IL CAPITOLATO ANAI - REGIONE VENETO L’affidamento dei servizi archivistici Verona 8 e 9 maggio 2014 Gloria Maroso

DEFINIZIONE Atto amministrativo che contiene le condizioni e le modalità relative all’esecuzione di un contratto fra l’amministrazione pubblica e un privato atto allegato a un contratto d’appalto che intercorre tra il cliente ed una ditta appaltatrice in cui vengono indicate modalità, costi e tempi di realizzazione dell'opera oggetto del contratto

capitolato di outsourcing con il quale un'azienda (nel nostro caso una pubblica amministrazione) demanda ad un'altra azienda ad essa estranea l'esecuzione di talune prestazioni in favore dei propri clienti.

Esternalizzare La più ampia diffusione del ricorso all’esternalizzazione è riscontrata nel settore dei processi meno strategici e nelle funzioni specialistiche

RISCHI perdita di competenze eccessiva dipendenza dal fornitore livelli di servizio inadeguati resistenze culturali costi del rientro insuccessi del fornitore

ELEMENTI DEL CAPITOLATO Contesto Obiettivi Oggetto Vocabolario Modalità Risorse Tempistica Altri elementi

Non parlerò di Formalità e documentazione necessarie ai fini della partecipazione alla gara Controlli sul possesso dei requisiti Modalità di presentazione dell’offerta e dello svolgimento della gara Osservanza di norme previdenziali, assistenziali e a tutela della mano d’opera Cauzione definitiva Criteri di aggiudicazione

CONTESTO La situazione generale dell’archivio in cui si troverà a operare l’appaltatore. Se non si riesce o non è possibile fare una sintesi si può fare riferimento a documenti allegati, a bibliografia o al sito internet Non è frequente la descrizione del contesto in un capitolato

OBIETTIVI Dopo il contesto, il capitolato deve chiarire lo scopo che si vuole perseguire. Esempio Comune di Firenze: L’appalto ha lo scopo di sviluppare i servizi bibliotecari e archivistici di pertinenza dell’appaltante/concedente, assicurandone maggiore efficacia ed efficienza, a seguito, specialmente, dell’ampliamento degli spazi, dell’incremento dei documenti e delle strumentazioni destinati alla pubblica lettura nel Complesso delle Oblate e nella BiblioteCanova, dotandoli altresì di connessi servizi di ristorazione destinati agli utenti. L’appalto ha lo scopo anche di migliorare e di estendere i servizi destinati al pubblico dell’Archivio storico, e di razionalizzare le attività di conservazione e valorizzazione derivanti dall’incremento dei versamenti di documenti da parte dei vari uffici comunali nella sede dell’Archivio di deposito.

OGGETTO Si tratta dell’oggetto del capitolato ossia la descrizione dei risultati delle attività che l’appaltatore deve mettere in atto (i prodotti dell’attività) Per esempio: Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale.

VOCABOLARIO Il capitolato contiene il dettaglio dei servizi, delle modalità realizzative, dei materiali che verranno utilizzati, e comunque dei requisiti reputati sufficienti per la corretta esecuzione. Se non ci capiamo è un problema

VOCABOLARIO

MODALITA’ Come fare cosa Esempio: Il presente capitolato speciale ha per oggetto la fornitura dei servizi di riordino, scarto, inventariazione dei documenti dell’archivio storico del Comune di …, compresa la formazione specifica per i dipendenti indicati dall’Amministrazione comunale. Le caratteristiche e specifiche dei servizi richiesti e le modalità della loro erogazione sono riportate nell’allegato progetto che fa parte integrante del presente capitolato

IL PROGETTO Un insieme di attività coordinate volte a conseguire, tramite l’utilizzo di determinate risorse, una serie di obiettivi dichiarati entro un certo periodo di tempo. Obiettivi, tempi e risorse

Secondo la letteratura un progetto è “assolutamente altra cosa da un processo ripetitivo o ordinario, quale ad esempio l’erogazione routinaria di un servizio, la periodica effettuazione di una mansione, una procedura o un procedimento amministrativo”

Quindi possono essere affrontati secondo modalità progettuali I censimenti archivistici I lavori di ordinamento e inventariazione Le guide tematiche Lo studio e l’implementazione di un nuovo sistema classificatorio Lo studio e la adozione di massimari di scarto La realizzazione di sistemi archivistici in rete La realizzazione di una mostra documentaria

