Dossier virtuale Testimonianza sulla sperimentazione per la fase di esame in Commissione Torino, 1° luglio 2002 Laura Autigna

Metodologia di lavoro censimento e analisi sistematica di tutti i possibili passaggi di una pratica durante l’esame in Commissione individuazione, ove possibile, di un modello di documento per ciascun passaggio finalizzato a presentazione omogenea del DV individuazione di uno standard per i nomi da assegnare ai files con caratteristiche di semplicità, di chiarezza e di facile memorizzazione in relazione al contenuto del file scelta di quattro DV per testare progetto su casi diversi per iter e per grado di complessità

Illustrazione del caso Il dossier del disegno di legge 134 Modifiche alla legge regionale vigente in materia di assegnazione e determinazione dei canoni degli alloggi di edilizia residenziale pubblica

progetto riassegnato in 7^ legislatura con autorizzazione del Consiglio all’utilizzo del materiale istruttorio già prodotto proposta legislativa volta ad apportare numerose modifiche testuali a legge radice vigente esaminata dalla 2^ Commissione congiuntamente ad altri due progetti concorrenti: pdl 70 e pdl 182 licenziata con parere favorevole con pdl 182 (testo unificato) ora legge regionale 3 settembre 2001, n. 3 Caratteristiche disegno di legge 7134

Dati di iter nome file 7134iter Caratteristiche documento che riassume esito e principali decisioni assunte per singola seduta d’esame in Commissione sedute ordinate cronologicamente documento ipertestuale navigabile se collegato a iter di precedenti legislature documento dinamico, aggiornato costantemente in tempo reale in linea si mantiene l’ultima versione nel programma Infocommissioni (Intranet CR) si trova allegato alla sintesi della seduta con aggiornamento riferito alla seduta precedente

7134iter Problema evitare aggravio di lavoro derivante dalla doppia versione (statica/dinamica) del file Soluzione travaso automatico dei dati tra i due programmi. Approfondimenti in corso per individuare il programma fonte

Lettere di convocazione sedute Caratteristiche documento trasversale (interessa più dossier) finora predisposto come documento word dalle Segreterie operative delle Commissioni spedito agli interessati sia per posta sia per tramite Lotus Notes cadenza settimanale contenuto per estratto (sequenza argomenti iscritti odg) nel programma per la rilevazione delle presenza dei Consiglieri alle sedute (PRC) l’inserimento dei dati nel PRC è fase autonoma rispetto alla predisposizione della lettera di convocazione

Problemi evitare plurima duplicazione del file per inserimento nei singoli DV razionalizzare la procedura esistente evitando doppia imputazione dei dati (convoca + PRC) mantenere le impostazioni grafiche connesse alla corrispondenza istituzionale ridurre i programmi da attivare per il completamento dell’intera procedura Soluzione individuato il PRC come unico programma per composizione/- spedizione/inserimento automa- tico nei DV delle convocazioni definito standard per le diverse tipologie di lettere (sedute ordinarie, consultazioni, incontri, audizioni, sopralluoghi e relative integrazioni) modificate le impostazioni del PRC con macro specifica per le impostazioni grafiche e con pulsante per spedizione diretta via da PRC mantenuta possibilità di inserimento manuale nel DV per lettere extra standard

consultazioni Caratteristiche Cartella di DV contenente le lettere di richiesta autorizzazione e di invito ai soggetti esterni, gli elenchi relativi ai soggetti invitati, ai soggetti partecipanti, ai soggetti che hanno offerto contributi scritti o verbali Consente informazione di base immediata sulla portata della normativa Files generalmente archiviati in locale sui computer delle segreterie operative, in parte presenti su Infocommissioni. Per DDL 7134 informazioni recuperate dalla precedente legislatura

consultazioni Problemi Operare scelta tra l’inserimento nel DV della lettera con firma autografa (immagine da scanner) oppure del file.doc privo di firma ma completato con l’indicazione dei dati ufficiali di protocollo Soluzione Per tutti i documenti formato lettera sono archiviati i files.doc completi con i dati di protocollo

Caratteristiche  Cartella di DV che racchiude il cuore dell’istruttoria legislativa in Commissione  suddivisa per macro tipologie di documenti spesso in formato ipertestuale  Documenti difficilmente standardizzabili  con variabili che dipendono dalla tipologia della proposta legislativa  Documenti presenti anche su Infocommissioni Documenti di lavoro

problemi  progetti concorrenti (tema trasversale vale anche per DATI DI ITER) evitare la duplicazione manuale di files interagenti su più testi difficoltà data dalla variabile fase di iter in cui si possono innestare percorsi paralleli  Definizione del programma fonte (DV o Infocommissioni) a cui imputare i dati con travaso automatico dei documenti come per le lettere di convocazione Documenti di lavoro

Documenti di lavoro ddl 7134 Analisi dei nodi critici Quadro normativo di riferimento Analisi memorie consultati Simulazione testi ex ante Studi e approfondimenti tematici

