Sezione C Project Management per la strategia d’impresa Gestione di progetto Sezione C Project Management per la strategia d’impresa

Il buon Project Management Se è carente nelle fasi di selezione dei progetti e nell’analisi dei rischi L’azienda dedicherà risorse importanti a sforzi destinati all’insuccesso esponendosi a rischi finanziari, tecnologici e di concorrenza Se e carente nelle fasi di pianificazione ed esecuzione: I margini previsti sulle forniture si trasformano in perdite, ritardi e spesso penali; I nuovi prodotti subiscono ritardi nel lancio; La R&S arriva in ritardo a fornire le tecnologie per la competizione I sistemi informativi superano i preventivi in termini di tempi e costo e spesso i progetti vengono abbandonati in corso d’opera Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

I progetti per la crescita strategica Gli obiettivi indicano dove vogliamo andare. Le strategie stabiliscono in quale modo andarci. Le strategie sono attuate tramite progetti o programmi multiprogetto Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Project Portfolio Management Il programma identifica un insieme di progetti accomunati da una strategia. Con Project Portfolio Management si identifica la gestione strutturata dei progetti raccolti in programmi. Uno strumento utile al PPM è il registro dei progetti che ha l’obiettivo di inventariare tutti i progetti aziendali attivi sia autorizzati che non o spontanei. Questa metodologia consente di conoscere l’eventuale sovraccarico progettuale altrimenti difficilmente identificabile con chiarezza. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Il processo di Project Management Assicurare che i programmi ed i progetti concepiti siano coerenti con gli obiettivi strategici dell’organizzazione e comportino rischi accettabili Effettuare la pianificazione, l’esecuzione ed il controllo di tutti i progetti in concomitanza secondo criteri di efficienza ed efficacia Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Gli elementi del Project Management Responsabilità bene identificate per i singoli apporti Pianificazione e controllo con funzione predittiva ed integrazione dei singoli apporti Costituzione, gestione e conduzione del project team come momento d’integrazione dei singoli apporti Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Responsabilità d’integrazione A livello di direzione: CEO, Managing Director, Steering Committee, Project Sponsor, PMO Manager A livello di programma o progetto: i Program/Project Manager A livello di unità specilistica: i capi funzione ed i project leader funzionali Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Programmi, progetti, compiti (Workpackage) Programma: iniziativa a lungo termine, implicante più di un progetto Progetto: sforzo complesso comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni con obiettivi, schedulazioni e budget ben definiti Compito: sforzo di breve durata eseguito da un’unica organizzazione. I compiti sono normalmente formati da attività elementari di breve durata fra loro correlate. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (1) I progetti sono sforzi complessi che hanno inizio e fine, e non sono ripetitivi. Sono iniziative originali e non mere ripetizioni di iniziative precedenti. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Un progetto è il processo di creazione di determinati risultati. Cosa sono i progetti (2) Un progetto è il processo di creazione di determinati risultati. Spesso il prodotto che deve essere creato riceve più attenzione del processo necessario a crearlo. Il risultato finale (il prodotto) è una cosa separata e differente dal progetto (processo) che l’ha fatto conseguire. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (3a) Il progetto ha una vita finita La vita di un progetto ha un inizio ed una fine chiaramente definite e attraversa fasi caratteristiche Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (3b) Tipo di progetto Fasi Concezione Definizione Impostazione Sviluppo/ Produzione Applicazione installazione Chiusura Coda Fornitura d’un sistema di telecomunicazione Preliminari all’offerta. Individuazione dell’opportunità. Decisione di presentare un’offerta Preparazione dell’offerta. Presentazione. Ottenimento dell’ordine Redazione delle specifiche tecniche (engineering design) Approvvigionamento dei materiali, fabbricazione assemblaggio installazione e prova Consegna collaudo e accettazione Conferma espletamento obblighi contrattuali; ottenimento benestare del cliente; incasso del pagamento a saldo; redazione della relazione finale di progetto Istituzione di nuovi progetti di follow-up; fornitura di parti di ricambio e d’assistenza tecnica in loco Sviluppo di un nuovo prodotto o di un nuovo servizio Individuazione delle opportunità o delle necessità. Valutazione della fattibilità in linea di massima Preparazione di: proposta del nuovo prodotto, piano di sviluppo, scheda di valutazione, iniziativa di ricerca e sviluppo, richiesta di finanziamento Progettazione del prodotto o del servizio. Realizzazione e prova prototipo Ingegnerizzazione di produzione. Costruzione e prova degli utensili e delle attrezzature speciali. Produzione dei primi esemplari (pre-serie) Distribuzione e vendita del prodotto. Verifica delle prestazioni. Consegna del prodotto o servizio; ottenimento del benestare del