LE FASI 1.Analisi e ideazione che culmina nella produzione di una proposta progettuale o studio di fattibilità 2.Operativa, all’interno della quale si possono evidenziare i momenti specifici della pianificazione preliminare, i programmi operativi e il loro controllo 3.Consegna dei risultati e messa a regime

Lo studio di fattibilità riassume tutti gli elementi specifici ed identificativi del progetto: obiettivi/risultati, le risorse e i tempi, ma anche altri elementi di natura più tecnica Sulla base della fattibilità il committente può decidere di sostenere il progetto, oppure di modificarlo

Pianificazione: i risultati finali e intermedi, le attività, chi effettua quelle attività, entro quali tempi e a quali costi. I documenti di pianificazione rappresentano una sorta di mappa del progetto.

Controllo: monitoraggio nella fase operativa che consente di evidenziare ritardi, criticità e diseconomie in corso d’opera. La ripianificazione deve essere ovviamente negoziata con il committente

In un progetto devono risultare espliciti e cristallini tutti i termini dell’intervento: gli obiettivi e i risultati descritti in tutti gli aspetti qualitativi e quantitativi, le risorse richieste al committente (finanziarie, logistiche, organizzative ecc.) e quelle prevalentamente professionali, ma anche tecniche, tecnologiche ecc messe a disposizione del soggetto realizzatore ed infine i tempi.

GIORGETTA BONFIGLIO-DOSIO – CONCETTA DAMIANI,Lavori archivistici (seconda edizione),Regolamentazione per il settore dei liberi professionisti:requisiti scientifici, rapporti con la committenza, tariffe, 2004 ROBERTO GRASSI, Archivi storici e lavoro per progetti, Archilab,2000 L’outsourcing nei servizi archivistici: linee guida per operare una scelta, a cura di M. E. Marinelli e L. Asta, AIDOC, 2006

RISORSE Le risorse messe a disposizione dalla committenza: quanto e cosa investiamo Le risorse messe a disposizione dalla ditta Da dove arrivano le risorse finanziarie Modalità di pagamento

SOPRALLUOGO E’ opportuno dare la possibilità di fare il sopralluogo. E’ assolutamente consigliabile per la ditta che partecipa alla gara. Può essere elemento obbligatorio. Non può essere causa di esclusione la mancata allegazione della dichiarazione di avvenuto sopralluogo

TEMPISTICA Per il progetto: valutazione dei tempi delle attività tramite simulazione Per il servizio: valutazione dei tempi necessari per la messa a regime del servizio sulla base dei presunti investimenti dell’azienda e dei costi del committente

LOTTI Nel sistema degli appalti pubblici, il “lotto di gara” identifica una specifica parte dell’oggetto dell’appalto la cui realizzazione sia tale da assicurarne funzionalità, fruibilità e fattibilità, indipendentemente dalla realizzazione delle altre parti. La scelta di frazionare gli appalti, mediante una suddivisione in lotti di gara, è rimessa alla discrezionalità delle stazioni appaltanti, che devono operare una corretta pianificazione degli interventi e valutare se le “parti” di un intervento, singolarmente considerate, possiedono un’autonoma funzionalità ed utilità correlata all’interesse pubblico, indipendentemente dalla realizzazione dell’opera complessiva..

La suddivisione dell’appalto in lotti di gara presuppone almeno tre condizioni di legittimità: la natura funzionale del lotto; la possibilità tecnica di realizzazione, e la convenienza economica per la stazione appaltante. Sussistendo tali condizioni, il frazionamento dell’appalto diventa poi doveroso se è anche diretto a favorire l’accesso delle piccole e medie imprese alla commessa pubblica

Requisiti Titoli di studio Esperienza Capacità tecnica ed economica della ditta

Autorizzazioni e assicurazioni Soprintendenza archivistica Vigili del Fuoco Certificazioni per gli edifici Assicurazioni di carattere generale e specifico

Sanzioni Le penali hanno la finalità di rafforzare gli impegni del fornitore nel prestare servizi con livelli di qualità pari almeno a quanto fissato nel contratto L’associazione di un costo per il fornitore in caso di disservizio focalizza l’attenzione sui livelli di servizio Attenzioni a penali troppo onerose che aumentano il prezzo offerto