Quadro normativo di riferimento nome file 7134quanorm Caratteristiche Contiene la base di conoscenza necessaria per l’istruttoria dal livello comunitario a quello regionale composto da un indice in formato ipertestuale e da una sintesi ragionata della normativa statale e regionale. Di seguito, nel medesimo file, è riportata la normativa, per estratto o in forma integrale secondo il caso per la normativa del Piemonte il riferimento è costituito dalla banca dati Arianna i restanti testi sono estrapolati da banche dati esterne

Problemi il link alle banche dati esterne non possono essere diretti i testi devono essere estratti e sono generalmente in formato.txt la stampa cartacea restituisce un testo graficamente apprezzabile, mentre la visualizzazione del file txt evidenzia problemi di chiarezza di lettura Soluzione Creata una macro specifica che in sequenza svolge operazioni di abbellimento grafico modifica carattere, giustifica testo, elimina gli a capo inutili  ed obbliga al salvataggio del file nel formato.doc 7134quanorm

Analisi dei nodi critici nome file 7134annodi Caratteristiche elenca, argomentale, le criticità riscontrate dagli uffici nella valutazione del progetto di legge sotto il profilo:  formale in relazione alle regole di tecniche legislative  sostanziale in rapporto alle pertinenti leggi statali e regionali evidenzia la coerenza del livello gerarchico della fonte assunta, e suggerisce un tema da approfondire: aggiornamento dei rinvii esterni in articoli della legge radice non toccati dalla proposta di modifica documento di lavoro in formato ipertestuale con quattro allegati navigabili inseriti in files separati.

7134annodi Problemi nessuno in particolare

Analisi memorie dei consultati nome file 7134anmemo Caratteristiche pone a paragone la singola partizione del progetto di legge (lettera, comma, articolo) con le osservazioni espresse dai consultati sulla partizione selezionata le osservazioni sono elaborate dagli uffici in forma sintetica con assunzione di responsabilità in ordine all’interpretazione del pensiero reso da soggetti esterni documento di lavoro formattato a colonne: tre nel primo documento di lavoro, cinque nel secondo

Problemi Emergono in relazione ai casi complessi (oltre le quattro colonne) Sono principalmente connessi all’utilizzo di un software non specifico per il trattamento dei testi a colonna Per esigenze di manovrabilità sono spesso disarticolati su più files in fase di predisposizione L’operazione di ricucitura dei files al termine dell’elaborazione può comportare la necessità di procedere a riallineamenti nei formati delle colonne Va migliorata la visualizzazione in linea dei testi in formato cartaceo A3 Soluzione È stato sperimentato l’utilizzo del software di Excell Limite costituito dalla minore familiarità del linguaggio Può costituire soluzione alternativa a word per i casi di colonne plurime oltre il formato A4 giacchè il sistema consente di mantenere allineate le colonne con stampa “a libro” 7134anmemo

Simulazione di testo coordinato ex ante nome file 7134exante Caratteristiche Elaborazioni che consentono una lettura coordinata della legge radice con le modifiche proposte Le simulazioni possono essere svolte in varie fasi dell’iter istruttorio Nel caso in esame il primo documento considera le modifiche proposte con il ddl 134, il secondo contempla anche le modifiche derivanti dai progetti concorrenti e dagli emendamenti proposti durante il dibattito

7134exante Problemi Nessuno in particolare L’identificazione della modifica avviene tramite apici e marcatori come per BD Arianna Per i casi complessi la possibilità di abbinare il nominativo del proponente ad uno specifico colore semplifica le annotazioni con vantaggi rispetto alla produzione cartacea che necessità di stampanti a colori

Studi e approfondimenti tematici nome file 7134studi Caratteristiche E’ la parte di DV in cui trovano collocazione i documenti di lavoro che esulano dai modelli predefiniti. E’ il cassettino delle variabili Nel caso in esame il documento racchiude elaborazioni utili all’istruttoria in aula del testo unificato licenziato dalla Commissione con tavole di raffronto dei punteggi assegnabili agli aspiranti assegnatari

7134studi Problemi Nessuno in particolare

Emendamenti in sede di Commissione nome file 7134eme Caratteristiche  Contiene gli emendamenti approvati durante il dibattito  strutturato in un unico file, organizzato per seduta di votazione  la numerazione degli emendamenti considera l’articolo di riferimento e, a seguire, il numero progressivo di inserimento

nome file 7134eme Problemi  Nessuno in particolare

Lettera di licenziamento Testo licenziato Relazione di accompagnamento Ultimi documenti presenti nel DV 7134 costituiscono la fase finale dell’esame di Commissione La lettera riporta l’indicazione delle votazioni ed è inserita con le caratteristiche definite per le lettere Per il testo e la relazione di accompagnamento il sistema DV attinge i dati direttamente dalla BD Arianna

Considerazioni finali Cosa cambia nel lavoro quotidiano? Nulla per quanto attiene al pensato Qualcosa sotto il profilo organizzativo, più guidato tramite schemi predefiniti Quali le difficoltà? Come per tutte le novità, la fase di prima applicazione comporta un aggravio di lavoro, che risulta comunque contenuto per la consolidata abitudine all’utilizzo del supporto informatico

A prescindere dalle valutazioni positive già ampiamente espresse Quali i vantaggi per gli uffici? Immediata disponibilità dei dati da qualunque punto d’accesso a qualunque ora e per tutte le fasi dell’iter legislativo