cliente; redazione della relazione finale di progetto Istituzione nuovi progetti per il miglioramento del prodotto o del servizio Realizzazione d’un sistema informatico Individuazione delle opportunità o della necessità. Valutazione della fattibilità, in linea di massima Analisi dell’investimento, preparazione del preventivo, preparazione della richiesta di finanziamento Analisi e progettazione del sistema Codifica, compilazione, prova e documentazione Installazione del sistema. Collaudo in condizioni operative Relazione finale con il raffronto dei risultati effettivi e dei risultati attesi (indicati nella richiesta di finanziamento) Istituzione di nuovi progetti Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (4a) Il carattere del progetto cambia ad ogni fase Ogni fase porta a risulati ben determinati che concorrono all’input della fase successiva Per procedere alla fase successiva normalmente è necessaria un’approvazione L’affiancamento totale o parziale di fasi diverse è chiamato: fast-tracking nei progetti di engineering e impiantistica Concurrency nei progetti militari e aerospaziali Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (4b) Concezione Definizione Impostazione Costruzione Installazione Inizio Fine del progetto Ipotesi di sviluppo temporale delle fasi di progetto Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (5) L’incertezza per i tempi ed i costi complessivi diminuisce man mano che il progetto procede Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (6) Molti progetti non sopravvivono alla fase di concezione o di definizione. Prodotti o programmi cancellati Offerte per impianti non accolte o perdenti in una gara E’ comunque più efficace nominare il Project Manager a tempo pieno già in queste fasi. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Cosa sono i progetti (7) Il costo di accelerazione di un progetto aumenta esponenzialmente man mano che ci si avvicina al completamento Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Classificazione dei progetti Il progetto può essere classificato secondo alcune categorie che ne determinano il carattere predominante Entità Complessità Tipo di contratto Grado di partecipazione del cliente Grado di rischio Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Entità del progetto L’entità del progetto si può misurare sulla base di una qualsiasi delle risorse scarse impiegate: Finanziarie Personale Competenze Impianti Attrezzature I progetti di maggiore entità non sono necessariamente i più rischiosi. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Complessità del progetto La complessità di progetto si valuta sulla base di: Numero di unità organizzative coinvolte Numero di competenze specialistiche Numero delle fonti tecnologiche Numero delle fonti finanziarie I progetti che devono sottostare al controllo di uno o più organismi di regolamentazione sono solitamente più complessi Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Tipo di contratto del progetto Il contratto può essere stipulato con un cliente esterno o con un committente interno. Nel secondo caso, normalmente, il livello di chiarezza e precisione delle condizioni contrattuali nonché la pianificazione ed il controllo sono estremamente ridotti, comportando così un rischio potenziale più elevato. Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Partecipazione del cliente La partecipazione elevata al team di progetto da parte del cliente riduce sensibilmente il rischio progettuale. I ritardi del cliente sono le più frequenti cause dei ritardi e dell’aumento non preventivato dei costi nei progetti Le attività progettuali affidate al cliente devono essere pianificate ed integrate con tutte le altre attività progettuali Il project manager del cliente deve partecipare a tutte le riunioni di avanzamento del team di progetto Il progetto del cliente deve essere integrato con il progetto complessivo Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Rischio di progetto I fattori che maggiormente inficiano il rischio progettuale sono: Grado di novità rispetto all’organizzazione coinvolta Entità del progetto Durata e urgenza del progetto Complessità progettuale Contenuto tecnologico Tipo di contratto: interno o esterno Termini e condizioni contrattuali: penali, garanzie, ecc. Requisiti di supervisione o approvazione da parte di organismi di controllo Grado di partecipazione del cliente Volatilità del mercato Disponibilità di risorse scarse Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Progetti “grandi” Sono di grande entità, di grande complessità e con alto livello di rischio Necessitano di uno sponsor che faccia parte dell’alta direzione Gestiti da un project manager a tempo pieno Richiedono l’applicazione completa del processo di project management: procedure, formalità, approvazioni, piani, schedulazioni, budget, controlli, avanzamenti, riunioni, comitato guida Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa

Sono di modesta entità, scarsa complessità e basso rischio: Progetti “piccoli” Sono di modesta entità, scarsa complessità e basso rischio: Consentono la gestione simultanea di più progetti da parte dello stesso Project Manager L’applicazione parziale degli strumento del project management L’assenza di uno sponsor Maurizio Bombara - Gestione di progetto - Project Management per la strategia d’impresa