera in rete, semplificata, trasparente, accessibile in rete, con un sistema documentale digitale valido legalmente) Diritti digitali (il diritto di accesso, il diritto all’uso delle tecnologie ICT, il diritto alla trasparenza, il diritto al tracciamento dell’azione amministrativa, il diritto all’amministrazione digitale, il diritto alla sicurezza dei dati personali, ecc.)

Contenuti…. Il sistema documentale nativamente digitale (dal momento della formazione al momento della gestione e della conservazione): il sistema documentale non esiste in “natura”; deve essere progettato e realizzato, monitorato; deve essere essenziale e non ridondante; deve essere adeguato ai servizi e deve supportato i servizi e i procedimenti Il sito deve essere allineato ai principi e ai criteri di cui all’art. 53 del CAD e al dlgs 33/2013 e sm: il sito come strumento di informazione, di accesso, di trasparenza, di erogazione dei servizi amministrativi in rete Le misure di sicurezza per la protezione dei dati personali La pianificazione dell’acquisizione delle risorse tecnologiche per l’amministrazione digitale

Impegni della Giunta Pianificare le attività per i cambiamenti organizzativi e per l’attuazione dell’amministrazione digitale Adozione del piano triennale dell’informatica che non solo una acquisizione di risorse tecnologiche ma soprattutto un piano che comprenda sia processi di semplificazione amministrativa sia processi tecnologici (art. 15 CAD)

Impegni della dirigenza e degli apicali Attuare gli indirizzi degli organi politici Attuare il nuovo modello organizzativo Semplificare l’azione amministrativa (la legge 241/90 attende di essere applicata da 28 anni) Qualificare i servizi ai cittadini e rilevare la soddisfazione dei cittadini (in modo non sporadico ma sistematicamente) Valutare l’operato della dirigenza e/o degli apicali in merito all’attuazione di quanto sopra (OIV)

La gestione documentale digitale La gestione documentale (regole tecniche del 2013): progettazione del sistema documentale; formazione dei documenti solo in modalità digitale; la filiera documentale non nasce con il protocollo ma con il sito: attraverso il sito il cittadino entra nel sistema documentale; esercita il diritto di accesso e di informazione, il diritto di fruire dei servizi amministrativi in linea; le istanze inviate tramite sito; la protocollazione automatica dei documenti; la gestione dei documenti digitali; la gestione dei procedimenti; la conclusione; la pubblicazione degli atti; la conservazione degli atti; la comunicazione degli atti agli interessati.

Il documento informatico: validità giuridica ((1-bis. Il documento informatico soddisfa il requisito della forma scritta e ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del Codice civile quando vi e' apposta una firma digitale, altro tipo di firma elettronica qualificata o una firma elettronica avanzata o, comunque, e' formato, previa identificazione informatica del suo autore, attraverso un processo avente i requisiti fissati dall'AgID ai sensi dell'articolo 71 con modalita' tali da garantire la sicurezza, integrita' e immodificabilita' del documento e, in maniera manifesta e inequivoca, la sua riconducibilita' all'autore. In tutti gli altri casi, l'idoneita' del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta e il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio, in relazione alle caratteristiche di sicurezza, integrita' e immodificabilita'. La data e l'ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformita' alle Linee guida.))

Cosa fare per la trasformazione digitale…… Adottane una policy di amministrazione digitale: linee di indirizzo Applicare le regole tecniche attuali (2013) per la formazione, la gestione e la conservazione dei documenti informatici Adottare modelli organizzativi in linea con l’amministrazione digitale Avviare il processo di semplificazione amministrativa Integrare dati, documenti, processi, misure di sicurezza per la trasparenza e per la protezione dei dati personali Individuare un soggetto Responsabile per la transizione digitale e difensore civico digitale (art. 17) Il tutto nella logica delle decisioni e delle gestione associate (i processi di innovazione sono tali se diffusi, se creano per i cittadini condizioni omogenee di servizi e di trattamento, se formano, gestiscono e conservano adeguatamento i patrimoni informativi pubblici

Modifica degli statuti Non in linea con i concetti relativi a: società dell’informazione, servizi in rete, accesso telematico, accessibilità totale, protezione dei dati personali, valore del patrimonio informativo pubblico, amministrazione digitale, nuovo modello di organizzazione e di organizzazione del lavoro burocratico

Indirizzi generali per l’organizzazione Indirizzi generali sulla: Semplificazione Sulla digitalizzazione Sulla erogazione dei servizi in rete Sulla qualità dell’informazione

Principi di organizzazione Principi di organizzazione Dato pubblico nativamente digitale Amministrazione aperta Progettazione dei processi e dei dati/documenti Circolarità del dato dentro gli uffici Telelavoro Dato protetto Dato disponibile, accessibile, sicuro, completo, aggiornato, fruibile, affidabile, con valore legale

Gestione documentale digitale Gestione documentale nativamente digitale: cosa significa; determina per avviare il processo di formazione, gestione e conservazione dei documenti in modalità informatica; istanze nativamente digitali (art. 65 Codice dell’amministrazione digitale);

Il sito web dell’ente pubblicazione sui siti dei dati e contenuti di cui al dlgs 33/2013 e sm e del catalogo dei dati e dei metadati, nonché delle relative banche dati in possesso delle amministrazioni e i regolamenti che disciplinano l'esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo di tali dati e metadati (art. 53 Codice dell’amministrazione digitale) Pubblicazione dell’elenco dei servizi e dei procedimenti (cliccare sugli items dell’elenco per avere tutte le informazioni sui servizi e sui procedimenti)

Trattamento dei dati personali e protezione dei dati Attuazione del regolamento UE n.679/2016 dal 25 maggio 2018 I principi base che cambiano l’approccio al problema: responsabilità totale del titolare; autonomia nelle decisioni relative alla protezione dei dati personali; progetto del trattamento e della sicurezza; diario sui trattamenti; semplificazione; digitalizzazione; Misure di sicurezza

Donato A. Limone E-mail: donato. limone@gmail Donato A. Limone E-mail: donato.limone@gmail.com I materiali didattici saranno disponibili su www.fondazioneifel.it/formazione